Agenda konferensi

Ada banyak pekerjaan yang harus dilakukan untuk merencanakan dan mengadakan konferensi. Dari melacak detail jadwal—seperti linimasa dan lokasi aktivitas—hingga mengelola vendor acara, mengatur konferensi bukanlah hal yang mudah. 

Di situlah templat agenda konferensi berperan. Sebagai kerangka kerja yang dapat digunakan kembali untuk menyimpan informasi penting tentang acara, templat agenda konferensi memungkinkan Anda merencanakan dan mengatur konferensi mendatang dengan mudah. Selain itu, templat agenda konferensi digital membuat vendor, pembicara, dan rekan tim selalu memiliki informasi yang sama tentang linimasa dan detail acara—jadi Anda tidak perlu khawatir tentang perubahan menit terakhir yang terlewat. 

Jangan hanya membuat konferensi Anda terlihat mudah—buat perencanaan konferensi juga terasa mudah. 

Apa itu agenda konferensi?

Agenda konferensi adalah ikhtisar mendalam tentang jadwal konferensi. Agenda konferensi dirancang untuk memberikan ikhtisar kepada peserta tentang hal yang akan terjadi selama konferensi dan membantu penyelenggara menjaga konferensi tetap sesuai rencana. Biasanya, agenda ini mencakup informasi tentang acara konferensi, seperti waktu, lokasi, dan penyaji untuk setiap aktivitas. 

Apa itu templat agenda konferensi?

Templat agenda konferensi memberikan struktur dasar untuk membantu Anda membuat dan mengatur jadwal konferensi. Saat membuat templat agenda konferensi dalam format digital, Anda dapat menyertakan bidang kustom dan bagian yang membantu Anda menyimpan informasi konferensi penting, termasuk:

• Ikhtisar konferensi dan tujuannya.

• Nama dan lokasi tempat konferensi.

• Tanggal konferensi. 

• Detail acara konferensi, seperti waktu mulai, lokasi, dan pembicara yang ditugaskan untuk sesi tertentu.

• Informasi tentang aktivitas konferensi rekreasi, seperti waktu makan, waktu istirahat, dan kesempatan berjejaring.

Selain itu, karena agenda konferensi dapat diduplikat, Anda dapat dengan mudah membuat salinan templat dasar dan membuat jadwal untuk agenda konferensi serupa di masa mendatang. 

Apa saja manfaat menggunakan templat agenda konferensi?

Agenda konferensi statis—seperti yang dibuat di Microsoft Word atau Excel—merupakan alat yang berguna untuk melacak jadwal konferensi pada hari acara. Namun, sifatnya yang tetap berarti agen konferensi tidak dapat memperhitungkan perubahan secara real-time, sehingga sulit digunakan untuk perencanaan konferensi. Di sisi lain, templat agenda konferensi digital memungkinkan Anda merencanakan konferensi dan berkolaborasi dengan anggota tim di satu tempat.

Dengan templat agenda konferensi digital, Anda dapat: 

• Melihat agenda konferensi di satu tempat, termasuk waktu mulai untuk setiap aktivitas terjadwal, nama ruangan atau lokasi untuk setiap sesi, dan pembicara atau penyaji sesi. 

• Memberikan tugas yang dapat ditindaklanjuti beserta tenggat kepada pembicara dan fasilitator acara, jadi semua orang memiliki kejelasan dan visibilitas tentang cara peran mereka memengaruhi jadwal konferensi. 

• Menggunakan dependensi untuk melihat acara konferensi yang saling bergantung dan mendapatkan pemberitahuan saat aktivitas yang Anda tunggu selesai.

• Manfaatkan berbagai tampilan proyek, termasuk Tampilan Papan dan Tampilan Daftar, jadi semua orang dapat melihat dan mengelola jadwal dengan cara yang sesuai untuk mereka. 

• Membuat tag kustom untuk memberi label acara konferensi dengan informasi penting, seperti penyiapan ruangan, kebutuhan AV, lokasi acara, dan banyak lagi. 

• Membuat hub kolaborasi dengan integrasi untuk semua aplikasi business favorit Anda, seperti Slack dan Google Drive. Mengubah pesan menjadi tugas yang dapat ditindaklanjuti dan melacak dokumen yang sangat penting. 

• Melacak dan memperbarui agenda konferensi Anda di mana saja menggunakan aplikasi seluler Asana. 

• Gunakan kembali templat Anda untuk membuat rencana agenda konferensi mendatang, mengurangi pekerjaan di awal, dan memastikan setiap jadwal konferensi mengikuti struktur yang sama.

Jenis konferensi apa yang dapat direncanakan dengan Asana?

Templat agenda konferensi yang dibuat di Asana cukup fleksibel untuk diskalakan di berbagai jenis konferensi, termasuk: 

• Konferensi virtual: Buat agenda konferensi yang disusun untuk konferensi virtual. Berkolaborasilah dengan mudah bersama tim yang tersebar selama perencanaan acara, dan manfaatkan aplikasi terintegrasi kami yang menyederhanakan komunikasi virtual, seperti Zoom. 

• Konferensi satu hari: Atur konferensi satu hari Anda dengan mudah dengan membagi jadwal konferensi menjadi beberapa bagian, seperti "keynote pagi", "bagian breakout", dan "keynote sore".

• Konferensi beberapa hari: Sederhanakan jadwal untuk konferensi beberapa hari dengan menetapkan tenggat untuk setiap aktivitas konferensi dan menggunakan Tampilan Daftar atau Tampilan Kalender untuk melihat jadwal setiap hari secara detail. 

• Konferensi tahunan: Merencanakan konferensi tahunan mungkin merupakan tugas berat—acara tahunan biasanya melibatkan banyak pemangku kepentingan, vendor, dan tim lintas fungsi. Sederhanakan proses dengan menghubungkan semua orang di satu tempat.  

• Konferensi pers: Selaraskan tim humas Anda dengan tujuan dan rencana konferensi pers dengan templat yang disusun khusus untuk pengumuman PR. 

Fitur terintegrasi dan app yang direkomendasikan untuk templat agenda konferensi Anda

Gunakan templat agenda konferensi digital sebagai pusat kolaborasi untuk tim melalui aplikasi dan integrasi. Fitur spesifik, seperti berbagai tampilan dan tag kustom, memungkinkan Anda untuk menata pekerjaan dan memberikan kejelasan bagi tim. 

Fitur terintegrasi

1. Tampilan daftar. Tampilan daftar merupakan tampilan berbentuk kisi yang memudahkan Anda melihat semua informasi proyek secara cepat. Seperti daftar tugas atau spreadsheet, Tampilan Daftar menampilkan semua tugas sekaligus, jadi Anda tidak hanya dapat melihat judul tugas dan tenggat, tetapi juga bidang kustom yang relevan, seperti Prioritas, Status, atau lainnya. Buka peluang kolaborasi yang mudah dengan memberikan visibilitas tentang siapa melakukan apa sebelum kapan kepada seluruh Tim Anda.

2. Tampilan Papan. Tampilan Papan adalah tampilan bergaya papan Kanban yang menampilkan informasi proyek dalam kolom. Kolom biasanya disusun menurut status pekerjaan (seperti Untuk Dikerjakan, Dikerjakan, Selesai), tetapi Anda dapat menyesuaikan judul kolom sesuai dengan kebutuhan proyek. Dalam setiap kolom, tugas ditampilkan sebagai kartu dan berisi beragam informasi terkait, termasuk judul tugas, tenggat, dan bidang kustom. Lacak pekerjaan saat pekerjaan berpindah dari satu tahap ke tahap lain dan dapatkan wawasan singkat tentang status proyek Anda.

3. Bidang kustom. Bidang kustom adalah cara terbaik menandai, menyortir, dan memfilter pekerjaan. Buat Bidang kustom unik untuk informasi yang perlu dilacak—mulai dari prioritas dan status hingga email atau nomor telepon. Gunakan bidang kustom untuk menyortir dan menjadwalkan daftar tugas agar Anda mengetahui hal yang harus dikerjakan lebih dulu. Selain itu, bagikan bidang kustom di berbagai tugas dan proyek untuk memastikan konsistensi di organisasi Anda. 

4. Tanggal mulai. Anda terkadang tidak hanya perlu melacak kapan tugas berakhir, tetapi juga mengetahui kapan sebaiknya Anda mulai mengerjakannya. Waktu dan tanggal mulai memberi anggota tim kejelasan tentang durasi yang dibutuhkan untuk menyelesaikan setiap tugas. Gunakan tanggal mulai untuk menetapkan, melacak, dan mengelola pekerjaan guna menyelaraskan tujuan tim dan mencegah dependensi luput. 

App yang direkomendasikan

1. Slack. Ubah ide, permintaan kerja, dan item tindakan dari Slack menjadi tugas dan komentar yang dapat dilacak di Asana. Mulai dari pertanyaan singkat dan item tindakan hingga tugas dengan penerima tugas dan tenggat. Simpan pekerjaan dengan mudah agar permintaan dan daftar tugas tidak hilang di Slack. 

2. Google Tempat Kerja. Lampirkan file langsung ke tugas di Asana dengan pemilih file Google Tempat Kerja yang terpasang pada panel tugas Asana. Lampirkan file My Drive secara mudah hanya dengan beberapa klik.

3. Dropbox. Lampirkan file langsung ke Tugas di Asana dengan pemilih file Dropbox yang terpasang pada panel tugas Asana.

4. Zoom. Asana dan Zoom bermitra untuk membantu tim mengadakan rapat yang lebih terarah dan terfokus. Integrasi Zoom + Asana memudahkan Anda mempersiapkan rapat, melakukan percakapan yang dapat ditindaklanjuti, dan mengakses informasi setelah panggilan berakhir. Rapat dimulai Di Asana. Di sini, agenda rapat bersama memberikan visibilitas dan konteks seputar hal yang akan dibahas. Selama rapat, anggota tim dapat dengan cepat membuat tugas di Zoom sehingga tidak ada detail dan item tindakan yang luput. Setelah rapat selesai, integrasi Zoom + Asana mengirim transkripsi dan rekaman rapat ke Asana sehingga semua kolaborator dan pemangku kepentingan dapat meninjau rapat sesuai kebutuhan.

Pertanyaan umum tentang templat agenda konferensi