In che modo il raggruppamento delle attività può aumentare la tua produttività sul lavoro

Immagina di aprire la tua casella di posta elettronica lunedì mattina per esaminare l’elenco delle attività. La tua casella di posta elettronica è un disastro, le approvazioni si stanno accumulando e non hai idea di dove iniziare o cosa fare per primo. 

Se è così, non sei l'unico. Uno dei modi più comuni per iniziare la giornata è andare alla posta elettronica e affrontare la prima corrispondenza nella posta in arrivo. Ma, sebbene questo sia utile per le persone che ti hanno inviato un’email, potrebbe non essere l’uso più efficiente del tuo tempo. Il raggruppamento delle attività può aiutarti a organizzare le attività che devi completare nel modo più efficace per te, così puoi iniziare la giornata come preferisci.

Cos’è il batching delle attività?

Il raggruppamento delle attività è una strategia di produttività che prevede il raggruppamento di attività simili da completare in un determinato periodo di tempo. Lo scopo principale di questa strategia è evitare il cosiddetto cambio di contesto, ovvero il passaggio mentale da un'attività all'altra. Il termine deriva dall’informatica e descrive il modo in cui un sistema operativo può eseguire più processi contemporaneamente. È come cliccare su due diverse app sul telefono e passare da una all'altra. Il tuo cervello esegue un processo simile quando si concentra su due attività diverse. Ma poiché siamo esseri umani e non computer, ci vuole tempo e impegno mentale per cambiare contesto. Il raggruppamento delle attività aiuta a ridurre la quantità di cambi di contesto che devi fare durante il giorno. Invece di affrontare le attività man mano che arrivano, la strategia di raggruppamento delle attività ti incoraggia a raggruppare le attività simili in modo da poterle completare tutte insieme per un progetto o un flusso di lavoro simile. 

Raggruppamento delle attività e time blocking a confronto

Il raggruppamento delle attività utilizza il concetto di time blocking. Sebbene queste due strategie di produttività siano simili per natura, ci sono alcune differenze tra le due. 

• Il raggruppamento delle attività raggruppa le attività di natura simile o parte dello stesso progetto in un periodo di tempo designato. Per esempio, puoi scegliere di rispondere alle email in blocco anziché quando arrivano. 

• Il time blocking o il time batching comportano la pianificazione di specifici blocchi di tempo nella giornata per concentrarsi sul lavoro. Utilizzando l'esempio delle email precedentemente menzionato, puoi bloccare un'ora ogni giorno dedicata esclusivamente a rispondere alle email. 

Puoi migliorare ulteriormente la tua produttività combinando le due strategie. Raggruppa le attività simili e assegna un blocco di tempo per completare quella categoria di attività. 

Perché il batching funziona

Il raggruppamento delle attività funziona perché consente al nostro cervello di concentrarsi su un'attività alla volta invece di fare multitasking. La dottoressa Sahar Yousef, neuroscienziata cognitiva e docente presso la Haas School of Business della UC Berkeley, afferma che il multitasking è un mito. Durante l’evento Focus & Flow di Asana, la dottoressa Yousef ha affermato che “il cervello umano funziona meglio quando si concentra su una cosa alla volta. Abbiamo una certa capacità cognitiva e una certa attenzione".

Il cervello umano funziona meglio quando si concentra su una cosa alla volta. Abbiamo una certa capacità cognitiva e una certa attenzione.”

Per evitare il multitasking, il raggruppamento delle attività sfrutta la nostra concentrazione individuale per affrontare un tipo specifico di attività. Mentre si lavora su un gruppo di attività raggruppate, si può evitare di pensare o lavorare su qualsiasi altra attività che non è in quel gruppo. Questo ti aiuta a lavorare in modo più efficiente, perché il tuo cervello impiega tempo ed energia per passare da un'attività all'altra. Possono essere necessari in media 23 minuti per concentrarsi di nuovo dopo una distrazione, e il raggruppamento delle attività impedisce questa cosiddetta “tassa di commutazione”.

"La cosa bella dell’attenzione e della concentrazione umana è che è una risorsa preziosa e limitata", afferma il dottor Yousef. "Non abbiamo una quantità infinita di attenzione. Dobbiamo stare molto attenti a come utilizziamo questa risorsa limitata.” 

Come raggruppare le attività

Il raggruppamento delle attività è una tecnica semplice che ti aiuta a completare la lista di cose da fare e a migliorare la gestione del tempo. Ecco i passaggi da seguire per raggruppare le attività. 

Classifica le attività della giornata

Esamina tutto ciò che devi fare durante la giornata e classifica le attività in gruppi simili. Puoi organizzare le attività in base al livello di impegno, al progetto o al tipo di azioni necessarie per completarle.  

Suggerimento: se hai difficoltà a passare da una cosa all’altra durante il giorno, prova a utilizzare il metodo GTD. Questa tecnica ti aiuta a scaricare alcune informazioni dal tuo cervello su una fonte esterna, così non devi sprecare energia ricordando tutto ciò che devi fare. 

Blocca il tempo nel tuo calendario 

Una volta raggruppate le attività simili, concediti tutto il tempo necessario per completarle tutte in una volta. Se necessario, pianifica questo tempo nel tuo calendario. Questo non solo ti aiuta a rispettare il tuo impegno, ma consente anche al tuo team di sapere quando sei disponibile e quando sei concentrato. 

Per esempio, supponiamo che rispondere a email e messaggi Slack richieda circa 30 minuti. Per utilizzare la tecnica di raggruppamento delle attività, è sufficiente bloccare 30 minuti all’inizio, a metà e alla fine della giornata per svolgere queste attività. 

Suggerimento: un’obiezione comune all’utilizzo della tecnica di suddivisione del tempo in blocchi è che i dipendenti vogliono essere costantemente disponibili per il loro team. Sebbene sia un pensiero gentile, l'utilizzo di una tecnica di suddivisione del tempo in blocchi non ti rende indisponibile, ma indica ai membri del team il momento migliore per contattarti, in modo che tu possa dedicare loro tutta la tua attenzione. Quando crei i tuoi blocchi di tempo, non dimenticare di tenere conto delle riunioni del team e delle pause pranzo! 

Assegna un colore ai tuoi blocchi di tempo

Sebbene questo passaggio sia del tutto facoltativo, assegnare un colore ai blocchi di tempo può aiutarti a capire meglio come stai trascorrendo la giornata a colpo d’occhio. Usa un colore diverso per le riunioni, il tempo di concentrazione e gli incontri individuali, in modo da poter vedere rapidamente come si presenta la tua giornata.

Vantaggi del raggruppamento delle attività

Se stai pensando di testare alcuni trucchi per la produttività, ecco perché vale la pena dedicare del tempo al raggruppamento delle attività. 

Promuove il deep work e la concentrazione

Il deep work è uno stato di massima concentrazione che ti consente di imparare facilmente cose impegnative e produrre rapidamente un lavoro di qualità. Il termine è stato coniato da Cal Newport, professore di informatica alla Georgetown University. Nel suo libro, "Deep Work: Rules for Focused Success in a Distracted World", Newport definisce il deep work come uno stato di concentrazione senza distrazioni in cui il cervello lavora al massimo delle sue potenzialità. 

Il raggruppamento delle attività consente al tuo cervello di filtrare le distrazioni e di guardare solo l'attività che hai di fronte, in modo da potercela dedicare con il massimo potenziale. Ciò può aiutarti sia a entrare in modalità deep work, sia a rimanere concentrato una volta raggiunto questo stato.

Riduce il burnout

Il cambio di contesto non solo interrompe la concentrazione, ma può anche aumentare le possibilità di burnout. 

La University of California Irvine ha scoperto che lavorare in un ambiente con interruzioni costanti aumenta lo stress e la frustrazione. Il cambio di contesto costante aumenta la quantità di cortisolo prodotta dal cervello, che può farti sentire mentalmente esausto e bruciato. 

Pensa alla tua giornata lavorativa come a un sentiero escursionistico. Quando sei concentrato, puoi rimanere sul sentiero e continuare ad andare avanti. Se sei distratto, puoi fermarti e allontanarti dal sentiero per guardare un fiore, ma poi devi comunque tornare sul sentiero e continuare ad andare avanti. Il tuo cervello fa la stessa cosa quando passa da un'attività all'altra, e può essere difficile vedere davvero quanto lontano hai viaggiato se ti stai continuamente allontanando dal percorso. 

Lo stesso vale per il tuo lavoro: identificare quanto lavoro hai completato quando sei costantemente in multi-tasking è difficile. Quando dividi le tue attività in blocchi di lavoro, è chiaro sia a te che ai membri del tuo team esattamente cosa hai completato. Vedere i risultati tangibili può aiutarti a sentirti più realizzato durante la giornata e dimostrare che il tuo duro lavoro ha dato i suoi frutti.

Risparmio di tempo 

Se hai difficoltà a svolgere tutto il tuo lavoro in una giornata lavorativa, il raggruppamento delle attività può aiutarti a recuperare il ritardo e ridurre al minimo la procrastinazione. Se le scadenze sono un problema per te, i blocchi di tempo possono aiutarti a creare un senso di urgenza. Questo può aiutarti a completare le attività più impegnative invece di rimandarle a più tardi. Di conseguenza, potrai goderti più tempo libero in seguito. 

Suggerimenti per il batching delle attività

Se non sei abituato a raggruppare le attività, iniziare potrebbe essere un po' complicato. Di seguito elenchiamo alcuni suggerimenti che puoi utilizzare per ottenere il massimo dalla strategia di raggruppamento delle attività. 

Pianifica le attività mentalmente impegnative durante le ore di punta

Ogni persona ha diversi periodi di tempo in cui si trova al massimo delle sue capacità mentali. Alcune persone sono in grado di lavorare meglio al mattino presto, mentre altre possono avere una sferzata di energia dopo pranzo. Qualunque sia il tuo momento, pianifica le attività più impegnative dal punto di vista mentale, come il brainstorming o la definizione di strategie, durante quelle ore. 

Riduci al minimo le distrazioni durante le ore di concentrazione

Quando ti concentri su una serie di attività, disattiva le notifiche, esci da tutte le app estranee sul desktop o attiva la modalità Non disturbare. Disattiva le notifiche del telefono e disconnettiti dai social media. Un piccolo segnale di notifica sullo schermo è una distrazione sufficiente per farti perdere la concentrazione, e devi evitarlo il più possibile per promuovere il deep work. 

Se il tuo spazio di lavoro fisico ti distrae, prenditi il tempo necessario per liberare la scrivania e organizzare la tua postazione in modo da lavorare nel modo più efficace possibile.

Comunica le tue ore di concentrazione al tuo team

È importante far sapere al tuo team quando sei in un blocco di concentrazione. Puoi farlo impostando uno stato su Slack, una risposta automatica nella tua email o creando un blocco pubblico nel tuo calendario. Quando avvisi il tuo team, saprà che non deve disturbarti a meno che non si tratti di un'emergenza. Fai sapere loro in quali modi possono contattarti, ad esempio tramite email, messaggi Slack o assegnando attività in modo asincrono. È anche una buona idea dare loro qualche indicazione su quando possono aspettarsi una risposta. Per esempio, puoi impostare uno stato su Slack che indica che riceverai il loro messaggio, ma potresti essere lento a rispondere. 

Aumenta la produttività con strumenti di gestione del lavoro

È più facile essere produttivi quando si dispone degli strumenti giusti nel proprio flusso di lavoro. L'utilizzo di uno strumento di gestione del lavoro come Asana può aiutarti a monitorare il tuo lavoro, in modo da sapere esattamente chi deve fare cosa e per quando.