Pekerjaan lintas fungsi: Rahasia tempat kerja kolaboratif
Ringkasan
Bayangkan tim Anda baru saja meluncurkan kampanye pemasaran yang sukses—pikirkan tentang berbagai tim yang membantu kesuksesan kampanye ini. Semua pekerjaan yang terjadi di berbagai bagian untuk meluncurkan kampanye pemasaran Anda dikenal sebagai pekerjaan lintas fungsi.
Apa itu pekerjaan lintas fungsi?
Pekerjaan lintas fungsi adalah pekerjaan yang terjadi di antara berbagai tim atau bagian dalam organisasi. Sebagian besar perusahaan mengatur tim berdasarkan jenis pekerjaan yang mereka lakukan—ini dikenal sebagai tim fungsional. Misalnya: Pemasaran, Penjualan, dan Teknik. Namun, pekerjaan terpenting tidak dilakukan oleh satu tim saja. Pekerjaan terjadi di berbagai tim dan bagian. Pekerjaan yang Anda lakukan di berbagai bagian disebut pekerjaan lintas fungsi.
Tidak ada lagi sekat: Mengoptimalkan struktur organisasi Anda untuk kolaborasi lintas tim yang lebih kuat
Dalam ebook ini, pelajari cara menyusun organisasi Anda untuk mencegah sekat, bekerja lebih cepat, dan tetap selaras dalam menghadapi perubahan.
Apa perbedaan antara tim lintas fungsi dan pekerjaan lintas fungsi?
Tim lintas fungsi dan pekerjaan lintas fungsi adalah dua bagian dari teka-teki lintas fungsi. Tim lintas fungsi adalah orang-orang dari berbagai bagian yang bekerja sama untuk mencapai gol bersama. Ini bisa berarti tim khusus yang terdiri dari perantara yang ditunjuk dari berbagai bagian, atau dua tim yang lebih besar bekerja sama untuk proyek yang lebih terikat waktu. Pekerjaan lintas fungsi adalah aktivitas sehari-hari yang dilakukan tim lintas fungsi untuk mencapai gol.
Tantangan umum kerja lintas fungsi (dan cara mengatasinya)
Meskipun bekerja secara lintas fungsi memberikan manfaat, hal itu mungkin sulit untuk diterapkan. Berikut beberapa masalah yang mungkin Anda temui jika mencoba bekerja secara lintas fungsi dan solusinya.
Komunikasi yang buruk
Bekerja secara lintas fungsi berarti tim Anda harus berkomunikasi dengan tim lain secara konsisten. Karena tim cenderung mengembangkan bahasa mereka sendiri dan beroperasi dengan cara yang unik, mungkin sulit untuk terhubung dan berkomunikasi dengan orang-orang di luar tim Anda sendiri.
Cara memperbaikinya: Di awal proses perencanaan, tetapkan bahasa dan gol yang sama sehingga semua orang memiliki pemahaman yang sama. Buat rencana komunikasi agar semua orang tahu cara informasi dibagikan dan simpan di tempat yang dapat diakses semua orang sehingga mereka selalu dapat menemukannya.
Tidak ada sistem pencatatan terpusat
Tim bekerja dari berbagai dokumen, file, dan platform perpesanan. Jika tim tidak memiliki sistem pencatatan terpusat tempat mereka menyimpan keputusan akhir dan informasi kontekstual, mereka mungkin membuang waktu untuk mengejar informasi. Miskomunikasi sederhana, versi dokumen yang tidak cocok, dan pembaruan status yang tidak perlu adalah masalah yang akan Anda temui jika tidak ada satu lokasi terpusat bagi tim lintas fungsi untuk menemukan informasi.
Cara memperbaikinya: Buat hub terpusat tempat semua informasi yang berkaitan dengan proyek tertentu berada. Dengan menggunakan platform manajemen kerja seperti Asana, Anda dapat membangun sistem pencatatan yang dapat diakses oleh semua orang di tim Anda. Sumber informasi terpusat membantu menjaga tim tetap tertata, menetapkan tempat untuk komunikasi tentang proyek tertentu, dan memberikan dokumentasi untuk keputusan utama yang dibuat.
Tidak ada lagi sekat: Mengoptimalkan struktur organisasi Anda untuk kolaborasi lintas tim yang lebih kuat
Dalam ebook ini, pelajari cara menyusun organisasi Anda untuk mencegah sekat, bekerja lebih cepat, dan tetap selaras dalam menghadapi perubahan.
Prioritas tim yang tidak sesuai
Setiap tim memiliki keahlian, gol, dan prioritas yang berbeda. Hal ini tentu saja menyulitkan saat bekerja dengan mitra lintas fungsi karena setiap tim memiliki prioritasnya sendiri yang harus dipertimbangkan. Terlepas dari jumlah mitra lintas fungsi yang mengerjakan proyek, Anda harus menetapkan gol terpadu yang dapat disepakati semua orang. Jika tidak ada gol terpusat, tim lebih cenderung berfokus pada hal yang bermanfaat bagi tim mereka sendiri.
Cara memperbaikinya: Hubungkan pekerjaan tim lintas fungsi Anda dengan gol Business yang lebih tinggi. Selaraskan tim lintas fungsi dengan mengidentifikasi secara jelas cara pekerjaan mereka terhubung kembali ke gol business yang lebih besar dan sesuai dengan gambaran yang lebih besar. Penting untuk tidak hanya memahami keterkaitan pekerjaan dengan gol, tetapi juga memvisualisasikannya. Ketika semua orang dapat melihat cara pekerjaan mereka berkontribusi terhadap gol business secara real time, hal ini memastikan semua orang memiliki pemahaman yang sama.
Kurangnya resolusi konflik
Bekerja dalam tim lintas fungsi berarti Anda mungkin akan bekerja dengan seseorang yang tidak Anda kenal. Komunikasi yang efektif itu penting, tetapi terkadang gaya komunikasi tidak selaras. Hal ini dapat menyebabkan konflik dan masalah dalam tim, dan tidak memiliki cara untuk menyelesaikannya dapat merugikan pekerjaan lintas fungsi.
Cara memperbaikinya
Pemecahan masalah dalam sekelompok besar orang bisa jadi menantang, terutama jika tidak ada satu orang pun yang bertanggung jawab. Menugaskan pemimpin proyek untuk membantu pengambilan keputusan dan penyelesaian konflik adalah cara yang baik untuk mencegah timbulnya konflik dan menjaga kelancaran pekerjaan.
Praktik terbaik untuk kolaborasi lintas fungsi yang efektif
Jika ingin mendorong lebih banyak kolaborasi lintas fungsi, berikut beberapa praktik terbaik yang dapat Anda terapkan.
Berikan peran yang jelas kepada semua orang. Terkadang tim lintas fungsi seluruhnya terdiri dari anggota tim dengan level yang sama sehingga tidak ada indikator yang jelas tentang siapa pemimpin timnya. Gunakan Diagram RACI untuk membantu semua orang selalu selaras dengan peran mereka dalam kelompok tertentu, dan patuhi itu.
Tetapkan gol proyek (bukan tim) yang dapat dikelola. Tim lintas fungsi yang efisien menetapkan gol untuk proyek perorangan. Ini menjelaskan kepada setiap anggota tim gol spesifik yang ingin kalian semua capai. Gunakan teknik penetapan gol seperti gol SMART atau OKR untuk membantu membuat gol yang realistis bagi tim Anda. Teknik penetapan gol yang efektif berarti pemimpin tim memiliki kesempatan untuk menetapkan rencana tindakan yang ringkas untuk mencapai gol tersebut.
Tetapkan praktik komunikasi yang jelas. Menetapkan proses yang jelas tentang cara tim lintas fungsi tertentu akan berkomunikasi dapat mencegah inefisiensi dan komunikasi yang tidak perlu. Dengan memiliki ruang terpusat untuk komunikasi, tim dapat meminimalkan pengejaran informasi yang dibutuhkan sehingga mereka dapat berfokus pada pelaksanaan proyek. Saat bekerja dengan kolaborator lintas fungsi, buat rencana komunikasi sejak awal dalam proses perencanaan proyek.
Berikan visibilitas kepada pemangku kepentingan utama. Memberikan visibilitas kepada pemangku kepentingan utama membantu meminimalkan jumlah pembaruan status dan komunikasi yang terjadi terkait progres proyek. Ini memungkinkan pemangku kepentingan untuk melakukan penyesuaian pada strategi atau memantau pekerjaan saat itu terjadi. Memahami progres secara real-time memungkinkan tim untuk tetap gesit dan mengubah strategi jika diperlukan.
Pekerjaan lintas fungsi adalah landasan proyek yang kompleks
Pekerjaan lintas fungsi yang efisien sangat penting untuk proyek yang kompleks dan penting. Agar organisasi bergerak cepat dan efektif, tim memerlukan cara untuk berkolaborasi dengan mudah satu sama lain. Kolaborasi lintas fungsi membutuhkan upaya, tetapi meluangkan waktu untuk membangun proses lintas fungsi yang baik akan meningkatkan pekerjaan bagi semua orang yang terlibat.
Tidak ada lagi sekat: Mengoptimalkan struktur organisasi Anda untuk kolaborasi lintas tim yang lebih kuat
Dalam ebook ini, pelajari cara menyusun organisasi Anda untuk mencegah sekat, bekerja lebih cepat, dan tetap selaras dalam menghadapi perubahan.
