フィンランドのClas Ohlsonのデジタルマーケティングプログラムをリードするのは、Deneb Petterson です。 Deneb さんとそのオンラインマーケティングチームは、魅力的なデジタルキャンペーン、効果的な SNS 戦略、オンライン広告を通じて、会社の製品への関心を高め、ウェブサイトへのトラフィックを増やす責務を担っています。 これらすべてを成功させ、最終的にはオンライン注文を促進するには、チーム全員が緊密に連携する必要があります。

Deneb さんが 7 年前にチームを率いるようになったとき、チームはスプレッドシートを使って仕事の計画と管理を行っていました。そのため、リアルタイムのコラボレーションは不可能でした。 一度に 1 人しかファイルにアクセスできなかったため、同じスプレッドシートの複数のバージョンが作成されることが多く、どれが信頼できる唯一の情報源であるかを誰も把握できませんでした。 また、チームは、仕事の進捗や計画の変更に合わせて、手動でスプレッドシートを更新するために多大な時間を無駄にしていました。更新することを忘れてしまうこともありました。

Deneb 氏は、チームがすべての仕事を管理し、より効果的にコラボレーションするための、もっとよい方法があるはずだと考えました。 幸運なことに、この頃ヘルシンキで開催される有名な Slush カンファレンスに参加する予定があったため、他のテクノロジー愛好家とのネットワーキングを通じて答えを見つけようと考えていました。

シームレスなコラボレーションを実現するツールの探索

Slush 参加中、Deneb 氏は他のデジタルマーケターと話をし、キャンペーンや SNS カレンダーの管理でチームが抱えている課題について話しました。 何人かの人から、Asana を検討するよう勧められました。 調査を行った結果、Deneb 氏は次のことを知りました。

• プロジェクトまたはタスク内で複数の人が同時にコラボレーションできる

• 更新はリアルタイムで反映され、全員に表示される

• リストやカレンダーなど、複数のレイアウトで仕事を表示できる

• メールをツールに転送して実行可能なタスクを作成できるため、仕事が受信トレイに埋もれることがない

• モバイルアプリを使えば、デスクから離れているときでも柔軟に仕事にアクセスできる

Asana は Deneb 氏が求める条件をすべて満たしていたため、オフィスに戻り次第、チームに Asana を紹介しました。 新しいツールや働き方に全員が慣れるように、Asana の仕組みを理解してもらうためのトレーニングを開催しました。 また、チームが仕事をどのように構造化すべきかについてのガイドラインとルールを作成し、全員が一貫した方法で仕事を計画し、管理できるようにしました。 そこから、Asana でプロジェクトの 1 つを作成することから小さなところから始めるよう促し、チームの質問にはいつでも答える体制を整えました。

Asana なら、プロジェクトやプロセスに最も適したビューを選んで、柔軟に仕事を管理できます。 たとえば、カレンダービューを使って SNS プログラムを管理しているので、投稿が公開されるタイミングを簡単に確認できます。

透明性がチーム間の認識の一致と効果を高める

現在、フィンランドオフィス全体が Asana を使って仕事を管理しています。 チーム全体で何が行われているのかを全員が把握できるため、同じ情報を基に作業を行うことができ、認識を揃えることができます。 Clas Ohlson のフィンランドオフィスが Asana を活用して業務を効率化している例をいくつかご紹介します。

戦略計画: Asana でその年の戦略的イニシアチブを管理することで、オフィスの全員が地域や会社の最優先事項を把握できます。 これにより、適切な仕事に時間を費やすことができ、個々のタスクが大きな目標にどのように貢献するかを明確に理解できます。

デジタルおよびソーシャルメディアキャンペーンの管理:季節限定のデジタルキャンペーンや定期的なソーシャルメディアへの投稿は、e コマースと実店舗の両方にとって重要なトラフィックの原動力です。 マーケティングチームは、毎回同じステップを踏むため、プロジェクトテンプレートを使って新しいキャンペーンを開始しています。 これにより、すぐに実行段階に入り、ワンクリックでアクションアイテムを割り当てることができます。 キャンペーンの進行に合わせて、プロジェクトのタイムラインで仕事のタイミングを確認し、依存関係やキャパシティの競合がある場合は仕事を調整することができます。 また、これらの更新はリアルタイムで行われるため、全員が常に最新のキャンペーン計画にアクセスできます。

5 つのシーズンごとに 11 回または 12 回のキャンペーンを実施していますが、プロジェクトテンプレートのおかげで、計画段階で時間を大幅に節約できるようになりました。 さらに、すべての計画が Asana で管理されているため、過去の作業を簡単に参照して出発点にすることができます。

会議:メンバー全員の時間を有効に使うため、議題を作成して話し合う内容を明確にし、新しいアイテムが出てきた場合は、チームメイトがトピックを提案することもできます。 さらに会議を順調に進めるために、チームはカスタムフィールドを使って各トピックに費やす時間 (分) を管理し、アクションアイテムはリアルタイムで記録され、会議の進行に合わせて割り当てられます。

デジタルキャンペーンと e コマースをレベルアップ

Clas Ohlson のウェブサイトは、e コマースでの購入だけでなく、店舗での購入にも大きな影響を与えています。 チームは、常連のお客様により良い体験を提供するために、新しいウェブサイトを立ち上げました。 これにより、予測テクノロジーを組み込んだ新しいマーケティング活動をテストし、ターゲットを絞った製品のおすすめで、よりカスタマイズされた体験を提供しています。 新しいウェブサイトのローンチを成功させるため、チームは Asana に頼り、全員の足並みを揃えました。

全員が Asana で仕事を管理するようになった今、全員が共通認識を持ち、キャンペーンに関する信頼できる唯一の情報源を手にすることができました。計画の正しいバージョンを確認しているかどうかを推測する必要はもうありません。