교차 기능 업무: 협업 직장의 비결
요약
팀이 막 마케팅 캠페인을 성공적으로 시작했다고 상상해 보세요. 이 캠페인을 성공적으로 만들기 위해 도움을 준 다양한 팀에 대해 생각해 보세요. 마케팅 캠페인을 시작하고 실행하기 위해 다양한 부서 간에 발생한 이러한 모든 작업을 교차 기능 업무라고 합니다.
교차 기능 업무란 무엇인가요?
교차 기능 업무는 조직 내에서 서로 다른 팀이나 부서 간에 이루어지는 업무입니다. 대부분의 회사는 수행하는 업무 유형에 따라 팀을 구성하며, 이를 기능 팀이라고 합니다. 예를 들어 마케팅, 영업, 엔지니어링 등이 있습니다. 그러나 가장 중요한 일은 한 팀만 하는 것이 아닙니다. 업무는 여러 팀과 부서에서 수행됩니다. 여러 부서에서 수행하는 업무를 교차 기능 업무라고 합니다.
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교차 기능 팀과 교차 기능 업무의 차이점은 무엇인가요?
교차 기능 팀과 교차 기능 업무는 교차 기능 퍼즐의 두 부분입니다. 교차 기능팀은 공동의 목표를 달성하기 위해 서로 다른 부서의 사람들이 함께 협력하는 팀입니다. 이는 여러 부서의 연락 담당자로 구성된 타이거 팀 또는 더 많은 시간 제한 프로젝트를 위해 협력하는 두 개의 대규모 팀을 의미할 수 있습니다. 교차 기능 업무 는 교차 기능 팀이 목표를 달성하기 위해 수행하는 일상적인 활동입니다.
교차 기능 업무의 일반적인 문제점(및 해결 방법)
교차 기능적으로 일하는 것은 이점을 제공하지만, 구현하기 어려울 수 있습니다. 다음은 교차 기능적으로 작업하려는 경우 발생할 수 있는 몇 가지 문제와 이를 해결하기 위한 솔루션입니다.
커뮤니케이션의 부재
교차 기능적으로 일한다는 것은 팀이 다른 팀과 일관되게 커뮤니케이션해야 한다는 것을 의미합니다. 팀은 고유한 언어를 개발하고 고유한 방식으로 운영하는 경향이 있기 때문에 팀 외부 사람들과 연결되고 소통하기가 어려울 수 있습니다.
해결 방법: 계획 프로세스의 초기에 공통 언어를 확립하고 목표를 설정하여 모두가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있습니다. 커뮤니케이션 계획을 세워 모든 사람이 정보가 공유되는 방식을 파악하고 모든 사람이 액세스할 수 있는 곳에 저장하여 언제든지 찾을 수 있도록 하세요.
중앙 기록 시스템 없음
팀은 다양한 문서, 파일, 메시징 플랫폼을 사용하여 작업합니다. 팀에 최종 결정과 배경 정보를 저장하는 중앙 기록 시스템이 없는 경우, 팀은 정보를 찾는 데 시간을 낭비할 수 있습니다. 간단한 의사소통 오류, 일치하지 않는 문서 버전, 불필요한 상태 업데이트는 교차 기능 팀이 정보를 찾을 수 있는 중앙 위치가 없는 경우 발생하는 문제입니다.
해결 방법: 특정 프로젝트와 관련된 모든 정보가 있는 중앙 집중식 허브를 구축하세요. Asana와 같은 업무 관리 플랫폼 을 사용하면 팀의 모든 사람이 접근할 수 있는 기록 시스템을 구축할 수 있습니다. 중앙 집중식 정보 소스는 팀을 체계적으로 유지하고, 특정 프로젝트에 대한 커뮤니케이션 장소를 마련하며, 주요 의사 결정에 대한 문서를 제공하는 데 도움이 됩니다.
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팀 우선순위 불일치
팀마다 기술, 목표, 우선순위가 다릅니다. 이는 각 팀마다 고려해야 할 우선순위가 있기 때문에 교차 기능 파트너와 협업할 때 자연스럽게 어려움을 야기합니다. 프로젝트에 참여하는 교차 기능 파트너의 수에 관계없이 모두가 동의할 수 있는 통합된 목표를 수립하는 것이 중요합니다. 중앙 집중식 목표가 없으면 팀은 자신의 팀에 유익한 것을 추진할 가능성이 더 높습니다.
해결 방법: 교차 기능팀의 업무를 더 높은 비즈니스 목표에 연결하세요. 교차 기능 팀의 업무가 더 큰 비즈니스 목표와 어떻게 연결되고 더 큰 목표에 어떻게 부합하는지 명확하게 파악하여 팀을 조율하세요. 업무가 목표와 어떻게 연결되는지 이해하는 것뿐만 아니라 이를 시각화하는 것도 중요합니다. 모든 구성원이 자신의 업무가 비즈니스 목표에 어떻게 기여하는지 실시간으로 확인할 수 있다면 모두가 동일한 이해를 바탕으로 업무를 수행할 수 있습니다.
갈등 해결 부족
교차 기능 팀에서 일한다는 것은 익숙하지 않은 사람과 함께 일하게 될 수도 있다는 것을 의미합니다. 효과적인 커뮤니케이션은 중요하지만, 때로는 커뮤니케이션 스타일이 서로 맞지 않는 경우가 있습니다. 이로 인해 팀 내에서 갈등과 문제가 발생할 수 있으며, 이를 해결할 방법이 없으면 교차 기능 업무에 해가 될 수 있습니다.
문제 해결 방법
많은 인원으로 구성된 그룹에서 문제를 해결하는 것은 어려울 수 있습니다. 특히 책임자가 한 명도 없다면 더욱 그렇습니다. 의사 결정과 갈등 해결을 돕기 위해 프로젝트 리더를 배정하는 것은 갈등이 발생하지 않도록 하고 업무를 원활하게 진행할 수 있는 좋은 방법입니다.
효과적인 교차 기능 협업을 위한 모범 사례
교차 기능 협업을 더욱 활성화하고 싶다면 다음 모범 사례를 활용해 보세요.
모든 사람에게 명확한 역할을 할당하세요. 때로는 교차 기능 팀이 동일한 수준의 팀원으로만 구성되어 있어 팀 리더가 누구인지 명확한 지표가 없습니다. RACI 차트를 사용하여 모든 사람이 해당 그룹 내에서 자신의 역할이 무엇인지 파악하고 이를 준수할 수 있도록 하세요.
팀이 아닌 프로젝트 수준에서 관리 가능한 목표를 설정하세요. 효율적인 교차 기능 팀은 개별 프로젝트에 대한 목표를 설정합니다. 이렇게 하면 모든 팀원이 달성하려는 구체적인 목표가 무엇인지 명확히 알 수 있습니다. SMART 목표 또는 OKR 과 같은 목표 설정 기법을 사용하여 팀의 현실적인 목표를 수립하세요. 강력한 목표 설정 기법은 팀 리더가 이러한 목표를 달성하기 위해 간결한 실행 계획을 수립할 수 있는 기회를 제공합니다.
명확한 커뮤니케이션 관행을 확립하세요. 특정 교차 기능 팀이 소통하는 방법에 대한 명확한 프로세스를 설정하면 비효율성과 불필요한 오가는 일을 방지할 수 있습니다. 커뮤니케이션을 위한 중앙 집중식 공간을 갖추면 팀이 필요한 정보를 찾는 데 소요되는 시간을 최소화하여 프로젝트 실행에 집중할 수 있습니다. 교차 기능 협업 참여자와 협업할 때는 프로젝트 계획 프로세스의 초기에 커뮤니케이션 계획을 수립하세요.
주요 이해관계자에게 가시성을 제공합니다. 주요 이해관계자에게 가시성을 제공하면 프로젝트 진행과 관련하여 발생하는 상태 업데이트와 커뮤니케이션의 양을 최소화할 수 있습니다. 이를 통해 이해관계자는 전략을 조정하거나 업무가 진행되는 동안 모니터링할 수 있습니다. 실시간으로 진행 상태를 파악하면 팀이 민첩성을 유지하고 필요한 경우 전략을 전환할 수 있습니다.
교차 기능 업무는 복잡한 프로젝트의 중추입니다
복잡하고 중요한 프로젝트를 위해서는 효율적인 교차 기능 업무가 필수적입니다. 조직이 빠르고 효과적으로 움직이려면 팀이 서로 쉽게 협업할 수 있는 방법이 필요합니다. 교차 기능 협업은 작업량을 증가시키지만, 시간을 들여 적절한 교차 기능 프로세스를 구축하면 관련된 모든 사람의 업무 효율이 향상됩니다.
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