7 veelvoorkomende projectrisico's en hoe u ze kunt voorkomen

Als projectmanager kunt u, als u weet wat er tijdens uw project mis kan gaan, uw teamleden op succes voorbereiden. Wat bijvoorbeeld als de belanghebbenden bij een project een nieuwe app voorstellen en u geen rekening houdt met de tijd en middelen die nodig zullen zijn om die te maken? Wanneer de app naar het ontwikkelingsteam gaat, loopt het project het risico in duigen te vallen nog voor het begonnen is.

Als u de potentiële risico's voor elk project kent, kunt u redelijke projectdoelstellingen opstellen en het team op schema houden. In de onderstaande gids geven we u een overzicht van de zeven meest voorkomende projectrisico's die u kunt tegenkomen bij het uitvoeren van risicobeoordelingen.

1. Scope creep

Scope-risico, ook bekend als scope creep, doet zich voor wanneer de oorspronkelijke projectdoelstellingen niet goed gedefinieerd zijn. Het is belangrijk dat u uw project vanaf het begin met de belanghebbenden communiceert en dat u aan die parameters vasthoudt. Als u de reikwijdte van uw project niet doeltreffend communiceert, kunnen belanghebbenden proberen de eisen halverwege het project te veranderen.

Scope creep beperken: Door vanaf het begin duidelijke projectparameters te creëren, versterkt u uw projectbereik. Als u het van meet af aan eens bent over het projectbereik en die visie met de belanghebbenden communiceert, zal er minder ruimte zijn voor scope creep. Regelmatige controles van de voortgang van het project kunnen er ook voor zorgen dat het project in lijn blijft met het oorspronkelijke projectbereik. 

2. Lage prestaties

Er is sprake van een prestatierisico wanneer het project niet zo goed presteert als aanvankelijk verwacht. Hoewel u niet altijd de hoofdoorzaak van slechte prestaties kunt vaststellen, kunt u wel projectrisico's opsporen die tot slechte prestaties kunnen leiden en naar manieren zoeken om die risico's te voorkomen. Voorbeelden van die risico's zijn tijdnood en miscommunicatie tussen de teamleden. 

Lage prestaties verzachten: Vroeg in het planningsproces anticiperen op potentiële prestatierisico's kan u helpen zich voor te bereiden. Door gebruik te maken van projectbeheersoftware kunt u uw processen in real time volgen, uw project grondig plannen, en een open communicatie tussen de teamleden bevorderen.

3. Hoge kosten

Er is sprake van een kostenrisico wanneer uw project het budget overschrijdt dat u oorspronkelijk had vastgesteld. Het kostenrisico kan ontstaan door een onrealistische of te weinig gedetailleerde budgettering in de planningsfase van het project. U kunt er bijvoorbeeld vertrouwen in hebben dat uw project onder het budget zal worden voltooid. Door echter een gedetailleerde lijst op te stellen van elk projectonderdeel en van de kosten ervan, kunt u beter op de projectbehoeften anticiperen.

Hoge kosten beperken: Om het kostenrisico te beperken, moet u elk element van uw project nauwkeurig schatten en u strikt aan uw budget houden. De beste manier om zich aan uw budget te houden is een sjabloon voor een projectplan op te stellen om de deliverables, bereik en planning op elkaar af te stemmen. Wanneer uw project in ontwikkeling is, kunt u overwegen om regelmatig controles te plannen om uw budget te bekijken en na te gaan hoe u zich houdt aan de planning.  

4. Tijdnood

Tijdsrisico, ook bekend als projectschema-risico, is het risico dat taken in uw project langer duren dan verwacht. Vertraging in de planning kan gevolgen hebben voor andere zaken zoals uw budget, leveringsdatum, of algemene prestaties. Dit is een veelvoorkomend risico waar u als projectmanager mee te maken kunt krijgen. Wanneer u niet zelf het werk doet met veel bewegende delen, onderschat u gemakkelijk de tijd die teamleden nodig hebben om een project te voltooien tijdens de initiële planningsfase.

Tijdnood beperken: Om het tijdrisico te beperken, kunt u als vuistregel aanhouden dat u de tijd die nodig is om de taken te voltooien in de planningsfase overschat en tijdreserves inbouwt. Op die manier hebt u speelruimte om later te plannen. U kunt ook een projectschema maken met behulp van een tijdlijn of een Gantt-grafiek. Helderheid hebben in het werk, de afhankelijkheden tussen het werk en eventuele vertragingen kan projectmanagers helpen zich dynamisch aan te passen aan tijdrisico's wanneer die zich voordoen. Inzicht in de levenscyclus van uw project kan u ook helpen bepalen hoe lang elke taak zal duren. 

5. Overbelaste middelen

Er is sprake van een middelenrisico als u niet genoeg middelen hebt om het project te voltooien. Middelen kunnen zijn: tijd, vaardigheden, geld, of tools. Als projectmanager bent u verantwoordelijk voor de aanschaf van middelen voor uw team en voor de communicatie met uw team over de status van de middelen. De toewijzing van middelen moet vroeg in het projectplanningsproces gebeuren, meestal 1-2 maanden vóór de uitvoering van het project, afhankelijk van de grootte van het project.

Overbelaste middelen verlichten: De beste manier om het middelenrisico te beperken is het opstellen van een plan voor de toewijzing van de middelen. Een plan voor de toewijzing van middelen maakt optimaal gebruik van de middelen van het team, terwijl het effect van de middelen gemaximaliseerd wordt en de teamdoelen ondersteund worden. Als u vanaf het begin weet welke middelen u nodig hebt, minimaliseert u de kans dat u later zonder middelen komt te zitten.

6. Operationele wijzigingen

Operationeel risico heeft te maken met veranderingen in bedrijfs- of teamprocessen, zoals een onverwachte verschuiving in teamrollen, veranderingen in het management, of nieuwe processen waaraan uw team zich moet aanpassen. Dit kan afleiding veroorzaken, aanpassingen in de workflow vereisen en gevolgen hebben voor de tijdlijnen van het project.

Operationele ongelukken beperken: U kunt niet alle operationele risico's voorspellen of voorkomen, maar als u weet dat er een teamverschuiving of procesverandering op komst is, kunt u de gevolgen van de overgang beperken. Zorg ervoor dat uw team op de verandering is voorbereid en tijd heeft om zich aan te passen door middel van teamvergaderingen, planningstools, of extra trainingen. 

7. Gebrek aan helderheid

Gebrek aan helderheid kan zich voordoen in de vorm van miscommunicatie van belanghebbenden, vage projectscopes, of onduidelijke deadlines. Het resultaat kan een gebrek aan zichtbaarheid zijn, met als gevolg silo-werk, budgetoverschrijdingen, achterstand op projectdeadlines, veranderende projectvereisten, een andere projectrichting moeten kiezen, of teleurstellende projectresultaten.

Gebrek aan duidelijkheid beperken: Wanneer u uw project plant, moet u uw eisen controleren en nog eens controleren om er zeker van te zijn dat alles in orde is. Zit iedereen die erbij betrokken is op één lijn? Zijn de ontwikkelaars voorbereid op de volgende fase? Is de reikwijdte duidelijk omschreven? Het is ook belangrijk om ervoor te zorgen dat de projectinformatie voor iedereen toegankelijk is. Door de informatie in een centrale tool te bewaren, kunt u ervoor zorgen dat iedereen op de hoogte blijft van de voortgang van het project.

Hoe kunt u risicobeheer gebruiken om uw team voor te bereiden

Risicobeheer houdt in dat u vaststelt welke risicocategorieën uw project het meest waarschijnlijk zullen beïnvloeden en dat u een plan maakt om die risico's te beperken.  

Projectbeheertools maken risicobeheer gemakkelijker, omdat ze u in staat stellen uw projecten van begin tot eind te organiseren. U kunt ook werkbeheersoftware gebruiken om in verschillende teams samen te werken, waardoor de meest voorkomende risico's minder waarschijnlijk worden. 

Aan de hand van de volgende vier stappen kunt u op risico's anticiperen en uw projecten soepel laten verlopen. 

1. Risico-identificatie

De eerste stap in het risicoanalyseproces is het identificeren van risico's waarvan u denkt dat ze uw project kunnen beïnvloeden. We hebben hierboven de zeven meest voorkomende risico's genoemd, maar andere projectrisico's kunnen zijn: falen van de aannemer, onverwachte gebeurtenissen, problemen met gegevensoverdracht, verschuivende prioriteiten, juridische risico's, marktrisico's en uitstel van het project. 

Stel uzelf de volgende vragen om het risico-identificatieproces te beginnen:

• Hoe groot is de kans dat dit risico zich voordoet?

• Wat zijn de gevolgen en de ernst als het risico zich voordoet?

• Wat is ons risicoresponsplan?

• Wat is, gezien de waarschijnlijkheid en de gevolgen, het prioriteitsniveau?

• Wie bezit dit risico?

Zodra u een antwoord hebt op deze vragen, zet u het risicobeheerproces voort door de risico's te prioriteren, bruikbare oplossingen te vinden en regelmatig toezicht te houden. 

2. Bepaal de waarschijnlijkheid en de gevolgen

U kunt uw lijst van risico's sorteren door te bepalen welke het meest waarschijnlijk zijn dat ze zich voordoen. Door de risico's in volgorde van waarschijnlijkheid te plaatsen, krijgt u een beter idee van welke risico's prioriteit moeten krijgen wanneer u een actieplan opstelt. 

Niet alleen de waarschijnlijkheid dat risico's zich voordoen is belangrijk bij het bepalen van de prioriteiten, maar ook de gevolgen van elk risico voor het bedrijf zijn van belang. U moet zorgvuldiger plannen voor de risico's die aanzienlijke gevolgen voor het bedrijf kunnen hebben.

3. Zoek oplossingen voor elk risico

Het doel van een risicobeoordeling is een plan op te stellen over hoe uw team elk risico zal aanpakken. Door risico's te sorteren op basis van waarschijnlijkheid en bedrijfsimpact krijgt u een uitgangspunt om oplossingen te vinden. Het uitvoeren van een risicobeoordelingen zal uw projecten succesvoller maken, omdat u risico's onderweg kunt voorkomen. 

U kunt met de belanghebbenden van het project vergaderen om proactief redelijke oplossingen te vinden voor projectrisico's die voor hen van het grootste belang zijn. Bekijk de lessen die zijn geleerd uit eerdere projecten om te meten hoe met risico's is omgegaan.

4. Controleer uw risicobeoordeling regelmatig

Hebt u eenmaal uw risicobeoordeling ontwikkeld, dan is het belangrijk om die regelmatig te controleren, want de omstandigheden kunnen veranderen. De waarschijnlijkheid van het risico kan verschuiven, en zo ook de gevolgen voor het bedrijf. 

Het is ook mogelijk dat er nieuwe risico's opduiken of dat risico's die vroeger mogelijk waren, minder waarschijnlijk worden. Door uw risicobeoordeling regelmatig te controleren, kunt u zich het best voorbereiden op onzekere gebeurtenissen. 

Tools voor projectrisicobeheer

De juiste tools kunnen het risicobeoordelingsproces vergemakkelijken, omdat ze u in staat stellen risico's te analyseren en te prioriteren. Met realtime tracking en gedeelde informatie op één plaats heeft iedereen in uw team onmiddellijk toegang tot projectmateriaal en kunt u de voortgang van het team volgen. 

Projectbeheertools kunnen uw team ook helpen sterke vaardigheden te ontwikkelen op het gebied van projectplanning. Als u uw proces en de fasen van het projectbeheer kent, kunt u risico's voorkomen voordat ze zich voordoen. 

Risicoregister

Een risicoregister is de ultieme tool om risico's te identificeren en te prioriteren. Een risicoregister moet de waarschijnlijkheid van elk risico bevatten, de gevolgen voor het bedrijf, hoe u het risico hoopt te voorkomen, hoe u op het risico denkt te reageren als het zich voordoet, en wie actie zal ondernemen.

Hieronder ziet u een voorbeeld van hoe een risicoregister eruit zou kunnen zien. Aan de linkerkant staat het soort risico, gevolgd door de waarschijnlijkheid van het risico, het niveau van de gevolgen voor het bedrijf, de persoon die verantwoordelijk is voor het nemen van actie, en de risicobeperkende actie.

Na het voltooien van een risicoregister hebt u een levend document dat u kunt gebruiken bij het doorlopen van projecten. U kunt naar deze informatie verwijzen wanneer u risico's tegenkomt en ze gebruiken om de schade op lange termijn te beperken. 

SWOT-analyse

SWOT staat voor strengths (sterke punten), weaknesses (zwakke punten), opportunities (kansen) en threats (bedreigingen). Een SWOT-analyse gaat verder dan het identificeren van de risico's voor een project, want ze identificeert ook de sterke punten van uw project. U kunt de sterke punten van uw project gebruiken om op te vallen tussen de concurrenten.

Om een SWOT-analyse uit te voeren, doorloopt u elke letter van het acroniem en stelt u vragen zoals die hieronder, om nieuwe manieren te ontdekken om uw project te verbeteren en uw team voor te bereiden. 

Strength: Wat doen we goed?

Weakness: Wat kan er verbeterd worden?

Opportunity: Wat zijn onze doelen voor het jaar? 

Threat: Waar presteren onze concurrenten beter dan ons? 

Na het maken van een SWOT-analyse kunt u met een gerust hart projecten aanpakken, want u weet nu beter waar u staat ten opzichte van uw concurrenten. U kent ook uw strengths (sterke punten) en weaknesses (zwakke punten), wat u kan helpen toekomstige projecten te verbeteren en risico's te beperken.

Brainstormen

Brainstormen is een krachtige manier om ideeën te bedenken, maar de doeltreffendheid ervan wordt vaak over het hoofd gezien. Wanneer u een team met verschillende perspectieven hebt, is brainstormen een geweldige manier om de creativiteit aan te wakkeren en de risico's in te schatten. 

Brainstormen is vaak de eerste stap om een risicoregister op te stellen, want om risico's te identificeren, moet u ergens beginnen. Door nieuwe brainstormtechnieken te leren, kunt u uw team helpen risico's te identificeren, uw team agile te houden, en mogelijk te voorkomen dat er risico's ontstaan. 

Vooruit plannen om projectrisico's te beperken

De planningsfase van een project is het belangrijkste deel van elk project. U denkt misschien dat de ontwikkelingsfase de fase is waar de magie gebeurt, maar de planning van uw project is wat projectrisico's voorkomt en uw team naar succes leidt.

Er bestaan verschillende soorten projectbeheersoftware waarmee u processen kunt automatiseren, communicatie kunt stroomlijnen, informatie kunt delen en in realtime kunt bijhouden. Met deze tools op sleeptouw kunt u uw projecten omtoveren van goed naar geweldig.