マンチェスター市議会のコミュニケーション部署と、その社内デザインおよび広告スタジオである M-Fourは、これらのイベントの制作に加え、市全体のコミュニケーションキャンペーンも担当しています。

以前は、すべてを紙で行っていました。

M-Four のデザイナーは、デジタル広告、T シャツ、パンフレットなど、プロジェクトのすべてのクリエイティブ要素の開発を導くブリーフを印刷していました。 ブリーフは、アセットごとに異なる「ジョブバッグ」に保管されていました。ジョブバッグは、チームメイトが制作の次の段階にアセットを引き継ぐ際に、机の間を物理的に運ぶのに不便なオレンジ色の袋です。

しかし、各キャンペーンやイベントには少なくとも 100 個のクリエイティブ要素が必要です。そのため、M-Four のオフィスにはたくさんのオレンジ色の袋が散らばっていました。

紙は散らかり始め、時には紛失することもありました。 M-Four のスタジオマネージャーである Shawn Bahlmann 氏は、12 人のデザイナーで構成されるチームがデジタル化する必要があることを認識していました。

• 紙を印刷したり、山積みの紙の中から情報を見つけたり、デスクからデスクへバッグを運んだりすることに時間を浪費していました。

• 校正、ブリーフ、書面による承認が紛失すると、仕事の見落としが発生しました。

• チームメイトやマネージャーは、プロジェクトの現状やチーム全体の状況を把握するために、常に情報を探し回る必要がありました。

これは典型的な「仕事のための仕事」の例でした。つまり、スキルを要するタスクや戦略に割く時間を奪う管理業務です。 「仕事の解剖学」インデックスによると、英国のナレッジワーカーは勤務時間の 60% をこうした管理業務に費やしています。

Shawn 氏は、M-Four をペーパーレス化し、インパクトの大きい仕事に再び集中できるようにするためのワークマネジメントツールを探しはじめました。

文字通り、この大きなジョブバッグをデスク間で運び、マーケティングチーム内でコピーライティング、校正、承認のために回し合っていました。 デスクは書類で山積みでした。

Shawn Bahlmann 氏、M-Four スタジオマネージャー

「紙以外のもの」を探す

Shawn 氏は Asana を導入し、まずは数人のデザイナーを選んでプラットフォームを試してもらいました。 次に、チーム全体で基本的なトレーニングを行い、いくつかの小規模プロジェクトを成功裏に管理しました。 大きな転換点となったのは、150 以上のデザイン要素を持つ市全体の大規模イベント「Manchester Day」という大規模プロジェクトでした。 プロジェクトは順調に進み、チームは紙のブリーフィングバッグを廃止し、すべての仕事を Asana に移行する期限を設定しました。

Asana の導入をサポートするため、Shawn 氏はさまざまなアセットの作成プロセスを指定したプロジェクトテンプレートを設定しました。 これにより制作が合理化され、デザイナーは今後の予測ができるようになり、何百ものデザイン作業にわたって効率が向上しました。

最初の大きなプロジェクトが本当のテストでした。 その時、振り返ってこう言いました。「ねえ、 昨年のイベントよりもはるかにスピーディで、スムーズで、可視性が高かった。これで納得した。

Shawn Bahlmann 氏、M-Four スタジオマネージャー

「仕事のための仕事」を減らすことで、より良い結果を得る

現在、M-Four のすべてのクリエイティブプロジェクトは Asana で管理されており、ブリーフの印刷やジョブバッグの持ち運びといった管理業務の累積量が大幅に削減されています。 制作プロセスを通じて、クリエイティブ要素 1 つにつき 5 分しかかからなかったかもしれませんが、キャンペーンごとに 100 以上の要素が同時に進行中の場合、その 5 分が数週間、数か月で積み重なっていきます。 チームは、現在、イベントやキャンペーンごとに 2～3 日節約できていると推定しており、戦略、メディア計画、デザインに集中する時間が増えています。

また、情報へのアクセスが容易になったことで、コラボレーションも改善されました。 チームメイトはどのプロジェクトにもアクセスして、その履歴、参加者、会話、添付ファイルを確認できるようになりました。また、管理職は組織全体のプロジェクトのステータスをすばやく確認できます。

さらに、 デザイナーはリモートで働けるようになり、モチベーションが向上し、ストレスが軽減されました。これは以前は不可能でした。 そしてオフィスでは、ついにデスクが片付きました。

管理業務で節約した時間を、デザイン作業やマーケティング戦略に使えるようになりました。

Shawn Bahlmann 氏、M-Four スタジオマネージャー

マンチェスター市の枠を超えて

M-Four のデザインチームは、スキルを要する仕事に費やせる時間が増えたことで、マンチェスター市議会以外の組織から多数の大規模な商業プロジェクトの依頼を受けるようになりました。 これらのプロジェクトのコミュニケーションも Asana で管理し、新しいクライアントをプラットフォームに招待してコラボレーションを行う予定です。

紙の山に圧迫されることなく、可能性は無限大です。