仕事を管理するための基準がなく、現状維持にとどまっていた

2014年に Asana を導入する前、Venture for America (VFA) はプロジェクトやタスクの管理にスプレッドシートと CRM システムを組み合わせて使用していました。 これにより、以下のような課題が生じました。

• 標準化の欠如:各部署が異なるツールを使用し、プロジェクトに異なる方法で取り組んでいたため、コラボレーションが困難でした。

• 信頼できる情報源がない:情報がすぐに古くなり、実行に移せないため、重要なタスクが見落とされていた。

• 柔軟性の欠如:チームは、特定のニーズに合わせてツールを調整することができませんでした。 たとえば、プロジェクト管理に特化したチームは、顧客関係管理に特化したチームとは異なるプラットフォームを必要としていました。

全体として、チームは停滞しており、スケーラブルな運営ができていないと感じていました。

部門横断ソリューションの探索

徹底的な透明性を目指す部門横断チームである VFA は、組織全体の仕事の可視性を向上させるツールを求めていました。 また、各チームが自分のワークフローに合わせてカスタマイズできる柔軟なツールも必要としていました。

VFA は、部門横断チームにとって情報が透明性が高く、アクセスしやすい Asana に注目しました。 さらに、チームは Asana の企業価値観に共感しました。 協力して取り組み、近道を避け、仕事に情熱を注ぐことなど、VFA は毎日これらの価値観を体現するよう努めています。 最後に、VFA チームは、少人数のチームとして、多くのリソースを使わずにメンバーが効率的に仕事をこなせるツールを探していました。

Asana の導入を決定した後、VFA は Asana チャンピオンで構成される少人数のチームから始めました。このチームは、組織全体でプラットフォームを推進する上で重要な役割を果たしました。 全員が Asana を効果的に使用できるように、Amy 氏とそのチームは個別の Asana セッションや、特定の機能を深く掘り下げることができる年 2 回の「ランチ＆ラーニング」を開催しました。 このランチ & チームは現在も開催されています。 Amy 氏はまた、Asana で自分の仕事を管理することで模範を示しています。 これにより、彼女のチームは Asana が重要なツールであり、仕事を管理するための事実上のプラットフォームであることを理解しています。

補助金管理の要としての Asana

今日、VFA は組織全体で Asana を使用し、すべてのプログラムと仕事を管理しています。 Amy 氏とチームは、Asana で仕事を合理化し、不要なフォローアップを回避することで、各メンバーが 1 日あたり約 45 分を節約できると推定しています。

チームが Asana で行う最も重要な業務の 1 つは、毎年 45 件を超える補助金申請の管理です。 非営利団体である VFA にとって、コンプライアンスは最優先事項です。 Asana を使うことで、複数のチームが最初の意向表明書から最終的な提出まで、助成金管理プロセス全体をコーディネートできます。 すべてが Asana で管理されているため、財務チームは予算とレポートを作成する必要があるタイミングを把握でき、Amy 氏は助成金の書類をレビューする必要があるタイミングを把握できます。 組織の全員に表示され、関連するすべての文書が含まれた補助金のプロジェクトを 1 つ用意することで、より多くの補助金に申請し、より多くの資金を確保できるようになります。

Asana で補助金の優先順位が簡単につけられるので、入ってくるお金を見逃す心配がなくなりました。これは、私にとって一番の悩みでした。

VFA は、助成金管理に加えて、フェロー体験の管理にも Asana を活用しています。 VFA は、フェローの選考プロセスを Asana で行っています。また、フェローが VFA に初めて触れる機会となる 1 か月間のフェロー研修キャンププログラムも Asana で管理しています。 フェローのプログラムは毎年開催されるため、関係者は以前の Asana プロジェクトを複製するだけで、現在の年の計画を開始できます。Amy さんのチームは、Asana で計画プロセスを合理化したことで、大規模イベント 1 件あたり少なくとも 3 日の労働日を節約できたと推定しています。

人間の頭脳と記憶への依存を減らせば、未来の自分の活動がより簡単になります。 Asana は人々の認知負荷を軽減し、明確さを実現します。

Asana と共に新しい 10 年をスタート

Asana を使って将来の成長に対応できる強靭な基盤を築いた VFA は、10 周年を迎えるにあたり、ダイバーシティに焦点を当てたアクセラレーターやインパクト調査など、新しいイニシアチブを通じて能力を高めることを計画しています。 これらの取り組みは、VFA チームが今後 10 年間でどのようにインパクトを拡大できるかを判断することに焦点を当てており、VFA の将来に向けた一連の推奨事項がまとめられます。 そして、これらの新しいイニシアチブはそれぞれ Asana で管理されます。