타임시트 템플릿: 팀 진행 상태를 추적하는 방법

타임시트가 영화에서 사용되는 출퇴근 기록기 이상의 것이라고 하면 어떨까요? 사실 현대의 타임시트는 팀의 업무량을 추적하고, 번아웃을 줄이며, 팀의 전반적인 진행 상태를 평가하는 데 도움이 될 수 있습니다.

타임시트는 근무 시간을 추적하는 것 외에도 회사가 비즈니스 목표를 달성하고 예산을 초과하지 않도록 하는 데 도움이 됩니다. 이러한 데이터 표는 프로젝트와 팀의 성공을 촉진하는 데도 도움이 됩니다. 이 기사에서는 타임시트 템플릿을 사용하는 방법을 알아보겠습니다. 또한, 온라인 시간 추적의 이점을 설명해 드리겠습니다.

타임시트 템플릿 이해하기

역동적인 직장 팀에서 효과적인 시간 추적은 더 높은 생산성과 수익성을 실현하는 열쇠입니다. 여러 고객을 동시에 상대하는 프리랜서이든 대규모 팀을 감독하는 매니저이든, 타임시트 템플릿을 통합하면 워크플로를 크게 간소화할 수 있습니다.

타임시트 템플릿이란?

타임시트 템플릿은 직원 근무 시간을 추적하고 시간 입력 항목을 관리하는 데 사용되는 미리 서식이 지정된 문서입니다. 이는 중소기업과 대기업 모두에게 직원 근무 시간을 모니터링하고, 총 급여를 계산하고, 노동법을 준수하는 데 있어 필수적인 도구입니다.

예를 들어, 건설 회사는 시간표 템플릿을 사용하여 여러 현장에서 소요된 시간을 추적할 수 있고, 마케팅 에이전시는 시간표 템플릿을 사용하여 프로젝트 업무에 대해 고객에게 정확하게 청구할 수 있습니다.

타임시트 템플릿의 이점

무료 타임시트 템플릿을 사용하면 시간 추적 프로세스를 시간 소모적인 골칫거리에서 원활하고 효율적인 작업으로 전환할 수 있습니다. 그 방법은 다음과 같습니다.

• 사용자 친화적: 대부분의 템플릿은 사용하기 쉽고 교육이 거의 필요하지 않으므로, 기술에 능통한 밀레니얼 세대부터 컴퓨터에 익숙하지 않은 직원까지 모든 사람이 사용할 수 있습니다.

• 유연성: Excel, Word, Google 스프레드시트, Google 문서 등 다양한 형식으로 제공되므로 다양한 선호도와 기술 환경에 맞출 수 있습니다.

• 비용 효율성: 온라인에서 다양한 무료 타임시트 템플릿 옵션을 사용할 수 있으므로 예산이 빠듯한 스타트업 기업과 소규모 비즈니스에 적합합니다.

• 사용자 지정 가능한: 병가, 휴가 기간, 특정 프로젝트 시간을 추적하도록 맞춤 설정할 수 있어 포괄적인 인력 관리가 가능합니다.

• 정확도 향상: 수동 시간 추적과 관련된 인적 오류를 줄여 공정한 보상과 정확한 고객 청구를 보장합니다.

타임시트 템플릿의 유형

팀에 사용할 시간 추적은 팀원이 급여를 받는 빈도와 현지 또는 연방법 두 가지에 따라 달라질 것입니다. 직원 타임시트 템플릿을 회사의 급여 기간과 일치시키면 명확하게 정의된 블록으로 시간을 확인할 수 있고, 근무 시간을 팀원 급여와 일치시킬 수 있으며, 필요에 따라 다른 부서와 타임시트를 공유할 수 있습니다. 

일일 타임시트 템플릿

팀의 업무 일정이 복잡한 경우 일일 시간표가 유용합니다. 하루 중 다양한 시간에 출퇴근하는 팀원은 시간을 꼼꼼하게 추적해야 합니다. 일일 시간표를 사용하면 내부 미팅, 관리 업무에 소요된 시간, 고객 프로젝트에 소요된 시간과 같은 특정 일일 작업을 추적할 수도 있습니다. 

• 종이 타임시트: 매일 손으로 작성하는 기존의 시간 카드입니다.

• 디지털 솔루션: 일일 입력을 위한 디지털 작업 시간 기록표 템플릿 또는 작업 시간 기록표 소프트웨어.

• 모바일 옵션: 실시간으로 근무 시간을 기록할 수 있는 타임시트 앱.

예: 건설 회사가 하루 동안 여러 현장과 작업에 소요된 시간을 추적합니다.

주간 타임시트 템플릿

주간 시간표 템플릿은 세부 정보와 편리함 사이의 균형을 이루며, 제출 빈도를 줄이면서 직원의 주간 근무 시간을 포괄적으로 파악할 수 있습니다.

• 종이 형식: 소매업이나 서비스업에서 흔히 사용되는 1주일 전체를 기록하는 타임카드입니다.

• 디지털 옵션: Asana 또는 Google 스프레드시트를 사용하여 주간 총계를 쉽게 확인할 수 있는 주간 시간표 템플릿.

• 통합 시스템: 시간 추적 소프트웨어가 일일 입력값을 자동으로 주간 보기로 컴파일합니다.

예: 직원들이 매주 다양한 프로젝트에 대한 근무 시간을 기록하고 매주 금요일에 타임시트를 제출하는 사무실.

격주 타임시트 템플릿

격주 시간표 템플릿은 일반적인 급여 주기에 맞춰 2주간의 기간을 다루며 관리 업무를 줄여줍니다.

• 기존 방식: 2주간의 기간을 다루는 종이 시간표.

• 현대적 접근 방식:  2주 합계를 자동으로 계산하는 타임시트 템플릿.

• 고급 솔루션: 주별 보기와 격주 보기를 전환할 수 있는 타임시트 소프트웨어.

예시: 격주 타임시트 템플릿을 사용하여 급여 처리를 간소화하는 대기업.

월간 타임시트 템플릿

월간 템플릿은 더 긴 회사 급여 기간 동안의 직원 근무 시간에 대한 전반적인 개요를 제공합니다. 이러한 유형의 시간표 템플릿을 사용하여 활용도와 팀 업무 패턴을 분석할 수 있습니다.

• 기존 방식: 수동 입력을 위한 종이 캘린더 또는 월간 타임카드.

• 디지털 대안: 휴가일 및 병가를 포함하여 월별 추적을 위해 설계된 Excel 시간표 템플릿.

• 종합적인 툴: 시간 추적 소프트웨어는 일일 또는 주간 입력값에서 월간 보고서를 생성합니다.

예: 컨설팅 회사가 장기 고객 프로젝트의 청구 가능 시간을 월 단위로 추적합니다.

프로젝트 타임시트 템플릿

프로젝트 타임시트 템플릿은 특정 프로젝트 또는 작업에 소요된 시간을 추적하며, 이는 프로젝트 관리 및 클라이언트 청구에 핵심적입니다.

• 기본 버전: 다양한 프로젝트나 작업을 위한 열이 있는 종이 타임시트.

• 스프레드시트 솔루션: 프로젝트 드롭다운 메뉴가 있는 Excel 또는 Google 스프레드시트 템플릿.

• 고급 옵션: 상세한 보고서 작성 및 프로젝트 진행 상태 모니터링을 위한 시간 추적 기능이 통합된 프로젝트 관리 소프트웨어.

예시: 마케팅 대행사가 Asana의 프로젝트 타임시트를 사용하여 다양한 고객 프로젝트에 소요된 시간을 추적함으로써 정확한 청구와 실시간 프로젝트 진행 상황 업데이트를 가능하게 합니다. Asana에서 팀의 시간 입력은 프로젝트 작업과 자동으로 동기화되어 다양한 프로젝트와 고객에 걸친 시간 할당에 대한 포괄적인 보기를 제공합니다.

일부 부문에서는 종이 타임시트와 실제 시간 카드가 여전히 유효하지만, 많은 기업이 디지털 솔루션을 도입하고 있습니다. 타임시트 앱과 시간 추적 소프트웨어는 향상된 정확성, 실시간 업데이트, 다른 비즈니스 시스템과의 원활한 연동을 제공합니다. 이러한 툴은 종종 하나의 플랫폼에서 여러 가지 보기를 제공하므로 비즈니스가 각 상황에 가장 적합한 보기를 선택할 수 있습니다.

최적의 타임시트 템플릿은 특정 요구 사항, 업계 요구 사항 및 팀의 시간 보고 선호도에 따라 달라집니다. 적합한 유형을 선택하면 시간 추적 프로세스를 간소화하고, 인적 오류를 최소화하고, 팀의 시간 활용에 대한 가치 있는 인사이트를 얻을 수 있습니다.

타임시트 템플릿을 사용하는 방법

타임시트는 사용하기 어렵지 않지만, 팀원들이 이를 올바르게 작성하지 않으면 급여가 부정확해질 수 있으며 이를 수정하는 것이 번거로울 수 있습니다. 이 프로세스를 팀에 설명하면 프로젝트 리스크나 부정확성을 방지할 수 있습니다.

1. 템플릿 선택

시간 추적의 첫 번째 단계는 타임시트 템플릿을 선택하는 것입니다. 이렇게 하면 업무의 토대가 되는 미리 설정된 일정이 생깁니다. 내부 법무팀 및 HR팀과 협력하여 팀의 급여 기간에 맞는 템플릿을 선택하세요. 예를 들어, 각 타임시트 하단의 총 시간이 팀 멤버의 급여와 일치하도록 조정할 수 있습니다. 팀 생산성에 중점을 두든 고객에게 청구하는 데 중점을 두든, 팀의 필요에 맞게 타임시트를 맞춤 설정할 수 있습니다.

예를 들어, 프로젝트 타임시트를 사용하면 프로젝트 작업과 관련하여 팀 멤버의 시간을 추적할 수 있습니다. 팀 멤버는 하루 동안 다양한 고객 프로젝트에 소요한 시간을 기준으로 시간을 추적할 수도 있습니다.

팁: 원격 근무나 프리랜서 근무로 인해 팀의 근무 일정이 독특한 경우, 내부 법무팀 및 HR팀과 협력하여 '시간'을 열로, '일'을 행으로 하는 데이터 표를 만들어 맞춤형 타임시트 템플릿을 만드세요. 팀의 개별 요구 사항에 맞게 표를 조정하세요.

2. 팀원 세부 정보 추가

각 팀원에게 별도의 타임시트 템플릿이 필요하므로 템플릿에 라벨을 붙이는 것이 중요합니다. 각 타임시트 상단에 다음과 같은 정보를 기재할 섹션을 만드세요.

• 팀원 이름

• 매니저 이름

• 부서

• 급여 기간 날짜

• 임금

이 정보를 통해 팀의 업무를 체계적으로 관리하고 시간이 지남에 따라 타임시트를 추적할 수 있는 표준화된 방법을 제공할 수 있습니다. 

팁: 온라인 시간 추적을 사용하면 타임시트를 더 쉽게 정리할 수 있습니다. Asana의 워크로드 관리 소프트웨어를 사용하면 시간 추적 툴을 연동하고 다른 부서와 공유하거나, 성과 평가를 준비하거나, 고객에게 청구하는 등 필요할 때마다 과거의 타임시트를 참고할 수 있습니다.

3. 사용자 지정 카테고리 포함

시간표 템플릿에 사용자 지정 카테고리를 추가하면 팀의 근무 시간을 더 정확하게 파악할 수 있습니다. 포함할 수 있는 몇 가지 카테고리는 다음과 같습니다.

• 초과 근무 시간

• 휴가 시간

• 병가 시간

사용하는 타임시트에 따라 포함할 수 있는 추가 카테고리는 다음과 같습니다.

• 프로젝트당 시간

• 청구 가능 시간

• 미팅에 소요된 시간 합계

• 이동 시간

• 관리 작업(이메일, 작업 관리, 주간 보고서 등)

사용자 지정 카테고리가 없으면 팀원이 책상에서 벗어나 보낸 시간을 기록하지 않을 수 있습니다. 또한 근무 시간을 파악하지 못하고 시간을 보고하는 것을 잊어버릴 수도 있습니다. 

팁: 타임시트 템플릿에 카테고리를 너무 많이 추가하면 비슷한 효과가 발생할 수 있으며, 팀원이 근무 시간을 정확하게 입력하기 어려울 수 있습니다. 적절한 균형을 유지하려면 중복되는 카테고리(예: 청구 가능 시간과 고객당 시간)를 추가하지 마세요. 그렇지 않으면 팀이 두 곳 모두에서 시간을 보고하는 것을 잊을 수 있습니다.

4. 팀원에게 타임시트 사용 방법을 교육합니다

새로운 타임시트를 사용하기 전에 법무팀이나 HR팀에 올바르게 작성하는 방법에 대한 교육 세션을 진행하도록 요청하세요. 이 세션에서는 다음과 같이 적용될 수 있는 기타 회사 제한 사항도 살펴볼 수 있습니다.

• 타임시트 마감일

• 초과 근무 처리 방법

• 타임시트가 늦으면 어떻게 되나요?

자격을 갖춘 팀원이 이 교육을 실시하여 급여와 관련된 현지 또는 연방법에 대해 설명할 수 있어야 합니다.

5. 근무 시간을 추적하세요

팀이 타임시트를 효과적으로 사용하는 방법에 대한 교육을 받은 후에는 이에 따라 타임시트를 작성할 책임이 있습니다. 시간 추적은 모든 팀원이 어디에 있는지, 무엇을 하고 있는지 파악하기 어렵기 때문에 팀원들에게 맡겨야 하는 단계입니다. 팀원이 시간을 추적하는 동안 필요할 때 도움을 줄 수 있습니다.

또한, 팀원들에게 시간 추적 효율성을 높일 수 있는 유용한 팁을 제공할 수도 있습니다. 몇 가지 아이디어는 다음과 같습니다.

• 작동 중인 타이머를 사용하여 프로젝트 시간을 추적하세요.

• 프로젝트를 시작하거나 진행 상태를 표시할 때 시간을 보고합니다.

• 매일 업무를 시작하거나 종료할 때 바로 출퇴근 시간을 기록합니다.

• 타임박싱 또는 타임 블로킹과 같은 시간 관리 솔루션을 사용해 보세요.

시간 추적 프로세스를 마련하면 팀원이 하루 종일 업무가 방해받는다고 느끼지 않도록 할 수 있습니다.

팁: 시간 추적을 업무 프로세스의 원활한 부분으로 만들면 팀에 자연스럽게 스며들게 됩니다. 정적인 타임시트 템플릿을 사용하는 대신, 작업을 온라인 툴에 입력하여 모니터링을 더 쉽게 하는 것이 좋습니다.

6. 시간 합계 계산하기

간단한 타임시트 템플릿은 총 근무 시간을 명확하게 보여주지만, 각 근무일의 총 시간을 합산하여 시간 합계를 계산해야 합니다. 회사의 급여 기간에 맞는 타임시트를 사용하면 타임시트에 기록된 총 근무 시간이 팀원들에게 해당 기간 동안 회사가 얼마나 많은 급여를 지급할지 보여준다는 이점이 있습니다. 

타임시트에서 시간 합계를 계산하면 팀의 가용 시간을 평가하고 향후 프로젝트를 계획하는 데도 도움이 될 수 있습니다. 과로가 있는 영역을 발견한 경우, 해당 정보를 사용하여 이에 따라 팀 업무 일정을 조정하세요.

팁: 시간 합계를 계산하는 가장 간단한 방법은 온라인 소프트웨어를 사용하는 것입니다. 시간표 템플릿을 일일이 살펴보는 대신 자동 계산 및 데이터 표를 사용하여 근무 시간을 시각화하세요. 이렇게 하면 다른 방법으로는 파악하지 못했을 수 있는 패턴을 확인할 수 있습니다.

타임시트 템플릿 및 예시

다음은 격주 시간표의 예시입니다. 이 예시에서 팀원은 각 요일에 대해 다양한 옵션을 입력할 수 있습니다. 이러한 옵션에는 다음이 포함됩니다.

• 시작 시간

• 점심시간 시작 시간

• 점심시간 종료 시간

• 종료 시간

• 휴가/병가

• 정규 근무 시간

• 초과 근무 시간

• 총 근무 시간

이 타임시트 템플릿에는 점심시간, 결근, 초과 근무 시간과 같은 다양한 변수가 포함되어 있습니다. 팀원들이 근무 시간을 정확하게 보고하기만 하면 이 템플릿을 통해 근무 시간을 정확하게 파악할 수 있습니다. 템플릿을 HR에 제출하기 전에 오류가 없는지 검토해야 합니다.

아래에서 이 격주 시간표의 무료 버전을 다운로드하세요. 또한 이 템플릿을 가이드로 사용하여 팀을 위한 일일, 주간 또는 월간 시간표 템플릿을 만들 수도 있습니다. 이 템플릿을 사용하기 전에 내부 법무팀 및 HR팀과 상의하고 필요에 따라 수정하세요.

타임시트 템플릿 데이터 관리

효과적인 타임시트 관리는 모든 규모의 비즈니스에 중요합니다. 청구 가능 시간을 추적하는 소규모 그래픽 디자인 스튜디오부터 교대 근무자의 시간당 임금을 관리하는 대규모 제조 공장에 이르기까지, 타임시트 데이터를 처리하는 방식이 최종 수익에 영향을 미칠 수 있습니다.

온라인 시간 추적 vs. 수동 시간 추적

기존에는 하루 또는 한 주를 시작할 때 시간표를 인쇄하여 팀원의 근무 시간을 기록하는 데 사용했습니다. 종이에 작성하는 것이 만족스러울 수 있지만, 종이 시간표에는 몇 가지 단점이 있습니다. 분실될 수 있고, 무언가 변경되면 금방 최신 상태를 반영하지 못하게 되며, 단 하나의 정보 소스만 있을 수 있습니다. 

이것이 바로 현대적인 팀이 온라인 시간 추적 기술로 전환하고 있는 이유입니다. 온라인 타임시트는 유연성을 높여주며 팀이 실시간으로 근무 시간을 보고할 수 있도록 해줍니다. 인쇄 가능한 타임시트와 달리 온라인 시간 추적을 사용하면 다음을 할 수 있습니다. 

• 팀원 간에 타임시트 공유

• 실시간으로 변경 사항을 확인할 수 있습니다

• 필요할 때 타임시트 수정

• 특정 프로젝트에 대한 타임시트 생성

• 타임시트에 여러 변수 추가

온라인 시간 추적을 팀의 일상 워크플로와 연동하면 급여 프로세스를 간소화하고 팀의 작업 가능 여부 및 비용과 같은 사항을 모니터링하는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 과로와 번아웃을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 인쇄 가능한 타임시트를 사용하여 시간을 추적하더라도 Asana를 사용하여 팀의 업무량을 조율할 수 있습니다.

타임시트 추적 자동화

자동화는 비즈니스가 시간 보고를 처리하는 방식을 혁신하고 있습니다. 바쁜 레스토랑에서 서버 교대 근무를 관리하는 것부터 여러 프로젝트에서 개발자 근무 시간을 추적하는 소프트웨어 회사에 이르기까지, 자동화 솔루션은 시간을 절약하고 오류를 줄일 수 있습니다.

자동화된 타임시트 소프트웨어의 이점:

• 효율성 향상: 데이터 입력 및 계산과 같이 시간이 많이 소요되는 작업을 자동화하여 HR 직원이 보다 전략적인 업무에 집중할 수 있도록 합니다.

• 정확도 향상: 근무 시간 기록 및 계산 시 인적 오류를 최소화하여 공정한 보상과 정확한 고객 청구를 보장합니다.

• 더 나은 인사이트: 직원 작업 시간과 프로젝트 진행 상태에 대한 상세한 보고서를 제공하여 데이터 기반 의사 결정을 가능하게 합니다.

타임시트 템플릿 규정 준수

소규모 소매점이나 대기업이든 노동 규정을 준수하고 타임시트 규정을 준수하는 것은 타협할 수 없는 사항입니다.

타임시트를 사용할 때는 노동법 준수를 보장하는 것이 매우 중요합니다. 몇 가지 팁을 소개합니다.

1. 정확한 기록 유지: 일일 타임시트 템플릿 또는 주간 타임시트 템플릿을 사용하여 근무 시간을 일관되게 기록합니다. 이는 의료 서비스나 운송과 같이 규정이 엄격한 업종에서 특히 중요합니다.

2. 필요한 모든 정보 포함: 템플릿에 직원 이름, 날짜, 세부 시간 입력 항목이 포함되어 있는지 확인하세요. 이러한 수준의 세부 정보는 감사나 분쟁이 발생할 경우 매우 중요할 수 있습니다.

3. 기록 보관: 현지 규정에서 요구하는 기간 동안 팀의 시간표 데이터를 보관하세요. 일부 업계에서는 기록을 몇 년 동안 보관해야 할 수 있습니다.

4. 적절한 타임시트 카테고리 사용: 정규 근무 시간, 초과 근무, 휴가일, 병가일을 명확하게 구분합니다. 이는 초과 근무 수당을 계산하고 유급 휴가를 관리하는 데 특히 중요합니다.

하나의 플랫폼에서 워크플로를 관리하고 시간을 추적하세요

인쇄 가능한 타임시트 템플릿은 팀의 업무 일정을 체계적으로 정리하는 데 유용한 출발점이 될 수 있지만, 오류를 수정하고, 실시간으로 시간을 추적하고, 팀의 성과를 모니터링할 수 있는 유연성을 원한다면 온라인 시간 추적이 이상적입니다. Asana와 같은 업무 관리 플랫폼 을 사용하면 업무를 원활하게 진행하고 워크플로부터 시간 추적에 이르기까지 모든 것을 하나의 플랫폼에서 관리할 수 있습니다.