5 kontrol proyek dan di mana menerapkannya

Waktu dan uang adalah dua hal yang diinginkan lebih banyak oleh kebanyakan orang, tetapi menghemat keduanya tidak selalu mudah. Namun, Business harus memprioritaskan penghematan karena hal ini sering kali yang membuat mereka tetap bertahan. Cara termudah untuk membantu perusahaan menghemat waktu dan uang adalah dengan mengontrol proyek dengan manajemen proyek. 

Dalam artikel ini, kami akan menjelaskan pengendalian proyek dan cara menggunakannya untuk membantu Anda memprediksi serta memahami waktu dan uang yang dihabiskan untuk proyek.

Apa itu kontrol proyek dalam manajemen proyek?

Kontrol proyek adalah serangkaian proses yang digunakan untuk memahami dan memengaruhi jumlah waktu atau uang yang dihabiskan untuk proyek. Setiap kontrol proyek berfokus pada bagian yang berbeda dari rencana proyek, seperti jadwal, sumber daya, atau potensi risiko.

Gol penggunaan kontrol proyek adalah untuk tetap berada dalam ruang lingkup proyek, meminimalkan anggaran proyek jika memungkinkan, dan tetap berpegang pada jadwal proyek.

Kontrol proyek vs. manajemen proyek

Kontrol proyek dan manajemen proyek memiliki fungsi yang tumpang tindih. Kedua proses membantu Anda menjaga proyek tetap sesuai rencana dan dalam ruang lingkup. Namun, tujuan kontrol proyek tidak seluas manajemen proyek. 

Manajemen proyek berfokus pada menjaga seluruh proyek tetap sesuai rencana, termasuk orang, proses, dan hasil akhir, sedangkan kontrol proyek berfokus secara khusus pada kontrol kualitas untuk menghemat waktu dan uang. 

Alasan kontrol proyek itu penting

Kontrol proyek memberikan informasi yang memungkinkan manajer proyek untuk membuat keputusan yang matang dan tepat waktu yang mencegah risiko proyek. Dari inisiasi hingga penyelesaian proyek, tugas Anda sebagai manajer proyek adalah menjaga agar semuanya tetap sesuai rencana dan dalam ruang lingkup. 

Tanpa proses kontrol proyek, sulit untuk menjawab pertanyaan penting tentang proyek, yang dapat memengaruhi atau mempersulit keberhasilan proyek. Beberapa alasan proyek mungkin tidak sesuai rencana tanpa kontrol proyek meliputi:

• Orang: Tanpa kontrol proyek, pertanyaan mungkin muncul tentang siapa yang siap mengerjakan proyek, siapa yang bertanggung jawab atas peran dan tanggung jawab, dan siapa yang harus mengambil kepemilikan atas tugas tertentu selama pengembangan proyek.

• Kualitas: Proses kontrol proyek memastikan bahwa ekspektasi terpenuhi, item di setiap fase proyek selesai, dan semuanya berjalan lancar.

• Biaya: Jika biaya proyek tidak dikontrol, biaya tak terduga dapat terjadi karena perubahan dari pemangku kepentingan atau kesalahan perhitungan selama perencanaan proyek. 

• Waktu: Memantau waktu proyek mencegah masalah seperti penundaan jadwal, pergeseran prioritas, dan bentrokan sumber daya, yang dapat menyebabkan hasil proyek yang tidak memuaskan.

Melalui proses kontrol, Anda dapat mengetahui saat segala sesuatunya tidak berjalan sesuai rencana dan dengan cepat memperbaikinya agar proyek tetap sesuai rencana. 

5 kontrol manajemen proyek

Berikut adalah lima kontrol proyek yang dapat Anda terapkan untuk mendapatkan informasi yang lebih baik ke dalam rencana proyek.

1. Jadwal

Meningkatkan visibilitas ke dalam jadwal proyek membantu Anda mengetahui bahwa Anda sedang melanjutkan sesuai linimasa proyek. Untuk melakukan ini, pastikan Anda melacak semua pekerjaan proyek di satu tempat, seperti alat manajemen proyek. Dengan begitu, Anda bisa mendapatkan wawasan sekilas tentang tugas, batas waktu, dan dependensi. Selain itu, Anda dapat menetapkan milestone proyek sebagai checkpoint untuk mengukur progres.

Agar pemangku kepentingan selalu mengetahui progres proyek, gunakan pelaporan status proyek. Laporan mingguan atau bulanan ini adalah cara terbaik untuk mengevaluasi apakah proyek Anda sesuai rencana atau tidak. Jika proyek tidak berjalan sesuai rencana, Anda dapat dengan cepat menentukan alasannya dan memecahkan masalah yang sesuai. Lalu, bagikan informasi ini kepada pemangku kepentingan sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama.

Kiat singkat: Gunakan Bagan Gantt untuk melihat jadwal proyek yang dipecah berdasarkan tugas dan milestone. Bagan Gantt adalah bagan batang horizontal yang menggambarkan linimasa proyek, program, atau pekerjaan. Jenis bagan ini dapat membantu Anda menilai durasi proyek dan menunjukkan dependensi antar tugas.

2. Sumber daya

Setiap proyek bergantung pada sumber daya—hal-hal seperti waktu, uang, atau ketersediaan anggota tim proyek. Manajemen sumber daya adalah bagian penting dari proses kontrol proyek karena ini adalah kesempatan tim untuk mengontrol biaya secara efektif dan memantau waktu serta material yang tersedia. Perkiraan biaya dan perencanaan sumber daya selama inisiasi proyek juga dapat membantu Anda tetap sesuai anggaran. 

Anda tidak hanya perlu mengetahui dengan jelas sumber daya yang tersedia saat proyek dimulai, tapi juga cara untuk melacak biaya dan sumber daya saat proyek berjalan. Jika suatu bagian dari proyek melebihi anggaran, atau anggota tim tidak lagi tersedia saat Anda mengira mereka akan tersedia, kontrol proyek proaktif dapat membantu Anda mengidentifikasi alternatif dengan cepat. 

Kiat cepat: Coba hitung varians biaya untuk menganalisis apakah Anda bekerja pada tingkat yang tepat untuk tetap sesuai kemampuan. Untuk menentukan varian biaya, kurangi biaya aktual dari nilai yang diperoleh. Nilai yang diperoleh adalah jumlah tugas yang benar-benar selesai. Biaya aktual adalah jumlah uang yang telah dikeluarkan untuk pekerjaan yang telah diselesaikan.  Rumus untuk menghitung varians biaya adalah CV = EV – AC.

3. Risiko

Manajemen risiko proyek adalah kontrol proyek yang sangat penting untuk secara proaktif mengidentifikasi dan mencegah risiko dari proyek Anda. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan daftar risiko, di mana Anda memberi peringkat risiko potensial berdasarkan prioritas dan menilai cara mengelolanya. 

Kiat singkat: Skenario risiko umum yang mungkin Anda temui dalam proyek meliputi keamanan data, masalah komunikasi, penundaan penjadwalan, pekerjaan yang tidak direncanakan, dan pencurian materi. Anda dapat menggunakan kategori ini untuk memulai curah pendapat daftar risiko Anda.

4. Perubahan

Kontrol perubahan adalah salah satu cara terbaik untuk mencegah scope creep proyek, yang dapat menyebabkan penundaan linimasa, peningkatan anggaran, dan cacat proyek. Saat menerapkan proses kontrol perubahan, Anda akan merasa siap menghadapi perubahan proyek apa pun yang muncul. 

Itu karena proses kontrol perubahan dapat membantu Anda mengevaluasi apakah perubahan yang diusulkan itu penting dan, jika demikian, perubahan mana yang harus diterapkan tanpa menambah linimasa proyek atau memengaruhi ruang lingkup proyek. Dengan menggunakan proses ini, Anda dapat memastikan tim menangani perubahan secara efektif karena mereka merasa terinformasi, dilibatkan, dan divalidasi.

Kiat singkat: Biasanya, proses kontrol perubahan bersifat spesifik proyek. Untuk perubahan organisasi yang lebih besar, pertimbangkan untuk menerapkan proses manajemen perubahan. Manajemen perubahan adalah proses mempersiapkan dan mengelola perubahan organisasi.

5. Kinerja

Manajemen kinerja adalah proses luas untuk memantau keberhasilan proyek Anda. Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan menetapkan indikator kinerja utama (IKU) untuk menilai kinerja proyek. Ini mungkin termasuk pelacakan biaya terhadap baseline, penyelesaian tepat waktu, jam yang ditagih, dan laba atas investasi.

Apa pun gol yang ditetapkan, pastikan gol tersebut dapat diukur, spesifik, dan terukur. Jika ragu, gunakan metode gol SMART. SMART adalah akronim dari specific (spesifik), measurable (terukur), achievable (dapat dicapai), realistic (realistis), dan time-bound (terikat waktu). 

Kiat singkat: IKU yang baik harus melacak satu nilai terukur yang dapat dipengaruhi oleh Anda atau tim secara tepat waktu. Ini juga akan membantu Anda mencapai tujuan strategis dan memberi anggota tim pemahaman yang jelas tentang cara proyek mereka berkontribusi pada gol perusahaan. 

Saat menggunakan kontrol proyek ini, Anda dapat merasa yakin bahwa Anda memantau proyek dari semua sudut. Pada akhirnya, ini akan menghemat waktu dan uang serta membantu Anda membuat hasil akhir proyek yang sukses. 

Di mana menggunakan kontrol proyek

Mengontrol proyek sama pentingnya dengan membuat hasil akhir proyek. Terapkan kontrol proyek di setiap tahap siklus proyek jika Anda ingin menghindari kejutan tak terduga.

Perencanaan proyek (inisiasi)

Fase perencanaan proyek adalah kesempatan Anda untuk membangun kontrol proyek sebagai fondasi proyek. Semakin mendetail rencana Anda, semakin sedikit manajemen kontrol yang perlu Anda lakukan nanti. 

Perencanaan proyek meliputi:

• Menguraikan linimasa proyek

• Menetapkan peran dan tanggung jawab

• Membuat struktur perincian kerja (WBS)

• Mengidentifikasi pemangku kepentingan

• Membuat tujuan proyek

Anda juga harus merencanakan anggaran selama fase perencanaan proyek dan mencoba memperkirakan biaya mendatang. Mempersiapkan hal yang akan datang adalah bagian dari proses kontrol karena membuat proyek tetap sesuai rencana sebelum dimulai.

Eksekusi proyek

Setelah proyek dalam pengembangan, saatnya untuk proses kontrol. Saat anggota tim merancang, membuat kode, dan membuat produk, kontrol proyek akan membantu Anda memantau progres proyek.

Pastikan Anda telah memperhitungkan lima kontrol proyek saat Anda melaksanakan setiap tahap proyek. Selama implementasi, kontrol proyek memberi Anda gambaran tentang progres pekerjaan dan bagian yang mungkin memerlukan penyesuaian. Jika Anda menginginkan cara yang lebih cepat untuk membagikan pembaruan, coba gunakan templat laporan progres. Ini mengubah check-in yang sedang berlangsung menjadi ringkasan cepat dan konsisten untuk Tim Anda.

Pengakhiran proyek

Setelah mengirimkan hasil akhir yang sudah selesai kepada semua pemangku kepentingan proyek, gunakan informasi yang telah Anda kumpulkan dari proses kontrol proyek untuk memimpin rapat post-mortem. 

Rapat pasca-proyek adalah kesempatan untuk menilai hal yang telah dipelajari dan mendapatkan panduan untuk proyek mendatang. Baik Anda kehilangan uang dan waktu karena kesalahan atau menangani berbagai hal dengan sangat baik, langkah ini memungkinkan Anda untuk mengambil pelajaran dari pengalaman ini ke proyek mendatang.

Kontrol proyek Anda dengan perangkat lunak manajemen proyek

Mengontrol berbagai bagian proyek sekaligus dapat menjadi kacau. Karena proses kontrol terjadi saat proyek sedang berjalan, Anda harus melacak kontrol proyek sekaligus memastikan tim proyek tetap terlibat dan berfokus pada pekerjaan berdampak besar. 

Dengan perangkat lunak manajemen proyek, Anda dapat melacak dan memantau progres proyek, terus mengetahui metrik penting dan perubahan status, serta mendapatkan gambaran umum yang Anda butuhkan agar proyek tetap sesuai jadwal dan sesuai anggaran.