시간 기록표 템플릿: 팀 진행 상태를 추적하는 방법

영화에서 사용되는 펀치 시계 도구 이상의 기능이 있다는 사실을 알고 계셨나요? 실제로 최신 타임시트를 사용하면 팀의 업무량을 추적하고, 번아웃을 줄이고, 팀의 전반적인 진행 상태를 평가하는 데 도움이 될 수 있습니다.

업무 시간을 추적하는 것 외에도, 시간 기록표는 회사가 비즈니스 목표를 달성하고 예산 내에서 유지하는 데 도움이 됩니다. 이러한 데이터 표는 프로젝트와 팀의 성공을 촉진하는 데에도 도움이 됩니다. 이 기사에서는 시간표 템플릿을 사용하는 방법을 알아보겠습니다. 또한, 온라인 시간 추적의 이점에 대해서도 설명해 드리겠습니다.

타임시트 템플릿 이해하기

역동적인 직장 팀에서 효과적인 시간 추적은 생산성과 수익성을 높이는 열쇠입니다. 여러 고객을 관리하는 프리랜서이든 대규모 팀을 관리하는 관리자이든, 작업표 템플릿을 통합하면 워크플로를 크게 간소화할 수 있습니다.

시간표 템플릿이란?

시간표 템플릿은 직원 근무 시간을 추적하고 시간 항목을 관리하는 데 사용되는 미리 서식이 지정된 문서입니다. 소규모 비즈니스와 대규모 조직 모두 직원 근무 시간을 모니터링하고 총 급여를 계산하며 노동법을 준수하는 데 필수적인 도구입니다.

예를 들어, 건설 회사는 시간표 템플릿을 사용하여 서로 다른 작업 현장에서 보낸 시간을 추적할 수 있으며, 마케팅 대행사는 프로젝트 작업에 대해 고객에게 정확하게 청구하는 데 사용할 수 있습니다.

시간표 템플릿의 이점

무료 시간 기록표 템플릿을 사용하면 시간 추적 프로세스가 시간이 많이 소요되는 골칫거리에서 원활하고 효율적인 운영으로 전환될 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.

• 사용자 친화성: 대부분의 템플릿은 사용하기 쉬우며 최소한의 교육만으로 기술에 정통한 밀레니얼 세대부터 컴퓨터에 익숙하지 않은 직원까지 누구나 사용할 수 있습니다.

• 유연성: Excel, Word, Google 스프레드시트, 문서 등 다양한 형식으로 제공되어 다양한 선호도와 기술 설정에 맞게 사용할 수 있습니다.

• 비용 효율성: 많은 무료 시간표 템플릿 옵션을 온라인으로 사용할 수 있으며, 예산이 빠듯한 스타트업과 소규모 비즈니스에 적합합니다.

• 사용자 지정 가능한: 병가, 휴가 시간, 특정 프로젝트 시간을 추적하도록 조정할 수 있어 종합적인 인력 관리가 가능합니다.

• 정확도 향상: 수동 시간 추적과 관련된 인적 오류를 줄여 공정한 보상과 정확한 고객 청구를 보장합니다.

시간 기록표 템플릿의 유형

팀에 사용할 시간 추적은 팀원에게 급여가 지급되는 빈도와 현지 또는 연방법이라는 두 가지에 따라 달라질 수 있습니다. 직원 시간표 템플릿을 회사 급여 기간에 맞게 조정하면 명확하게 정의된 블록으로 시간을 확인하고, 근무 시간을 팀원의 급여와 일치시키며, 필요에 따라 다른 부서와 시간표를 공유할 수 있습니다. 

일일 타임시트 템플릿

일일 시간 추적 템플릿은 팀의 업무 일정이 복잡한 경우에 유용합니다. 하루 중 다양한 시간에 출퇴근하는 팀원은 근무 시간을 면밀히 추적해야 합니다. 일일 타임시트를 사용하면 내부 미팅, 관리 업무에 소요된 시간, 클라이언트 프로젝트에 소요된 시간 등 특정 일일 작업을 추적할 수도 있습니다. 

• 종이 타임시트: 매일 손으로 작성하는 전통적인 시간 카드.

• 디지털 솔루션: 일일 항목을 위한 디지털 작업 시간 기록표 템플릿 또는 작업 시간 기록표 소프트웨어.

• 모바일 옵션: 실시간으로 시간을 기록할 수 있는 시간 기록표 앱입니다.

예: 건설 회사가 하루 동안 다양한 작업 현장과 작업에 소요된 시간을 추적합니다.

주간 타임시트 템플릿

주간 작업표 템플릿은 세부 정보와 편리함 사이의 균형을 맞추며, 제출 빈도를 줄이면서 직원의 근무 주간에 대한 포괄적인 보기를 제공합니다.

• 종이 형식: 소매업이나 접객업에서 일반적으로 사용되는 일주일 내내 사용할 수 있는 시간 카드입니다.

• 디지털 옵션: Asana 또는 Google 스프레드시트를 사용하여 주간 합계를 쉽게 계산할 수 있는 주간 시간표 템플릿입니다.

• 통합 시스템: 시간 추적 소프트웨어가 일일 항목을 주간 보기로 자동 컴파일합니다.

예: 직원이 매주 다양한 프로젝트의 근무 시간을 추적하고 매주 금요일에 근무 시간 기록표를 제출하는 사무실.

격주간 타임시트 템플릿

격주간 시간표 템플릿은 2주 기간을 다루며, 일반적인 급여 주기와 일치하고 관리 업무를 줄입니다.

• 전통적인 방법: 2주간의 종이 타임시트.

• 현대적인 접근 방식:  2주 합계를 자동으로 계산하는 타임시트 템플릿.

• 고급 솔루션: 주간 및 격주 보기를 전환하는 시간 기록표 소프트웨어.

예: 격주로 타임시트 템플릿을 사용하여 급여 처리를 간소화하는 대기업.

월간 타임시트 템플릿

월간 템플릿은 장기적인 회사 급여 기간 동안 직원의 근무 시간에 대한 전반적인 개요를 제공합니다. 이러한 유형의 시간표 템플릿을 사용하여 활용률과 팀 업무 패턴을 분석할 수 있습니다.

• 전통적인 방식: 종이 캘린더 또는 수동으로 입력하는 월간 근무 기록 카드.

• 디지털 대안: 휴가일과 병가를 포함하여 월별 추적을 위해 설계된 Excel 타임시트 템플릿.

• 포괄적인 도구: 시간 추적 소프트웨어는 일일 또는 주간 항목에서 월별 보고서를 생성합니다.

예: 컨설팅 회사가 장기 고객 프로젝트에 대한 청구 가능 시간을 월 단위로 추적합니다.

프로젝트 타임시트 템플릿

프로젝트 타임시트 템플릿은 특정 프로젝트 또는 작업에 소요된 시간을 추적하며, 이는 프로젝트 관리와 고객 청구의 핵심입니다.

• 기본 버전: 다양한 프로젝트나 작업을 위한 열이 있는 종이 타임시트.

• 스프레드시트 솔루션: 프로젝트 드롭다운 메뉴가 있는 Excel 또는 Google 스프레드시트 템플릿.

• 고급 옵션: 상세한 보고서 및 프로젝트 진행 상태 모니터링을 위한 통합 시간 추적 기능이 있는 프로젝트 관리 소프트웨어.

예: Asana의 프로젝트 타임시트를 사용하여 다양한 클라이언트 프로젝트에 소요된 시간을 추적하여 정확한 청구 및 실시간 프로젝트 진행 상황 업데이트를 지원하는 마케팅 대행사. Asana에서 팀의 시간 항목은 프로젝트 작업과 자동으로 동기화되어 다양한 프로젝트와 클라이언트에 걸쳐 시간 할당에 대한 포괄적인 보기를 제공합니다.

종이 타임시트와 물리적 시간 카드는 일부 분야에서 여전히 관련성이 있지만, 많은 비즈니스에서 디지털 솔루션을 채택하고 있습니다. 타임시트 앱과 시간 추적 소프트웨어는 향상된 정확성, 실시간 업데이트, 다른 비즈니스 시스템과의 원활한 연동을 제공합니다. 이러한 도구는 종종 하나의 플랫폼에서 여러 보기를 제공하여 비즈니스가 각 상황에 가장 적합한 것을 선택할 수 있도록 합니다.

최적의 시간표 템플릿은 특정 요구 사항, 업계 요구 사항 및 팀의 시간 보고 선호도에 따라 달라집니다. 올바른 유형을 선택하면 시간 추적 프로세스를 간소화하고, 인적 오류를 최소화하며, 팀의 시간 활용에 대한 귀중한 인사이트를 얻을 수 있습니다.

시간표 템플릿 사용 방법

시간표는 사용하기 어렵지 않지만, 팀원이 올바르게 작성하지 않으면 급여가 부정확해지고 수정하기가 번거로울 수 있습니다. 팀에 이 프로세스를 설명하면 프로젝트 리스크나 부정확성을 방지할 수 있습니다.

1. 템플릿 선택

시간 추적의 첫 번째 단계는 근무 시간 기록표 템플릿을 선택하는 것입니다. 이렇게 하면 미리 설정된 일정에 따라 작업할 수 있습니다. 내부 법무팀 및 HR 팀과 협력하여 팀의 급여 기간에 맞는 템플릿을 선택하세요. 예를 들어, 각 시간표 하단의 총 시간이 팀원의 급여와 일치하도록 정렬할 수 있습니다. 팀 생산성에 집중하든 고객에게 청구하든, 팀의 필요에 맞게 근무표를 맞춤 설정할 수 있습니다.

예를 들어, 프로젝트 작업과 관련하여 팀원의 시간을 추적할 수 있습니다. 팀원은 하루 동안 다양한 고객 프로젝트에 소요된 시간을 추적할 수도 있습니다.

팁: 팀이 원격 근무나 프리랜서로 인해 고유한 업무 일정을 가지고 있는 경우, 내부 법무팀 및 HR 팀과 협력하여 '시간'을 열로, '일'을 행으로 하여 데이터 표를 만들어 사용자 지정 작업표 템플릿을 만드세요. 팀의 개별 요구에 맞게 표를 조정하세요.

2. 팀원 세부 정보 추가

각 팀 멤버마다 별도의 시간표 템플릿이 필요하므로 레이블을 지정하는 것이 중요합니다. 각 시간표 상단에 다음과 같은 섹션을 만드세요.

• 팀원 이름

• 매니저 이름

• 부서

• 급여 기간

• 급여율

이 정보는 팀을 체계적으로 정리하고 시간이 지남에 따라 표준화된 방식으로 근무 기록표를 추적할 수 있도록 해줍니다. 

팁: 온라인 시간 추적을 사용하면 시간 추적표를 더 간단하게 정리할 수 있습니다. Asana의 업무량 관리 소프트웨어 를 사용하면 시간 추적 툴을 연동하고 필요할 때마다 과거의 작업표를 참조하여 다른 부서와 공유하거나, 성과 평가를 준비하거나, 고객에게 청구할 수 있습니다.

3. 사용자 지정 카테고리 포함

근무 시간 기록표 템플릿에 사용자 지정 카테고리를 추가하면 팀의 근무 시간을 보다 정확하게 파악할 수 있습니다. 포함할 수 있는 몇 가지 카테고리는 다음과 같습니다.

• 초과 근무 시간

• 휴가 시간

• 병가 시간

사용하는 타임시트에 따라 포함할 수 있는 추가 카테고리는 다음과 같습니다.

• 프로젝트당 시간

• 청구 가능 시간

• 미팅에 소요된 시간 합계

• 이동 시간

• 관리 작업(이메일, 작업 관리, 주간 보고 등)

사용자 지정 카테고리가 없으면 팀원이 책상에서 보낸 시간을 고려하지 못할 수 있습니다. 또한 근무 시간을 추적하지 못하여 시간을 보고하는 것을 잊어버릴 수 있습니다. 

팁: 근무 시간 기록표 템플릿에 너무 많은 카테고리를 추가하면 비슷한 효과가 발생할 수 있으며, 팀원들이 시간을 정확하게 입력하기 어려울 수 있습니다. 균형을 유지하려면 중복되는 카테고리(예: 청구 가능 시간 및 클라이언트당 시간)를 추가하지 마세요. 그렇지 않으면 팀이 두 곳에서 시간을 보고하는 것을 잊어버릴 수 있습니다.

4. 팀원에게 시간표 사용 교육을 실시합니다

새로운 시간표를 사용하기 전에 법무팀이나 HR팀에 문의하여 올바르게 작성하는 방법에 대한 교육 세션을 진행��세요. 이 세션에서는 다음과 같은 기타 회사 제한 사항도 살펴볼 수 있습니다.

• 근무 시간 기록표 제출 기한

• 초과 근무 처리 방법

• 근무 시간 기록표가 늦으면 어떻게 되나요?

자격을 갖춘 팀 멤버가 이 교육을 수행하여 지급에 대한 현지 또는 연방 법률에 대해 이야기할 수 있어야 합니다.

5. 근무 시간 추적

팀이 시간표를 효과적으로 사용하는 방법에 대한 교육을 받으면 그에 따라 작성하는 것이 팀의 책임입니다. 시간 추적은 팀원들에게 맡겨야 하는 단계입니다. 모든 팀원들이 어디에 있고 무엇을 하고 있는지 알기 어렵기 때문입니다. 팀 구성원이 시간을 추적하는 동안, 필요할 때 도움을 줄 수 있습니다.

또한, 팀원들에게 시간 추적 효율을 높이는 유용한 팁을 제공할 수도 있습니다. 몇 가지 아이디어는 다음과 같습니다.

• 실행 중인 타이머를 사용하여 프로젝트 시간을 추적합니다.

• 프로젝트를 시작하거나 진행 상태를 표시할 때 시간을 보고합니다.

• 매일 시작하거나 종료하는 즉시 출퇴근합니다.

• 타임박싱 또는 타임 블로킹과 같은 시간 관리 솔루션을 사용해 보세요.

시간 추적 프로세스를 갖추면 팀 멤버가 하루 종일 방해받는다고 느끼지 않을 수 있습니다.

팁: 시간 추적을 업무 프로세스의 원활한 부분으로 만들면 팀에 자연스럽게 스며듭니다. 정적인 작업표 템플릿을 사용하는 대신 작업을 온라인 툴에 배치하여 모니터링을 더 쉽게 만드는 것이 좋습니다.

6. 총 시간 계산하기

간단한 시간표 템플릿은 총 작업 시간을 명확하게 보여주지만, 각 근무일의 총 시간을 합산하여 총 시간을 계산해야 합니다. 회사의 급여 지급 기간에 맞는 시간 추적표를 사용하면 시간 추적표에 기록된 총 작업 시간을 통해 팀원에게 해당 기간에 회사가 지급할 금액을 보여줄 수 있다는 이점이 있습니다. 

또한, 작업표에서 총 시간을 계산하면 팀의 가용성을 평가하고 향후 프로젝트를 계획하는 데 도움이 됩니다. 과로하는 영역이 있다면 해당 정보를 사용하여 팀 업무 일정을 조정하세요.

팁: 총 작업 시간을 계산하는 가장 간단한 방법은 온라인 소프트웨어를 사용하는 것입니다. 시간표 템플릿을 살펴보는 대신 자동 계산과 데이터 표를 사용하여 근무 시간을 시각화하세요. 이렇게 하면 다른 방법으로는 볼 수 없는 패턴을 알아차릴 수 있습니다.

시간표 템플릿 및 예시

다음은 격주로 진행되는 시간 기록표의 예입니다. 이 예시에서 팀원은 각 요일에 대해 다양한 옵션을 입력할 수 있습니다. 이러한 옵션에는 다음이 포함됩니다.

• 시작 시간

• 점심 시작 시간

• 점심 종료 시간

• 종료 시간

• 휴가/병가

• 정규 근무 시간

• 초과 근무 시간

• 총 근무 시간

이 타임시트 템플릿에는 점심 시간, 결근, 초과 근무 시간과 같은 많은 변수가 포함되어 있습니다. 팀원이 시간을 정확하게 보고하는 한, 이 템플릿은 정확한 근무 시간을 보여줍니다. 템플릿을 HR에 제출하기 전에 오류가 없는지 검토하세요.

아래에서 이 격주 시간표의 무료 버전을 다운로드하세요. 또한 이 템플릿을 팀의 일일, 주간 또는 월간 시간표 템플릿을 만들 때 가이드로 사용할 수도 있습니다. 이 템플릿을 사용하기 전에 사내 법무팀 및 HR 팀에서 검토하고 필요에 따라 수정하세요.

타임시트 템플릿 데이터 관리

효과적인 시간표 관리는 모든 규모의 비즈니스에서 중요합니다. 청구 가능한 시간을 추적하는 소규모 그래픽 디자인 스튜디오부터 교대 근무자의 시간당 요금을 관리하는 대규모 제조 공장에 이르기까지, 근무 시간 기록표 데이터를 처리하는 방식은 수익에 영향을 미칠 수 있습니다.

온라인 시간 추적 vs. 수동

전통적으로, 시간표는 하루 또는 한 주의 시작에 인쇄되어 팀원의 근무 시간을 추적하는 데 사용됩니다. 종이에 작성하는 것이 만족스러울 수 있지만, 종이 타임시트는 분실될 수 있고, 무언가가 변경되면 빠르게 구식이 되며, 단 하나의 정보 소스만 있을 수 있다는 몇 가지 단점이 있습니다. 

이것이 바로 현대적인 팀이 온라인 시간 추적 기술로 전환하는 이유입니다. 온라인 시간 기록표는 유연성을 높여주고 팀이 실시간으로 시간을 보고할 수 있게 해줍니다. 인쇄 가능한 시간 기록표와 달리 온라인 시간 추적을 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다. 

• 팀원 간 작업표 공유

• 실시간으로 변경 사항을 확인할 수 있습니다

• 필요한 경우 근무 시간 기록표 편집

• 특정 프로젝트에 대한 타임시트 생성

• 근무 시간 기록표에 여러 변수 추가

온라인 시간 추적을 팀의 일일 워크플로에 통합하면 급여 프로세스를 간소화하고 팀의 업무 가능 여부 및 비용과 같은 사항을 모니터링하는 데 도움이 될 수 있습니다. 또한 과로와 번아웃을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다. 인쇄 가능한 시간 기록표를 사용하여 시간을 추적하는 경우에도 Asana를 사용하여 팀의 업무량을 조율할 수 있습니다.

타임시트 추적 자동화

자동화는 비즈니스가 시간 보고서를 처리하는 방식에 혁명을 일으키고 있습니다. 바쁜 레스토랑에서 서버 교대를 관리하는 것부터 여러 프로젝트에서 개발자 시간을 추적하는 소프트웨어 회사에 이르기까지, 자동화된 솔루션은 시간을 절약하고 오류를 줄일 수 있습니다.

자동화된 타임시트 소프트웨어의 이점:

• 효율성 향상: 데이터 입력 및 계산과 같은 시간이 많이 소요되는 작업을 자동화하여 HR 직원이 보다 전략적인 업무를 수행할 수 있도록 합니다.

• 정확도 향상: 시간 기록 및 계산 시 인적 오류를 최소화하여 공정한 보상과 정확한 고객 청구를 보장합니다.

• 더 나은 인사이트: 직원 근무 시간과 프로젝트 진행 상태에 대한 자세한 보고서를 제공하여 데이터 기반 의사 결정을 가능하게 합니다.

타임시트 템플릿 규정 준수

소규모 소매점이나 대기업이든 노동 규정과 근무 시간 기록표를 준수하는 것은 협상할 수 없습니다.

근무 시간 기록표를 사용할 때는 노동법을 준수하는 것이 중요합니다. 몇 가지 팁을 소개합니다.

1. 정확한 기록 유지: 일일 타임시트 템플릿 또는 주간 타임시트 템플릿을 사용하여 일관되게 근무 시간을 기록하세요. 이는 의료나 운송과 같이 규정이 엄격한 산업에서 특히 중요합니다.

2. 필요한 모든 정보 포함: 템플릿에 직원 이름, 날짜, 상세한 시간 항목이 포함되어 있는지 확인하세요. 이러한 수준의 세부 정보는 감사 또는 분쟁 발생 시 매우 중요할 수 있습니다.

3. 기록 보관: 현지 규정에 따라 필요한 기간 동안 팀 타임시트 데이터를 보관하세요. 일부 산업에서는 기록을 몇 년 동안 보관해야 할 수 있습니다.

4. 적절한 타임시트 카테고리를 사용하세요: 정규 근무 시간, 초과 근무 시간, 휴가일, 병가를 명확하게 구분하세요. 이는 초과 근무 수당을 계산하고 유급 휴가를 관리하는 데 특히 중요합니다.

하나의 플랫폼에서 워크플로를 관리하고 시간을 추적하세요

인쇄 가능한 시간표 템플릿은 팀의 업무 일정을 정리하는 데 유용한 출발점이 될 수 있지만, 실시간으로 오류를 수정하고, 시간을 추적하고, 팀의 성과를 모니터링할 수 있는 유연성을 원한다면 온라인 시간 추적이 이상적입니다. Asana와 같은 업무 관리 플랫폼을 사용하면 업무에 생명을 불어넣고 워크플로에서 시간 추적에 이르기까지 모든 것을 하나의 플랫폼에서 관리할 수 있습니다.