실행 계획 템플릿

맨 처음부터 비즈니스 목표를 시작하여 목표를 달성하기까지 모든 단계를 관리하는 일은 부담스럽게 느껴질 수 있습니다. 다행히 실행 계획 템플릿을 사용하면 목표를 관리하기 쉽고 달성 가능한 단계로 분류할 수 있습니다. 실행 계획 템플릿을 만드는 방법을 살펴보세요.

템플릿 만들기

INTEGRATED FEATURES

field-add icon사용자 지정 필드timeline icon타임라인milestone icon마일스톤dependency icon종속 관계

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예를 들어, 욕실 리모델링을 계획하고 있다고 가정해 보겠습니다. 어떻게 리모델링을 진행할 수 있을까요? 계획하지 않고 바로 리모델링을 시작하기는 어려울 것입니다. 그러면 침수되는 상황이 발생해 고액의 수리비를 지출해야 할 수 있습니다. 따라서 리모델링을 시작하기 전에 오래된 욕실을 최신 스타일로 탈바꿈하는 데 필요한 모든 조치를 생각할 것입니다.

비즈니스 목표도 이와 비슷합니다. 목표를 달성하기 위해 처음부터 끝까지 취해야 할 단계를 자세히 파악해야 합니다. 목표에 따라 모든 단계를 계획하는 것은 큰 과제처럼 느껴질 수 있습니다. 바로 이럴 때 실행 계획 템플릿이 도움이 될 수 있습니다.

실행 계획이란?

실행 계획은 비즈니스 목표를 달성하기 위해 여러분과 팀이 수행해야 하는 모든 단계나 조치를 설명한 단계별 가이드입니다. 즉, 실행 계획은 달성할 수 있는 결과나 성과를 위한 아이디어입니다. 실행 계획은 목표와 목표 달성 방법을 결정할 때 도움이 되며, 이를 통해 실행할 수 있고 달성할 수 있는 단계로 분류할 수 있습니다. 또한 실행 계획은 각 작업의 담당자와 기한을 명확히 나타냅니다. 따라서 모든 팀원이 서로 보조를 맞출 수 있으며 책임감을 갖고 업무에 임할 수 있습니다. 

이니셔티브(특정 목표를 달성하기 위한 프로젝트 또는 실행 계획)를 시작하기 전 계획 단계에서 프로젝트 실행 계획을 생성해야 합니다. 실행 계획을 수립하는 방법에 대한 자세한 내용은 실행 계획 수립에 관한 Asana의 기사를 참조해 주세요.

실행 계획 템플릿이란?

실행 계획 템플릿은 시작점으로 활용할 수 있는 재사용 가능한 리소스입니다. 이를 통해 목표를 달성하기 위해 필요한 단계를 파악할 수 있습니다. 디지털 실행 계획 템플릿을 사용하면 목표 달성에 필요한 모든 단계를 확인하고 추적할 수 있습니다. 또한 재사용이 가능하기 때문에 향후 유사한 목표를 설정했을 경우 이를 달성하기 위한 프로세스를 계획할 수 있습니다. 게다가 일을 위한 일을 줄일 수 있습니다. 이는 모두에게 언제나 장점이 됩니다.

실행 계획 템플릿을 사용하는 방법

기본이 되는 실행 계획 템플릿을 생성하면 사용법은 매우 간단합니다. 모든 이니셔티브를 시작할 때마다 간단히 템플릿을 복제한 다음 특정 목표를 달성하는 데 필요한 정보를 입력하기만 하면 됩니다.

우선 기본 실행 계획 템플릿에 포함해야 할 내용을 살펴보겠습니다.

실행 계획 템플릿에 포함해야 하는 내용

기본 실행 계획 템플릿은 향후 유사한 목표를 달성하기 위한 로드맵 역할을 할 것입니다. 따라서 재사용할 수 있다는 점이 핵심입니다. 즉, 다양한 이니셔티브에 쉽게 복제할 수 있다는 점을 고려하여 기본 템플릿을 만들어야 합니다. 일반적으로 다양한 이니셔티브에 걸쳐 확장할 수 있는 반복 가능한 조치나 단계를 기본 템플릿에 포함합니다. 

이렇게 하는 가장 쉬운 방법은 템플릿을 ‘리서치’, ‘계획’, ‘실행’ 등의 단계로 분류하는 것입니다. 프로젝트 단계를 식별하면 특정 목표에 걸쳐 진행 상태를 추적하는 데 사용하는 자세한 정보를 추가할 수 있습니다. 

다음은 실행 계획 템플릿에 포함할 수 있는 몇 가지 기본 정보입니다.

  • 각 작업 또는 실행 과제의 소유자

  • 실행 시작일과 마감일

  • 실행 기간

  • 실행 상태

  • 실행 우선순위

  • 실행 진행 상태 

이어서 특정 이니셔티브를 시작한 후 템플릿의 사본을 만들고 목표에 대한 구체적인 정보를 추가할 수 있습니다. 또한, 선행 작업과 후속 작업의 완료가 서로 의존 관계에 있음을 나타내는 종속 관계를 추가할 수 있으며, 목표의 단계를 완료했을 때와 같이 목표의 타임라인상에서 특정 지점을 나타내는 마일스톤을 설정할 수 있습니다. 실행 계획 템플릿을 사용하면 신속하게 목표를 달성할 수 있습니다. 

포함된 기능

  • 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요. 

  • 타임라인 보기: 타임라인 보기는 모든 작업을 가로 막대형 차트로 표시하는 간트 스타일 프로젝트 보기입니다. 각 작업의 시작일과 종료일뿐만 아니라 작업 간의 종속 관계도 확인할 수 있습니다. 타임라인 보기로 계획이 전체적으로 어떻게 구성되는지 쉽게 추적할 수 있습니다. 또한 모든 업무를 한 곳에서 확인할 수 있으므로 업무가 시작되기 전에 상충되는 종속 관계를 식별하고 이에 대응하여 모든 목표를 계획대로 달성할 수 있습니다.

  • 마일스톤: 마일스톤은 프로젝트의 중요한 체크 포인트를 나타냅니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 마일스톤을 설정하여 목표 대비 진행 상태를 팀원과 프로젝트 이해관계자가 파악하도록 할 수 있습니다. 마일스톤을 원대한 프로젝트 목표를 향한 과정 속에서 작은 성취들을 축하하는 기회로 활용하세요. 

  • 종속 관계: 작업 종속성 기능으로 작업을 다른 작업이 완료되기를 기다리는 상태로 표시하세요. 자신의 업무가 완료되어야 다른 사람이 업무를 시작할 수 있다는 것을 파악하면 이에 맞게 업무를 우선으로 처리할 수 있습니다. 팀에 협업 워크플로가 갖춰져 있다면 다른 작업이 완료되길 기다리고 있는 작업이 무엇인지 쉽게 파악하고 자신이 맡은 업무를 언제 시작해야 하는지 알 수 있습니다. 첫 번째 작업이 완료되면 담당자에게 해당 작업이 완료되길 기다리는 종속 작업을 시작할 수 있다는 알림이 전송됩니다. 혹은 선행 작업의 일정이 변경되면 그에 따라 종속 작업의 마감일 조정이 필요한지 확인할 수 있도록 Asana에서 알림을 전송합니다.

추천 앱

  • Dropbox: Asana 작업 창에 내장된 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

  • Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.

  • Zoom: Asana와 Zoom은 팀이 목적의식을 가지고 미팅에 집중할 수 있도록 제휴하여 연동 기능을 제공하고 있습니다. Zoom + Asana 연동 앱을 사용하면 미팅을 준비하고, 실행으로 옮길 수 있는 논의를 하고, 통화가 종료된 후에도 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다. Asana에서 미팅 안건을 공유하여 논의할 내용을 명확하게 확인한 상태에서 미팅을 시작할 수 있습니다. 팀원들은 미팅 중에도 Zoom 내에서 빠르게 작업을 생성할 수 있어 세부 정보와 조치 사항을 놓치지 않습니다. Zoom + Asana 연동 앱이 미팅이 종료된 후 미팅 대화록과 녹화 파일을 Asana로 가져오기 때문에 모든 협업 참여자와 이해관계자가 필요에 따라 미팅 내용을 다시 확인할 수 있습니다.

  • Miro: Miro와 Asana를 연동하여 워크플로를 간소화하고 한 곳에서 모든 프로젝트의 전체적인 상태를 파악하세요. Miro 보드를 Asana 프로젝트 브리프에 삽입하여 팀원이 Asana 내에서 바로 소통하고, 보드를 보고, 댓글을 달고, 편집할 수 있습니다. 기존 또는 새로운 Miro 보드를 Asana 작업에 첨부하면 작업의 협업 참여자가 자동으로 초대되어 보드를 보고, 댓글을 달고, 편집할 수 있습니다.

디지털 실행 계획 템플릿의 이점 

Excel에서 작성된 템플릿과 같은 정적인 실행 계획 템플릿은 타임라인과 작업을 개략적으로 확인하기에 유용하지만, 실제 목표를 달성하는 데 필요한 기능은 부족합니다. 그에 반해 프로젝트 관리 툴에서 생성된 디지털 실행 계획 템플릿을 사용하면 커뮤니케이션부터 목표 진행 상태와 잠재적인 문제점에 이르기까지 모든 것을 한 곳에서 추적하고 관리할 수 있습니다. 

이 외에도 디지털 실행 계획 템플릿을 사용하면 다음과 같은 이점이 있습니다. 

  • 이니셔티브를 시작할 때 상위 차원의 목표를 실행 가능하고 달성 가능한 단계로 세분화하여 목표 달성 확률을 높일 수 있습니다. 

  • 칸반 보드간트 차트를 포함한 다양한 보기에서 목표의 진행 상태를 추적할 수 있습니다.

  • 프로젝트의 모든 단계를 쉽게 모니터링하고 관리할 수 있습니다.

  • 어떤 팀원이 무엇을 담당하며 언제까지 완료해야 하는지 확인할 수 있습니다. 

  • 예정된 마일스톤이나 기한이 지난 마일스톤을 신속하게 확인할 수 있어 타임라인을 조정하고 그에 따라 업무를 진행할 수 있습니다. 

  • 각 실행 과제 또는 결과물의 진행 상태 및 상태를 모니터링할 수 있습니다.

  • 프로젝트 팀, 내부 및 외부 이해관계자들과 쉽게 협업하고 커뮤니케이션할 수 있습니다. 

FAQ

실행 계획 템플릿을 사용해야 하는 이유는 무엇인가요?

실행 계획 템플릿은 특정 이니셔티브를 달성하는 데 필요한 모든 단계를 요약하여 비즈니스 목표를 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다. 프로젝트 관리 툴에서 디지털 실행 계획 템플릿을 생성하면 유사한 이니셔티브에 대해 재사용 가능한 기준이 될 수 있습니다. 이를 통해 시간을 절약하고 목표 달성을 위해 효율화된 프로세스를 만들 수 있습니다. 

실행 계획 템플릿에 포함해야 하는 내용은 무엇인가요?

템플릿은 향후 목표에 대한 가이드 역할을 하기 때문에 기본 템플릿에는 유사한 프로젝트에 대해 복제하고 포함하고자 하는 모든 정보를 포함해야 합니다. 여기에는 목표 단계, 실행 과제의 상태, 기간, 우선순위, 각 실행 과제의 진행 상태 및 단계와 같은 정보가 포함될 수 있습니다.

목표에 대한 실행 계획을 수립해야 하는 시기는 언제인가요?

목표 프로세스를 시작하는 시점에 실행 계획을 수립해야 합니다. 이 시점에서 비즈니스 목표를 정의하고 리스크 평가를 수행하고 담당 업무를 배정할 수 있습니다. 특정 목표에 대한 실행 계획을 생성하는 방법에 대한 자세한 내용은 처음부터 실행 계획을 수립하는 방법에 대한 Asana의 기사를 참조해 주세요.

실행 계획과 전략적 계획의 차이점은 무엇인가요?

전략적 계획과 실행 계획은 밀접한 관련이 있습니다. 전략적 계획은 비즈니스 목표를 달성하기 위해 수행할 전략을 상위 차원에서 나타냅니다. 반면 실행 계획은 목표를 달성하기 위해 수행할 정확한 실행 사항을 포함하는 단계별 실행 계획입니다. 예를 들어, 전략적 계획에는 무엇을 할 것이며 할 것인지가 포함됩니다. 이는 일반적으로 회사의 비전 선언문과 미션 선언문에 설명되어 있습니다. 실행 계획은 어떻게 이러한 목표를 달성할 것인지, 필요한 단계를 언제 진행할 것인지, 목표를 달성하는 데 누가 도움을 줄 것인지를 설명합니다.

Asana로 실행 계획 템플릿 생성하기

실행 계획 템플릿이 비즈니스 목표 달성에 어떻게 도움이 되는지 확인해 보세요.

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