하이브리드 업무 일정에 대해 알아야 할 모든 것
요약
코로나19 팬데믹은 원격 근무가 가능하며 때로는 더 나은 방법이라는 것을 보여주었습니다. 연구에 따르면 근로자는 홈에서 더 집중할 수 있으며, 출퇴근에 소요되는 시간이 줄어들면 개인적인 삶을 위한 시간이 늘어납니다. 하지만 사무실이 다시 열리기 시작하면서 대면 협업도 그만큼 가치 있는 일이라는 것이 분명해졌습니다. 원격 근무가 우리에게 더 많은 집중과 유연성을 제공하는 것처럼, 사무실은 동료들과 어울리고 함께 일할 수 있는 매우 필요한 공간을 제공합니다.
하지만 홈과 사무실 사이의 장벽은 둘 중 하나만 선택해야 하는 것은 아닙니다. 하이브리드 업무 덕분에 둘 다의 이점을 누릴 수 있습니다.
하이브리드 근무 정책을 수립하는 방법: 리서치 기반 플레이북
하이브리드 근무 방식을 정의하고, 현재 정책을 분석하고, 조직의 필요에 맞는 최상의 하이브리드 근무 정책을 수립하고 시행하는 방법을 알아보세요.
하이브리드 업무 일정이란 무엇인가요?
하이브리드 근무 일정은 원격 근무와 사무실 근무를 결합한 유연한 근무 모델입니다. 이를 통해 직원들은 어떤 날은 홈오피스에서 근무하고 어떤 날은 사무실에서 근무할 수 있습니다. 직원들은 항상 사무실에 있을 필요는 없지만, 엄격하게 재택근무자도 아닙니다. 대신, 하이브리드 팀의 팀원은 사무실 근무의 동료 의식과 원격 근무의 집중력과 유연성이라는 두 가지 이점을 모두 누릴 수 있습니다.
세 가지 업무 모델
하이브리드 업무는 세 가지 업무 모델 중 하나입니다. 다음은 이를 비교한 것입니다.
사무실 근무 일정: 팀원들은 의사와의 약속, 육아, 일회성 생활 상황을 위해 가끔 재택근무하는 날을 제외하고는 항상 사무실에서 근무합니다.
원격 근무 일정: 팀의 모든 구성원이 서로 다른 위치에서 원격으로 근무합니다. 실제 사무실은 없지만, 원격 근무하는 직원들은 팀 이벤트나 외부 미팅을 위해 일 년에 몇 번씩 서로를 직접 만날 수 있습니다.
하이브리드 근무 일정: 이전 두 가지 모델의 조합입니다. 직원들은 어떤 날은 홈오피스에서 근무하고 어떤 날은 사무실에 출근합니다. 일부 하이브리드 업무 모델은 직원들이 출근 시간을 선택할 수 있도록 허용하는 반면, 보다 체계적인 일정은 재택 근무 또는 사무실 근무를 위해 특정 날짜를 할애합니다.
하이브리드 업무 트렌드의 배경은 무엇인가요?
하이브리드 근무는 새로운 것이 아니지만 코로나19로 인해 더욱 대중화되었습니다. 팬데믹은 유연성, 일과 삶의 균형, 집중 시간 개선 덕분에 원격 근무가 가능하고 심지어 유익하다는 것을 증명했습니다. 세계가 다시 열리기 시작하면서 사무실 근무가 생산성을 높이는 유일한 방법이 아니라는 것이 분명해졌습니다. 직원들은 자연스럽게 팀워크를 위해 사무실로, 집중력이 필요한 작업을 위해 홈으로 이동합니다. 실제로, 근로자의 49%는 특히 전략 및 계획, 온보딩, 1:1 미팅, 교육과 같은 협업 작업과 관련하여 사무실을 이전보다 더 사회적 공간으로 보고 있습니다.
팬데믹 기간 동안 구현된 원격 근무 인프라는 여전히 유지되고 있으며, 이는 팀이 하이브리드 일정을 채택하고 코로나19로 인한 지속적인 불확실성 속에서 유연성을 유지하는 것이 더 쉬워졌음을 의미합니다. 이제 원격 근무가 가능한 직원의 42%가 홈과 사무실 사이에서 시간을 보내고 있으며, 이 수치는 향후 몇 년 내에 53%를 넘어설 것으로 예상됩니다.
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하이브리드 업무 일정의 유형
하이브리드 업무는 다양한 양식으로 제공되므로 특정 요구 사항과 선호도에 맞게 팀의 업무 일정을 조정할 수 있습니다. 하이브리드 업무의 세계를 탐색하면서 이러한 일반적인 하이브리드 업무 옵션을 확인하고 장단점을 알아보세요.
코호트 일정
코호트 일정은 가장 체계적인 하이브리드 업무 방식입니다. 이 형식을 사용하면 모든 사람이 관리자 또는 회사가 설정한 하나의 공통 규칙을 따릅니다. 예를 들어, 회사의 모든 직원이 월요일과 화요일에 사무실에서 근무하고, 수요일부터 금요일까지는 홈오피스에서 근무할 수 있습니다.
다음은 몇 가지 일반적인 코호트 일정입니다.
3:2 모델: 직원은 사무실에서 3일, 홈에서 2일을 보냅니다. 이 하이브리드 근무 정책은 쉽게 조정할 수 있으며 모든 사람이 같은 요일에 사무실에 있을 수 있습니다. 그러나 적어도 한 가지 단점이 있습니다. 3:2 모델은 회사가 사무실 공간을 축소할 수 없으므로 비용이 많이 들 수 있습니다.
상향식 모델: 회사는 개별 팀이 사무실에 출근해야 하는 날을 결정할 수 있도록 합니다. 목표(예: 주당 2일 근무)를 설정하고 각 팀이 가장 적합한 방법을 결정할 수 있도록 합니다. 상향식 모델을 사용하면 팀이 협력하여 모든 사람에게 최적의 사무실 일정을 결정할 수 있습니다. 또한 팀마다 다른 날짜에 사무실에 출근하므로 사무실 공간을 줄일 수 있습니다. 이 방법의 잠재적인 단점은 교차 기능 팀이 같은 날 사무실에 모이기 어렵다는 것입니다.
시간차를 둔 일정: 이 하이브리드 모델은 직원들이 출근해야 하는 날짜를 지정할 뿐만 아니라 정확한 출퇴근 시간까지 결정합니다. 시차 근무는 가장 엄격한 코호트 일정이며, 교대 근무에 가장 적합합니다. 예를 들어, 의사의 진료실은 코로나19 위험을 피하기 위해 작업 수용량을 줄이면서 하루 종일 충분한 직원이 근무할 수 있도록 시차를 둔 일정을 사용할 수 있습니다. 이를 통해 의사는 재택근무일에 가상으로 환자를 진찰할 수 있지만, 여전히 충분한 병원 내 진료를 보장할 수 있습니다.
팀이 반복되는 교대 근무와 커버리지를 관리해야 하는 경우, 업무 일정 템플릿 을 사용하여 일정 관리를 표준화하고 주간 근무 시간을 계획하는 데 필요한 수작업 작업량을 줄이는 것이 좋습니다.
유연한 일정
유연한 일정은 그 이름 그대로 유연합니다. 유연한 일정에는 엄격한 규칙이 없습니다. 대신 직원들은 원할 때 홈오피스에서 일하고 원할 때 사무실로 출근할 수 있습니다.
유연한 장소: 이 하이브리드 모델은 개별 팀원에게 특정 날짜에 어디에서 일할지 결정할 수 있는 자유를 제공합니다. 상향식 방식과 비슷하지만, 의사 결정 권한은 팀 전체가 아닌 개인에게 있습니다. 사무실 규모를 줄이려는 경우, 책상 예약 시스템이 있는 한 유연한 일정으로 일할 수 있습니다. 사무실 근무 공간이 제한된 경우, 직원이 출근하기 전에 작업 공간을 예약할 수 있습니다. 특정 날짜에 공간이 부족할 수 있으므로 출근하고자 하는 팀원이 출근하지 못할 수도 있다는 점을 명심하세요.
유연한 근무 시간: 이 모델을 사용하면 팀원이 근무 시간을 선택할 수 있습니다. 예를 들어, 재택근무일에는 팀원이 오전 8시부터 정오까지 일하고, 볼일을 보러 간 다음 오후 3시부터 오후 7시까지 다시 로그인할 수 있습니다. 또한, 직원들에게 더 많은 유연성을 제공하기 위해 탄력 근무제와 장소 유연 근무제 일정 또는 코호트 일정을 결합할 수도 있습니다.
하이브리드 업무 일정의 이점
하이브리드 근무 일정이 증가하는 데는 이유가 있습니다. 제대로 수행하면 원격 근무와 사무실 근무의 이점을 모두 극대화할 수 있습니다. 방식은 다음과 같습니다.
유연성과 직원 만족도 향상
대부분의 지식 근로자는 홈과 오피스의 구분이 둘 중 하나 또는 둘 다가 아니라 둘 다라고 동의합니다. 직원들은 개인 생활에 맞게 업무를 수행하는 데 도움이 되기 때문에 하이브리드 업무 환경의 유연성을 선호합니다. 직원들이 매일 출퇴근할 필요가 없기 때문에 개인 및 가족과의 약속을 위한 시간과 유연성을 더 많이 가질 수 있습니다. 한편으로는 팀이 사무실에 있을 때 대면 협업의 이점을 누릴 수 있습니다. 이것이 직원 만족도를 위한 궁극적인 비결입니다. 직원들이 풍요로운 개인 생활을 영위하면서도 직장에서 소속감을 느끼고 몰입할 수 있습니다.
하이브리드 근무 직원들은 오피스 전용 직원보다 더 우수한 성과를 내고 훨씬 더 행복한 경향이 있습니다. 그 이유는 업무에서 뛰어난 성과를 내면서도 정말 가치 있다고 생각하는 활동을 할 수 있다는 유연성이 큰 이점이기 때문입니다.”
집중 시간과 협업의 균형을 유지하세요
Asana의 연구에 따르면 근로자는 집중력이 더 높은 홈에서 숙련을 요하는 업무를 가장 잘 해냅니다. 반면, 직원들은 전략 및 계획, 온보딩, 1:1 미팅, 교육 및 개발과 같은 협업 작업을 위해 사무실 근무를 선호합니다. 잘 짜인 하이브리드 근무 일정은 이 두 가지 이점을 모두 누릴 수 있습니다. 팀원들은 숙련을 요하는 작업에 집중할 수 있도록 홈오피스에서 근무하고, 대인 업무는 사무실에서 처리할 수 있습니다.
직원 참여가 팀 성공의 비결인 이유비용 절감
일부 유형의 하이브리드 업무 일정은 비용을 절감하는 데 도움이 될 수 있습니다. 직원이 사무실에 출근하는 시간이 줄어들면 사무실 공간과 재료에 대한 간접비를 줄일 수 있습니다. 그러나 이는 사용하는 하이브리드 일정의 유형에 따라 달라집니다. 서로 다른 팀이 다른 날짜에 사무실에 출근한다면, 그렇게 많은 책상 공간이 필요하지 않을 것입니다. 하지만 회사에 있는 모든 직원이 특정일에 사무실에 출근해야 한다면 모든 직원을 위한 책상이 필요합니다.
하이브리드 업무의 모범 사례
하이브리드 업무는 팀의 만족도와 생산성을 높일 수 있지만, 이를 올바르게 수행해야 합니다. 회사가 하이브리드 근무를 채택하는 경우, 팀의 시간을 최대한 활용하기 위해 집중해야 할 사항은 다음과 같습니다.
사무실 근무 시간 조정하기
하이브리드 업무는 직원들이 여전히 대면으로 협업할 수 있을 때 가장 효과적입니다. 이렇게 하면 팀이 원격 근무의 방해받지 않는 집중과 사무실 근무의 참여와 대인 관계라는 두 가지 환경의 장점을 모두 누릴 수 있습니다. 그러나 이러한 균형을 이루기 위해서는 어느 정도의 조정이 필요합니다.
해결책은 무엇일까요? 사무실 근무 시간을 동기화하세요. 매일 개인이 자신의 근무지를 선택하도록 하는 대신, 팀과 공통의 일정을 설정하여 모두가 같은 날에 사무실에 있을 수 있도록 하세요. 일정을 확정하기 전에 설문조사를 보내 팀원들이 어떤 날짜에 대면 근무와 원격 근무 중 어떤 것을 선호하는지에 대한 정보를 수집하세요. 그런 다음, 이 정보를 사용하여 팀의 고유한 요구에 맞는 하이브리드 일정을 만드세요.
개인적인 교류를 촉진하세요
Asana의 조사에 따르면, 근로자의 41%가 원격 근무 시 더 고립감을 느낀다고 합니다. 따라서 재택근무 시에는 대면 연결이 훨씬 더 가치 있습니다. 이는 팀의 사무실 근무 시간을 동기화하는 것 외에도 함께 보내는 시간을 최대한 활용하는 것도 중요하다는 것을 의미합니다.
하이브리드 직장에서 개인적인 교류를 장려하는 방법은 다음과 같습니다.
대면 협업을 위한 시간을 마련하세요. 팀이 사무실에 있는 날에는 1:1 미팅을 잡고 브레인스토밍 세션과 같은 협업 동기화를 통해 시간을 최대한 활용하세요.
대면으로 교류할 시간을 마련하세요. 팀 점심 식사, 커피 채팅, 해피 아워 및 기타 팀 이벤트를 위해 모두가 사무실에 함께 있는 시간을 마련하세요.
가상 연결을 소홀히 하지 마세요. 팀원들이 영상 통화를 통해 열린 마음으로 대화할 수 있도록 아이스브레이커 질문을 회의 안건에 포함하세요.
투명성과 신뢰의 문화를 조성하세요
하이브리드 일정을 사용하면 팀이 가장 생산적인 방식으로 일할 수 있지만, 매일 동료를 직접 만날 수 없다는 뜻이기도 합니다. 물리적으로 멀리 떨어져 있는 경우, 팀이 계속 연결될 수 있도록 투명성과 신뢰가 필수적입니다. 팀원들이 무엇을 하고 있는지, 어떻게 소통하는지 알아야 하지만, 모든 팀원들이 일을 하고 있다는 것을 믿어야 합니다.
팀의 투명성과 신뢰를 높이는 몇 가지 방법은 다음과 같습니다.
캘린더를 공개하고 집중해야 할 업무와 개인적인 약속을 위한 시간을 확보하세요. 이렇게 하면 팀이 회신이 느려지는 시기를 알 수 있습니다. 또한 캘린더를 공유하면 내가 업무를 할 수 없는 시간에 다른 사람들이 회의를 잡는 일을 방지할 수 있습니다.
팀과 커뮤니케이션 선호 사항을 공유하고 일반적으로 메시지에 응답하는 시간을 알려주세요. 예를 들어, Slack 메시지보다 이메일을 선호하는지 팀에 알리고, 집중하려고 할 때는 즉시 응답하지 못할 수 있다는 기대치를 설정하세요. 또한 캘린더나 Slack과 같은 메시징 앱에서 상태를 설정하여 집중 중이거나 채팅할 수 없는 시간을 표시할 수 있습니다.
업무 시작 시간과 종료 시간을 명확하게 설정하고 이를 전달하세요. 이러한 경계를 설정하는 것은 관리자의 경우 특히 중요합니다. 근무 시간이 아닐 때 근로자가 완전히 연결을 끊도록 장려하기 때문입니다. 팀원들이 언제 근무해야 하는지 알면 번아웃과 과로에 시달릴 가능성이 낮아집니다.
미세 관리를 피하세요. 매니저로서 팀을 직접 볼 수 없더라도 팀이 최선을 다하고 있다는 것을 믿는 것이 중요합니다. 하이브리드 근무 일정에 대한 가이드라인을 정했다면 팀이 이를 준수할 것이라고 믿어야 하며, 팀이 어떻게, 어디서 일하는지 확인하지 않아야 합니다. 이러한 간섭 없는 접근 방식은 어려울 수 있지만, 신뢰도가 높은 회사의 직원들은 신뢰도가 낮은 회사의 직원보다 스트레스가 74% 감소하고 생산성이 50% 높아지며 참여도가 76% 증가한다는 데이터에 의해 뒷받침됩니다.
집중할 수 있는 시간 허용
Asana가 조사한 바에 따르면, 지식 근로자의 21% 가 홈오피스 근무가 집중력을 높일 것이라고 답했습니다. 그러나 직원들이 원격 근무일을 최대한 활용하려면 집중력을 저하시키는 알림과 미팅에서 벗어날 수 있는 휴식이 필요합니다. 매주 근로자들은 불필요한 미팅으로 인해 3시간가량을 소모하고 있으며, 매일 32통의 이메일을 받습니다. 이는 집중할 수 있는 시간을 많이 잃는 것입니다.
방해 요소를 줄이고 팀의 집중력을 높이는 방법을 소개합니다.
매주 한 번은 '미팅 없는 날'을 지정하여 직원들이 업무의 흐름을 찾을 수 있는 시간을 주세요. 이 날은 직원들이 원할 경우 재택근무를 할 수 있는 날이어야 합니다.
미팅을 구성할 사항과 이메일이나 기타 비동기식 커뮤니케이션 양식을 보낼 수 있는 경우를 정의하세요. 모든 미팅이 30분이나 한 시간 동안 진행될 필요는 없다는 것을 기억하세요. 때로는 15분간의 체크인만으로도 충분할 수 있습니다.
더 긴 응답 시간을 정상화하세요. 관리자의 50% 와 개별 기여자의 42%는 알림에 즉시 응답해야 한다고 느낍니다. 그러나 알림을 지속적으로 확인하면 집중력이 저하됩니다. 업무가 중단된 후 다시 집중하기까지 20분 이상 걸릴 수 있기 때문입니다. 매니저는 응답 시간에 대해 보다 현실적인 기대치를 설정하고 팀이 필요할 때 알림을 스누즈 모드로 전환할 수 있도록 지원할 수 있습니다.
하이브리드 업무에 적합한 툴 사용하기
하이브리드 일정은 대면 근무와 원격 근무가 결합된 것이므로, 직원들이 사무실에서 홈으로, 그리고 그 사이의 모든 곳으로 이동할 때 따라갈 수 있는 툴이 필요합니다. 대면으로 진행하는 경우라면 미팅과 이메일로도 충분할 수 있지만, 원격으로 프로젝트를 조율해야 할 때는 상황이 까다로워집니다. 다행히도 업무 관리 소프트웨어 를 사용하면 여러 시간대, 팀, 사무실에서 협업할 수 있습니다. 올바른 도구를 사용하면 한 곳에서 업무를 체계적으로 정리하고 누가 언제까지 무엇을 하는지 모든 사람이 정확하게 파악할 수 있습니다. 이렇게 하면 모든 사람이 무슨 일이 일어나고 있는지 알 필요 없이 팀이 어디서든 업무를 수행할 수 있습니다.
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