Sjabloon voor een 30-60-90-dagenplan

De eerste drie maanden van een werknemer zijn bepalend voor de vraag of een werknemer wel of niet slaagt in een nieuwe rol. Onderzoek toont zelfs dat een krachtig onboardingproces het werknemersbehoud met 82% verbetert en de productiviteit met 70%. 

Als je een effectief onboardingproces wilt maken, helpt het om een plan te hebben. Dat is het moment waarop een 30-60-90-dagenplan van pas kan komen.

Wat is een sjabloon voor een 30-60-90-dagenplan?

Een sjabloon voor een 30-60-90-dagenplan is een herbruikbaar raamwerk dat werknemers door de eerste drie maanden van hun nieuwe werk leiden. Het is een soort onboardingchecklist waarop alles staat wat een nieuw teamlid tijdens de opstartfase zou moeten doen, leren en bereiken. Met een sjabloon voor een 30-60-90-dagenplan kunnen nieuwe werknemers realistische doelen stellen, een lijst met essentiele actiepunten afwerken en geleidelijk aan hun nieuwe rol wennen.

Door een sjabloon te maken van je plan kun je het onboardingproces van je team standaardiseren en ervoor zorgen dat elke nieuwe werknemer klaar is voor succes. Dit geeft je ook een kant-en-klaar raamwerk - dus in plaats van bij elke nieuwe werknemer vanaf nul te beginnen, kun je het sjabloon kopiëren, indien nodig aanpassen, en snel met onboardingproces aan de slag gaan.

Wat zijn de voordelen van een sjabloon voor een 30-60-90-dagenplan?

Onboarding voltrekt zich niet in een vacuum. Het is een cross-functioneel proces dat veel verschillende teamleden, belanghebbenden en stappen omvat. Nieuwe werknemers moeten tijdens het onboardingproces trainingssessies bijwonen, relaties opbouwen, essentiele vaardigheden oefenen, en feedback verzamelen.

Statische documenten en spreadsheets bieden niet de ruimte die nodig is voor al deze samenwerking. Het voordeel van het gebruik van een werkbeheerplatform is dat het de onboardingtaken en -communicatie op één plek centraliseert. Dit betekent dat nieuwe werknemers een one-stop-shop hebben waar ze aan hun taken kunnen werken, vragen kunnen stellen en feedback kunnen ontvangen, zonder dat ze constant tussen verschillende tools hoeven te schakelen.

Door een 30-60-90-dagenplan in een werkbeheerplatform te bouwen kun je:

• Nieuwe medewerkers een concreet actieplan geven voor hun eerste dag, eerste week en eerste maand bij hun nieuwe bedrijf. 

• Details van de onboarding centraliseren op één plek, zodat nieuwe medewerkers makkelijk de informatie kunnen vinden die ze nodig hebben.

• Meetbare doelen vaststellen voor elke week en maand van de onboarding. 

• In realtime je nieuwe medewerker volgen bij het voltooien van zijn of haar taken.

• Relevante documenten en trainingsvideo's bijvoegen aan taken. 

• Deadlines en doelen aanpassen aan het onboardingtempo van je nieuwe teamlid. 

• Samenwerking faciliteren tussen je nieuwe werknemer en cross-functional belanghebbenden. 

• Een uitgebreide routekaart bieden van alles wat nieuwe teamleden tijdens hun eerste drie maanden moeten voltooien. 

Een sjabloon voor een 30-60-90-dagenplan maken

Elke nieuwe werknemer is anders, een sjabloon voor een 30-60-90-dagenplan moet dus zo algemeen zijn dat je het voor elk nieuw teamlid opnieuw kunt gebruiken en zonodig kunt aanpassen. Dat betekent dat je in plaats van heel specifiek te zijn, moet nadenken over de taken die elke nieuwe werknemer in de eerste 90 dagen moet uitvoeren, ongeacht zijn of haar rol of ervaring. Vaak zijn dit dingen als kennismaken met de bedrijfscultuur en bedrijfsmissie, het plannen van meet-and-greets met andere teamleden en het stellen van persoonlijke doelen. Deze lijst met algemene taken vormt de ruggengraat van je sjabloon - van daaruit kun je indien nodig meer specifieke opdrachten toevoegen die passen bij de rol van de nieuwe werknemer.

Zodra je een globaal idee hebt van wat je nieuwe werknemers zouden moeten doen, kun je je sjabloon op de volgende manier structureren: 

• Verdeel onboardingtaken in secties. Om alles overzichtelijk te houden, maak je in je sjabloon aparte secties voor de eerste 30, 60 en 90 dagen. Door de taken op deze manier te scheiden, voorkom je dat nieuwe werknemers zich overweldigd voelen en zorg je voor een goede spreiding van de opdrachten. Op die manier kunnen nieuwe teamleden geleidelijk meer werk op zich nemen. 

• Maak een sectie voor verwijzingen. Tijdens de onboarding zal je nieuwe medewerker waarschijnlijk informatie willen opslaan om later te raadplegen. Maak een plek waarin ze belangrijke informatie kunen bijhouden, zoals je PTO-aanvraagprocedures en IT-contacten.

• Maak mijlpalen voor elk tijdsegment. Maak duidelijke mijlpalen die werknemers moeten bereiken aan het einde van hun eerste, tweede en derde maand. Dit kunnen leerdoelen of prestatiedoelen zijn, en ze hoeven niet vast te staan. Integendeel, het zijn eerder placeholders die jij (en je werknemer) kunnen gebruiken om later meer op maat gemaakte succesmaatstaven van te maken. Wanneer de tijd daar is, hoef je alleen nog maar te onthouden om SMART-doelen in te stellen - delen die specifiek, meetbaar, bereikbaar, realistisch en tijdgebonden zijn. 

• Identificeer de primair contactpersoon voor elke taak. Onboarding omhelst vaak een overvloed aan nieuwe informatie, en het is waarschijnlijk dat je nieuwe werknemer tijdens het doornemen van dit alles vragen heeft. Om het voor hem of haar wat gemakkelijker te maken kun je een plek in je sjabloon maken waarin je het beste contactpunt voor elke taak indentificeert. Dit is vooral nuttig voor onboarding op afstand, omdat nieuwe werknemers niet gewoon met hun vragen even langs kunnen gaan bij het bureau van hun aanwervingsmanager 

Geïntegreerde functies

• Tijdlijnweergave. Tijdlijnweergave is een projectweergave in Gantt-stijl die al je taken weergeeft in een horizontale staafgrafiek. Je kunt dan niet enkel de start- en einddatum zien van elke taak, maar ook de afhankelijkheden tussen taken. Met de tijdlijnweergave kun je makkelijk bijhouden hoe alle stukjes van je plan in elkaar passen. Als je al je werk in één plaats kan bekijken, is het bovendien makkelijk om conflicten met afhankelijkheden te identificeren en aan te pakken voor ze zich voordoen. Zo haal je al je doelen op tijd.

• Mijlpalen. Mijlpalen vertegenwoordigen belangrijke controlepunten van een project. Door voor de gehele duur van je project mijlpalen in te stellen, kun je je teamleden en projectbelanghebbenden laten weten in welk ritme je naar je doel toewerkt. Gebruik mijlpalen als een kans om de kleine successen te vieren op weg naar het grotere projectdoel. 

• Aangepaste velden. Aangepaste velden zijn de beste manier om werk te labelen, sorteren en filteren. Maak unieke aangepaste velden voor alle informatie die je wilt bijhouden - van prioriteit en status tot e-mail of telefoonnummer. Gebruik aangepaste velden om je taken te sorteren en te plannen zodat je weet waar je eerst aan moet werken. Bovendien kun je aangepaste velden delen tussen taken en projecten om consistentie in je hele organisatie te verzekeren. 

• Startdatums. Soms moet je niet alleen bijhouden wanneer een taak klaar moet zijn, maar ook wanneer je eraan moet beginnen. Starttijden en -datums geven je teamleden een duidelijk idee van de tijd die nodig is om elke taak af te ronden. Gebruik startdatums om werk te bepalen, bij te houden en te beheren en stem zo de doelstellingen van je team op elkaar af en voorkom dat afhankelijkheden door de mazen van het net vallen. 

Aanbevolen apps

• Zoom. Asana en Zoom werken samen om teams te helpen meer doeltreffende en gerichtere vergaderingen te houden. Met de Zoom + Asana-integratie kun je makkelijk vergaderingen voorbereiden, gesprekken voeren waarop actie kan worden ondernomen, en informatie na de vergadering terugvinden. Vergaderingen beginnen in Asana, waar gedeelde vergaderagenda's een overzicht en context bieden van wat er besproken zal worden. Tijdens de meeting kunnen teamleden snel taken maken in Zoom zodat details en actiepunten niet verloren raken. En eens de vergadering afgelopen is, plaatst de Zoom + Asana-integratie de vergaderingstranscripten en -opnames in Asana, zodat alle medewerkers en belanghebbenden de vergadering, wanneer nodig, kunnen bekijken.

• Vimeo. Tekst mag dan wel duidelijk maken wat je bedoelt, maar geschreven woorden missen toon, emotie en expressie. Met videoberichten in Asana, mogelijk gemaakt door Vimeo, kun je je team alle context geven die het nodig heeft, zonder dat je nog een vergadering hoeft te plannen. Neem korte videoboodschappen op van jezelf, je scherm - of beide - en voeg de video's toe aan taken, projecten, berichten en opmerkingen om extra duidelijkheid en context te geven. Een transcript van de opname wordt automatisch door Asana gemaakt, zodat het leesbaar en doorzoekbaar is. Geef feedback, stel vragen, en wijs taken toe - allemaal zonder Asana te verlaten.

• Google Workplace. Voeg bestanden rechtstreeks toe in Asana met de Google Workplace-bestandenkiezer, die is ingebouwd in het Asana-taakvenster. Met een paar klikken kun je makkelijk alle My Drive-bestanden bijvoegen.

• Microsoft Teams. Met de Microsoft Teams + Asana integratie kun je de informatie die je nodig hebt zoeken en delen zonder Teams te verlaten. Verbind je Teams gesprekken eenvoudig met uitvoerbare items in Asana. Bovendien kun je taken maken, toewijzen en bekijken tijdens een Teams vergadering zonder naar je browser te hoeven overschakelen..

Veelgestelde vragen