Asana でクロスファンクショナルチームをまとめた John Lewis Partnership

John Lewis Partnership
  • John Lewis Partnership logo
  • 本社
    • イギリス、ロンドン
  • 設立年
    • 1864
  • 従業員
    • 83,000 人以上

すべては 1864 年にロンドンで始まりました。ロンドンのオックスフォード・ストリートに小さな呉服店を開いた John Lewis という名の商人は町中で手押し車を押して織物を買い付け、控えめな利幅で販売。ビジネスは成長し、やがて彼の息子の John Spedan Lewis が設立した John Lewis Partnership は、イギリス最大の従業員所有企業となりました。そして現在、有名百貨店 John Lewis & Partners やスーパーマーケットの Waitrose & Partners に加えて、同社はさまざまな金融サービスや小売サービスを展開しています。

John Spedan Lewis は新しいビジネスモデルを採用したことで知られています。それは、年次賞与、優れた労働条件、すべての決定に対する発言権という形で従業員に利益配当を行うものです。今日、「パートナー」と呼ばれる同社の従業員は 83,000 人以上。当時と変わらない利益を享受しています。

John Lewis Partnership の人事部ソリューション開発チームは、販売パートナーを育成するビデオプラットフォーム、コーチング/フィードバックツール、職業学習の償還スキームなどの従業員プログラムをサポートする社内ソリューションを作成しています。全社にわたる再編後、こうしたソリューションのデザインと開発をサポートするために、人事部内に UX チームが結成されました。John Lewis Partnership の UX デザイナーを務める Philip Quarterman 氏によると、「デザインされる前にソリューションが基本的なビジネスニーズを満たすことができるよう、すべてのプロジェクトはまず最初に私たちのチームを通過します」

そんな UX チームが、すべては人事部がより効率的にパートナーの育成を行うことができるようになるために、リクエスト受け付けの合理化とクロスファンクショナルなコラボレーションの明確化のために採用したのが Asana です。「私たちは全員で会社を共同所有しています」と、Philip 氏は言います。「会社の利益に貢献していない人間はコストであることを、本社機能に携わる全員が肝に銘じておく必要があります。私たちのすべての行動は、パートナーの仕事を遂行する能力かお金を節約する能力を何らかの形で向上させる必要があります。私たちは常にそれを反芻しています」

さまざまな仕事のスタイルに対応できるツールの模索

UX チームは結成後間もなかったため、「担当者がいつプロジェクトに携わるべきかや、どこで引き継ぎが行われたかが不明確で、チーム間の伝達が欠落していました」と、Philip 氏は言います。そこで UX チームは、以前のタスク管理ソフトの変更時に、より規模の大きい人事チームと簡単にコラボレーション、連携できる他のツールを探しました。

「私たちが Asana を選んだ理由のひとつは、プロジェクトをボードとリストで表示できるからです。チームメンバーは好きなプロジェクト構成で仕事をすることができます」

また、さまざまな仕事のスタイルに対応できるツールである必要もありました。「私たちが Asana を選んだ理由のひとつは、プロジェクトをボードとリストで表示できるからです」と、Philip 氏はタスクをリストでもかんばんボードでも表示できる点に触れます。「チームメンバーは好きなプロジェクト構成で仕事をすることができます」

Asana でチームを団結

リクエストとプロジェクトの管理を Asana で行うようになった UX チームは、他のチームが仕事リクエストを簡単に送信できるようにするためにウェブフォームを Asana に連携させました。Philip 氏は説明します。「寄せられるリクエストを管理する必要があるのですが、Asana なら簡単にタスクリストをセットアップできます。そこが重要です」

最終的には、UX とコラボレーションする他のチームもこの仕事のやり方を採用しました。Asana はすぐにソリューション開発チーム全体のプロジェクト管理で使われるようになり、そのポートフォリオ機能のおかげで機能間の点がつながったのです。チームごとに自分たちのプロジェクトのポートフォリオがあり、ひとつのチームが各プロジェクトをリードしタスクを割り当てることで、他のチームからリソースを引き出します。「社内のプロジェクト管理方法が一変しました。今は、『これが私たちの仕事のやり方です。こうやってプロジェクトを進めましょう』と説明しながら、これを人事部に広めているところです」

ワークフローを最初から最後まで見える化

Philip 氏によると、Asana の導入前は「他のチームの状況を確認する術がありませんでした。」しかし現在は、すべてのチームは UX チームが取り組んでいるすべてのプロジェクトを見ることができます。各プロジェクトのタスクとサブタスクは、どのチームがそれを所有しているかに基づいて他のプロジェクトにも存在します。そして Asana がもたらす見える化によって、混乱を引き起こしていた以前のコラボレーションプロセスが明確化されました。Philip 氏「みんなが特に気に入っているのは Asana のボードです。各リクエストの進行状況をとても視覚的に確認することができ、引き継ぎが明確になりました。タスクの担当切り替えや、誰が何をしているのかを見ることができる点がとても便利です」

「みんなが特に気に入っているのは Asana のボードです。各リクエストの進行状況をとても視覚的に確認することができ、引き継ぎが明確になりました」

また、Asana により日常業務のワークフローが合理化されました。新しいプロジェクトリクエストはすべて統一されたひとつのフォームから送られます。このフォームには簡単な説明、窓口情報、期日、プロジェクトの概要を入力するフィールドが用意されています。このリクエストは週例合同会議で評価された後、Asana でチームメンバーに割り当てられます。また、Asana の進捗を追跡できる機能やコメント機能のおかげで、社内や社外開発者と行われる進捗会議の回数がどちらも減りました。

すべてはパートナーのため

Philip の UX チームは、売り上げの伸びや Google Analytics のトレーニングビデオの視聴回数、満足度スコアなどの KPI を使ってソリューションの成果を追跡しています。しかし、彼らが手に入れた人事部の他のチームとのコラボレーション方法は、会社を効率的に強化するより大きな目標に貢献しています。チーム間の機能が円滑になったことで、パートナーは一丸となって良い仕事をし、コストを下げ、会社を成長させることができるようになったのです。

Asana のサクセスストーリー

Asana を探索

Asana は、チームがプロジェクトやタスクを管理し、成果を出すための一番の近道です。

マーケティングキャンペーン

マーケティングキャンペーン

製品リリース

製品リリース

会社の目標

会社の目標

月面探査ミッション

月面探査ミッション

仕事を整理

はっきりとしたタスクやマイルストーンを設定することで、チームはするべきことを明確に把握できるようになります。

仕事を整理

期限を遵守できるようチームをサポート

担当者と期日を明確に設定することで、すべてのマーケターは自分がやるべきことを正確に知ることができます。

期限を遵守できるようチームをサポート

期限を遵守

キャンペーンの計画を詳細に視覚化することで、全体像を把握しつつ、潜在的な問題を発見して仕事を順調に進めることができます。

期限を遵守

実行可能な会話をする

進行中の仕事について質問をしたり最新情報を提供したりすることで、会話を実際の行動につなげることができます。

実行可能な会話をする

仕事にファイルを添付

共有文書、デザインファイル、予算のスプレッドシートなどを 1 か所にまとめることで、チームが情報を求めて右往左往することがなくなります。

仕事にファイルを添付

仕事の全体像を一目で確認

カレンダー上で仕事を確認することで、期限などの重要な日付を見逃すことがなくなります。

仕事の全体像を一目で確認

進捗を追跡

プロジェクトの進捗を常に把握しておくことで、問題が発生したときに迅速に対応できます。

進捗を追跡

外出先で作業

ベンダーとの打ち合わせやカンファレンスなど、オフィスを離れているときでも、モバイル版 Asana があれば常につながっていることができます。

外出先で作業

プログラムを例外なく成功させる

Asana は、マーケティングチームがオーディエンスに働きかけるイニシアチブを計画、管理、追跡、開始するために役立ちます。

プログラムを例外なく成功させる

各ステップを綿密に計画

開発からリリースまでの重要なステップを綿密に計画することで、全員がロードマップを明確に把握することができます。

各ステップを綿密に計画

現在の担当者を知る

リリースまでの各段階のオーナーと期日を明確にすることで、スケジュール通りのリリースを実現できます。

現在の担当者を知る

計画通りにリリースする

計画の全体像と詳細を把握することで、調整しながら仕事を順調に進めることができます。

計画通りにリリースする

全員が最新情報を把握

重要な最新情報や会話を仕事につなげることで、メールスレッドに埋もれてしまうことを防ぎます。

全員が最新情報を把握

仕事を 1 か所にまとめる

ファイルをプロジェクトに添付することで、全員が正しい情報のありかを把握することができます。

仕事を 1 か所にまとめる

日付とマイルストーンを管理

リリース計画をカレンダーに表示することで、重要な日付を見逃すことがなくなります。

日付とマイルストーンを管理

順調な作業と問題のある作業を把握

仕事の進捗を確認することで、期限や目標に向けて仕事を順調に進めていくことができます。

順調な作業と問題のある作業を把握

どこにいても常につながりをキープ

モバイル版 Asana があれば、どこにいてもリリースの進捗を把握できます。

どこにいても常につながりをキープ

位置について、用意、リリース!

期限の遵守に役立つ Asana があれば、製品チームは素晴らしい製品リリースを実現することができます。

位置について、用意、リリース!

優先度を洗い出す

各目標をタスク化することで、会社全体の目標を全員に対して視覚化することができます。

優先度を洗い出す

適切な責任者を決める

それぞれの目標を適切な人物に割り当てることで、誰が担当者で、誰に質問すればいいかを全員が知ることができます。

適切な責任者を決める

目標達成のための計画を立てる

それぞれのマイルストーンがどのように目標につながっているのかを描き出し、目標達成に向けて自信を持って取り組んでいくことができます。

目標達成のための計画を立てる

関連情報や最新情報の共有

目標と直接結び付いた更新情報やコメントを提供することで、関係者は最新情報と進捗を常に把握できます。

関連情報や最新情報の共有

重要なファイルを添付

お使いのファイル共有ツールと Asana を連携することで、重要な文書をすべて 1 か所にまとめることができます。

重要なファイルを添付

重要な日付を見逃さない

イニシアチブの期限やマイルストーンをカレンダー上ではっきりと確認することができます。

重要な日付を見逃さない

会社の進捗を追跡

どの目標が順調に進んでいて、どの目標が要注意かを理解することで、目標達成に向けて着実に進むことができます。

会社の進捗を追跡

最新情報を把握

モバイル版 Asana があれば、どこにいても最新情報を受け取り、重要な決定に加わることができます。

最新情報を把握

目標を達成

Asana を使用するとチーム全員が組織の目標を把握し、最も重要な業務に集中できます。

目標を達成

ミッションに備える

ミッションの各ステップを綿密に計画することで、万全の状態で高い目標を狙えます。

ミッションに備える

担当者を知る

各タスクのオーナーを明確に割り当てることで、パイロットもコマンダーも、そしてフライトエンジニアも、自分がやるべきことを把握できます。

担当者を知る

各ステップを綿密に計画

ローンチの計画を作成して、スタートからゴールまでの進路を決定します。これをチームと共有し、状況の変化に合わせて調整します。

各ステップを綿密に計画

万全の状態を整える

大切な質問をしたり会話をしたり、あるいはステータスの更新を行うことで、クルーが発射日に万全の状態になるよう準備を進めることができます。

万全の状態を整える

すべてをつなげる

ミッションに必要な他のツールに Asana を接続することで、すべての情報を 1 か所に集めることができます。

すべてをつなげる

重要なステップを注視

各マイルストーンをカレンダー上に表示することで、離陸までの重要な日付を追跡することができます。

重要なステップを注視

進捗を追跡

順調な作業と問題のある作業を把握することで、発射日に向けて着々と準備を進められます。

進捗を追跡

作業をどこからでも

インターネット接続さえあれば、オフィスにいても月面にいても変わらず最新情報を把握し続けることができます。

作業をどこからでも

3、2、1、発射!

Asana があれば、クルーは月に向かって飛び立ち、月面に到着することができます。必要なのは小さな第一歩だけです…

3、2、1、発射!