Gestione delle sovvenzioni: guida per le organizzazioni non-profit

In qualità di leader di un’organizzazione non-profit, probabilmente sai quanto sia complesso il processo di gestione delle sovvenzioni. Dalla ricerca delle sovvenzioni giuste alla gestione dei requisiti di rendicontazione e alla presentazione delle applicazioni, può essere un’impresa che richiede tempo. Fortunatamente, esiste un modo per semplificare il processo. 

Con l’aiuto di strumenti software, puoi organizzare e dare priorità alle tue domande di sovvenzione fino alle approvazioni finali. Con un processo in atto, puoi dedicare più tempo alla creazione di flussi di lavoro significativi che supportano la tua missione. Riesci a immaginare tutto il bene che potresti fare con tutto quel tempo a disposizione? 

In questo articolo, definiamo l’intero processo di gestione delle sovvenzioni, ti mostriamo come implementarlo e ti forniamo suggerimenti che possono aiutarti lungo il percorso.

Cos’è la gestione delle sovvenzioni?

La gestione delle sovvenzioni è un processo che aiuta le organizzazioni non profit ad amministrare le proposte di sovvenzione dando priorità ed elaborando le applicazioni di sovvenzione. 

Il sistema di gestione delle sovvenzioni amministra l’intero ciclo di vita delle sovvenzioni, che include l’organizzazione del denaro, il monitoraggio e l’elaborazione delle applicazioni, fino alla fase successiva all’assegnazione e alla chiusura. 

Questo sistema coinvolge tre parti distinte, che includono:

• Concessione di sovvenzioni: la concessione di sovvenzioni è costituita da opportunità di finanziamento assegnate dal governo federale. 

• Finanziamento: le organizzazioni non profit devono soddisfare i requisiti di idoneità per le sovvenzioni per poter essere prese in considerazione per il finanziamento. 

• Idoneità: per essere idonei potrebbe essere necessario fornire informazioni sui membri del personale, sulle parti interessate, sui rapporti sulle sovvenzioni, sui profitti delle sovvenzioni, sui tipi di sovvenzioni precedentemente acquisite e sugli obiettivi di finanziamento futuri prontamente disponibili.  

Gran parte del processo di gestione delle sovvenzioni prevede la redazione della sovvenzione, ovvero la fase in cui i membri del team dedicato scrivono fisicamente la proposta di sovvenzione con le informazioni raccolte.

Grantmaker e grantseeker a confronto

La gestione delle sovvenzioni coinvolge due ruoli chiave: i responsabili e i richiedenti. Entrambi sono fondamentali per il processo generale. Altri ruoli coinvolti nel processo includono i concedenti e i finanziatori che assistono nell’assegnazione dei fondi di sovvenzione, sebbene non siano in genere rivolti alle imprese.

Un ente concedente è diverso da un richiedente in base ai loro ruoli e responsabilità. 

• Un ente concedente è responsabile della creazione di sovvenzioni. Questo ruolo comporta una varietà di risultati finali, tra cui la definizione di obiettivi strategici, la valutazione delle normative e l’assegnazione di sovvenzioni. Un concedente sovvenzioni lavora per un’agenzia federale all’interno del reparto sovvenzioni.

• Un richiedente è qualcuno che cerca opportunità di sovvenzione, che è probabilmente la posizione in cui ti trovi attualmente. Ciò comporta l'identificazione delle esigenze, la raccolta di informazioni interne e la stesura e la richiesta di sovvenzioni. Potrebbe trattarsi di un'organizzazione come una 501(c)(3) o una piccola azienda.

Entrambi questi ruoli svolgono un ruolo fondamentale in un efficace processo di gestione delle sovvenzioni e spesso lavorano insieme per raggiungere i risultati desiderati di un ciclo di vita delle sovvenzioni di successo. Di seguito, descriviamo il processo e i passaggi per un ente non-profit come il tuo.

Il processo di gestione delle sovvenzioni

Il ciclo di vita della sovvenzione si compone di tre fasi distinte: pre-assegnazione, assegnazione e post-assegnazione. Ogni fase garantisce che il processo di sovvenzione proceda senza intoppi dall’inizio alla fine, dalla pianificazione iniziale alla chiusura finale della sovvenzione. 

Il processo è essenziale per il successo complessivo dei nuovi finanziamenti e può aiutarti, in qualità di richiedente, a organizzare le informazioni al fine di presentare in modo efficiente le proposte di sovvenzione. 

Considera questa checklist di passaggi per iniziare con una proposta di sovvenzione:

1. Raccogli informazioni interne: raccogli informazioni sul flusso di cassa, sul numero di dipendenti e sui volontari per il processo di candidatura. 

2. Cerca opportunità di sovvenzione: cerca nel database delle sovvenzioni aggiornamenti sulle nuove opportunità e per vedere i requisiti di idoneità. 

3. Fai domanda per le sovvenzioni pertinenti: trova le sovvenzioni giuste per la tua organizzazione in base alle esigenze finanziarie e all’idoneità al finanziamento. 

4. Eseguire il finanziamento della sovvenzione: una volta assegnata la sovvenzione, utilizza i fondi per eseguire le tue missioni. 

5. Chiudi la proposta di sovvenzione: archivia le informazioni necessarie in uno spazio condiviso a cui poter accedere ovunque e in qualsiasi momento.

Questi passaggi ti aiuteranno a rispettare le scadenze delle attività necessarie ogni volta che fai domanda per un nuovo programma di sovvenzioni.

Esamineremo ciascuna di queste fasi e spiegheremo i passaggi necessari per creare una proposta di sovvenzione completa.

1. Fase pre-assegnazione

La fase di pre-assegnazione include tutte le attività precedenti alla scelta del beneficiario della sovvenzione. Ciò include la pianificazione, la raccolta di informazioni interne, la ricerca di opportunità di sovvenzione e, infine, la richiesta di sovvenzioni. 

Questa fase è importante per l'organizzazione complessiva del ciclo di vita della sovvenzione, poiché l'obiettivo è raccogliere informazioni e diffonderle ai finanziatori. Senza un chiaro piano d’azione, si potrebbe finire per perdere tempo che potrebbe altrimenti essere dedicato alla missione della tua organizzazione. 

La fase preliminare all’assegnazione è composta da tre passaggi:

• Pianificazione delle sovvenzioni: la pianificazione consiste nella raccolta di informazioni interne sulle entrate, sulle dimensioni del team e sulle esigenze di raccolta fondi. Una volta raccolte queste informazioni, puoi iniziare a cercare opportunità di sovvenzione che si adattino alle lacune all'interno della tua organizzazione non profit. Può trattarsi di un obiettivo specifico che richiede finanziamenti o di una nuova missione che desideri avviare. 

• Opportunità di sovvenzione: per trovare opportunità, devi prima organizzare le informazioni raccolte nel primo passaggio in semplici punti di qualificazione. Ad esempio, per essere approvati per il finanziamento, potrebbe essere richiesto di possedere specifiche capacità e competenze interne. È quindi possibile cercare sovvenzioni, ad esempio, utilizzando il database delle sovvenzioni del proprio paese. Puoi anche scegliere di utilizzare un software di gestione del lavoro per semplificare la pipeline delle opportunità. 

• Richiesta di sovvenzione: una volta raccolte le qualifiche e trovata una sovvenzione che soddisfi le tue esigenze, è il momento di presentare la domanda. Le sovvenzioni con criteri specifici avranno le informazioni necessarie elencate all'interno di un'opportunità di sovvenzione. Utilizza tali informazioni per scrivere la tua applicazione di sovvenzione e inviarla al contatto appropriato. 

Alcune domande da porsi prima di richiedere un finanziamento sono:

• Ho un chiaro obiettivo di finanziamento?

• Conosco le proiezioni delle entrate?

• Quanti volontari abbiamo nello staff?

• Questo finanziamento ci aiuterà a realizzare la nostra mission?

Dopo aver inviato l'applicazione, passerai alla fase di assegnazione della sovvenzione, in cui ti verrà comunicato se ti è stata concessa o meno. 

2. Fase di assegnazione

La fase di assegnazione è quella in cui il concedente sceglie i beneficiari. I richiedenti saranno informati e, se scelti, riceveranno un accordo sui termini e le condizioni della sovvenzione. 

Questi potrebbero includere termini relativi alle dimensioni del team di volontari o ai fondi di sovvenzione che si stanno utilizzando per varie iniziative. Questi termini dipenderanno dal tipo di sovvenzione e dall'entità della somma concessa. Una volta firmato l’accordo sia dal richiedente che dal finanziatore, la sovvenzione sarà ufficialmente assegnata. 

Se non sei stato scelto per la sovvenzione, il processo terminerà in questa fase e potrai passare alla fase di chiusura della sovvenzione, che prevede la memorizzazione delle informazioni per una valutazione successiva.

3. Processo di proposta di sovvenzione post-assegnazione

Una volta che la sovvenzione è stata assegnata e l'accordo è stato firmato, è il momento di lavorare all'esecuzione della sovvenzione. Ciò comporta la ricezione del finanziamento e la sua applicazione alla tua organizzazione. 

La seconda fase si compone di due passaggi:

• Esecuzione della sovvenzione: durante la fase di esecuzione, riceverai il finanziamento federale e inizierai a utilizzarlo per l’iniziativa prevista. Potrebbe essere richiesto di inviare resoconti periodici che dimostrino che si è al passo con i termini e il servizio concordati e le prestazioni complessive del progetto. 

• Chiusura della sovvenzione: una volta implementato il finanziamento, puoi passare alla chiusura del progetto di sovvenzione. Ciò comporta la memorizzazione dei dati sugli importi dei finanziamenti, ad esempio per cosa sono stati utilizzati, a cui fare riferimento in futuro. Questo è anche il momento di riflettere sugli obiettivi della tua azienda e considerare se la sovvenzione è stata utile. Ciò può aiutarti durante le future proposte di sovvenzione. 

Questi due passaggi aiutano a eseguire e chiudere il processo di sovvenzione, che è un ciclo ricorrente per la maggior parte delle organizzazioni non-profit. Ripeterai questi passaggi per tutte le nuove applicazioni di sovvenzione al fine di ricevere finanziamenti federali.

Come gestire le sovvenzioni in modo efficace

Qual è la differenza tra il semplice fatto di ricevere una sovvenzione e il massimizzare realmente il suo impatto per la tua organizzazione non-profit? Che si tratti di una sovvenzione federale, di un’organizzazione non profit o di qualsiasi altro modulo di finanziamento, una gestione efficace delle sovvenzioni è fondamentale per massimizzare l’impatto delle risorse finanziarie affidate. Di seguito, esploriamo i passaggi chiave per gestire le sovvenzioni in modo efficiente, sia per gli amministratori nuovi che per quelli esperti.

Sviluppa un piano di progetto

Una gestione efficace delle sovvenzioni inizia con un piano di progetto dettagliato. Dovrebbe delineare gli obiettivi, le tempistiche, il budget e il personale chiave del progetto. Questo piano serve come roadmap per l’implementazione del progetto e come punto di riferimento per monitorare l’avanzamento in tempo reale e apportare le modifiche necessarie.

Stabilire una comunicazione chiara

Le sovvenzioni spesso coinvolgono più stakeholder e partnership. Stabilire canali e protocolli di comunicazione chiari garantisce che tutte le persone coinvolte siano informate sull’avanzamento del progetto, sulle sfide e sui cambiamenti.

Ciò significa organizzare riunioni regolari, aggiornamenti e magari anche webinar dedicati per tenere informate tutte le parti. Questi processi non solo migliorano la collaborazione, ma assicurano anche che tutti siano sulla stessa lunghezza d’onda sugli obiettivi e sull’avanzamento del progetto.

Implementare pratiche rigorose di gestione finanziaria

Una corretta rendicontazione finanziaria è essenziale per garantire che i fondi della sovvenzione siano utilizzati in modo appropriato ed efficiente. Ciò comporta la creazione di sistemi di contabilità separati per il monitoraggio delle spese e degli acquisti relativi alle sovvenzioni, la conduzione di audit regolari e il rispetto del budget delineato nel piano di progetto. È importante conservare registri e ricevute dettagliati per tutte le transazioni relative alla sovvenzione.

Monitora le prestazioni

Monitorare l’avanzamento del progetto verso i suoi obiettivi è essenziale per il processo decisionale e i miglioramenti tempestivi. Il monitoraggio in tempo reale consente a un amministratore della sovvenzione di risolvere rapidamente i problemi, mantenendo il progetto nei tempi previsti. Questa supervisione continua è fondamentale per completare i traguardi del progetto e rispettare gli accordi di sovvenzione.

Garantire la conformità ai requisiti di sovvenzione

La conformità non è negoziabile nella gestione delle sovvenzioni. Dalle complessità di una sovvenzione federale alle condizioni specifiche di una sovvenzione per le organizzazioni non-profit, comprendere e rispettare tutti i requisiti di sovvenzione è fondamentale. Ciò include il rispetto dei programmi di rendicontazione, delle linee guida finanziarie e di qualsiasi altra disposizione delineata nell’accordo di sovvenzione. Controlli regolari di conformità e formazione del personale possono aiutare a prevenire eventuali passi falsi.

Prepararsi per gli audit e la rendicontazione finale

Gli audit e i resoconti finali sono componenti chiave del ciclo di vita delle sovvenzioni. La preparazione richiede la tenuta di registri dettagliati e organizzati di tutte le attività, le spese e i risultati del progetto. La preparazione di queste valutazioni comporta la conservazione di registri completi delle attività, delle spese e dei risultati del progetto. Un amministratore di sovvenzioni ben preparato dovrebbe essere pronto a dimostrare il successo del progetto e l'uso efficace dei fondi della sovvenzione.

Concentrati sulla sostenibilità e sull’impatto

Infine, una gestione efficace delle sovvenzioni guarda oltre il progetto immediato per considerare la sostenibilità e l'impatto a lungo termine. Ciò significa pianificare come i benefici del progetto continueranno dopo il periodo di sovvenzione e misurare l’impatto sulla popolazione o sul problema di destinazione. Dimostrare sostenibilità e risultati positivi può rafforzare le partnership e supportare le future opportunità di sovvenzione.

Suggerimenti per l’applicazione delle sovvenzioni

Quando si tratta di richiedere sovvenzioni, ci sono alcuni suggerimenti che puoi implementare per garantire che sia il più efficiente ed efficace possibile. 

Questi includono la creazione di un calendario delle sovvenzioni per assicurarti di rispettare le tempistiche e l’implementazione di soluzioni di gestione delle sovvenzioni per semplificare il processo. Esamineremo ciascuna di queste best practice e spiegheremo come utilizzarle per il processo di proposta di sovvenzione.

Crea un calendario delle sovvenzioni

Creare un calendario di progetto è un ottimo modo per assicurarti che tutto il team sia sulla stessa lunghezza d’onda durante il processo di proposta di sovvenzione. Può anche aiutarti a monitorare e organizzare le sovvenzioni per cui hai presentato domanda, per evitare di duplicare il lavoro.  

Il calendario dovrebbe includere: 

• la scadenza della finestra di applicazione

• le cronologie delle attività interne

• eventuali date ricorrenti associate al processo di sovvenzione 

Per ottenere il massimo dal tuo calendario, cerca funzionalità di comunicazione in modo che il tuo team possa collaborare direttamente nel calendario. Idealmente, cerca uno strumento con funzionalità di cronologia in modo da poter collegare le attività con gli obiettivi della tua organizzazione. 

Automatizza il processo di applicazione manuale

L’automazione dei processi aziendali può aiutarti a semplificare il flusso di lavoro, lasciandoti più tempo per concentrarti sul lavoro che conta. E per un’organizzazione non-profit, più tempo significa più contributi alla comunità. 

Prendi in considerazione l’automazione del software per semplificare il processo di candidatura ed eliminare il lavoro manuale. Automatizzando il processo, puoi impostare e spostare le date di scadenza, assegnare il lavoro al membro del team più idoneo e aumentare la visibilità interfunzionale. 

Crea una raccolta di risorse

Richiedere sovvenzioni può essere un’attività che richiede molto tempo. Richiede la raccolta di vari documenti per fornire la prova di idoneità a enti e concedenti. Creando una raccolta di modelli organizzata, puoi accedere facilmente alle informazioni ogni volta che ne hai bisogno.

Per creare una raccolta di risorse, organizza i documenti pertinenti che mostrano informazioni come entrate, finanziamenti attuali e dimensioni del team. Quindi, archivia questi documenti in uno strumento condiviso a cui tutti gli stakeholder possono accedere in qualsiasi momento, indipendentemente da dove si trovino. 

Implementa strumenti di gestione del lavoro

L’utilizzo di un software di gestione del lavoro può aiutarti a supervisionare e semplificare il processo di proposta di sovvenzione. Ti consente di gestire i tuoi programmi di sovvenzione in un unico posto, impostare i flussi di lavoro in un attimo e, soprattutto, raggiungere i tuoi obiettivi. 

Con un software di gestione del lavoro, puoi ridurre il lavoro improduttivo e dedicare più tempo al raggiungimento della mission della tua organizzazione. Per scoprire come altre organizzazioni non-profit hanno utilizzato il software di gestione delle sovvenzioni, scopri come Hope for Haiti migliora la vita di più haitiani grazie ad Asana.

Semplifica il processo di gestione delle sovvenzioni

Implementa un processo di gestione delle sovvenzioni per assicurarti che la tua organizzazione non profit riceva i finanziamenti necessari per fare la differenza. Seguire i suggerimenti di cui sopra aiuterà il tuo prossimo processo di applicazione a funzionare senza intoppi per creare un processo di richiesta di sovvenzioni più efficiente. 

Vuoi iniziare a elaborare il tuo piano di gestione delle sovvenzioni? Scopri come Asana aiuta le organizzazioni non-profit a semplificare la gestione delle sovvenzioni, in modo che possano dedicare più tempo e risorse alla loro missione.