Volvo とはごく一部の分野でのみ関連する独立ブランドとして、Polestar は急速な成長軌道を描いています。 同社は 2019 年からドイツに拠点を置き、現在約 50 人の従業員を擁しています。 ドイツのビジネスユニットは、主にデジタルセールス、マーケティング、車両の納品を担当しています。 アジャイルで機敏なチームは、新境地を開拓し、親会社の Volvo とのブランド差別化を図り、市場に新鮮な風を吹き込んでいます。 デザイン、技術、パフォーマンス、そして何よりもサステナビリティに焦点を当てています。 Polestar は、スタートアップ企業の利点の一つである、管理工数や承認プロセスの削減により、プロジェクトをより迅速に作成し、実行することができます。

Polestar と Asana - 複雑性を減らし、明確さを向上

2021 年の 7 月から Polestar のリテール部門長を務めている Bastian Ruther 氏は、Polestar Germany に入社した最初の従業員の 1 人です。 入社したての彼は、膨大な数の複雑な課題に直面し、まず最初に構造化して、優先順位を設定する必要がありました。 当時はほぼすべてのトピックに全従業員が同時に取り組んでいたので、多くの部門横断作業プロセスを導入する必要がありました。 現在 Ruther 氏は Asana の機能を駆使してリード管理やビジネス開発の構造化と実行を担当しています。 Ruther 氏と同僚の Carl Christian Werner 氏は、作業プロセスを促進するのに適したワークマネジメントツールを探し始めました。 ワークマネジメントは、企業のワークフローを調整し、目標をよりすばやく達成するための明確さをチームに与え、一番効果的なタスクの完了に必要な情報に全員がアクセスできるようにする体系的なアプローチです。

Polestar 1 のマネージャーを務める Carl Christian Werner 氏は、セールス、ポジショニング、納品と、部門横断的に担当しています。 2021 年中ごろからは、オーストリアとスイスという 2 つの新しい市場への拡大を目指して Polestar をサポートしています。 Werner 氏は Polestar 入社前に Asana を使用した経験がありました。 彼は、Polestar で Asana をワークマネジメントツールとして使うことを推奨し、反復的なプロセスに対して構造化されたアプローチを取る体制をセットアップし、また目標と主要な結果 (Objective Key Result, OKR) および明確な数字を使って目標と進捗を明確に定義することを重視していました。

2020 年の終わりに、チームメンバーの数が最初の 10 人を超えた時点で、Polestar は組織構造を改善する必要があることが明らかになりました。 よく作業タスクが重複するようになり、マネージャーはメールでタスクを割り当てているという状態でした。 Asana が大活躍し始めたのはここからです。 OKR を使ってパフォーマンスを追跡し、1 つのツールでタスクを割り当てるようになったことで、状況が一変したのです。 その効果はすぐに表れ、Asana は Polestar のニーズを満たすパーフェクトなソリューションとなったのです。 

Asana は、Anna Wesolowski 氏の部署でも使用されています。 彼女は、Polestar が創設された当初からのメンバーであり、もう一人の同僚と協力し合いながら、コーポレートコミュニケーションと PR 活動に従事しています。 しかし、部門内での調整は、ほとんどの場合直接会話をして行っており、 大きなプロジェクトや複数の部署が関与する複雑なトピックについては、Asana を使っています。 情報がメールで埋もれてしまうことがないため、休暇を取る際の引き継ぎや、プロジェクトの引き継ぎを行う際にも Asana が役立っています。

Polestar の納品プロセスを加速させる Asana

Polestar Germany では、すでにさまざまな領域で Asana が使用されており、部門間のコラボレーションが欠かせない作業プロセスを加速しています。 たとえば、従業員は Asana を使って作成済みのテンプレートを利用しています。 また、新入社員は標準化されたオンボーディングプロセスを完全に Asana で行っています。 Polestar 1 の納品プロセスも Asana で管理されています。 標準的なプロセスの図示化は、効率をさらに高める取り組みの一例です。 既存の経験をうまく活用することにより、プロセスを大幅に加速化し、過去に発生した問題が繰り返し発生する可能性を下げることができます。 急成長を続ける中、いくつかの課題を乗り越え、Polestar Germany はワークマネジメントツールを導入しました。 Asana への移行が完了した今、従業員は Asana のプロセスだけを使用し、明確に定義されたステップ、タイミング、割り当てで、新しいサービス拠点を始動させるといったことができるようになりました。 ミーティングでは、参加者は優先事項を Asana のボードに入力したり、参加者全員が見られるようにコメントを記録したりできます。

習慣を変えることは難しいため、従業員の中には以前の働き方に逆戻りする人もいます。 とは言っても、従業員がプレッシャーを感じることなく、自分たちのやり方で心地よく働けるよう、Asana を使用することは任意とされています。 Ruther 氏によると、チームが使うツールは実際に価値を提供し、仕事量を減らすものでなくてはなりません。 Polestar Germany では、これまでの導入率を考えると、Asana の価値はすでに実証されています。

成長の兆しを見せる Polestar

現在 Polestar で Asana を使用しているのはドイツ拠点のみですが、すでにワークフローやカスタマーエクスペリエンスを改善したユースケースは多数存在します。 注文プロセスと納品は代表的な例で、ともに完全自動化されています。 Polestar 1 については、多くのメンバーが関与しており、その全員がプロセスに従わなければ、Polestar のすばらしいカスタマーエクスペリエンスが損なわれる恐れがあります。 当初、従業員はミーティングや Excel トラッカーを使ってこれに対処していました。 Asana を導入したことにより、作業を効率よく割り振れるようになり、納品の質は着実に向上しています。

Polestar のチームは、お客様の注文を処理する際、お客様と綿密に連携して、お客様の要望に完全に対応しています。 たとえば、お客様は、自宅とは違う住所への納品を依頼される場合があります。 Carl Christian Werner 氏は、納品とアフターマーケット関連を担当する同僚と一緒にセールス分野を担当しています。 納品プロセスでは、各リクエストを適切なタイミングで処理することが極めて重要です。 コミュニケーションが不十分であったり、担当業務がはっきりしていなかったりすると、遅延が発生する恐れがあります。 車両の登録書類は登録事業者に送付されているか？ 支払いの確認は取れているか？ 登録プロセスは開始できるか？

車両が到着してから納品するまでにかかる時間が、お客様による要望などの理由で、大幅に遅れるケースもありました。 このタイムフレームは、今では車両が Polestar に到着してから 2 週間程度と、比較的一定に保たれています。 Asana のおかげで、Werner 氏と同僚たちは、最高のカスタマーエクスペリエンスを提供し、革新的なパフォーマンス重視の電気自動車メーカーとして、その価値を示すことができるようになりました。

Asana のおかげで、重要なプロセスを明確に整理し、構造化できました。 非常に助かっています。 すべてがスムーズに進みます。

Asana は、Polestar のアフターマーケット部署が管理するドイツ国内のサービスネットワークを拡大する上でも不可欠な存在でした。

2 回目の事業拡大において、最初は 23 か所だったサービス拠点が 61 か所へと 3 倍近くも増加しました。 これを Asana で計画する方法を同僚に説明するのにかかった時間はわずか 2～3 時間でした。 Asana にあった既存のチェックリストが新しいサービスネットワーク用に複製、変更、再利用されました。 こうした数字は、効率が改善されていることをはっきりと示しています。 最終的に、サービス拠点の数は、61 か所から 125 か所、さらには、およそ 200 か所へと増えました。 Asana のおかげで、プロセスはスケールアップや複製が可能になりました。 その後の拡大は、以前よりもさらに管理しやすくなっています。

Asana のおかげで、すべてが期待通りに進みます。プロジェクトをきちんと追跡することのメリットが表れています。

Asana を使用すると、困難な場面にも落ち着いて対応できる

Asana は、特に、困難な状況を管理する場面で大きな威力を発揮しました。 International Motor Show (IAA) 出展の際は、Polestar は堂々とした姿を見せました。 一般的な急成長中のスタートアップ企業と同様、同社の出展は比較的少ないリソースで行われましたが、リソースが限られていることもあり、非常に効率的に行われました。 Polestar にとって、このような重要なトレードショーへの出展は、とても大きく、エキサイティングな挑戦となりました。 チームワークが求められ、全部署が関与しました。 Asana のおかげで、すべてを管理できました。 何週間にも渡っていくつものミーティングをこなす中で、タスクはきちんと定義され、処理され、完了されていき、チームメンバーは安心して仕事ができました。 メンバー全員の担当業務がはっきりしていて、すべてが 1 か所で整理されていました。 チームメンバーは、どのタスクが完了しているかを確認できます。 メンバー全員がアイデアを出し合い、意見を共有できました。

Asana は、プロジェクト計画を構造化し、透明化しただけでなく、メンバーを驚くほど安心させてくれました。

今後の道のり – 向かう先はいかに？

OKR 機能は Polestar ではまだ評価中です。 Asana サポートチームの協力のもと、Ruther 氏と Werner 氏は、ゴール機能が新たにもたらす働きや、それを Polestar で最大限効率的に活用する方法について模索しています。 今のところ、Asana は Polestar Germany で作業プロセスの整理にのみ使用されています。 Ruther 氏は、Asana が Polestar 全体で好んで使用されるツールになることを望んでいます。 Asana を導入するメリットを確信している彼は、引き続き Asana を企業レベルで推奨していきます。 彼は、国境を越えて、共通の戦略を導入することを次のステップとして見据えています。 Asana をより広範に導入する道が開けるまで、Ruther 氏と Werner 氏は引き続き Asana を活用していきます。 2 人は、定期的に Asana チームと連絡を取り、Asana に関するノウハウやさらなる効率改善について、十分な情報提供を受けていると感じています。 Asana は、Polestar と提携することで、自動車市場に大変革をもたらし、引き続き「持続可能な電気的移動手段への移行を高速化するデザインとテクノロジーで、社会を改善する」というミッションの実現に取り組んでいきます。