Apa itu manajemen tenaga kerja (WFM) dan bagaimana hal ini dapat membantu tim Anda?

Ingin meningkatkan produktivitas tim dan kinerja secara keseluruhan? Manajemen tenaga kerja dapat menyederhanakan alur kerja dan biaya operasional tim Anda. Ini menghasilkan peningkatan efisiensi, keterlibatan pegawai yang lebih baik, dan semangat kerja tim yang lebih tinggi. 

Dari fungsi utama hingga manfaat WFM, kami akan menjelaskan secara detail cara menerapkan strategi manajemen tenaga kerja Anda sendiri secara efektif. 

Apa itu manajemen tenaga kerja (WFM)?

Manajemen tenaga kerja (WFM) adalah serangkaian proses yang digunakan untuk meningkatkan produktivitas dan efisiensi tim. Dari pusat panggilan hingga layanan kesehatan, banyak industri telah menggunakan WFM untuk mengoptimalkan proses mereka dengan sukses. 

Manajemen tenaga kerja mencakup semua aktivitas yang diperlukan untuk mempertahankan tenaga kerja yang produktif. Metode ini terdiri dari berbagai teknik tenaga kerja, termasuk: 

• Manajemen sumber daya manusia (HRM)

• Manajemen sumber daya manusia (HCM)

• Manajemen kinerja

• Pengumpulan data

• Penganggaran dan perkiraan

Tugas manajemen tenaga kerja seringkali sangat mirip dengan tugas manajemen sumber daya manusia (HCM), yang merupakan kerangka kerja perekrutan, pengelolaan, dan pengembangan nilai pegawai. Perbedaan utama antara keduanya adalah HCM bertujuan untuk memaksimalkan ROI, sementara WFM bertujuan untuk memaksimalkan kinerja dan produktivitas pegawai. 

Apa fungsi utama dari strategi WFM?

Dari perekrutan pegawai hingga perkiraan, ada banyak bagian yang membentuk proses manajemen tenaga kerja.

Meskipun manajer proyek tidak selalu dapat mengelola semua tugas ini, ada baiknya untuk memastikan inisiatif utama berjalan lancar dengan bermitra dengan para pemimpin bagian dan mengumpulkan umpan balik tim. Hal ini sangat penting mengingat hampir 70% pekerja merasa akan lebih siap mencapai target jika memiliki proses yang lebih jelas untuk mengelola pekerjaan.

Mari kita selami setiap elemen manajemen tenaga kerja dan cara kerjanya untuk membuat solusi yang dapat Anda terapkan untuk tim. 

Pelacakan waktu

Pelacakan waktu mungkin tampak cukup sederhana, tetapi ada lebih dari sekadar mencatat waktu. Pelacakan waktu tidak hanya berguna untuk menganalisis efisiensi, tetapi juga membantu mengidentifikasi pola lembur atau waktu kerja yang kurang dari yang seharusnya. 

Menerapkan proses pelacakan waktu memastikan Anda:

• Melacak beban kerja mendatang

• Merekrut anggota tim dalam jumlah yang sesuai

• Mendelegasikan tugas dengan benar

Pelacakan waktu yang efektif juga dapat membantu Anda meningkatkan keterampilan manajemen waktu dan membuat rutinitas harian yang produktif secara keseluruhan. Cara terbaik untuk melakukannya adalah dengan menggunakan alat manajemen kerja untuk melacak pekerjaan secara real time. 

Dengan alat yang efektif dan praktik terbaik manajemen waktu yang baik, setiap anggota tim memiliki otonomi untuk menyelesaikan pekerjaan terbaiknya. 

Penjadwalan staf

Selain pelacakan waktu, penting juga untuk memperkirakan dan menjadwalkan kebutuhan kepegawaian dengan benar. Ini membantu menciptakan proses manajemen tenaga kerja yang sukses yang menawarkan keseimbangan antara pekerjaan dan kehidupan pribadi. Baik Anda memiliki beberapa tingkat kepegawaian dalam organisasi atau mengelola tim pada tingkat yang sama, penjadwalan pegawai bisa rumit. 

Anda memerlukan sistem yang mempertimbangkan berbagai hal, seperti liburan, ketersediaan, beban kerja, dan ketidakhadiran untuk membuat jadwal yang sesuai untuk seluruh tim. 

Tanggung jawab penjadwalan WFM meliputi:

• Mengelola penjadwalan staf

• Mengatasi masalah kelebihan atau kekurangan staf

• Perkiraan untuk pertumbuhan tim

Dengan sistem penjadwalan yang andal, perusahaan dapat meyakinkan bahwa mereka tidak akan kekurangan staf selama masa kritis atau kelebihan staf saat bisnis melambat.

Perkiraan dan penganggaran

Menganalisis data historis dapat membantu Anda memperkirakan kapan permintaan tenaga kerja berubah sehingga Anda dapat mengoptimalkan penyebaran dan menyeimbangkan beban kerja. Misalnya, toko ritel mungkin membutuhkan dua kali lebih banyak rekan kerja selama liburan daripada di luar musim. 

Cara lain untuk menggunakan proses WFM untuk perkiraan meliputi:

• Mengatasi tingkat peralihan karyawan yang tinggi

• Memperhitungkan "penyusutan" atau waktu yang dihabiskan untuk hal yang tidak produktif 

• Mempersiapkan hari atau acara khusus saat beban kerja terpengaruh secara signifikan

• Memeriksa data proyek sebelumnya untuk memperoleh estimasi tenaga kerja dan sumber daya yang akurat

Anda juga dapat memasukkan perencanaan tenaga kerja ke dalam anggaran. Untuk sebagian besar perusahaan, sumber daya manusia (pegawai Anda) kemungkinan merupakan pengeluaran yang paling mahal—dan paling berubah-ubah. 

Proses WFM mengotomatiskan penjadwalan, penukaran giliran, dan kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan untuk memastikan Anda tidak membelanjakan lebih banyak uang daripada yang Anda butuhkan untuk biaya tenaga kerja. Faktanya, penelitian menunjukkan bahwa solusi manajemen tenaga kerja memiliki laba atas investasi tertinggi dari semua investasi teknologi SDM. 

Tinjauan pegawai

Meskipun peninjauan kinerja dapat memakan waktu, hal ini penting untuk mengevaluasi kinerja tim, produktivitas, dan pengalaman pegawai secara keseluruhan. Metrik ini juga dapat bermanfaat untuk mengukur kepuasan pelanggan berdasarkan kinerja anggota tim.

Mengelola kinerja tim meliputi:

• Melacak pengalaman pegawai

• Mengukur produktivitas pegawai

• Mengukur pengalaman dan kepuasan pelanggan

Setiap tim memiliki cara yang berbeda dalam mengelola kinerja tim, meskipun melakukan tinjauan triwulanan adalah salah satu cara untuk mencapai hasil ini.  

Penggajian dan tunjangan

Terlepas dari apakah Anda memiliki tim khusus untuk penggajian dan tunjangan atau tidak, ini adalah bagian penting lain dari rencana manajemen tenaga kerja yang lebih besar. Ini termasuk pembayaran dan manfaat harian, tetapi juga dapat mencakup insentif tambahan yang Anda tawarkan kepada pegawai. 

Ada berbagai tugas yang berasal dari penggajian, termasuk:

• Menganalisis biaya tenaga kerja

• Melacak cuti berbayar (PTO) 

• Melacak timesheet

• Menawarkan insentif pegawai seperti happy hour

Selain kebutuhan untuk memproses gaji, meningkatkan penggajian dan tunjangan bisa menjadi cara terbaik untuk meningkatkan kinerja dan semangat pegawai. 

Manajemen pelatihan

Membuat program pelatihan untuk pegawai baru dan lama sangat penting untuk membangun tenaga kerja yang sukses. Anda tidak hanya harus membuat materi pelatihan untuk onboarding anggota baru, tetapi juga harus memberikan kesempatan untuk pertumbuhan dan pengembangan yang berkelanjutan. 

Materi pelatihan dapat mencakup:

• Materi onboarding

• Dukungan manajemen alat

• Berita industri

• Sumber daya edukasi eksternal 

Saat membuat program pelatihan, Anda harus mengatur dokumen dan materi di ruang bersama tempat semua anggota tim dapat dengan mudah menemukan informasi. Ini dapat dilakukan menggunakan alat digital atau bahkan folder bersama. 

Kepatuhan terhadap peraturan

Sistem manajemen tenaga kerja dapat mempermudah kepatuhan terhadap undang-undang upah dan ketenagakerjaan, persyaratan lembur, dan kebijakan pegawai lainnya di wilayah Anda. Selalu konsultasikan dengan tim legal internal untuk memastikan proses manajemen tenaga kerja mempertimbangkan semua hal yang diperlukan. 

Manfaat manajemen tenaga kerja

Menerapkan proses manajemen tenaga kerja yang andal dapat membantu tim Anda merasa diberdayakan untuk membuat dampak.

Dalam dunia yang ideal, di mana semua bagian dari proses manajemen tenaga kerja yang sukses sudah ada, Anda akan melihat dampak positif pada berbagai tugas dan bagian. Berikut beberapa manfaat utama manajemen tenaga kerja. 

Produktivitas lebih tinggi

Produktivitas berada pada titik tertinggi saat pekerjaan didelegasikan dan dikomunikasikan dengan benar. Dengan perkiraan beban kerja, pelacakan waktu, pembayaran yang adil, dan komunikasi kinerja, manajemen tenaga kerja dapat membantu produktivitas tim berkembang. 

Dengan peningkatan produktivitas, tim Anda tidak hanya akan melihat peningkatan dalam jumlah pekerjaan yang dibuat, tetapi juga dalam kualitas pekerjaan. Ini adalah situasi saling menguntungkan bagi organisasi dan setiap anggota tim. 

Komunikasi yang efektif

Proses manajemen tenaga kerja yang efisien dapat meningkatkan komunikasi dan kemandirian, terutama saat bekerja dengan beberapa tim. Meskipun satu orang mungkin bertanggung jawab atas sebagian besar tugas WFM, dorong pemangku kepentingan utama di seluruh organisasi untuk membagikan pengamatan dan umpan balik mereka untuk proses yang lebih efektif. 

Dengan strategi WFM yang menghubungkan tugas, alur kerja, dan sistem, Anda dapat menyederhanakan saluran komunikasi dan mengurangi beban tim komunikasi internal. Komunikasi yang efektif tidak hanya akan membantu meningkatkan kolaborasi tim, tetapi juga dapat membantu pekerjaan tetap sesuai rencana dan memenuhi standar kualitas. 

Peningkatan semangat kerja

Moral tim dapat dipengaruhi oleh sejumlah variabel, baik secara negatif maupun positif. Baik itu karena beban kerja, gaji dan tunjangan, penjadwalan, atau semua faktor ini, moral dapat mendukung atau menghambat tim yang produktif. 

Untungnya, ada langkah-langkah yang dapat Anda ambil untuk meningkatkan semangat kerja dengan bantuan rencana manajemen tenaga kerja. Rasa ingin tahu dan empati menciptakan dinamika yang menarik antara manajer dan anggota tim. Atribut sederhana namun efektif ini dapat membantu meningkatkan lingkungan kerja secara keseluruhan untuk tim Anda dan berkontribusi pada moral yang tinggi. 

Maksimalkan sumber daya

Dengan peningkatan produktivitas dan peningkatan komunikasi serta pelacakan, Anda akan dapat memaksimalkan pemanfaatan sumber daya. Hal ini tidak hanya akan meningkatkan jumlah pekerjaan yang dapat Anda buat, tetapi juga akan menurunkan biaya tenaga kerja.

Sumber daya dapat berupa apa saja, mulai dari produk berwujud hingga sesuatu yang tidak berwujud seperti waktu—keduanya sangat berharga dan tidak boleh disia-siakan.

Pengeluaran berkurang

Mengotomatiskan pelacakan waktu, penjadwalan, dan perhitungan penggajian tidak hanya menghemat jam kerja manajer dan bagian penggajian, tetapi juga menghilangkan kesalahan manusia yang berbiaya mahal dan risiko kepatuhan. Waktu yang dihabiskan untuk tugas-tugas yang membosankan ini kemudian dapat digunakan untuk hal-hal yang lebih produktif. 

Proses manajemen tenaga kerja juga menyediakan data yang dibutuhkan organisasi untuk menyesuaikan tingkat kepegawaian. Gunakan templat rencana kepegawaian untuk memperkirakan perubahan beban kerja. Kemudian, selaraskan kapasitas tim dengan permintaan untuk menurunkan biaya tenaga kerja dan mencegah lembur yang tidak direncanakan.

Pekerjaan berkualitas

Pada akhirnya, kualitas yang Anda berikan akan menghasilkan apa yang Anda dapatkan kembali. Jadi, jika kualitas tidak memenuhi standar, Anda tidak akan melihat aliran pendapatan yang signifikan. Itu sebabnya peningkatan kualitas merupakan bagian penting dari manajemen tenaga kerja.

Terlepas dari keyakinan Anda terhadap kualitas pekerjaan, selalu ada ruang untuk peningkatan. Optimalisasi proses dapat berupa apa saja, mulai dari perubahan produk hingga pengembangan situs web dan lainnya. Kemungkinannya benar-benar tak terbatas.

Apakah manajemen tenaga kerja cocok untuk Anda?

Proses WFM adalah serangkaian teknik untuk membantu meningkatkan proses internal, mengotomatiskan jika memungkinkan, dan menciptakan tempat kerja yang lebih menyenangkan. Anda tidak akan menemukan semua ini di organisasi setiap hari, tetapi dengan sedikit bantuan, Anda dapat memastikan organisasi Anda memenuhi semua ini dan banyak lagi.