Modello di registro delle telefonate

Ti è mai successo di scribacchiare in fretta degli appunti durante una telefonata e di non riuscire a decifrarli il giorno dopo? O, peggio ancora, di perdere il foglio con gli appunti? È capitato anche noi. In questi casi, i modelli di registro delle telefonate possono esserti d'aiuto.

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[Interfaccia utente del prodotto] Progetto di registro delle telefonate su Asana, visualizzazione del progetto in stile foglio di calcolo (elenco)

Se passi gran parte della giornata al telefono, sai bene quanto tempo richiedano gli appunti, sia per prenderli che rivederli in seguito. Dalle telefonate senza preavviso a quelle di follow-up per richieste commerciali e definire relazioni con i nuovi clienti, molte attività di business vengono svolte al telefono, quindi perdere gli appunti (o non riuscire a decifrare la propria calligrafia) potrebbe essere una bella battuta d'arresto.

Per fortuna, puoi fare affidamento sui modelli di registro delle telefonate. Questi modelli duplicabili ti aiutano a monitorare le tue telefonate quotidiane, prendendo nota di cose come la persona con la quale hai parlato e le eventuali azioni da attuare in seguito alla conversazione, per non doverti mai più preoccupare di perdere gli appunti. 

Cosa significa tenere un registro delle telefonate?

Tenere un registro delle telefonate è la prassi di registrare le telefonate in entrata e in uscita in un apposito registro. Di solito, i membri del team che svolgono la maggior parte delle loro attività di business al telefono, come gli addetti al telemarketing o alle vendite, tengono un registro delle telefonate. In ogni caso, tenere un registro delle telefonate reca vantaggi a tutti i team che desiderano un registro dettagliato delle comunicazioni.

Di solito, vengono registrati i seguenti dati: origine della telefonata, ora di inizio e di fine, scopo della telefonata ed eventuali appunti o azioni da attuare. In questo modo, sai esattamente di cosa si è parlato e cosa devi fare.

Cos'è un modello di registro delle telefonate?

Un modello di registro delle telefonate è la versione tipo modello di un registro delle telefonate. I modelli di registro delle telefonate fungono da framework per tutte le attività di registrazione delle telefonate. Anche se il contenuto del modello del registro delle telefonate è destinato a cambiare, la struttura resta sempre la stessa, eliminando il lavoro iniziale per la creazione di un registro delle telefonate per ogni singolo caso d'uso. 

L'aspetto più importante? Creando un modello modificabile di registro delle telefonate in uno strumento di gestione dei progetti, elimini il rischio di smarrire o fraintendere i tuoi appunti delle telefonate. Inoltre, l'utilizzo di un registro delle telefonate in formato digitale consente di abbracciare a colpo d'occhio tutto il contesto, come, ad esempio, lo scopo della telefonata, le fasi successive e altri appunti specifici di quella telefonata. Con un modello di registro delle telefonate, non ti chiederai mai più "Chissà cosa volevo dire?" 

Di seguito, elenchiamo cosa consente di fare un modello di registro delle telefonate.

  • Visualizzare tutti i tuoi appunti delle telefonate in un unico posto.

  • Monitorare le informazioni sui clienti relative alle telefonate.

  • Monitorare i risultati delle telefonate, come quante telefonate di vendita senza preavviso portano all'acquisizione di clienti.

  • Visualizzare eventuali azioni da mettere in atto risultanti dalle telefonate, come quali clienti hanno richiesto maggiori informazioni o necessitano di un follow-up.

  • Migliorare le tue pratiche di gestione delle relazioni con i clienti (o CRM, Client Relationship Management).

  • Allegare documenti pertinenti, come Documenti Google o Fogli Google, agli appunti delle telefonate.

  • Costruire relazioni con i clienti e anticipare le loro esigenze, analizzando i registri delle telefonate per capire chi chiama più spesso e perché. 

  • Acquisire una migliore comprensione delle prestazioni del team e dell'efficacia delle campagne di marketing, monitorando dettagli delle telefonate quali durata e tasso di conversione.

Tipi comuni di modelli di registro delle telefonate

Anche se i vantaggi dei modelli di registro delle telefonate saranno evidenti a tutti i team che cercano di semplificare e standardizzare i loro processi di registrazione e annotazione delle telefonate, ecco alcuni dei casi d'uso più comuni.

  • Modello di registro delle telefonate di vendita: registra le informazioni e i risultati relativi alle telefonate di vendita, tra cui il nome e l'azienda del cliente potenziale, lo scopo della chiamata e se il cliente potenziale richiede un follow-up. 

  • Modello di registro delle telefonate ai clienti esistenti: monitora le telefonate in entrata e in uscita ai clienti esistenti, al fine di seguire e costruire relazioni con i clienti.  

  • Modello di registro delle telefonate di assistenza sanitaria o ai pazienti: annota le informazioni sui pazienti, quali il loro medico, i sintomi che hanno, le istruzioni fornite e se è necessario un follow-up da parte del loro medico curante. 

  • Modello di registro delle telefonate giornaliere o settimanali: registra le tue telefonate in entrata o in uscita su base giornaliera o settimanale, per monitorare le relazioni con i clienti o le vendite. 

  • Modello di registro delle telefonate al servizio clienti o all'assistenza: monitora le informazioni sulle chiamate in entrata al servizio clienti o all'assistenza, incluso chi ha chiamato e il servizio richiesto.

Cosa includere in un modello di registro delle telefonate?

Per sfruttare al massimo il tuo modello di registro delle telefonate, assicurati che contenga tutte le informazioni specifiche sul cliente e sulla telefonata. Creare il tuo modello con etichette per i dettagli sui clienti e le azioni da attuare ridurrà il tempo necessario alla registrazione delle informazioni più rilevanti della telefonata, per passare alle attività più importanti, come, ad esempio, concludere una vendita.

Ecco alcuni elementi da includere nel tuo modello base di registro delle telefonate:

  • nome del destinatario della telefonata

  • nome dell'azienda del destinatario della telefonata 

  • informazioni di contatto del destinatario della telefonata

  • data e orario della telefonata

  • durata della telefonata

  • scopo della telefonata

  • necessità o meno di follow-up con il cliente

  • uno spazio dedicato agli appunti o alle azioni da attuare in seguito alla telefonata

Funzionalità integrate

  • Campi personalizzati. I campi personalizzati sono il modo migliore per etichettare, ordinare e filtrare il lavoro. Crea campi personalizzati univoci per tutte le informazioni che hai bisogno di monitorare: dalla priorità e dallo stato all'email o al numero di telefono. Usa i campi personalizzati per ordinare e pianificare le cose da fare, in modo da sapere da dove iniziare. Inoltre, condividi i campi personalizzati tra attività e progetti per garantire coerenza in tutta l'organizzazione.

  • Vista elenco. La vista Elenco è una visualizzazione in stile griglia che offre una panoramica di tutte le informazioni sul tuo progetto. Allo stesso modo di una lista di cose da fare o di un foglio di calcolo, la vista Elenco mostra tutte le tue attività contemporaneamente, in modo che tu non ne veda solo i titoli o le date di scadenza, ma anche i relativi campi personalizzati, come priorità, stato e altro. Sviluppa una collaborazione senza sforzo offrendo a tutto il tuo team visibilità su chi sta facendo cosa e per quando.

  • Automazione. Automatizza il lavoro manuale, in modo che il tuo team dedichi meno tempo alle attività improduttive e più tempo a quelle per cui lo hai assunto. Le regole su Asana funzionano sulla base di trigger e azioni, vale a dire "quando accade X, fai Y". Usa le regole per assegnare automaticamente il lavoro, modificare le date di scadenza, impostare campi personalizzati, avvisare gli stakeholder e altro ancora. Dalle automazioni ad hoc a interi flussi di lavoro, le regole restituiscono al tuo team il tempo necessario per il lavoro qualificato e strategico.

  • Sottoattività. A volte un lavoro è troppo complesso per essere riportato in una sola attività. Se un'attività ha più di un collaboratore, una data di scadenza in là nel tempo o stakeholder che prima devono rivederla e approvarla, le sottoattività possono essere di aiuto. Le sottoattività sono un modo efficace di distribuire il lavoro e suddividerlo in singole attività, senza perdere il collegamento con il contesto generale dell'attività principale. Suddividi le attività in attività più piccole o, se un processo include più fasi, crea delle sottoattività per i singoli passaggi.

App consigliate

  • Dropbox. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Dropbox, che è integrato nel pannello delle attività di Asana.

  • Google Workplace. Allega i file direttamente alle attività su Asana con il selettore di file di Google Workplace, che si trova nel pannello delle attività di Asana. Allega in modo semplice qualsiasi file da Il mio Drive in pochi clic.

  • Gmail. Con l'integrazione di Asana per Gmail, puoi creare attività Asana direttamente dalla posta in arrivo di Gmail. Qualsiasi attività creata da Gmail includerà automaticamente il contesto della tua email, così che nulla ti sfugga. Hai bisogno di fare riferimento a un'attività Asana mentre componi un'email? Invece di aprire Asana, usa l'add-on di Asana per Gmail per cercare quell'attività direttamente dalla posta in arrivo di Gmail.

  • Slack. Trasforma idee, richieste di lavoro e azioni di Slack in attività e commenti che puoi monitorare su Asana. Passa da domande veloci e azioni da attuare ad attività con incaricati e date di scadenza. Trasferisci il lavoro in Asana, in modo che le richieste e le cose da fare non si perdano in Slack.

Domande frequenti

Perché dovrei usare un modello di registro delle telefonate?

Un modello di registro delle telefonate può aiutarti a standardizzare il processo di registrazione delle telefonate e ad accedere più facilmente e rapidamente agli appunti delle telefonate. Intendi concludere una vendita? Costruire relazioni con i clienti o migliorare la gestione dei clienti? I modelli di registro delle telefonate possono aiutarti.  

Come si usa un modello di registro delle telefonate?

Inizia a creare il tuo modello con tutti i dettagli delle telefonate che intendi monitorare, come, ad esempio, nome del cliente; data, orario e durata della telefonata; eventuali informazioni importanti, quali lo scopo della telefonata e gli appunti riepilogativi. Una volta creato il tuo modello base, puoi duplicarlo e riutilizzarlo. Se ricopri il ruolo di project manager, puoi anche condividere il modello di registro delle telefonate con il tuo team, in modo che tutti sappiano dove prendere gli appunti sulle telefonate.

Chi dovrebbe usare un modello di registro delle telefonate?

I modelli di registro delle telefonate sono molto utili per le piccole imprese che svolgono la maggior parte del loro lavoro al telefono, come telemarketing, vendite, servizi a domicilio e servizi IT. Puoi anche creare dei modelli di registro delle telefonate per il tuo mercato di nicchia specifico, come modelli di registro delle telefonate di assistenza sanitaria o al servizio clienti. Se non operi in questi settori, i modelli di registro delle telefonate possono comunque essere un modo utile per semplificare le comunicazioni con i clienti e costruire una relazione con loro. 

Quali sono i vantaggi dell'utilizzo di un modello di registro delle telefonate?

I modelli di registro delle telefonate riescono a standardizzare il modo in cui tu, o il tuo team, monitorate gli appunti delle telefonate. Quando creati in uno strumento di gestione dei progetti digitale, i registri delle telefonate sono facilmente accessibili e consentono a tutto il team un accesso veloce alle attività e ai dettagli relativi alle telefonate. Dato che i registri delle telefonate possono aiutarti a monitorare le informazioni sui clienti, sono in grado di migliorare le tue relazioni con i clienti e di aiutarti a offrire un servizio migliore. Inoltre, a differenza degli appunti sulle telefonate scritti a mano, è impossibile smarrire un modello di registro delle telefonate in formato digitale, un vantaggio essenziale per tutti coloro che hanno bisogno di un aiuto a organizzarsi.

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