업무 일정 유형: 팀에 적합한 방식을 찾는 방법

팀은 모든 프로젝트에서 가장 중요한 부분입니다. 팀의 업무와 시간은 프로젝트 목표를 달성하고 비즈니스 성장을 촉진하는 데 필수적입니다. 팀의 시간을 효과적으로 관리하면 각 팀원이 최고의 역량을 발휘할 수 있습니다. 

바로 이럴 때 업무 일정이 도움이 될 수 있습니다. 업무 일정을 적절하게 수립하면 팀의 업무 가능성을 최대한 활용할 수 있으며 프로젝트나 비즈니스가 성공하는 데 필요한 리소스를 확보할 수 있습니다.

업무 일정이란?

업무 일정은 팀이 일할 특정 날짜와 시간에 대한 세부 정보입니다. 이는 로드맵 역할을 하므로 팀원들이 언제 근무해야 하는지 파악하고 누가 언제 근무하는지 명확하게 파악할 수 있습니다. 

업무 일정을 생성하는 다양한 방법이 있습니다. 선택하는 일정 유형은 팀의 필요, 프로젝트 및 회사 목표, 고유한 조직 문화에 따라 달라집니다. 예:

• 웹 엔지니어링 팀은 직원들이 자신의 근무 시간을 설정할 수 있도록 더 유연한 풀타임 일정을 사용할 수 있습니다.

• 고객 서비스 팀은 24시간 지원을 제공하기 위해 교대 근무로 일할 수 있습니다. 

현지 또는 국가의 법적 제약과 절차적 요건이 있을 수 있으므로 업무 일정 변경 사항을 실행하기 전에 항상 사내 법무팀 및 HR 팀과 상의하세요.  

팀의 워크플로에 적합한 근무 일정 유형을 확인하려면 아래를 참고하세요.

기본 업무 일정

기본 일정 유형은 근무 시간 수에 따라 순전히 구분됩니다. 일반적으로 기본 근무 일정은 팀원들이 매주 동일한 시간 동안 근무한다는 것을 의미합니다. 즉, 언제든지 주당 정규직 또는 파트타임 일정을 사용자 지정하여 유연성을 높이거나 특정 비즈니스 요구 사항을 충족할 수 있습니다. 

풀타임 근무 일정

풀타임 일정은 일반적으로 월요일부터 금요일까지 주당 약 40시간을 포함하지만, 개별 국가마다 풀타임 근무가 다르게 정의될 수 있습니다. 

• 예: 아이슬란드, 스코틀랜드, 벨기에와 같은 국가는 주 4일 근무를 채택했습니다. 

파트타임 근무 일정

파트타임 일정은 풀타임 일정보다 근무 시간이 짧습니다. 이렇게 하면 많은 여유가 생깁니다. 

• 예: 파트타임 직원은 주당 2시간 또는 주당 25시간 일할 수 있습니다. 

유연한 근무 일정

유연한 일정은 원격 팀에서 흔히 사용됩니다. 실제로, 직원 중 35%는 근무 시간에 대한 유연한 접근 방식이 원격 근무와 삶의 균형을 개선하는 데 매우 중요하다고 답했습니다.

유연한 일정은 팀원들이 생산성이 가장 높을 때 일할 수 있는 공간을 제공하고 개인 일정에 맞게 근무 시간을 조정할 수 있습니다. 이를 통해 일과 삶의 균형을 개선하고, 흐름 상태를 높이며, 이른 아침이나 저녁에 더 잘 일하는 사람들에게 필수적인 집중 시간을 제공할 수 있습니다.

다음은 가장 일반적인 유형입니다. 

유연한 근무 시간

이 옵션은 팀원들이 사무실에 있거나 온라인 상태에서 근무해야 하는 '핵심 시간'(예: 오전 11시부터 오후 3시까지)을 설정합니다. 이 핵심 시간 외에는 팀이 자신의 일정에 따라 일할 수 있습니다. 

• 예: 귀하는 오전 7시부터 오후 3시까지 근무하기로 결정할 수 있으며, 다른 팀원은 오전 10시부터 오후 6시까지 근무할 수 있습니다. 

연간 근무 시간

팀의 수요에 상당한 변화가 있는 경우에 유용합니다. 연간 근무 시간은 직원에게 매년 특정 총 근무 시간을 제공하며, 일반적으로 각 근무 주에 몇 시간의 핵심 근무 시간을 제공합니다. 

• 예: 엔지니어링 팀은 대규모 출시를 앞두고 몇 주 동안 추가 근무 시간을 할애한 다음 다음 주에는 더 적은 시간을 할애할 수 있습니다. 

압축된 업무 일정

압축된 일정을 사용하면 팀원이 근무 시간을 더 적은 일수로 압축할 수 있습니다. 

• 예: 8시간 근무 5일 대신 10시간 근무 4일을 근무할 수 있습니다. 

프리랜서 업무 일정

프리랜서는 직원보다는 계약자이며, 일반적으로 자신의 필요에 맞는 일정으로 일할 수 있습니다. 프리랜서에게는 근무한 시간보다 프로젝트 완료 시 대가를 지급하는 경우가 많습니다. 

• 예: 한 작가는 오전 7시부터 오전 11시까지 프리랜서 프로젝트를 위한 시간을 차단하고 오후에는 자신의 책을 쓰는 데 집중합니다.

하이브리드 근무 일정

하이브리드 근무 일정은 팀이 원격 근무와 사무실 근무를 번갈아 가며 근무하는 일정을 의미하며, 원격 근무의 유연성과 대면 협업의 이점을 모두 누릴 수 있습니다. 

• 예: 소규모 브랜드 디자인 팀은 수요일에 사무실에서 회의를 하고, 나머지 요일에는 홈오피스에서 근무합니다.  

교대 근무 일정

교대 근무 일정은 보다 체계적인 접근 방식을 제공합니다. 24시간 지원을 제공하는 고객 서비스 팀이나 이른 아침에 식사를 준비해야 하는 조리 팀과 같이 비정상적인 근무 시간을 가진 팀에서 가장 많이 사용합니다. 

순번제 근무 일정

이러한 유형의 교대 근무 일정을 사용하면 직원이 교대로 근무하면서 비즈니스를 하루 24시간 운영할 수 있습니다. 

• 예: 일부 팀원은 낮에 근무하는 반면, 다른 팀원은 이른 아침이나 야간에 근무할 수 있습니다. 

분할 교대 일정

이 일정 유형은 직원의 근무 시간을 두 부분으로 나눕니다. 

• 예: 팀원이 아침에 근무 교대 근무를 시작하고 퇴근한 후 저녁에 다른 근무 교대 근무를 위해 복귀할 수 있습니다. 

당직 근무 일정

직원이 당직 근무 중일 때는 필요할 때 근무할 수 있습니다. 일반적으로 정규 근무 시간을 근무한 후 퇴근한 후에도 대기 근무를 하게 됩니다. 당직 근무는 보통 일주일 중 특정 요일에 팀원들 간에 돌아가면서 이뤄지므로 한 사람이 항상 대기할 필요가 없습니다. 

• 예: 직원이 오전 9시부터 오후 5시까지 근무하고 퇴근 후에는 교대 근무 인력이 부족하거나 긴급 상황이 발생할 경우를 대비하여 대기 근무합니다. 

모든 근무 일정 유형의 경우, 직원 계약 및 현지 법률에 따라 가능한 사항에 대해 항상 내부 팀과 확인하세요. 업무 일정 변경에 대해 직원들과 상의하고 사전에 통지하는 것이 좋습니다. 이는 많은 국가에서 의무 사항입니다. 

또한, 미국 이외의 국가에서는 일반적으로 고용 계약서에 팀원의 근무일과 근무 시간이 명시되어 있습니다. 변경하기 전에 항상 내부 HR 및 법무팀과 상의하세요.

업무 일정을 생성하는 8가지 단계

다음 단계에 따라 팀을 성공으로 이끄는 맞춤형 업무 일정을 만드세요.  

1. 요구 사항 및 리소스 식별

일정 수립을 시작하기 전에 팀이 담당할 업무 범위와 함께 작업에 필요한 리소스를 파악하세요. 이렇게 하면 프로젝트 목표를 현실적으로 달성할 수 있는 방식으로 팀의 시간을 계획할 수 있습니다.

팀이 월급을 받는 직원들로 구성되어 있다면 팀의 인원수, 일반적으로 근무하는 시간, 예정된 휴가 또는 휴가 시간을 파악하세요. 시간제 팀원이나 계약자를 고용하는 경우, 프로젝트 예산을 참고하여 직원이나 계약자에게 매주 몇 시간을 지급할 수 있는지 결정하세요. 

2. 팀이 언제 일해야 하는지 결정하기

비즈니스 또는 프로젝트의 필요에 따라 특정 시간에 팀원들이 근무해야 할 수도 있습니다. 팀에 가장 적합한 일정 유형을 결정하려면 다음 질문을 스스로에게 던져보세요. 

• 팀이 단일 시간대의 업무 시간 내에 운영되나요, 아니면 서로 다른 시간대에 걸쳐 운영되나요? 후자의 경우, 시차에 맞게 특정 시간에 회의를 예약해야 할 수 있습니다. 예를 들어, 일부 팀원은 유럽의 동료와 만나기 위해 오전 8시(태평양 표준시)에 온라인 상태여야 할 수 있습니다. 

• 정규 비즈니스 시간 외에 근무하는 사람이 필요하신가요? 예를 들어, 소프트웨어 개발자 팀은 회사 웹사이트나 서버가 다운되는 경우에 대비하여 당직자를 지정할 수 있습니다. 

• 팀이 정상적인 비즈니스 시간 이외에 근무하나요? 예를 들어, 24시간 고객 서비스 팀은 순번 근무 일정을 사용하여 지속적인 고객 지원을 제공할 수 있습니다. 

• 하루 중, 연중 또는 한 달 중 다른 시간에 어떤 유형의 업무 수요가 예상되나요? 예를 들어, B2B 기업은 휴가 기간에 판매가 둔화될 수 있으며, 조리 비즈니스는 매일 저녁 식사 시간에 판매가 증가할 수 있습니다. 

• 팀이 직접 만나야 하나요, 아니면 비동기적으로 일할 수 있나요? 그리고 대면 시간이 필요한 경우, 만날 수 있는 이상적인 시간은 언제인가요? 보다 유연한 일정을 선택하는 경우, 이러한 질문은 팀의 '핵심 시간'을 결정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 

3. 각 교대조에 필요한 사항을 나열합니다

팀이 언제 근무해야 하는지 파악했으니 이제 각 교대조의 인력 배치 요구 사항에 대해 생각해 보세요. 이렇게 하면 매일 리더십과 전문성의 이상적인 균형을 이룰 수 있습니다. 

우선 다음 질문을 고려해 보세요. 

• 팀원들이 독립적으로 일할 수 있나요? 아니면 리더십 직책을 맡은 사람이 감독하거나 질문에 답하는 것이 도움이 될까요? 예를 들어, 간호사 팀에는 더 심각한 질병을 분류하기 위해 교대 근무하는 의사가 항상 있어야 합니다.

• 어떤 유형의 전문 지식이 필요한가요? 예를 들어, 운영 팀은 오전 9시부터 오후 5시까지 리셉션 담당자, 사무실 관리자, IT 전문가 등 다양한 유형의 전문성을 갖춘 인력이 필요할 수 있습니다. 

• 특정 전문 지식을 갖춘 팀원이 다른 시간에 근무해야 하나요? 예를 들어, 여러 글로벌 지역에서 계정으로 작업하는 영업팀에 적용할 수 있습니다. 한 고객 담당자는 유럽의 고객을 만나기 위해 이른 아침에 온라인 상태일 수 있으며, 다른 고객 담당자는 아시아의 팀과 동기화하기 위해 저녁에 근무할 수 있습니다.  

인력 배치 계획 템플릿을 사용하면 업무 범위 요구 사항을 예측하고, 팀의 작업 수용량을 기록하고, 업무 일정을 확정할 때 일정 격차를 방지할 수 있습니다.

4. 팀에 대해 알아보기

업무 일정을 최대한 효과적으로 활용하려면 모든 사람에게 업무 가능 여부를 요청하는 것 이상을 하는 것이 중요합니다. 

각 팀원에게 언제 일하는 것을 선호하고 언제 생산성이 가장 높은지 물어보세요. 예를 들어, 아침에 가장 먼저 또는 하루가 끝날 때. 이렇게 하면 각 팀원이 최대한의 잠재력을 발휘할 수 있도록 하고 팀원이 선호하는 집중 시간 동안 팀 미팅 일정을 잡는 것을 방지할 수 있습니다. 

또한, 각 팀원이 선호하는 협업 방식을 파악하세요. 예를 들어, 팀원들이 대면 미팅을 중시하지만 방해받지 않는 집중 시간이 필요한 경우, 핵심 시간을 갖춘 유연한 일정을 수립하는 것이 좋은 선택일 수 있습니다. 

5. 일정 수립하기

이제 요구 사항과 팀의 선호 사항을 해결했으므로 팀의 업무 일정을 수립하기 시작할 수 있습니다. 포함하는 형식과 세부 정보의 수준은 선택한 일정 유형에 따라 달라집니다. 예를 들어, 순번 근무를 계획하는지, 표준 9~5 근무를 계획하는지에 따라 달라집니다. 

그러나 모든 업무 일정 유형에 포함해야 할 몇 가지 핵심 구성 요소는 다음과 같습니다. 

• 각 팀원의 이름

• 근무 예정일 및 시간

• 각 팀원이 담당하는 업무 유형

• 업무 수행 장소(예: 사무실 근무 또는 원격 근무)

위의 업무 일정은 순전히 예시로 포함되었으며, Asana의 업무 일정 정책을 나타내는 것이 아님을 유의하세요. 

초기 업무 일정을 작성한 후에는 법무팀 및 인사팀과 상의하여 일정이 국가, 연방 및 주 규정을 준수하도록 하기 위해 어떤 조치를 취해야 하는지 논의하세요. 

6. 변경 사항 고려

사람들은 병에 걸리고, 가족의 비상 사태가 발생하고, 그럴 만한 휴가를 떠납니다. 따라서 예기치 않은 사건이 발생했을 때 팀의 업무 일정을 어떻게 변경할지 계획하는 것이 중요합니다. 

팀의 업무 일정을 만들 때 다음 사항을 고려하세요. 

• 병가: 누군가가 급작스럽게 휴가가 필요할 때 어떻게 대처할지 결정하세요. 예를 들어, 긴급 요청이나 질문을 처리할 교체자를 찾거나 담당자를 지정해야 할 수 있습니다. 또는 필요한 경우 팀원들이 서로 교대 근무를 할 수 있도록 허용할 수도 있습니다. 

• 휴가 계획: 직원이 휴가를 요청하는 방법에 대한 명확한 지침을 작성하세요. 얼마 전에 알려야 하는지 고려하세요. 예를 들어, 일주일 이상 휴가를 가는 경우 더 중요한 알림이 필요할 수 있으며, 하루 휴가는 알림이 적을 수 있습니다.

• 대체 근무 가능 여부: 팀의 대체 근무 가능 여부를 미리 문서화하고 특정 비즈니스 또는 프로젝트 요구에 대한 보조 담당자를 지정하세요. 이렇게 하면 병가 및 계획된 휴가로 인해 근무가 중단된 근무 시간을 커버해야 할 때 참고할 수 있습니다. 비즈니스 연속성 계획에서 지속적인 적용 범위를 공유할 수 있습니다. 

7. 일정 공유

업무 일정이 효과를 발휘하려면 팀의 모든 구성원이 접근할 수 있어야 합니다. 팀의 업무 일정을 공유하면 팀원들이 효율적으로 협력하는 데 필요한 명확성을 확보할 수 있습니다. 이를 통해 사람들은 언제든지 요청과 질문에 응할 수 있는 사람을 알 수 있으며, 근무 시간이 아닌 팀원들을 위한 경계를 만들 수 있습니다. 

간단한 Excel 템플릿부터 보다 강력한 프로젝트 관리 소프트웨어에 이르기까지 업무 일정을 만들고 공유하는 데 사용할 수 있는 다양한 툴이 있습니다. 

Asana에서 업무 일정을 생성하면 좋은 점

Asana와 같은 툴을 사용하면 다음과 같은 이점이 있습니다.

• 일원화된 정보 소스에서 정보를 쉽게 공유하여 팀이 가장 최신 버전의 일정을 확인할 수 있도록 할 수 있습니다. 

• 팀 멤버는 실시간으로 가용성을 쉽게 업데이트하고 메모를 공유할 수 있습니다. 

• 목록, 보드, 캘린더 또는 타임라인 옵션을 포함하여 다양한 프로젝트 보기로 팀의 업무 일정을 시각화할 수 있습니다.

8. 피드백 요청하기

처음 만든 업무 일정이 완벽할 필요는 없습니다. 사실, 팀의 일정을 지속적으로 조정하고 개선할 수 있으며, 피드백을 수집하는 것은 그 프로세스의 필수적인 부분입니다.

팀에 의견을 요청하는 정기적인 주기를 설정하세요. 예를 들어, 매월 또는 분기 말에 의견을 요청하세요. 이렇게 하면 팀의 업무 일정을 계속 조정하고 각 팀원이 잠재력을 최대한 발휘할 수 있도록 집중하고 협업할 수 있습니다. 

업무 일정이 팀에 어떤 도움이 되나요?

업무 일정을 통해 팀이 최고의 역량을 발휘할 수 있습니다. 그럼 방법을 알려드리겠습니다. 

• 생산성 향상: 사람마다 생산성이 다른 시간에 발휘될 수 있습니다. 예를 들어, 어떤 사람은 아침에 몰입하여 업무에 집중할 수 있지만, 어떤 사람은 저녁에 더 잘 일할 수 있습니다. 업무 일정을 사용하면 팀원들이 생산성이 가장 높은 시간에 일할 수 있도록 선호하는 시간을 활용할 수 있습니다.

• 팀의 강점 살리기: 팀원마다 스킬이 다릅니다. 예를 들어, 한 사람은 외향적이고 고객과의 소통에 능할 수 있으며, 다른 한 사람은 뒤에서 조율하는 데 탁월할 수 있습니다. 업무 일정을 계획할 때 이러한 차이점을 고려하면 팀의 강점을 균형 있게 활용할 수 있습니다.

• 명확성 확보: 팀과 업무 일정을 공유하면 모두가 누가 언제 일하는지 알 수 있습니다. 이렇게 하면 팀원들이 언제든지 도움을 줄 수 있는 사람을 항상 알 수 있습니다. 또한, 사람들이 근무 시간을 벗어나면 팀 전체가 이를 알 수 있으므로 직원들은 완전히 연결을 끊을 수 있습니다. 

• 시간 절약: 업무 일정을 만들기 위해서는 더 많은 시간이 필요할 수 있지만, 미래의 나는 지금 내 자신에게 감사할 것입니다. 휴가 요청에 대한 지침과 함께 일관된 일정 수립 프로세스를 확립하면 물류 및 막바지 조정 작업에 소요되는 시간을 줄일 수 있습니다. 

• 비용 관리: 미국에서는 팀원에게 시간당 급여를 지급하는 것이 일반적이므로, 업무 일정을 활용하면 비용을 간소화하고 프로젝트 예산 내에서 유지할 수 있습니다. 이를 통해 직원이나 계약자의 근무 시간을 관리하고 비용이 많이 드는 초과 일정을 방지할 수 있습니다. 또한 일정 부족을 방지하고 인력이 부족하지 않도록 할 수 있습니다. 

• 규정 준수: 팀원의 근무 시간에 따라 최소 휴식 시간, 식사 시간 또는 초과 근무 수당과 같은 특정 혜택을 받을 수 있습니다. 업무 일정을 사용하여 직원 근무 시간을 관리하면 미국 공정 노동 기준법(FLSA) 이나 유��의 근무 시간 요건과 같은 국가, 연방, 주 법률 및 규정을 준수하는 데 도움이 될 수 있습니다. 새로운 근무 일정을 제안하기 전에 반드시 법률 고문과 상의해야 합니다. 

업무 일정 템플릿을 사용하여 자신 있게 계획하세요

업무 일정을 올바르게 수립하면 팀의 강점을 살려 각 팀원이 최고의 생산성을 발휘할 수 있습니다. 팀 전체에 근무 일정을 공유하면 모든 팀원이 언제 어떤 팀원이 근무하고 있는지, 누가 어떤 일을 담당하고 있는지, 누가 휴무 중인지 명확하게 파악할 수 있습니다.