예를 들어, 욕실 리모델링을 계획하고 있다고 가정해 보겠습니다. 어떻게 리모델링을 진행할 수 있을까요? 계획하지 않고 바로 리모델링을 시작하기는 어려울 것입니다. 그러면 침수되는 상황이 발생해 고액의 수리비를 지출해야 할 수 있습니다. 따라서 리모델링을 시작하기 전에 오래된 욕실을 최신 스타일로 탈바꿈하는 데 필요한 모든 조치를 생각할 것입니다.
비즈니스 목표도 이와 비슷합니다. 목표를 달성하기 위해 처음부터 끝까지 취해야 할 단계를 자세히 파악해야 합니다. 목표에 따라 모든 단계를 계획하는 것은 큰 과제처럼 느껴질 수 있습니다. 바로 이럴 때 실행 계획 템플릿이 도움이 될 수 있습니다.
실행 계획은 비즈니스 목표를 달성하기 위해 여러분과 팀이 수행해야 하는 모든 단계나 조치를 설명한 단계별 가이드입니다. 즉, 실행 계획은 달성할 수 있는 결과나 성과를 위한 아이디어입니다. 실행 계획은 목표와 목표 달성 방법을 결정할 때 도움이 되며, 이를 통해 실행할 수 있고 달성할 수 있는 단계로 분류할 수 있습니다. 또한 실행 계획은 각 작업의 담당자와 기한을 명확히 나타냅니다. 따라서 모든 팀원이 서로 보조를 맞출 수 있으며 책임감을 갖고 업무에 임할 수 있습니다.
이니셔티브(특정 목표를 달성하기 위한 프로젝트 또는 실행 계획)를 시작하기 전 계획 단계에서 프로젝트 실행 계획을 생성해야 합니다. 실행 계획을 수립하는 방법에 대한 자세한 내용은 실행 계획 수립에 관한 Asana의 기사를 참조해 주세요.
실행 계획 템플릿은 시작점으로 활용할 수 있는 재사용 가능한 리소스입니다. 이를 통해 목표를 달성하기 위해 필요한 단계를 파악할 수 있습니다. 디지털 실행 계획 템플릿을 사용하면 목표 달성에 필요한 모든 단계를 확인하고 추적할 수 있습니다. 또한 재사용이 가능하기 때문에 향후 유사한 목표를 설정했을 경우 이를 달성하기 위한 프로세스를 계획할 수 있습니다. 게다가 일을 위한 일을 줄일 수 있습니다. 이는 모두에게 언제나 장점이 됩니다.
기본이 되는 실행 계획 템플릿을 생성하면 사용법은 매우 간단합니다. 모든 이니셔티브를 시작할 때마다 간단히 템플릿을 복제한 다음 특정 목표를 달성하는 데 필요한 정보를 입력하기만 하면 됩니다.
우선 기본 실행 계획 템플릿에 포함해야 할 내용을 살펴보겠습니다.
기본 실행 계획 템플릿은 향후 유사한 목표를 달성하기 위한 로드맵 역할을 할 것입니다. 따라서 재사용할 수 있다는 점이 핵심입니다. 즉, 다양한 이니셔티브에 쉽게 복제할 수 있다는 점을 고려하여 기본 템플릿을 만들어야 합니다. 일반적으로 다양한 이니셔티브에 걸쳐 확장할 수 있는 반복 가능한 조치나 단계를 기본 템플릿에 포함합니다.
이렇게 하는 가장 쉬운 방법은 템플릿을 ‘리서치’, ‘계획’, ‘실행’ 등의 단계로 분류하는 것입니다. 프로젝트 단계를 식별하면 특정 목표에 걸쳐 진행 상태를 추적하는 데 사용하는 자세한 정보를 추가할 수 있습니다.
다음은 실행 계획 템플릿에 포함할 수 있는 몇 가지 기본 정보입니다.
각 작업 또는 실행 과제의 소유자
실행 시작일과 마감일
실행 기간
실행 상태
실행 우선순위
실행 진행 상태
이어서 특정 이니셔티브를 시작한 후 템플릿의 사본을 만들고 목표에 대한 구체적인 정보를 추가할 수 있습니다. 또한, 선행 작업과 후속 작업의 완료가 서로 의존 관계에 있음을 나타내는 종속 관계를 추가할 수 있으며, 목표의 단계를 완료했을 때와 같이 목표의 타임라인상에서 특정 지점을 나타내는 마일스톤을 설정할 수 있습니다. 실행 계획 템플릿을 사용하면 신속하게 목표를 달성할 수 있습니다.
사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.
타임라인 보기: 타임라인 보기는 모든 작업을 가로 막대형 차트로 표시하는 간트 스타일 프로젝트 보기입니다. 각 작업의 시작일과 종료일뿐만 아니라 작업 간의 종속 관계도 확인할 수 있습니다. 타임라인 보기로 계획이 전체적으로 어떻게 구성되는지 쉽게 추적할 수 있습니다. 또한 모든 업무를 한 곳에서 확인할 수 있으므로 업무가 시작되기 전에 상충되는 종속 관계를 식별하고 이에 대응하여 모든 목표를 계획대로 달성할 수 있습니다.
마일스톤: 마일스톤은 프로젝트의 중요한 체크 포인트를 나타냅니다. 프로젝트 전반에 걸쳐 마일스톤을 설정하여 목표 대비 진행 상태를 팀원과 프로젝트 이해관계자가 파악하도록 할 수 있습니다. 마일스톤을 원대한 프로젝트 목표를 향한 과정 속에서 작은 성취들을 축하하는 기회로 활용하세요.
종속 관계: 작업 종속 관계를 설정하여 작업을 다른 작업이 완료되기를 기다리는 상태로 표시하세요. 자신의 업무가 완료되어야 다른 사람이 업무를 시작할 수 있다는 것을 파악하면 이에 맞게 업무를 우선으로 처리할 수 있습니다. 팀에 협업 워크플로가 갖춰져 있다면 다른 작업이 완료되길 기다리고 있는 작업이 무엇인지 쉽게 파악하고 자신이 맡은 업무를 언제 시작해야 하는지 알 수 있습니다. 첫 번째 작업이 완료되면 담당자에게 해당 작업이 완료되길 기다리는 종속 작업을 시작할 수 있다는 알림이 전송됩니다. 혹은 선행 작업의 일정이 변경되면 그에 따라 종속 작업의 마감일 조정이 필요한지 확인할 수 있도록 Asana에서 알림을 전송합니다.
Dropbox: Asana 작업 창에 내장된 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.
Google Workplace: Asana 작업 창에 내장된 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana 작업에 바로 파일을 첨부할 수 있습니다. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브의 파일을 쉽게 첨부하세요.
Zoom: Asana와 Zoom은 팀이 목적의식을 가지고 미팅에 집중할 수 있도록 제휴하여 연동 기능을 제공하고 있습니다. Zoom + Asana 연동 앱을 사용하면 미팅을 준비하고, 실행으로 옮길 수 있는 논의를 하고, 통화가 종료된 후에도 필요한 정보에 쉽게 액세스할 수 있습니다. Asana에서 미팅 안건을 공유하여 논의할 내용을 명확하게 확인한 상태에서 미팅을 시작할 수 있습니다. 팀원들은 미팅 중에도 Zoom 내에서 빠르게 작업을 생성할 수 있어 세부 정보와 조치 사항을 놓치지 않습니다. Zoom + Asana 연동 앱이 미팅이 종료된 후 미팅 대화록과 녹화 파일을 Asana로 가져오기 때문에 모든 협업 참여자와 이해관계자가 필요에 따라 미팅 내용을 다시 확인할 수 있습니다.
Miro: Miro와 Asana를 연동하여 워크플로를 간소화하고 한 곳에서 모든 프로젝트의 전체적인 상태를 파악하세요. Miro 보드를 Asana 프로젝트 브리프에 삽입하여 팀원이 Asana 내에서 바로 소통하고, 보드를 보고, 댓글을 달고, 편집할 수 있습니다. 기존 또는 새로운 Miro 보드를 Asana 작업에 첨부하면 작업의 협업 참여자가 자동으로 초대되어 보드를 보고, 댓글을 달고, 편집할 수 있습니다.
Excel에서 작성된 템플릿과 같은 정적인 실행 계획 템플릿은 타임라인과 작업을 개략적으로 확인하기에 유용하지만, 실제 목표를 달성하는 데 필요한 기능은 부족합니다. 그에 반해 프로젝트 관리 툴에서 생성된 디지털 실행 계획 템플릿을 사용하면 커뮤니케이션부터 목표 진행 상태와 잠재적인 문제점에 이르기까지 모든 것을 한 곳에서 추적하고 관리할 수 있습니다.
이 외에도 디지털 실행 계획 템플릿을 사용하면 다음과 같은 이점이 있습니다.
이니셔티브를 시작할 때 상위 차원의 목표를 실행 가능하고 달성 가능한 단계로 세분화하여 목표 달성 확률을 높일 수 있습니다.
프로젝트의 모든 단계를 쉽게 모니터링하고 관리할 수 있습니다.
어떤 팀원이 무엇을 담당하며 언제까지 완료해야 하는지 확인할 수 있습니다.
예정된 마일스톤이나 기한이 지난 마일스톤을 신속하게 확인할 수 있어 타임라인을 조정하고 그에 따라 업무를 진행할 수 있습니다.
각 실행 과제 또는 결과물의 진행 상태 및 상태를 모니터링할 수 있습니다.
프로젝트 팀, 내부 및 외부 이해관계자들과 쉽게 협업하고 커뮤니케이션할 수 있습니다.
실행 계획 템플릿은 특정 이니셔티브를 달성하는 데 필요한 모든 단계를 요약하여 비즈니스 목표를 달성하는 데 도움이 될 수 있습니다. 프로젝트 관리 툴에서 디지털 실행 계획 템플릿을 생성하면 유사한 이니셔티브에 대해 재사용 가능한 기준이 될 수 있습니다. 이를 통해 시간을 절약하고 목표 달성을 위해 효율화된 프로세스를 만들 수 있습니다.
실행 계획 템플릿이 비즈니스 목표 달성에 어떻게 도움이 되는지 확인해 보세요.