Monitoraggio delle sovvenzioni

Come creare un progetto per la pipeline di una richiesta di sovvenzione su Asana

Esistono alcuni modi per creare la pipeline di una richiesta di sovvenzione. Di seguito elenchiamo i passaggi per iniziare rapidamente.

  1. Inizia usando il nostro modello per la pipeline per le richieste di sovvenzione e personalizzalo in base alle necessità della tua organizzazione.
  2. Importa un foglio di calcolo già esistente che usi per monitorare le sovvenzioni.

Come accedere a tutti i modelli di Asana

GIF che mostra come accedere ai modelli su Asana usando il pulsante + nella barra superiore

se preferisci creare il tuo progetto di pipeline da zero o cerchi le best practice generiche per i progetti di Asana, inizia da qui.

Stai gestendo più richieste di sovvenzione nello stesso momento?

Cosa fare se stai usando il nostro modello

  1. Duplica l'[ATTIVITÀ DI ESEMPIO] nel modello, rinominala e trasformala in un progetto.
  2. Quindi aggiungi questi progetti a un portfolio per gestire e monitorare tutte le sovvenzioni in un unico posto.

Suggerimenti per gestire il tuo progetto di richiesta di sovvenzione

Ora che hai creato il tuo progetto, questi suggerimenti ti aiuteranno a gestirlo mano a mano che aggiungi sovvenzioni alla pipeline.

1. Organizza il tuo progetto usando le sezioni per i passaggi del processo di richiesta

SCREENSHOT che mostra come aggiungere sezioni a un progetto su Asana

Indica a che punto della pipeline sono le sovvenzioni creando delle sezioni. Le sezioni ti servono per visualizzare le diverse fasi del processo di richiesta, ad esempio "Valutazione", "In fase di richiesta", "In sospeso", ecc. e classificare le attività di conseguenza.

mano a mano che la tua richiesta procede, trascina le attività da una sezione all'altra per rifletterne lo stato.

2. Usa la cronologia per definire le tempistiche di richiesta e i cicli delle sovvenzioni

Una volta che hai aggiunto una sovvenzione alla pipeline, assicurati di assegnarle una data di scadenza in modo da inviarla o rinnovarla in tempo. Quindi inizia a lavorare a ritroso a partire dalla data di scadenza per definire date di inizio e date di scadenza realistiche per ogni passaggio del processo. Puoi usare la cronologia per visualizzare il programma, modificarlo in modo che sia realistico e impostare le dipendenze facilmente, per far sì che il lavoro venga svolto nell'ordine giusto. Se devi spostare qualcosa, con la cronologia potrai trascinare le attività in nuove date di scadenza.

3. Procurati nuove opportunità registrandole con un modulo

Le nuove opportunità di sovvenzione possono spuntare ovunque, e i moduli ti consentono di procurartele e revisionarle rapidamente. Crea un modulo che raccolga tutti i dettagli che ti servono per valutare l'opportunità e approvarla. Una volta inviato, il modulo si trasformerà in un'attività all'interno del progetto di pipeline.

condividi il link al modulo in tutta l'organizzazione o sul tuo sito web per facilitare l'invio e la scoperta di opportunità. Chiunque potrà compilarlo, anche chi non usa Asana.

4. Usa i campi personalizzati per indicare in modo chiaro priorità, approvazioni e informazioni chiave

GIF che mostra come creare e aggiungere campi personalizzati su Asana

Quando hai diverse sovvenzioni all'interno della tua pipeline, vuoi assicurarti di poter visualizzare quali hanno la priorità, la quantità di finanziamenti che ti aspetti e altro ancora. I campi personalizzati servono a chiarire questi dettagli a colpo d'occhio e possono anche essere usati per filtrare e ordinare il tuo progetto (come le colonne di un foglio di calcolo). Puoi creare campi relativi all'importo del finanziamento, alla priorità, alla fase o alle approvazioni: qualsiasi elemento che ti possa servire per raccogliere informazioni fondamentali.

Monitora le approvazioni con le notifiche dei campi personalizzati

SCREENSHOT che mostra l'utilizzo dei campi personalizzati di approvazione su Asana per visualizzare cosa è stato approvato e cosa no

Solitamente, le proposte di sovvenzione passano attraverso alcune fasi di feedback. Il flusso di lavoro dei campi personalizzati per le approvazioni rende più facile capire se qualcosa è stato approvato o meno. È sufficiente aggiungere al progetto un campo personalizzato relativo all'approvazione e attivare le notifiche. In questo modo, tutti i follower dell'attività riceveranno una notifica nel caso in cui il campo subisca una modifica, così che tutti vengano aggiornati mano a mano che le richieste vengono approvate o ricevono un feedback da incorporare.

Suggerimenti per creare resoconti relativi all'avanzamento della pipeline delle sovvenzioni

Pubblica aggiornamenti di stato regolari in un unico posto con la vista Avanzamento

SCREENSHOT che mostra un aggiornamento di stato pubblicato nella vista Avanzamento di Asana

Gli approfondimenti relativi all'avanzamento e alla crescita della pipeline sono fondamentali per far sì che tu stia procurando abbastanza opportunità e le stia facendo avanzare. Invece che affidarsi a lunghe conversazioni via email o a richieste casuali di aggiornamento, cerca di pubblicare aggiornamenti regolari con la vista Avanzamento. Puoi @menzionare attività, progetti e colleghi del team per consultare facilmente le attività e fare in modo che tutti siano informati sui progressi e sugli eventuali ostacoli.

stai monitorando diversi progetti di sovvenzione? Aggiungili a un portfolio per monitorarne lo stato in una sola schermata.

Risorse per il monitoraggio delle sovvenzioni

Impari meglio guardando? Vuoi vedere in che modo clienti come te usano Asana? Consulta queste risorse:

StrumentiLink
Modello per il monitoraggio delle sovvenzioniUsa il modello
Caso di studioScopri come EarthEnable, Venture for America e Hope for Haiti usano Asana per gestire le sovvenzioni
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