업무 일지 템플릿

근무 시간이 끝날 무렵 시계를 바라보며 대체 어디에 시간을 다 썼으며 무슨 일을 했나 싶었던 경험이 있을 것입니다. 미팅, 단발성 요청, 단순 반복 작업에 쫓기다 보면 시간이 어떻게 흘러갔는지 모를 때가 많습니다. 시간을 효과적으로 썼든 그렇지 않든 시간을 어디에 썼는지 파악하는 것이 생산적인 워크플로를 만드는 첫 단계입니다.

새로운 업무 일지 템플릿을 소개합니다.

업무 일지란?

시간을 자각 없이 사용하는 것은 문제입니다. 이로 인해 마감일을 놓치고 과로하게 되기 때문입니다. 그리고 무엇 때문에 시간을 낭비하게 되는지 모른다면 해결책을 찾기도 어려울 것입니다. 바로 이럴 때 업무 일지가 도움이 될 수 있습니다.

업무 일지는 업무를 완료하는 데 걸린 시간을 비롯하여 완료한 모든 작업에 대해 기록한 것입니다. 업무 일지는 타임 블록에 따라 시간순으로 정리되어 미팅부터 집중적인 업무 시간까지 할 일을 수행하는 데 소요된 시간을 신속하게 시각화할 수 있습니다. 또한 시간 사용 내역에 대한 가시성을 제공함으로써 낭비되는 시간을 되찾아 효과적으로 일하는 데 도움이 됩니다.

업무 일지 템플릿이란?

시간 기록부 템플릿으로도 알려진 업무 일지 템플릿은 근무 시간 내역을 추적하는 방식을 템플릿화한 방법입니다. 업무 일지 템플릿은 작업이 청구 가능한지 혹은 불가능한지 여부, 작업 우선순위, 작업 상태 등과 같이 업무에 대해 설명하는 사용자 지정 태그를 사용하여 사전에 만들어 놓을 수 있습니다.

무엇보다도 업무 일지 템플릿은 복제할 수 있습니다. 즉, 처음에 템플릿을 만들어 두면 몇 번이고 사용할 수 있습니다. 로그인해서 일을 시작하기만 하면 됩니다.

디지털 업무 일지의 이점

물론 워크시트, 인쇄 가능한 타임시트 또는 Excel 시트로도 시간을 추적할 수 있습니다. 이는 전통적인 방식이지만, 효과적이지는 않습니다. 인쇄 가능한 시간 기록부는 사전에 생성된 포맷에 제한되며, 업무 방식을 고려하지 못하는 경우가 많습니다. Excel 템플릿은 좀 더 기능이 많지만, 유연성이 떨어지고 맞춤 설정하기에도 제약이 있습니다. 무엇보다 Excel 스프레드시트가 정말 하나 더 있어야 할 필요가 있을까요?

이와 반대로 디지털 업무 일지는 맞춤화할 수 있고 동적이며 복제가 가능합니다. 또한 사용자 지정 타임 블록과 색상 코드로 분류된 우선순위 상태 필드와 같이 편리한 기능으로 시간 사용 내역을 한눈에 파악할 수 있습니다. 더 이상 도움되지 않는 업무 일지로 시간을 낭비하지 마세요. 프로젝트 관리 툴에서 디지털 업무 일지를 사용하면 다음을 수행할 수 있습니다.

• 매일 시간을 어떻게 쓰는지 추적 

• 불필요하게 시간이 소요되는 영역을 식별하고 개선 방안을 발견

• 일을 위한 일의 감소

• 생산성 제고 및 효율 증대

• 시간을 낭비하게 만드는 요인과 가치가 낮은 작업을 추림

• 시간을 지나치게 많이 쓰고 있는 영역을 식별

• 근무 시간을 정확하게 청구

• 프로젝트의 효율 증대

• 워크플로를 개선

디지털 업무 일지 템플릿을 생성하는 방법

디지털 업무 일지 템플릿이 무엇이며 사용해야 하는 이유를 알아봤으니 이제 업무 일지 템플릿을 설정하여 생산성을 극대화하는 방법을 자세히 살펴보겠습니다.

1. 먼저 업무 일지 맨 위에 그날 해야 하는 모든 작업을 추가하세요. 

우선 예정된 미팅, 얼른 끝낼 자잘한 작업, 처리해야 하는 중요한 할 일 등 그날그날 끝내기로 계획한 모든 일이 포함된 섹션을 만듭니다. 업무의 우선순위 지정을 더 잘 할 수 있도록 우선순위, 청구 유형, 상태, 작업량 태그를 추가하세요.

2. 그날그날의 타임 블록이 들어간 ‘완료 작업’ 섹션을 만드세요.

‘완료 작업’ 섹션은 할 일 목록을 수행하고 완료하면서 이를 추적하는 곳입니다. 처음에는 빈 섹션으로 시작해서 근무하는 동안 채워집니다. 작업을 완료하고 업무를 달성하는 시간 범위인 타임 블록을 섹션에 포함하세요. 근무 시간을 1시간이나 30분짜리 블록으로 나누고 진행하면서 조정해 가는 것을 추천합니다.

3. 활동과 작업을 마치면 이를 기록하세요.

그날그날의 할 일 목록 섹션에 있는 작업을 완료하면 소요 시간을 비롯한 작업 내용을 업무 일지의 완료 작업 섹션에 기록하세요. 예를 들어, 오전 8시부터 9시 사이에 이메일을 확인하는 것으로 하루를 시작한다면 오전 8시~9시 타임 블록의 완료된 작업 섹션에 ‘이메일 검토함’이라고 기록합니다. 소요된 시간이 설정한 타임 블록과 정확히 맞아떨어지지 않더라도 걱정하지 말고 일을 진행하면서 조정해 나가면 됩니다.

4. 개인 시간을 추적하세요. 

점심 식사, 긴 휴식 시간이나 개인적인 약속과 같이 일상적인 업무가 아닌 활동도 기록하는 것을 잊지 마세요. 오랫동안 집중한 후 휴식하는 것은 아무런 문제가 없으며, 이러한 휴식 시간을 기록함으로써 근무 시간을 어떻게 사용하고 있는지를 더 정확하게 파악할 수 있습니다.

5. 완료했거나 완료하지 못한 작업을 검토하세요. 

하루 일을 마치기 전에 완료한 일과 일정보다 뒤처진 일이 무엇인지 확인하세요. 일일 할 일 섹션에 완료하지 못한 작업이 있다면 일에 착수할 시간이 없었던 이유를 적으세요. 갑작스럽게 예상치 못한 작업이나 미팅이 생겼나요? 배정받은 작업이 생각보다 더 오래 걸렸나요(그렇다면 무엇 때문에 소요된 시간이 차이가 나나요)? 언제 또는 왜 업무 지연이 발생했나요? 업무 일지를 검토할 때 이러한 질문에 대한 답을 통해 더 명확하게 상황을 파악할 수 있습니다.

6. 성과를 분석하고 개선 방안을 브레인스토밍하세요.

마지막으로 매주 또는 매달 말과 같이 완료 업무 일지를 검토하는 빈도를 설정하세요. 패턴과 시간을 많이 소모하는 일을 찾아내세요. 예를 들면 긴 회의 시간 때문에 시간을 낭비하나요? 매일 이메일 확인과 답장에 많은 시간을 쓰나요? 어떤 작업을 미루고 있나요? 알아낸 결과를 토대로 다음과 같이 개선 방안을 브레인스토밍하세요.

• 중요하지 않은 작업은 제거하거나 자동화하기

• 시간 낭비를 야기하는 일을 위임하기

• 시간 관리 기법을 사용하여 가장 중요한 일에 집중하고 이를 달성하기 

디지털 업무 일지 템플릿에 포함해야 하는 내용

시간 기록은 단순히 작업에 시간이 얼마나 소요되었는지 추적하는 것 이상의 일입니다. 업무 일지 템플릿은 불필요하게 시간이 소모되는 영역과 그 원인을 파악하는 데 도움이 되며, 업무를 더 잘 관리하는 방법에 대한 인사이트를 제공합니다. 효과적인 업무 일지 템플릿을 생성하려면 다음과 같이 업무의 배경 정보를 제공하는 사용자 지정 필드를 추가하고 시간 사용 방식을 한눈에 볼 수 있는 개요를 포함하세요.

• 활동 및 일일 작업

• 타임 블록

• 작업 청구 유형

• 작업 우선순위

• 각 작업에 걸린 시간

포함된 기능

• 워크로드: 워크로드를 통해 다양한 프로젝트에서 팀이 수행하고 있는 업무를 한 곳에서 쉽게 살펴볼 수 있어 팀의 작업 수용량을 한눈에 파악할 수 있습니다. 한눈에 이러한 정보를 확인할 수 있으므로 상충 요인을 정확히 찾아내고, 위험 요소에 대응하며, 작업을 재배정하거나 일정을 다시 조정하여 프로젝트를 계획대로 진행할 수 있습니다. 워크로드를 주기적으로 확인하여 팀원의 업무량을 균형 있게 유지하세요. 만약 업무량이 너무 많거나 적은 팀원이 있다면 우선순위가 낮은 작업을 손쉽게 재배정하거나 일정을 다시 조정하여 우선순위가 높은 이니셔티브 진행이 지연되는 일을 해결할 수 있습니다.

• 대시보드: 대시보드는 프로젝트 수준의 탭으로, 매일 수행하는 업무의 진행 상태를 개략적으로 살펴볼 수 있는 그래프와 시각 자료가 포함되어 팀의 진행 상태를 빠르게 살펴볼 수 있습니다. 대시보드 차트를 맞춤 설정하면 팀의 업무를 가로막을 가능성이 있는 잠재적인 방해 요소를 즉각적으로 식별한 다음 프로젝트를 추진할 수 있습니다. 대시보드 탭을 데이터를 찾기 위한 참고 지점으로 사용하여 프로젝트의 진행 상황을 빠르게 살펴보세요.

• 사용자 지정 필드: 사용자 지정 필드는 업무에 태그를 달고, 정렬하고, 필터링하는 가장 좋은 수단입니다. 우선순위 및 상태부터 이메일 주소나 휴대폰 번호까지, 추적해야 하는 모든 정보에 대해 고유한 사용자 지정 필드를 생성하세요. 사용자 지정 필드를 사용하여 해야 할 일을 정렬하고 일정을 계획하면 먼저 착수해야 할 일이 무엇인지 파악할 수 있습니다. 또한, 사용자 지정 필드를 작업과 프로젝트 간에 공유하여 조직 전체에 일관성을 유지하세요.

• 목록 보기: 목록 보기는 그리드 스타일의 보기로, 모든 프로젝트의 정보를 한눈에 쉽게 볼 수 있도록 표시합니다. 할 일 목록이나 스프레드시트와 같이 목록 보기는 모든 작업을 한눈에 볼 수 있도록 표시하여 작업의 제목과 마감일뿐만 아니라 우선순위나 상태 등 관련된 여러 가지 사용자 지정 필드도 볼 수 있습니다. 누가 무엇을 언제까지 하는지 팀 전체가 볼 수 있어 원활하게 협업할 수 있습니다.

추천 앱

• Clockwise: Clockwise + Asana 연동을 사용하면 Google 캘린더에 Asana 작업을 타임 블록으로 추가할 수 있습니다. Clockwise + Asana 연동을 통해 작업 기간과 시점, Clockwise가 이러한 사항을 자동으로 재조정해도 되는지 여부를 지정할 수 있습니다. 캘린더에 작업을 추가하고 업무를 처리할 시간을 확보하세요.

• Google Workplace: Asana 작업 창에 내장되어 있는 Google Workplace 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부하세요. 클릭 몇 번만으로 내 드라이브 파일을 쉽게 첨부하세요.

• Dropbox: Asana 작업 창에 내장된 Dropbox 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

• Box: Asana 작업 창에 내장되어 있는 Box 파일 선택기를 사용하여 Asana에서 파일을 작업에 바로 첨부해 보세요.

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