Come utilizzare il metodo Hoshin Kanri per la pianificazione strategica

Nota rapida: abbiamo incluso un modello grafico in PDF qui sotto per aiutarti a visualizzare il metodo Hoshin Kanri come opzione di pianificazione strategica. Sebbene sia possibile utilizzare Asana per seguire questo metodo, non disponiamo di una funzionalità o di un modello all'interno del prodotto.

Ricordi quando eri più giovane e ti veniva data un’attività di collegamento dei punti? All’inizio, la pagina sembra un mare di punti casuali. Ma quando si collegano i punti, inizia a formarsi un quadro più ampio. 

Anche se il metodo Hoshin Kanri è leggermente più complesso di un puzzle, si applica la stessa filosofia. Con il metodo Hoshin Kanri, puoi collegare il tuo lavoro quotidiano agli obiettivi strategici più ampi della tua azienda, per avere una visione d’insieme. Di seguito ti spieghiamo come fare.

Cos’è l’Hoshin Kanri?

Hoshin Kanri è uno strumento di pianificazione strategica che le aziende utilizzano per collegare gli obiettivi aziendali al lavoro quotidiano dei singoli collaboratori. In giapponese, la parola “hoshin” significa “politica” o “direzione”. La parola "kanri" si traduce con "gestione". La frase nel suo insieme si traduce approssimativamente con: "Come gestiamo la nostra direzione?"

L’obiettivo dell’Hoshin Kanri è che tutti in azienda puntino allo stesso obiettivo contemporaneamente. Ciò avviene attraverso un flusso di feedback chiamato Hoshin Kanri Catchball. Ecco come funziona.

• Il team strategico spinge la strategia fino al livello dei singoli collaboratori, fornendo informazioni e contesto su come la strategia si collega al loro lavoro quotidiano.

• I singoli collaboratori attuano quindi tale strategia.

• Infine, la velocità con cui i singoli collaboratori producono viene fornita al team strategico per aiutarlo ad analizzare e adattare la strategia.

In questo modo,  Hoshin Kanri non è un metodo di pensiero una tantum, ma piuttosto un ciclo continuo di pianificazione e miglioramento.  

Quando usare il metodo Hoshin Kanri

Hoshin Kanri è un buon metodo da utilizzare se stai implementando una strategia a livello aziendale o se stai cercando di unificare l'intero team per raggiungere lo stesso obiettivo generale. Tuttavia, richiede molto tempo per la pianificazione e l’implementazione. 

Se stai cercando un modo più semplice per allineare le tue priorità strategiche, prova invece a iniziare con un piano strategico. Ma che tu stia usando un piano strategico o un Hoshin Kanri Catchball, assicurati di fornire sempre ai membri del tuo team il contesto, la chiarezza e la connessione di cui hanno bisogno per avere successo.

La matrice Hoshin Kanri

La matrice Hoshin Kanri (o matrice X) è una rappresentazione visiva del processo di pianificazione Hoshin Kanri. I team la utilizzano per monitorare come gli obiettivi e i traguardi si collegano tra loro quando implementano il metodo Hoshin Kanri. L’obiettivo della matrice è identificare chi sta lavorando a quale iniziativa, come le strategie si collegano alle iniziative e come si collegano agli obiettivi a lungo termine.

Come leggere una matrice Hoshin Kanri

Se utilizzi la metodologia Hoshin Kanri, dovresti anche utilizzare la matrice Hoshin Kanri. La matrice Hoshin Kanri è uno strumento estremamente utile per comprendere in che modo il proprio lavoro specifico si collega agli obiettivi a lungo termine. Quando i membri del team non hanno obiettivi chiari o non capiscono come il loro lavoro si collega a obiettivi strategici più ampi, possono accidentalmente dedicare tempo e risorse a lavoro non necessario. Invece, collegare il tuo lavoro agli obiettivi può aiutare il tuo team a muoversi in una direzione. 

Nonostante la complessità della matrice Hoshin Kanri, leggerla è in realtà abbastanza semplice. Il grafico divide le informazioni in cinque sezioni principali in uno schema a bussola:

• Gli obiettivi strategici a lungo termine vanno nella sezione sud.

• Gli obiettivi annuali vanno nella sezione ovest.

• Le iniziative di miglioramento vanno nella sezione nord.

• Gli obiettivi di miglioramento o KPI vanno nella Sezione orientale.

• Le risorse vanno nella sezione più a est.

Quando si legge una matrice Hoshin Kanri, si inizia dal basso e si procede in senso orario. In ogni angolo della matrice troverai dei puntini che rappresentano il modo in cui le iniziative o gli obiettivi si collegano tra loro. Le risorse all’estrema destra identificano quale membro del team è responsabile di quale iniziativa di miglioramento e KPI.

Ecco un esempio. Nella matrice Hoshin Kanri precedente, inizieremmo dalla Sezione "Obiettivi strategici" in basso. Seguendo i punti a sinistra, possiamo vedere che l'obiettivo strategico "Diventare un'azienda globale" si collega all'obiettivo annuale "Creare una nuova funzionalità del prodotto che si adatti al mercato internazionale". Seguendo quella colonna fino all’angolo in alto a sinistra, possiamo vedere che l’obiettivo annuale si collega alle due iniziative di miglioramento “Ottimizzare il programma di successo dei clienti per adattarlo alle esigenze dei clienti” e “Condurre ricerche di mercato internazionali”. Puoi continuare questo stesso processo per collegare KPI e risorse e vedere come tutto si abbina.

I sette passaggi della pianificazione Hoshin Kanri

Quando si avvia una strategia di pianificazione Hoshin Kanri, è necessario seguire sette passaggi chiave. Se hai già completato un piano strategico, puoi saltare i passaggi da uno a quattro. Ecco come iniziare.

1. Stabilisci la visione dell’organizzazione

Identifica la mission, la visione e i valori chiave della tua organizzazione. Questo viene comunemente fatto sotto forma di una dichiarazione di visione. Una dichiarazione di visione dovrebbe supportare gli obiettivi a lungo termine del tuo team e collegarli alla dichiarazione di mission della tua azienda. 

Durante il processo di pianificazione strategica tradizionale, è importante chiarire la visione dell’organizzazione per assicurarsi che gli obiettivi a lungo termine siano allineati. Tuttavia, il metodo Hoshin Kanri fa un ulteriore passo avanti, aiutandoti a visualizzare in che modo il lavoro individuale influisce sugli obiettivi a lungo termine della tua azienda e, di conseguenza, sulla tua visione organizzativa.

2. Sviluppa obiettivi strategici

Gli obiettivi strategici, a volte chiamati obiettivi rivoluzionari, sono i cambiamenti che la tua organizzazione deve apportare per raggiungere la visione che hai definito nel primo passaggio. Questi obiettivi costituiscono il pilastro della tua strategia. Non è necessario definire troppi obiettivi: puntane a circa tre o quattro a lungo termine, che richiedono dai tre ai cinque anni per essere raggiunti. Avere troppi obiettivi può dividere l’attenzione del tuo team, rendendo più difficile raggiungere i tuoi obiettivi strategici. Una volta determinati i tuoi obiettivi strategici, aggiungili alla matrice Hoshin Kanri nella parte inferiore del grafico.

3. Sviluppa obiettivi annuali

Una volta identificati i principali obiettivi di svolta che desideri raggiungere, concentrati sulla definizione degli obiettivi annuali che il tuo team dovrebbe raggiungere. Poiché un obiettivo strategico richiede circa tre-cinque anni per essere raggiunto, suddividerlo in obiettivi a breve termine più piccoli lo rende più gestibile. 

Cerca di definire da due a dieci obiettivi annuali. Ricorda che questi obiettivi dovrebbero essere obiettivi intelligenti, ovvero specifici, misurabili, raggiungibili, realistici e con scadenza. Per monitorare l’avanzamento del tuo team verso questi obiettivi, dovresti anche decidere una metrica di successo aziendale da utilizzare come indicatore chiave di prestazione (KPI) per ogni obiettivo. Nella matrice Hoshin Kanri, questa è la sezione sul lato sinistro del grafico.

4. Ripartisci gli obiettivi a cascata in tutta l’organizzazione

Prima di poter iniziare a svolgere il lavoro, è necessario suddividere ulteriormente gli obiettivi annuali in attività più piccole e attuabili. Per farlo, suddividi gli obiettivi annuali relativamente ampi in iniziative attuabili specifiche per ogni team o reparto. Di conseguenza, il tuo team non solo comprenderà l'obiettivo generale, ovvero i tuoi obiettivi annuali e strategici, ma anche gli obiettivi più piccoli a cui lavorerà per aiutare l'azienda a raggiungere quelli più grandi. 

Durante questa fase, il tuo team inizierà a comprendere il lavoro necessario per raggiungere gli obiettivi annuali. Queste iniziative di miglioramento sono la sezione superiore di una matrice Hoshin Kanri. La matrice di ogni team o membro del team può apparire leggermente diversa poiché ognuno è responsabile di una parte diversa dell'iniziativa.

5. Eseguire gli obiettivi annuali

Finalmente, sei pronto per l'implementazione. A causa del modo in cui suddividi i tuoi obiettivi annuali in obiettivi più piccoli, i diversi team avranno strategie diverse. Ma alla fine, tutte queste strategie si uniscono per garantire che la tua organizzazione sia in grado di raggiungere gli obiettivi annuali. 

Il modo esatto in cui esegui le tue iniziative dipende da te. Alcuni modi per farlo sono utilizzare strategie di miglioramento continuo come il modello Six Sigma DMAIC, la metodologia Kaizen o il ciclo PDCA. 

Quando la produzione inizia e i risultati iniziano ad arrivare, il feedback inizierà a fluire dal reparto di produzione fino al team strategico.

6. Implementa revisioni mensili

Troppo spesso, gli obiettivi e le informazioni sulla strategia si trovano in documenti statici come fogli di calcolo o presentazioni, mentre il lavoro quotidiano del team si svolge altrove. Per collegare i punti, inizia implementando un sistema di revisione mensile per assicurarti che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda. Controlla gli obiettivi e il lavoro svolto per raggiungerli, per assicurarti che siano allineati.

Il metodo Hoshin Kanri rende tutto ancora più semplice. Una volta che inizi a svolgere il tuo lavoro annuale nella fase cinque, i risultati della produzione inizieranno a fluire verso il tuo team di leadership strategica. Utilizzando queste informazioni, prendi le distanze dal lavoro quotidiano e osserva come stai attualmente mantenendo i progressi. Cosa sta andando bene? Cosa può essere migliorato? 

Uno strumento di project management può rendere questo processo ancora più semplice. Ad esempio, Asana ti consente di creare e monitorare gli obiettivi nello stesso posto in cui il tuo team archivia e monitora il proprio lavoro quotidiano. Puoi anche impostare promemoria automatici che ti invitano ad aggiornare e rivedere i tuoi obiettivi su base mensile.

7. Effettua revisioni annuali

Una volta completati 12 mesi di progressi, è il momento di esaminare tutto ciò che il tuo team ha realizzato. Siete riusciti a raggiungere i vostri obiettivi? Se non hai raggiunto i tuoi obiettivi, cosa potrebbe essere cambiato la prossima volta? Quali sono le cose che hai imparato quest’anno che puoi implementare per il prossimo ciclo di progetto? 

Una volta determinate le lezioni apprese dall’anno precedente, puoi ricominciare il processo e fissare nuovi obiettivi per l’anno successivo. In futuro, puoi cambiare tattica per affrontare gli ostacoli o i punti deboli del passato, quindi ricominciare il flusso di Hoshin Kanri.

Pro e contro della metodologia Hoshin Kanri

Come per ogni strategia, il metodo Hoshin Kanri presenta sia vantaggi che svantaggi. Ecco cosa fa bene e cosa dovresti considerare quando implementi questa strategia.

Vantaggi della metodologia Hoshin Kanri

• La matrice Hoshin Kanri è facile da leggere. A prima vista, la matrice Hoshin Kanri sembra complessa. Ma quando ci prendi la mano, è in realtà un modo semplice ed efficace per gestire le responsabilità e capire come le iniziative si collegano agli obiettivi aziendali più elevati.

• Hoshin Kanri suddivide chiaramente una strategia generale. Quando i team discutono della strategia generale, la matrice Hoshin Kanri è un modo semplice per esaminare le iniziative più piccole e il modo in cui possono influenzare gli obiettivi aziendali più grandi. 

• Sapere chi è responsabile di cosa. I manager possono identificare rapidamente chi è responsabile di quali iniziative utilizzando la matrice Hoshin Kanri. Questo aiuta le persone a rimanere responsabili degli obiettivi di cui sono responsabili.

Svantaggi della metodologia Hoshin Kanri

• La matrice Hoshin Kanri è utile solo con informazioni minime. Più informazioni aggiungi alla matrice, meno leggibile diventa il grafico. Se stai creando dipendenze e responsabilità più complesse, la matrice Hoshin Kanri potrebbe non essere il metodo migliore per il tuo team. Se vuoi essere più specifico con le dipendenze, prova a utilizzare il metodo del percorso critico (CPM). 

• Hoshin Kanri restringe la strategia solo a quattro livelli di specificità. Se il tuo team vuole suddividere obiettivi e strategie in più di quattro livelli, il metodo Hoshin Kanri non funzionerà. Se desideri suddividere un progetto in più sezioni, prova invece la metodologia Waterfall.

• La matrice Hoshin Kanri è statica. Se le strategie e le responsabilità cambiano drasticamente, la matrice Hoshin Kanri è difficile da modificare. Se prevedi che si verifichino cambiamenti più grandi all'interno di un progetto, potrebbe essere meglio utilizzare una metodologia Agile.

Dai vita alla tua matrice Hoshin Kanri con strumenti di gestione del lavoro

Sebbene la matrice Hoshin Kanri sia un buon riferimento statico, avere uno strumento che monitora gli obiettivi in tempo reale è ancora meglio. L’utilizzo di uno strumento di gestione del lavoro come Asana può allineare il tuo team verso una missione comune. Quando i team comprendono chiaramente in che modo il loro lavoro contribuisce all’azienda nel suo complesso, sono in grado di fornire risultati misurabili.