Prioritization matrix

Sapere come affrontare le attività non è sempre facile. Da dove dovresti iniziare? Come puoi assicurarti di concentrarti prima sulle attività importanti? È probabile che queste domande (tra le altre) sorgano quando dai la priorità alle attività: se non sai come rispondere, potresti finire per perdere tempo sul lavoro sbagliato. 

Un modello di matrice di assegnazione delle priorità può aiutarti a semplificare il processo decisionale. Creandone uno su Asana, puoi organizzare facilmente le attività in base all'impegno e all'impatto sull'azienda, e creare un piano d'azione che dia la priorità al lavoro più importante. 

Cos'è una matrice di assegnazione delle priorità?

Una matrice di definizione delle priorità (nota anche come "matrice di priorità") è uno strumento di gestione delle attività utilizzato per classificare le attività in base all'impatto e all'impegno. Consentendoti di vedere l'impatto aziendale e l'impegno totale richiesto per ogni attività, una matrice di assegnazione delle priorità ti aiuta a determinare quali elementi affrontare per primi, in modo da avere la certezza di concentrarti sempre sul lavoro giusto.

Le matrici di definizione delle priorità possono essere semplici o complesse, a seconda del numero di attività. Una matrice di priorità di base può essere suddivisa nelle seguenti categorie:

• Attività ad alto impatto e basso impegno: da svolgere subito

• Attività ad alto impatto e alto impegno: da fare subito 

• Attività a basso impatto e basso impegno: da fare più tardi 

• Attività a basso impatto e alto impegno: da non fare 

Se non sai quale attività affrontare per prima, o dove inserire il lavoro in un programma, una matrice di definizione delle priorità ti aiuta a decidere un piano d'azione.  

Cos'è un modello di matrice di assegnazione delle priorità?

Un modello di matrice di definizione delle priorità è una risorsa riutilizzabile che ti consente di definire rapidamente le priorità della tua lista di cose da fare. Poiché il modello è duplicabile, non devi perdere tempo a ricrearne uno nuovo all'inizio di ogni giorno, settimana o mese. È sufficiente copiare il modello, aggiungere le tue attività e iniziare a definirne le priorità. 

Quali sono i vantaggi di un modello di matrice di assegnazione delle priorità?

Un modello digitale di matrice di assegnazione delle priorità semplifica la definizione delle priorità del tuo lavoro in base all'impatto e all'impegno. Abbinato a funzionalità come etichette personalizzate contrassegnate con un colore e viste diverse, un modello di matrice di assegnazione delle priorità ti consente di vedere facilmente cosa c'è in programma.

Ecco cosa puoi fare con un modello digitale di matrice di assegnazione delle priorità:

• Determinare il lavoro di maggior impatto per il tuo team e la tua organizzazione.

• aggiungere facilmente le attività alla matrice e trascinarle in diverse sezioni quando le priorità cambiano; 

• Assicurarti di allocare correttamente le risorse e di concentrarti sul lavoro che offre i maggiori vantaggi per l'azienda. 

• eliminare il lavoro iniziale di creare un modello da zero ogni giorno o settimana;  

• Condividere la matrice con gli stakeholder del progetto, in modo che tutti siano sulla stessa lunghezza d'onda su come stai assegnando le priorità alle attività.

• Impostare le date di inizio per le attività che hai depriorizzato. 

• Assegnare membri del team per delegare il lavoro prioritario. 

• Creare un framework ripetibile che possa essere utilizzato da altri team, in modo che tutti i membri dell'organizzazione possano dare la priorità al lavoro di maggior impatto.

Come si usa un modello di matrice di assegnazione delle priorità?

Un semplice modello di matrice di definizione delle priorità ti aiuterà a creare un piano d'azione basato sul livello di impegno richiesto per ogni attività e sull'impatto che tale attività avrà sull'azienda.

Per iniziare, aggiungi due etichette personalizzate al modello, una per l'impegno richiesto per completare ogni attività e una per l'impatto che il completamento dell'attività avrà sull'azienda. Potrebbe essere simile a questo:

• alto impatto e poco impegno

• alto impatto e alto impegno 

• Basso impatto e basso impegno 

• Basso impatto e alto impegno 

Quindi, crea delle sezioni nel tuo modello che indichino l'azione consigliata per ogni attività in base all'impegno e all'impatto. Per esempio:

• Da fare subito: questa sezione è dedicata alle attività ad alto impatto e basso impegno, che porteranno grandi vantaggi all'azienda senza richiedere molto tempo. Per esempio, firmare i documenti per i nuovi assunti.

• Da fare dopo: questa sezione è dedicata alle attività ad alto impatto e alto impegno, che richiedono molto tempo, ma sono anche molto importanti per l'azienda. Per esempio, la creazione di una proposta di strategia per il cliente.

• Da fare più tardi: questa sezione è dedicata alle attività a basso impatto e basso impegno, che comprendono quelle che non hanno un grande impatto sull'organizzazione, ma che vale comunque la pena svolgere poiché non richiedono molto tempo. Ad esempio, organizzare l'elenco dei contatti dei clienti.

• Da non fare: questa sezione è per il lavoro a basso impatto e alto impegno, che non ha un grande impatto sull'azienda e richiede molto tempo. Ad esempio, la rilettura di un documento di messaggistica strategico ma già approvato dal reparto creativo.  

Una volta creato il modello con queste etichette e Sezioni personalizzate, è facile da usare. Devi solo seguire i passaggi qui di seguito.

1. Crea una copia del tuo modello di matrice di assegnazione delle priorità di base.

2. Rinomina il modello (ad esempio, "Matrice di definizione delle priorità per la settimana del 9 gennaio").

3. Aggiungi tutte le attività pertinenti al modello. 

4. Aggiungi etichette personalizzate a ogni attività, indicando l'impegno e l'impatto. 

5. Trascina e rilascia le attività nella sezione appropriata (da fare subito, da fare dopo, da fare più tardi, da non fare). 

6. Aggiungi le date di inizio e i membri del team a ciascuna attività, se necessario. 

Funzionalità e app integrate di Asana 

Asana si integra facilmente con gli strumenti aziendali esistenti per semplificare la collaborazione tra team. Inoltre, le nostre funzionalità integrate, come i campi personalizzati e le viste multiple del progetto, ti consentono di personalizzare il modello di matrice di assegnazione delle priorità per soddisfare le tue esigenze specifiche.

Funzionalità integrate

1. Vista bacheca. La vista bacheca è una vista in stile bacheca Kanban che mostra le informazioni del tuo progetto in colonne, le quali sono in genere organizzate in base allo stato del lavoro (come Da fare, In corso e Fatto) e delle quali puoi modificare i titoli in base alle esigenze del tuo progetto. All'interno di ogni colonna, le attività vengono visualizzate come schede, con una varietà di informazioni associate, tra cui titolo dell'attività, data di scadenza e campi personalizzati. Monitora il lavoro mentre avanza da una fase all’altra e ottieni **Approfondimenti** a colpo d’occhio sullo stato del tuo progetto.

2. Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per contrassegnare, ordinare e filtrare le attività. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l’organizzazione. 

3. Date di inizio. A volte non hai solo bisogno di monitorare la scadenza di un'attività, ma devi anche sapere quando dovresti iniziare a lavorarci. Gli orari e le date di inizio danno ai membri del tuo team un'idea chiara di quanto tempo dovrebbe richiedere ogni attività per essere completata. Utilizza le date di inizio per impostare, monitorare e gestire il lavoro, al fine di allineare gli obiettivi del team ed evitare che le dipendenze sfuggano al controllo. 

4. Possibilità di aggiungere attività a più progetti. Il lavoro è interfunzionale per natura. I team devono essere in grado di operare in modo efficace con i vari reparti. Ma se ogni reparto ha il proprio sistema di archiviazione, il lavoro si blocca. Asana semplifica il monitoraggio e la gestione delle attività in più progetti. Ciò non solo riduce il lavoro duplicato e aumenta la visibilità tra i team, Aiuta anche il tuo team a visualizzare le attività nel contesto, vedere chi sta lavorando a cosa e mantenere team e attività connessi.

App consigliate

1. Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni su Slack in attività e commenti facili da monitorare su Asana. Trasforma le domande rapide e le azioni in attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro su Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack. 

2. Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workspace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

3. Gmail. Grazie all'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività di Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata da Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, così che nulla ti sfugga. Devi fare riferimento a un'attività di Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. 

4. Outlook. Mano a mano che ricevi email con le attività di cui dovrai occuparti, come la revisione del lavoro della tua agenzia o la richiesta di un progetto grafico da un partner, puoi creare attività su Asana direttamente da Outlook. Puoi assegnare la nuova attività a te o a un collega del team, impostare una data di scadenza e aggiungerla a un progetto in modo che sia collegata ad altre attività pertinenti. 

Domande frequenti