Rumus varian biaya: Menjaga proyek tetap sesuai anggaran

Rumus varian biaya adalah alat manajemen biaya proyek yang membantu Anda menjaga proyek tetap sesuai anggaran. "Varian biaya" adalah selisih antara perkiraan biaya proyek (atau jumlah yang dianggarkan) dan biaya proyek aktual (atau jumlah yang dikeluarkan). Jika nilainya positif, ini menunjukkan bahwa proyek berada di bawah anggaran, sementara varians negatif menunjukkan bahwa biaya proyek lebih besar dari yang dianggarkan.

Saat mengelola proyek, hitung varian biaya secara berkala untuk menentukan apakah proyek Anda sesuai atau di bawah anggaran. Anda bahkan dapat menghitung varian individual untuk berbagai kategori anggaran, seperti tenaga kerja atau persediaan, untuk menemukan area yang paling mungkin mendorong proyek melampaui anggaran.

Dalam postingan ini, kami akan menjelaskan pengertian varian biaya dan cara menerapkan rumus varian biaya. Kita juga akan melihat berbagai formula varian biaya individual dan cara menghitungnya.

Apa itu varian biaya?

Varians biaya adalah selisih antara biaya proyek yang direncanakan dan biaya aktual setelah memperhitungkan pengeluaran tambahan atau penghematan tak terduga. Rumus untuk menghitung varian biaya adalah:

• Perkiraan biaya – biaya aktual = varian biaya

Varians biaya positif menunjukkan bahwa proyek berada di bawah anggaran, sedangkan varians biaya negatif berarti proyek melebihi anggaran. Jika varian biaya nol, berarti biaya aktual proyek sama dengan biaya proyek yang diharapkan. 

Varians biaya positif vs. negatif

Idealnya, varian biaya untuk proyek adalah nol, artinya biaya yang dianggarkan dan jumlah aktual yang dikeluarkan sama persis. Pada kenyataannya, sangat jarang biaya aktual proyek sama persis dengan anggaran awalnya. 

Secara umum, upayakan varians positif atau menguntungkan karena ini menunjukkan proyek sesuai rencana dan sesuai anggaran. Namun, varians negatif atau tidak menguntungkan tidak selalu berarti proyek Anda bermasalah. Ini mungkin berarti bahwa anggaran awal terlalu optimis dan Anda perlu mengambil tindakan untuk memastikan semua biaya tetap terkendali. Tim Anda dapat menggunakan templat perbandingan biaya untuk menata pengeluaran secara berdampingan dan dengan cepat menemukan bagian yang memerlukan penyesuaian.

Contoh varian biaya sederhana

Lebih mudah untuk memahami varian biaya secara menyeluruh saat Anda dapat melihatnya dalam praktik. Misalnya, Anda adalah pemilik bisnis kecil yang baru-baru ini mempekerjakan seorang desainer grafis. Desainer bertanggung jawab membuat materi pemasaran, desain situs web, dan aset visual lainnya dengan tarif $50/jam. Jika Anda mengharapkan seluruh proyek selesai dalam dua bulan—atau 1.200 jam kerja—Anda harus menganggarkan $60.000 untuk proyek ini. 

Proyek berakhir sekitar 10 minggu lebih lama dari yang awalnya diperkirakan, dan desainer grafis mencatat total 1.600 jam. Secara keseluruhan, biaya proyek untuk waktu desain grafis sebesar $80.000.

Untuk menghitung varians biaya untuk anggaran desain grafis Business, Anda akan mengurangi biaya aktual ($80.000) dari biaya yang dianggarkan (atau diproyeksikan) ($60.000) untuk varians biaya sebesar -$20.000. Jika varian biaya negatif, artinya proyek melebihi anggaran sebesar jumlah tersebut.

Dalam contoh kami di atas, Anda (pemilik bisnis) hanya menghitung varian biaya di akhir proyek. Varians biaya lebih membantu saat dapat mengidentifikasi tren kelebihan anggaran saat hal itu terjadi, jadi Anda memiliki kesempatan untuk memperbaiki dan menempatkan proyek kembali ke jalur yang benar secara finansial. Untuk melakukan ini, Anda perlu memperhitungkan nilai yang diperoleh.

Apa itu manajemen nilai yang diperoleh?

Nilai yang diperoleh, terkadang disebut nilai terencana, mewakili biaya kerja yang dianggarkan yang dilakukan pada titik tertentu dalam proyek. Manajemen nilai yang diperoleh dapat membantu Anda memeriksa progres secara berkala dan memastikan proyek Anda sesuai rencana dan sesuai anggaran. 

Kembali ke contoh di atas, katakanlah Anda memeriksa proyek desain grafis saat 25% pekerjaan selesai. Pada titik 25% penyelesaian, biaya yang diproyeksikan—jumlah yang diharapkan telah dikeluarkan pada titik ini—harus $15.000 atau 25% dari total anggaran. 

Namun, dalam hal ini, desainer Anda membutuhkan 400 jam untuk menyelesaikan 25% proyek. Biaya aktual pekerjaan yang dilakukan pada titik progres 25% adalah $20.000 (atau 400 jam kerja dengan tarif $50/jam).

Jika Anda menghitung varians biaya pada titik progres 25%—mengurangi biaya aktual ($20.000) dari biaya yang diproyeksikan atau nilai yang diperoleh ($15.000) untuk varians biaya sebesar -$5.000—Anda akan mengetahui sejak awal bahwa proyek Anda melampaui anggaran dan disesuaikan.

Proses melakukan analisis nilai secara berkala di seluruh proyek untuk memastikan bahwa nilai yang diperoleh sesuai atau melebihi biaya aktual proyek disebut manajemen nilai yang diperoleh. Menggunakan templat anggaran mempermudah pelacakan angka-angka ini secara konsisten dan membandingkan biaya yang diproyeksikan dengan pengeluaran aktual.

3 cara menghitung varian biaya

Ada tiga metode berbeda untuk menghitung varians dalam akuntansi biaya: 

• Metode varian biaya kumulatif

• Metode varian biaya per periode

• Metode varians penyelesaian 

Ketiga metode ini menggunakan rumus yang sama, tetapi mereka menerapkan perhitungan secara berbeda untuk menentukan hal yang berbeda.

Metode varian biaya kumulatif

Varians biaya kumulatif dihitung dengan mengambil selisih antara biaya kumulatif aktual proyek dan biaya kumulatif proyek yang diharapkan. Metode ini dapat digunakan untuk mendapatkan ikhtisar tentang seberapa besar proyek telah menyimpang dari anggaran awalnya.

Dalam contoh kami di atas, kami menggunakan metode varian biaya kumulatif untuk menentukan seberapa besar biaya seluruh proyek telah menyimpang dari anggaran hingga saat itu.

Metode varian biaya per periode

Anda dapat menghitung varian biaya per periode dengan mengambil selisih antara biaya aktual proyek dan biaya proyek yang diharapkan pada titik waktu tertentu atau selama fase proyek tertentu. 

Katakanlah Anda memeriksa kembali progres proyek desain grafis Anda di titik tengah. Untuk menghitung varian biaya per periode, Anda akan menghitung varian biaya kuartal pertama dan kuartal kedua proyek secara terpisah. 

Manfaat varian biaya per periode adalah Anda dapat memperoleh gambaran yang lebih baik tentang titik terjadinya fluktuasi anggaran dalam jadwal proyek. Jika proyek sesuai rencana di titik tengah, tetapi tidak sesuai rencana di titik tiga perempat, Anda tidak hanya tahu bahwa ada yang salah—Anda juga tahu kapan itu terjadi. Dengan kerangka waktu yang lebih sempit, Anda dapat menemukan dan memperbaiki masalah dengan lebih mudah. 

Metode varians penyelesaian

Anda dapat menggunakan metode varians penyelesaian kapan saja selama proyek untuk memprediksi seberapa jauh proyek akan berada di atas atau di bawah anggaran saat selesai, berdasarkan seberapa besar progres yang telah dicapai sejauh ini. Anda dapat menghitung varians penyelesaian dengan mengurangkan perkiraan total biaya proyek saat ini (atau biaya yang diperkirakan) dari perkiraan biaya proyek awal (biaya yang diharapkan). 

Saat mengevaluasi proyek desain grafis pada titik penyelesaian 25% dan menemukan bahwa Anda telah menghabiskan $20.000, perkiraan biaya proyek pada titik ini adalah $80.000. Dengan mengurangi biaya yang diperkirakan dari perkiraan biaya awal sebesar $60.000, Anda dapat menentukan bahwa varians penyelesaian, jika proyek berlanjut pada kecepatan ini, akan menjadi -$20.000.

Metode varians penyelesaian memungkinkan Anda menggunakan informasi kecepatan saat ini untuk memprediksi seberapa jauh proyek akan menyimpang dari anggarannya saat penyelesaian.

5 jenis varian biaya

Tiga kategori di atas menjelaskan tiga cara berbeda untuk menghitung varian biaya. Di sini, kita akan membahas lima jenis varian biaya yang dapat Anda hitung.

Masing-masing formula ini menghitung varian biaya untuk kategori anggaran yang berbeda, memungkinkan manajer proyek untuk mendalami dan mengidentifikasi sumber biaya yang berada di bawah atau di atas anggaran, dan membuat penyesuaian yang sesuai.

Varians biaya material

Proyek yang membutuhkan material langsung akan memiliki varian biaya material, yang menghitung selisih antara jumlah yang dianggarkan untuk material dan jumlah yang benar-benar dikeluarkan. 

Biaya material dapat dihitung dengan mengalikan jumlah material dengan harga material. Biaya material aktual dapat berbeda dari biaya yang dianggarkan jika kuantitas atau harga material berubah.

Jika Anda menghitung varian biaya di titik tengah proyek dan menemukan bahwa varian biaya material cenderung lebih tinggi dari yang diantisipasi, Anda perlu menyesuaikan ruang lingkup proyek atau mencari dana tambahan di tempat lain yang dapat menutupi kelebihan biaya material.

Varians tenaga kerja

Varians biaya tenaga kerja adalah selisih antara biaya yang dianggarkan dan biaya aktual untuk tenaga kerja langsung. Biaya tenaga kerja dapat menyimpang dari anggaran jika proyek membutuhkan lebih banyak jam daripada yang diperkirakan atau jika upah per jam meningkat. Contoh desain grafis kami di atas adalah contoh varian biaya tenaga kerja.

Jika perusahaan Anda memiliki varians biaya tenaga kerja positif yang besar—artinya lebih banyak anggaran untuk tenaga kerja daripada yang diperlukan—sesuaikan anggaran tenaga kerja dan alihkan dana tambahan ke kategori anggaran lain dengan varians biaya negatif. Jika varians biaya tenaga kerja negatif, ini menunjukkan bahwa tim Anda kurang produktif, atau ruang lingkup proyek lebih besar dari yang diperkirakan. Pelatihan tambahan atau langkah-langkah kontrol kualitas yang lebih baik dapat membantu Anda menurunkan biaya tenaga kerja.

Varians penjualan

Varians penjualan berbeda dari semua jenis varians biaya lainnya karena berkaitan dengan biaya yang masuk (pendapatan) bukan biaya yang dikeluarkan (pengeluaran). Varians penjualan hanya berperan dalam proyek dengan komponen penjualan—misalnya, contoh desain grafis kita tidak akan memiliki varians penjualan karena tidak ada yang dijual dalam proyek itu. 

Perhitungan varians penjualan adalah selisih antara penjualan yang dianggarkan dan penjualan aktual. Ini adalah satu-satunya jenis varians dalam daftar yang dianggap baik saat negatif. Jika total penjualan yang dianggarkan (atau diharapkan) adalah $1.000 dan total penjualan aktual adalah $2.000, maka varians penjualan Anda adalah -$1.000. Saat penjualan aktual melebihi penjualan yang dianggarkan, varians akan negatif—tetapi keuntungan akan positif.

Varians overhead variabel

Biaya overhead adalah pengeluaran yang terkait dengan pengoperasian bisnis. Biaya overhead variabel adalah biaya yang dikeluarkan selama operasi bisnis yang naik atau turun tergantung pada seberapa produktif bisnis Anda. Biaya pengiriman, biaya energi gudang, dan pemeliharaan mesin adalah contoh biaya overhead variabel.

Untuk menghitung varian biaya untuk overhead variabel, Anda harus terlebih dahulu menemukan "tingkat overhead variabel standar per jam." Ini adalah jumlah total biaya variabel yang dikeluarkan dalam satu jam produksi. Misalnya, jika Anda membayar $2 per unit yang dikirim dan menghasilkan 10 unit per jam, tarif pengiriman standar Anda per jam adalah $20.

Varians biaya overhead variabel adalah selisih antara overhead variabel standar selama periode waktu tertentu dan nilai overhead variabel aktual setelah perubahan harga atau perubahan jam kerja diperhitungkan.

Varians overhead tetap

Pengeluaran overhead tetap tetap sama, terlepas dari jumlah pekerjaan yang diselesaikan. Sewa, pajak properti, dan langganan adalah contoh biaya overhead tetap. "Tetap" dalam biaya overhead tetap mengacu secara khusus pada jenis dan kuantitas pengeluaran overhead—misalnya, Anda tidak perlu membayar lebih banyak sewa makin sering Anda menggunakan ruang kantor, tetapi bukan berarti pemilik bangunan tidak dapat menaikkan sewa Anda.

Rumus untuk varians overhead tetap adalah biaya overhead standar (atau yang dianggarkan) dikurangi biaya overhead aktual. Kedua angka tersebut adalah total biaya overhead sehingga mencakup total biaya semua pengeluaran overhead Anda untuk periode tertentu.

Misal, perusahaan Anda hanya memiliki dua biaya overhead tetap: sewa ($10.000/bulan) dan asuransi Business ($500). Biaya overhead standar Anda untuk proyek enam bulan adalah $10.500/bulan, atau $63.000. Jika pemilik bangunan menaikkan sewa menjadi $15.000/bulan di tengah proyek, biaya overhead tetap aktual akan lebih tinggi—$10.500 untuk tiga bulan pertama ditambah $15.500 untuk tiga bulan berikutnya, atau total $78.000.

Untuk menghitung varian overhead tetap, kurangi overhead tetap aktual dari overhead tetap standar untuk mendapatkan varian akhir sebesar -$15.000.

Gunakan varian biaya agar anggaran proyek tetap sesuai rencana

Kunci pertama untuk menjaga biaya proyek tetap terkendali adalah memastikan bahwa estimasi biaya awal cukup akurat. Untuk melakukan ini, pastikan Anda bekerja sama dengan tim proyek untuk menentukan pengeluaran yang diperlukan untuk proyek. Kemudian, berkolaborasilah dengan pemangku kepentingan internal lainnya di bagian keuangan dan akuntansi untuk memperkirakan biaya dan harga pengeluaran tersebut secara akurat.