Asana でクロスファンクショナルチームをまとめた John Lewis Partnership

すべては 1864 年にロンドンで始まりました。ロンドンのオックスフォード・ストリートに小さな呉服店を開いた John Lewis という名の商人は町中で手押し車を押して織物を買い付け、控えめな利幅で販売。ビジネスは成長し、やがて彼の息子の John Spedan Lewis が設立した John Lewis Partnership は、イギリス最大の従業員所有企業となりました。そして現在、有名百貨店 John Lewis & Partners やスーパーマーケットの Waitrose & Partners に加えて、同社はさまざまな金融サービスや小売サービスを展開しています。

John Spedan Lewis は新しいビジネスモデルを採用したことで知られています。それは、年次賞与、優れた労働条件、すべての決定に対する発言権という形で従業員に利益配当を行うものです。今日、「パートナー」と呼ばれる同社の従業員は 83,000 人以上。当時と変わらない利益を享受しています。

John Lewis Partnership の人事部ソリューション開発チームは、販売パートナーを育成する動画プラットフォーム、コーチング/フィードバックツール、職業学習の償還スキームなどの従業員プログラムをサポートする社内ソリューションを作成しています。全社にわたる再編後、こうしたソリューションのデザインと開発をサポートするために、人事部内に UX チームが結成されました。John Lewis Partnership の UX デザイナーを務める Philip Quarterman 氏によると、「デザインされる前にソリューションが基本的なビジネスニーズを満たすことができるよう、すべてのプロジェクトはまず最初に私たちのチームを通過します」

そんな UX チームが、すべては人事部がより効率的にパートナーの育成を行うことができるようになるために、リクエスト受け付けの合理化とクロスファンクショナルなコラボレーションの明確化のために採用したのが Asana です。「私たちは全員で会社を共同所有しています」と、Philip 氏は言います。「会社の利益に貢献していない人間はコストであることを、本社機能に携わる全員が肝に銘じておく必要があります。私たちのすべての行動は、パートナーの仕事を遂行する能力かお金を節約する能力を何らかの形で向上させる必要があります。私たちは常にそれを反芻しています」

さまざまな仕事のスタイルに対応できるツールの模索

UX チームは結成後間もなかったため、「担当者がいつプロジェクトに携わるべきかや、どこで引き継ぎが行われたかが不明確で、チーム間の伝達が欠落していました」と、Philip 氏は言います。そこで UX チームは、以前のタスク管理ソフトの変更時に、より規模の大きい人事チームと簡単にコラボレーション、連携できる他のツールを探しました。

私たちが Asana を選んだ理由のひとつは、プロジェクトをボードとリストで表示できるからです。チームメンバーは好きなプロジェクト構成で仕事できます。 ”

また、さまざまな仕事のスタイルに対応できるツールである必要もありました。「私たちが Asana を選んだ理由のひとつは、プロジェクトをボードとリストで表示できるからです」と、Philip 氏はタスクをリストでもかんばんボードでも表示できる点に触れます。「チームメンバーは好きなプロジェクト構成で仕事をできます」

Asana でチームを団結

リクエストとプロジェクトの管理を Asana で行うようになった UX チームは、他のチームが仕事リクエストを簡単に送信できるようにするためにウェブフォームを Asana に連携させました。Philip 氏は説明します。「寄せられるリクエストを管理する必要があるのですが、Asana なら簡単にタスクリストをセットアップできます。そこが重要です」

最終的には、UX とコラボレーションする他のチームもこの仕事のやり方を採用しました。Asana はすぐにソリューション開発チーム全体のプロジェクトマネジメントで使われるようになり、そのポートフォリオ機能のおかげで機能間の点がつながったのです。チームごとに自分たちのプロジェクトのポートフォリオがあり、ひとつのチームが各プロジェクトをリードしタスクを割り当てることで、他のチームからリソースを引き出します。「社内のプロジェクト管理方法が一変しました。今は、『これが私たちの仕事のやり方です。こうやってプロジェクトを進めましょう』と説明しながら、これを人事部に広めているところです」

ワークフローを最初から最後まで見える化

Philip 氏によると、Asana の導入前は「他のチームの状況を確認する術がありませんでした。」しかし現在は、すべてのチームは UX チームが取り組んでいるすべてのプロジェクトを見ることができます。各プロジェクトのタスクとサブタスクは、どのチームがそれを所有しているかに基づいて他のプロジェクトにも存在します。そして Asana がもたらす見える化によって、混乱を引き起こしていた以前のコラボレーションプロセスが明確化されました。Philip 氏「みんなが特に気に入っているのは Asana のボードです。各リクエストの進行状況をとても視覚的に確認することができ、引き継ぎが明確になりました。タスクの担当切り替えや、誰が何をしているのかを見ることができる点がとても便利です」

Asana のボードは、各リクエストがどの段階にあるのかが格段に見やすく、引継ぎのポイントもわかりやすいので、多くの人々が愛用しています。 ”

また、Asana により日常業務のワークフローが合理化されました。新しいプロジェクトリクエストはすべて統一されたひとつのフォームから送られます。このフォームには簡単な説明、窓口情報、期日、プロジェクトの概要を入力するフィールドが用意されています。このリクエストは週例合同会議で評価された後、Asana でチームメンバーに割り当てられます。また、Asana の進捗を追跡できる機能やコメント機能のおかげで、社内や社外開発者と行われる進捗会議の回数がどちらも減りました。

すべてはパートナーのため

Philip の UX チームは、売り上げの伸びや Google Analytics のトレーニング動画の視聴回数、満足度スコアなどの KPI を使ってソリューションの成果を追跡しています。しかし、彼らが手に入れた人事部の他のチームとのコラボレーション方法は、会社を効率的に強化するより大きな目標に貢献しています。チーム間の機能が円滑になったことで、パートナーは一丸となってよい仕事をし、コストを下げ、会社を成長させることができるようになったのです。