Wat is lean-portfoliobeheer (LPM)? 6 stappen om nu te beginnen

Lean portfolio management (LPM) is een nieuwe manier om bedrijfsportfolio's te beheren om de efficiëntie te verhogen en de klanttevredenheid te verhogen. LPM is geïnspireerd op de lean-methodologie, die klein begon, maar zich snel naar de massa verspreidde. 

Lean management begon toen engineering bij Toyota een systeem creëerde om verspilling in hun productielijn te verminderen. De lean-methodologie nam snel een vlucht en andere industrieën begonnen deze principes toe te passen op hun projectworkflows. In dit artikel leggen we uit hoe je lean portfolio management kunt implementeren om je processen te stroomlijnen.

Wat is de lean-methodologie?

De lean-methodologie probeert verspilling in de workflow van je organisatie te minimaliseren en de klantwaarde te verhogen. Japanse engineers ontwikkelden voor het eerst de lean-methodologie bij Toyota, maar John Krafcik - president en CEO van Hyundai Motor America - introduceerde lean in projectbeheer in zijn artikel uit 1988 met de titel "Triumph of the Lean Production System". 

Er zijn vijf principes (of stappen) waaruit de lean-methodologie bestaat:

1. Identificeer waarde: bepaal de waarde van je product of dienst.

2. Breng de waardestroom in kaart: maak een diagram van je workflow en vergelijk deze met je ideale workflow.

3. Creëer flow: verwijder verspilling uit je workflow om de efficiëntie te bevorderen.

4. Trekken instellen: trek werk uit de vorige procesfase om het door de levenscyclus van het project te verplaatsen.

5. Blijf verbeteren: breng voortdurend verbeteringen aan in je workflow.

Of je nu een project of een portfolio beheert, je kunt deze principes gebruiken om zwakke punten in je processen te identificeren en alles te verwijderen dat geen waarde toevoegt aan je project. 

In combinatie met tools voor portfoliobeheer kan LPM je helpen om snel verspilling in je workflow te identificeren en je systemen te stroomlijnen.  

Wat is lean portfoliobeheer (LPM)?

Lean-portfoliobeheer is een uitbreiding van de lean-methodologie. Het gebruikt de vijf principes van lean om bedrijfsstrategie te verbinden met projectuitvoering. Als portfoliomanager kun je lean-principes gebruiken om bedrijfsstrategieën te beoordelen en passende budgetten toe te wijzen voor de uitvoering van die strategieën.

Er zijn drie dimensies van lean portfoliobeheer:

• Strategie en investeringsfinanciering: stem de portfolio af en financieer deze zodat je de bedrijfsdoelstellingen haalt.

• Agile portfolio-operaties: stel Agile-teams in staat zich aan te passen aan veranderingen en problemen snel aan te pakken wanneer ze zich voordoen.

• Lean governance: bied vangrails voor uitgaven, audit en naleving, en prognose van uitgaven.

Het implementeren van lean-portfoliobeheer kost tijd, vooral als je team gewend is aan een traditioneel portfoliomanagementsysteem. Maar eenmaal aangenomen, kan deze nieuwe manier van het beheren van een portfolio je helpen de overheadkosten en vertragingen te verminderen. 

Hieronder staan de verschillen tussen een traditionele en een lean portfolio om te bepalen welke methode het beste werkt voor je team.

Het leaner model kan je investeringen ook afstemmen op je bedrijfsstrategie en de waarde voor je klanten verhogen. 

Zes stappen naar lean portfoliobeheer

Je kunt lean-portfoliobeheer zien als het repareren van een auto. Er zijn aanpassingen die je onderweg moet maken om de motor aan de gang te krijgen. Deze zes stappen kunnen je helpen bij het implementeren van lean-portfoliobeheer voor je volgende project.

1. Verzamel je leiders

Het repareren van een auto kan maanden duren als je geen mensen hebt met de mechanische kennis om je te helpen. Op dezelfde manier is lean portfoliobeheer gemakkelijker met een goed samengesteld team. 

Je eerste stap bij het beheren van een portfolio moet zijn om een groep financieel bekwame leiders te vormen die je kunnen helpen de bedrijfsstrategie af te stemmen op de projectuitvoering. 

Tip: om een sterk leiderschapsteam voor de portfolio samen te stellen, beoordeel je de sterke punten van interne teamleden of werk je samen met je wervingsmanager om mensen met de juiste vaardigheden voor de baan te werven. Portfoliobeheerders moeten uitblinken in het verzamelen van gegevens, het monitoren van projectprestaties en het beïnvloeden van degenen die verantwoordelijk zijn voor prioriteitenbeheer.

2. Vind financiering

Zelfs als je eenmaal een bekwaam team hebt om je auto te repareren, kun je niet aan de slag zonder het geld om gereedschap en onderdelen te kopen. Lean portfoliobeheer vereist ook de juiste financiering om bedrijfsstrategie om te zetten in uitvoering. 

Zodra je weet welke projecten de hoogste kosten en prioriteit hebben voor de belangrijkste belanghebbenden, beoordeel je het bedrijfsbudget, zodat je met vertrouwen middelen kunt toewijzen.

Tip: het vinden van financiering betekent meestal dat je binnen de bestaande middelen van het bedrijf kijkt en bepaalt waar het project in het budget kan passen. Als het bedrijfsbudget geen project of bepaalde kenmerken van een project kan accommoderen, communiceer dat dan aan de projectmanager en bespreek hoe het project kan worden geherstructureerd.

3. Bouw een operationele structuur

Nu je een team van mensen hebt die klaar staan om aan de auto te werken en je het geld hebt dat nodig is om je reparatie te starten, kun je een plan ontwikkelen om de auto te repareren. Begin je met de motor of de carburateur? Werkt iedereen samen of behandelt elke persoon een ander auto-onderdeel? 

Je bedrijfsportefeuille heeft ook een plan nodig. Bespreek met je leiderschapsteam hoe je overstapt op een leaner operationeel plan. Verwijs terug naar de vijf principes van de lean-methodologie en identificeer gebieden van verspilling in je oorspronkelijke methode van portfoliobeheer. 

Tip: klanttevredenheid moet je hoogste prioriteit zijn bij het bouwen van een operationele structuur die de prestaties van een lean portfolio bevordert. Gebruik feedback van klanten om je activiteiten te verbeteren en geef prioriteit aan Agile-praktijken, zodat je portfolio flow aanpasbaar is.    

4. Implementeer een lean workflow

Nu je een plan hebt, kan je team beginnen met de autoreparaties. Als de laatste autoreparatie die je deed lang duurde omdat er te veel mensen onder de motorkap zaten, zorg er dan voor dat je plan ervoor zorgt dat iedereen aan verschillende delen van de auto werkt. Terwijl je onder de motorkap werkt, wijs je iemand aan om onder de auto te werken en iemand anders om erin te werken. Dit plan zal sneller en efficiënter zijn.

Om je lean workflow te maken, elimineer je onnodig werk of inefficiënties uit je portfoliomanagementproces. Als je bijvoorbeeld eerder vertraging had bij het prioriteren van projecten omdat je niet tijdig meldingen van de projectmanager ontving, kun je een treksysteem instellen dat je op de hoogte stelt wanneer de vorige fase in het proces is voltooid.

Tip: je kunt een pull-systeem opzetten met portfoliobeheersoftware. Kanban-tools of Gantt-grafieken kunnen je helpen om de fasen van je portfoliomanagementproces te visualiseren. Bouw projectafhankelijkheden om teamleden op de hoogte te stellen wanneer de volgende fase van het proces klaar is om te beginnen.

5. Voeg upgrades en Helderheid toe

Zodra je autoreparaties voltooid zijn, wil je het afgewerkte product meenemen voor een testrit. Dit is het moment waarop je kunt letten op brommende geluiden of dingen die niet helemaal goed aanvoelen. Je kunt de auto dan terugbrengen naar de garage om de laatste hand te leggen, zodat je er zeker van bent dat het voertuig klaar is voor gebruik. 

Door je te concentreren op lean initiatieven zou je workflow voor portfoliobeheer soepel moeten verlopen, maar omdat dit raamwerk een aanpassing voor je team zal zijn, moet je waarschijnlijk helderheid en upgrades toevoegen om dingen op te poetsen. Je kunt geen operationele uitmuntendheid bereiken zonder flexibiliteit en de constante wens om te verbeteren.

Tip: Gebruik de beste praktijken voor wijzigingsbeheer om de veranderingen tussen traditioneel portfoliobeheer en lean portfoliobeheer uit te rollen. Door een proces voor wijzigingsbeheer in te voeren, kun je de overgang naar LPM zo pijnloos mogelijk maken.

6. Vier verbeteringen

Wanneer je een project voltooid, of het nu een autoreparatie is of een productdeliverable, is het belangrijk om je succes te vieren. Het is de moeite waard om een auto over de weg te zien racen nadat je hem roestend op een autokerkhof hebt zien staan, en het is ook de moeite waard om te zien hoe een bedrijfsstrategie tot leven komt en een klant tevreden stelt dankzij je lean budgettering.

Tip: zelfs als je project niet gaat zoals gepland, gebruik dan gemaakte fouten als lessen om je volgende project te optimaliseren en toekomstige besluitvorming te verbeteren. Als je een portfoliovisie handhaaft die ernaar streeft om beter te worden, dan zijn zelfs projecten die niet eindigen met een verhoogde waarde het vieren waard. 

Verbeter Agile-workflows met lean-portfoliobeheer

Overstappen naar lean portfolio management vereist geduld en focus, maar wanneer je lean principes volgt, kun je je Agile workflow verbeteren en de waarde van je oplevering verhogen. 

Met portfoliobeheersoftware heb je een navigeerbare routekaart naar succes met alle functies die je nodig hebt, waaronder realtime projectbewaking, klantcommunicatie en teamdeling.