Perangkat lunak dan alat kolaborasi tim terbaik

Dalam hal ide, proyek, dan Alur Kerja yang kompleks, kita tidak dimaksudkan untuk bekerja sendiri. Proyek yang berdampak paling besar pada perusahaan Anda jarang kali merupakan hasil kerja satu orang. Sering kali, proyek memerlukan kolaborasi lintas fungsi untuk mencapai kesuksesan—dengan individu yang bekerja di seluruh tim, bagian, dan peran untuk menghasilkan pekerjaan terbaik mereka. Namun, meskipun kolaborasi sangat penting untuk pekerjaan terpenting kita, berkoordinasi dengan semua pemangku kepentingan yang berbeda ini tidaklah mudah. Di situlah perangkat lunak kolaborasi berperan.

Perangkat lunak kolaborasi menyederhanakan pekerjaan lintas fungsi. Dari platform canggih yang mendukung organisasi perusahaan hingga alat komunikasi sederhana, perangkat lunak kolaborasi terbaik menghubungkan pekerjaan lintas tim untuk mengatasi tantangan pekerjaan lintas fungsi. 

Apa itu perangkat lunak kolaborasi?

Perangkat lunak kolaborasi adalah alat digital yang membantu Anda terhubung dan bekerja dengan orang lain. Ini dapat dilakukan dengan cara sederhana—seperti di platform perpesanan dan email—atau dengan mengaktifkan alur kerja yang lebih kompleks. Berbagai perangkat lunak kolaborasi akan membantu memecahkan berbagai tantangan lintas fungsi. Misalnya, platform perpesanan memudahkan komunikasi dengan tim, manajemen tugas digital membantu Anda mengatur item tindakan dengan mitra eksternal, dan platform perusahaan memberi Anda sistem manajemen kerja lengkap dan terpadu. 

Dalam formulir terbaiknya, perangkat lunak kolaborasi memungkinkan Anda melakukan semua hal di atas (dan banyak lagi) di satu tempat. Perangkat lunak kolaborasi tidak boleh menjadi kotak centang lain dalam tech stack. Alat kolaborasi yang tepat akan membantu Anda mengurangi jumlah aplikasi yang dibutuhkan, dan harus berfokus pada pemecahan masalah yang paling penting—bagaimana kita terhubung dengan cara yang membantu kita bekerja lebih baik, lebih cepat, dan lebih efisien, secara bersama-sama.

Apakah Anda membutuhkan perangkat lunak kolaborasi tim?

Jawaban singkat—ya, terutama jika Anda bekerja di seluruh tim. Perusahaan besar dibagi menjadi beberapa bagian, tim, dan individu. Inisiatif perusahaan yang paling penting melibatkan anggota tim dari berbagai bagian yang menyatukan keahlian mereka untuk mencapai gol. Perangkat lunak kolaborasi membantu Anda melakukan hal itu—memungkinkan individu dari seluruh organisasi untuk bekerja sebagai satu tim proyek terpadu, terlepas dari bagian mereka.

Meskipun pekerjaan Anda terasa benar-benar soliter, Anda mungkin masih mengandalkan pemangku kepentingan untuk persetujuan, penugasan, atau sumber daya. Singkatnya, semua orang dapat memperoleh manfaat dari perangkat lunak kolaborasi—baik Anda mengadakan sesi curah pendapat sederhana atau mengerjakan alur kerja yang sangat kompleks.

Manfaat alat kolaborasi online

• Memfasilitasi kerja tim lintas fungsi: Saat ini, tidak ada yang bekerja sendiri. Dengan menggunakan perangkat lunak kolaborasi, setiap tim dapat bekerja lebih cepat dan lebih efisien dengan bagian lain di seluruh perusahaan.

• Memungkinkan pekerjaan asinkron: Perangkat lunak yang mendukung pekerjaan asinkron sangat penting untuk organisasi global yang besar. Perusahaan dengan banyak divisi ini membutuhkan alat yang membantu tim berkomunikasi dan berkolaborasi dalam proyek, bahkan saat mereka berada di lokasi yang berbeda atau memiliki jadwal yang berbeda.

• Menghubungkan tim yang tersebar: Di tempat kerja yang tersebar saat ini, sangat penting untuk memiliki platform tempat tim Anda dapat bertemu lintas zona waktu dan lokasi kantor.

• Membuat pekerjaan dapat diakses: Berbagi data, proyek, dan tugas di seluruh tim sangat penting untuk kolaborasi. Perangkat lunak menyederhanakan penyimpanan dan pembagian informasi, jadi semua orang dapat dengan mudah mengakses sumber daya yang dibutuhkan. Selain itu, alat kolaborasi yang baik memastikan informasi juga dibagikan dalam konteks untuk memastikan orang mendapatkan informasi terkini dengan cepat.

• Melindungi informasi rahasia: Perangkat lunak kolaborasi yang tepat memberi Anda keyakinan bahwa pekerjaan Anda aman dan terlindungi, bahkan saat Anda berkolaborasi. Anda harus selalu memiliki tingkat keamanan tinggi yang sama—baik pemangku kepentingan duduk berseberangan dengan Anda di ruangan yang sama atau jika Anda bekerja dengan mitra eksternal.

• Menampilkan informasi app di satu tempat: Beralih antar-app dan mencari informasi di ruang yang berbeda sangat memakan waktu. Menyederhanakan komunikasi, pekerjaan, dan kolaborasi dalam satu alat mengembalikan sumber daya paling berharga Anda—waktu, ruang otak, dan energi.

11 perangkat lunak & alat kolaborasi tim terbaik

Tidak ada perangkat lunak kolaborasi yang tepat—hanya ada perangkat lunak yang tepat untuk Anda. Mengoperasikan bisnis perusahaan? Anda memerlukan platform yang sangat fungsional dan mudah beradaptasi. Namun, jika Anda hanya perlu dokumen dinamis untuk bertukar ide, Anda dapat menggunakan alat yang lebih sederhana untuk memenuhi kebutuhan Anda. 

Apa pun kebutuhan bisnis Anda, ada perangkat lunak kolaborasi dalam daftar ini yang akan meningkatkan produktivitas, meningkatkan komunikasi, dan menghubungkan tim Anda dengan lebih baik. Baca terus untuk mengetahui perangkat lunak mana yang paling cocok untuk Anda. 

1. Asana: Platform kolaborasi terbaik untuk tim perusahaan lintas fungsi

Di tingkat perusahaan, Anda beroperasi dengan ratusan, ribuan, atau ratusan ribu pegawai yang tersebar di berbagai zona waktu. Itu berarti Anda membutuhkan platform yang sepenuhnya operatif yang menghubungkan setiap individu, tim, pekerjaan, dan gol satu sama lain. 

Asana memiliki semua fitur kolaborasi yang dibutuhkan perusahaan Anda untuk memfasilitasi dan memanfaatkan kolaborasi lintas fungsi, termasuk: 

• Koneksi tim: Hubungkan tim, berbagai bagian, tugas kerja, dan gol terbesar perusahaan. Dengan Asana, Anda dapat memusatkan perusahaan besar Anda untuk berkolaborasi dengan mudah.

• Manajemen tugas: Lacak dan kelola tugas di berbagai proyek. Saat Anda membuat perubahan pada tugas di satu proyek, langsung lihat perubahan itu tercermin pada semua proyek dalam real-time.

• Automasi: Gunakan automasi untuk menstandarkan dan mendelegasikan pekerjaan, membangun proses, dan berkomunikasi tentang pekerjaan paling kompleks Anda secara real-time.

• Integrasi: 260+ integrasi memungkinkan Anda membangun platform all-in-one. Hubungkan semua alat favorit Anda di satu tempat.

• Manajemen proyek: Asana lebih dari sekadar alat manajemen proyek biasa karena mencakup semua yang Anda butuhkan untuk memantau, mengomunikasikan, dan menyelesaikan proyek rumit dengan sukses.

• Basis pengetahuan: Gunakan Asana sebagai sistem pencatatan, jadi semua orang di perusahaan selalu tahu apa yang sedang dilakukan dan alasannya.

• Keamanan: Lacak izin, lindungi penyimpanan cloud, dan otomatiskan pembaruan, semuanya di dalam Asana.

2. Slack: Terbaik untuk komunikasi tim

Slack adalah alat komunikasi utama yang telah mengurangi ketergantungan pada email. Slack menawarkan perpesanan instan yang cepat dan aman, yang ditempatkan di dalam "Ruang Kerja". Pelanggan yang menyukainya mengatakan bahwa alat ini ramah pengguna, dan mudah untuk menyiapkan saluran tertentu bagi tim untuk berkomunikasi tentang berbagai topik, proyek, dan minat non-pekerjaan. Desainnya membuat koneksi menjadi mudah dan menyenangkan, yang sangat penting untuk tim yang tersebar di berbagai tempat.

3. Google Workspace: Terbaik untuk berkolaborasi dalam dokumen

Jika Anda pernah bekerja keras mengerjakan dokumen, hanya untuk melihat bahwa atasan Anda meninjau versi lain yang sudah usang, Anda tahu mengapa banyak tim beralih ke Google Ruang Kerja. Dokumen interaktif memberi Anda fleksibilitas untuk membuat editan dan saran secara real-time, sehingga mengurangi kesalahan. Selain itu, pelanggan mengatakan penyimpanan cloud Google Drive mudah disiapkan dan mulai digunakan.

4. Trello: Terbaik untuk kolaborasi tugas

Antarmuka bergaya papan Kanban Trello memudahkan untuk berkolaborasi dalam tugas tertentu. Trello, yang dimiliki oleh Atlassian, menggunakan kartu yang dapat Anda tempatkan di bawah berbagai papan untuk membuat daftar tugas visual. Para pengguna mengatakan alat ini sangat cocok untuk individu, tim kecil, atau alur kerja sederhana—meskipun penggunaannya terbatas saat Anda membutuhkan proyek dan alur kerja yang lebih kompleks. 

5. Notion: Terbaik untuk pekerjaan asinkron sederhana

Notion memudahkan Anda untuk berkomunikasi dan terhubung pada dokumen asinkron atau file tersimpan. Ini sangat membantu untuk tim yang tersebar—di mana Anda mungkin mengedit dokumen di satu zona waktu, dan menerima umpan balik dari anggota tim lain di zona waktu yang sama sekali berbeda. Namun, alat ini mungkin tidak sesuai bila Anda membutuhkan alat kolaborasi yang lebih kompleks—seperti membangun alur kerja dan proyek yang kompleks.

6. Figma: Terbaik untuk desain tim

Figma adalah alat kolaborasi interaktif yang dibuat untuk tim desain. Pelanggan menikmati antarmuka yang menyenangkan dan ramah pengguna untuk proyek yang lebih kecil—seperti papan tulis curah pendapat—dan yang lebih besar, seperti desain situs baru Anda. File desain bersifat interaktif untuk kolaborasi real-time, artinya Anda dapat membuat perubahan dan rekan tim akan langsung melihat pembaruan—bahkan jika mereka bekerja dari seluruh dunia.

7. Smartsheet: Terbaik untuk berkolaborasi di spreadsheet

Smartsheet adalah alat spreadsheet dinamis dengan semua fungsi spreadsheet statis, tetapi menurut pengguna, alat ini lebih mudah digunakan untuk berkolaborasi. Di Smartsheet, Anda dapat terhubung di spreadsheet tanpa menghapus data atau informasi secara tidak sengaja. Ini sangat berguna untuk tim jarak jauh yang mungkin semuanya bekerja di satu spreadsheet secara bersamaan.

8. Clickup: Terbaik untuk kolaborasi tim kecil

Kolaborasi antar-tim bisa jadi menantang, bahkan di tim kecil. Kemampuan Clickup membantu aspek manajemen proyek yang lebih sederhana, seperti perencanaan proyek atau pelacakan progres proyek—yang menurut start-up atau tim yang lebih kecil sangat membantu.

9. Monday: Terbaik untuk kolaborasi satu tim

Pekerjaan kolaboratif selalu penting—bahkan saat tidak untuk gol terbesar dan paling berani. Perangkat lunak manajemen proyek Monday memungkinkan Anda membuat proyek dan menyederhanakan manajemen tugas. Namun, setelah Anda mencapai titik di mana perusahaan—dan secara default, kolaborasi—perlu berkembang, Anda mungkin memerlukan kemampuan tambahan.

10. Zoom: Terbaik untuk panggilan video

Konferensi video bukan lagi kemewahan untuk kolaborasi—ini adalah kebutuhan. Platform intuitif Zoom—dengan berbagi layar sederhana dan pemberitahuan yang tidak mengganggu—telah menjadikannya pemimpin dalam kolaborasi video. 

11. Microsoft teams: Cocok untuk menghubungkan percakapan tim

Microsoft Teams dibuat untuk menghubungkan tim dan individu melalui konferensi video, rapat online, dan perpesanan. Mirip dengan penawaran lain dalam daftar ini, Microsoft Teams memungkinkan kolaborasi jarak jauh dan asinkron dengan memungkinkan anggota tim untuk bertemu bersama, di mana pun mereka bekerja.

Fitur yang harus ada di alat kolaborasi Anda

• Fleksibilitas untuk bekerja sesuai keinginan Anda. Baik itu menempatkan tugas di beberapa tempat, melihat proyek dengan berbagai cara, atau mengakses informasi dari app, browser, atau perangkat seluler, alat kolaborasi harus selalu sesuai kebutuhan Anda, bukan sebaliknya.

• Integrasi canggih yang menyederhanakan pekerjaan Anda. Perangkat lunak Anda harus memudahkan penggunaan aplikasi favorit Anda. Ini membantu Anda menghindari penggunaan terlalu banyak alat yang tidak kompatibel, yang meningkatkan jumlah waktu yang dihabiskan untuk beralih antar-aplikasi dan mencari pekerjaan antar-platform.

• Dasbor, pelaporan, gol, dan templat yang dapat disesuaikan—apa pun yang Anda butuhkan untuk berkolaborasi dengan sukses harus dapat disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan spesifik Anda. 

• Kemampuan untuk menggunakan dan membagikan file, berkomunikasi, dan bekerja dengan anggota tim di mana saja di seluruh dunia.

• Aplikasi seluler, jadi Anda dapat mengakses pekerjaan kapan saja Anda butuhkan.

• Kemampuan manajemen kerja yang lebih dari sekadar manajemen proyek sederhana, seperti alur kerja kompleks yang terintegrasi dengan gol perusahaan yang lebih besar—jadi Anda selalu tahu bahwa Anda memprioritaskan dan bertindak berdasarkan pekerjaan terpenting.

• Fitur keamanan dan privasi terbaik yang melindungi ruang kerja berbasis cloud Anda.

Hal yang perlu dipertimbangkan saat memilih perangkat lunak kolaborasi

Memilih perangkat lunak kolaborasi adalah keputusan bisnis yang unik—dan perangkat lunak yang sesuai untuk orang lain di industri Anda mungkin tidak sesuai untuk Anda. Untuk mempersempit kebutuhan Anda dan menemukan perangkat lunak yang sesuai, mulailah dengan menjawab hal berikut:

• Manakah dari alur kerja kompleks Anda yang dapat disederhanakan dengan teknologi? Jawaban untuk ini dapat mengarahkan Anda ke jenis perangkat lunak yang Anda butuhkan. Contoh, misalnya proses Anda kompleks, dan Anda menduga proses tersebut dapat disederhanakan dengan automasi dan teknologi. Dalam hal ini, Anda perlu memilih perangkat lunak yang mendukung pembuatan proses dan automasi.

• Di mana kesenjangan dalam pekerjaan lintas tim Anda? Bekerja sama dengan pemangku kepentingan untuk mengidentifikasi aspek yang membuat tim kesulitan berkolaborasi. Misalnya, apakah terkait komunikasi? Jika ya, Anda perlu memastikan bahwa perangkat lunak kolaborasi Anda memiliki alat dan integrasi komunikasi yang andal.

• Fitur apa yang Anda butuhkan untuk melakukan pekerjaan terbaik sebagai Tim? Apakah Anda mengandalkan pelacakan waktu untuk mengoordinasikan pekerjaan? Apakah Anda tim global yang membutuhkan komunikasi asinkron? Fokus pada fitur yang benar-benar Anda butuhkan, jadi Anda dapat menghindari fitur yang tidak perlu (dan terkadang mengganggu).

• Apakah alat ini terintegrasi dengan alat terpenting Anda? Integrasi adalah kunci untuk menyederhanakan kolaborasi. Ketika Anda dapat melakukan semua pekerjaan di satu platform, Anda akan lebih terhubung, tertata, dan bijaksana dalam cara menghasilkan pekerjaan terbaik.

Berkolaborasi dalam pekerjaan paling kompleks dengan mudah

Kolaborasi adalah perekat yang menyatukan tim, pekerjaan mereka, dan pada akhirnya perusahaan Anda. Di tempat kerja modern saat ini, setiap anggota tim mengandalkan orang lain untuk menghasilkan pekerjaan terbaik mereka. Namun, bukan berarti mereka harus bekerja lebih keras untuk mencapainya. 

Perangkat lunak kolaborasi terbaik mendukung pekerjaan yang sudah Anda lakukan, beradaptasi dengan kebutuhan Anda, dan menawarkan peluang tanpa batas untuk menyederhanakan pekerjaan Anda. Asana dirancang untuk mendukung kolaborasi antar-tim perusahaan. Dari komunikasi dasar hingga pengembangan strategi tingkat tinggi, fitur Asana memiliki fungsionalitas bawaan untuk mendorong kolaborasi di setiap tingkat.

Pertanyaan Umum tentang perangkat lunak kolaborasi 

Apa fungsi perangkat lunak kolaborasi?

Perangkat lunak kolaborasi memungkinkan tim untuk bekerja sama, bahkan saat mereka berada di lokasi atau bagian yang berbeda. Melalui kemampuan perpesanan, automasi, integrasi, pembuat alur kerja, dan banyak lagi, perangkat lunak kolaborasi dinamis menghubungkan tim satu sama lain dan pekerjaan terpenting perusahaan mereka.

Apa contoh perangkat lunak kolaborasi?

Ada berbagai contoh perangkat lunak kolaborasi untuk berbagai penggunaan. Misalnya, Asana adalah perangkat lunak kolaborasi populer untuk perusahaan korporat. Karena menawarkan fungsi, integrasi, dan alur kerja yang kompleks di samping fitur manajemen proyek dasar, perusahaan dapat menggunakan Asana sebagai platform terpusat untuk semua kolaborasi.

Perangkat lunak kolaborasi apa yang memungkinkan kita membagikan dokumen dan ide?

Alat kolaborasi yang baik harus memungkinkan Anda untuk membagikan dokumen dan ide satu sama lain. Pada tingkat paling dasar, itulah kolaborasi. Jadi, perangkat lunak kolaborasi dasar pun harus memiliki kemampuan bawaan untuk membagikan pekerjaan dan berkomunikasi dengan orang lain.

Apa perbedaan antara perangkat lunak kolaborasi dan perangkat lunak lainnya?

Perangkat lunak kolaborasi dibuat untuk pekerjaan lintas fungsi. Misalnya, menggunakan spreadsheet statis untuk mengumpulkan dan melaporkan data mungkin sesuai untuk satu individu, tetapi tidak ideal saat tim perlu bekerja sama-sama mengembangkan pelaporan di seluruh tim atau proyek.