Quora rationalise son processus de suivi des bugs avec Asana

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L’impact d’Asana :

  • Standardisation du processus de suivi des bugs de bout en bout en passant d’un formulaire par équipe à un formulaire général unique pour toute l’entreprise
  • Meilleure visibilité sur les informations d’un service à l’autre, en particulier entre les équipes d’ingénierie et les autres
  • Moins de travail en double puisque tous les employés de Quora partagent une source unique de référence

Quora est une plateforme en ligne dédiée au partage de connaissances. Elle permet aux internautes de se rassembler autour d’une question qui les intéresse et d’obtenir des réponses. Sur Quora, les utilisateurs peuvent partager des faits ou leur opinion, selon la question. Qu’il s’agisse d’informations utiles à apprendre en dix minutes ou de pistes d’utilisation pour Asana, vous trouverez probablement la réponse à vos questions sur Quora.

Cependant, rassembler les gens du monde entier autour du partage de connaissances ne va pas non plus sans difficultés. Pour Elynn Lee, chef de produit de l’équipe d’internationalisation, cela s’est notamment traduit par la nécessité de rendre Quora accessible dans 23 langues supplémentaires pour mieux répondre aux besoins de la communauté mondiale. Pour ce faire, les équipes de développement produit de Quora ont conçu un processus de déploiement continu visant à sortir régulièrement de nouvelles options et fonctionnalités. Mais malheureusement, leur système de suivi des bugs ne parvenait plus à suivre la cadence.

Par le passé, le processus de suivi des bugs était contrôlé par l’équipe de développement produit, qui le gérait grâce à un outil interne. Le problème ? Leur outil entraînait le cloisonnement des flux d’activités et avait un impact négatif sur la visibilité de projet, pour les raisons suivantes :

  • Tous les membres de l’équipe Quora étaient encouragés à signaler des bugs, mais seuls certains membres de l’équipe de développement produit avaient accès à l’outil de suivi des bugs.
  • Seules les équipes responsables du code avaient automatiquement accès à l’outil de suivi des bugs, tandis que les autres équipes devaient en faire la demande, d’où de nombreuses tâches manuelles supplémentaires.
  • Toutes les questions complémentaires étaient gérées par e-mail ou sur Slack et la transmission des informations prenait donc trop de temps.
  • Pour gérer leur système, les ingénieurs de Quora devaient créer des fonctionnalités personnalisées afin d’adapter le système de suivi des bugs à leur équipe.
  • Les développeurs produit devaient quant à eux gérer un formulaire de suivi distinct pour chaque équipe.

Persuadée qu’il existait une meilleure solution, Elynn a donc pris les rênes d’un nouveau projet ambitieux : relier tous les services de l’entreprise et trouver un système accessible à tous.

Quelle solution pour un meilleur signalement et un suivi amélioré des bugs ?

Elynn s’est lancée à la recherche d’un outil adapté, qui permettrait à l’entreprise de suivre et gérer ses processus de signalement des bugs. Elle a commencé par sonder les autres équipes de développement produit, afin de s’assurer que le nouvel outil prenne en charge les fonctionnalités qu’elles appréciaient dans leurs systèmes actuels. Il fallait également résoudre des problèmes majeurs, en évitant notamment tout outil qui demanderait des efforts constants de gestion, de personnalisation ou de hiérarchisation des tâches de la part de l’équipe plateforme produit de Quora. Elle s’est ensuite adressée à ses collègues des différentes équipes hors développement (équipes juridique, financière, produit…) pour déterminer leurs attentes en matière de système de suivi des bugs.

« Nous étions à la recherche d’une plateforme qui nous permette d’assurer le suivi des bugs et de gérer nos projets. Un vrai défi que beaucoup pensaient impossible à relever, jusqu’à la découverte d’Asana. » — Elynn Lee, chef de produit, Quora

Pour cet outil, l’équipe Quora a formulé les besoins suivants :

  • Une plateforme qui centralise la gestion de projet, de façon à clarifier les responsabilités et la progression pour les parties prenantes des différents services, ainsi que pour éviter les oublis.
  • Un seul et même canal standardisé pour signaler les bugs aux équipes de développement produit, afin de tout trier et gérer au même endroit.
  • Une solution destinée à recueillir les métadonnées des tâches pour faciliter l’acheminement et le tri des signalements de bugs.
  • Un système évolutif et personnalisable sans devoir faire appel aux équipes d’ingénierie.

L’équipe d’internationalisation d’Elynn utilisait déjà Asana et Elynn était donc convaincue que, bien qu’ambitieuses, les demandes de Quora étaient parfaitement réalisables. En outre, toutes les équipes (et non pas seulement les ingénieurs) étaient en mesure d’adopter Asana sans difficulté, à la différence de ses concurrents moins faciles à prendre en main. Encore un détail qui répondait aux critères personnels d’Elynn : l’outil choisi pouvait être utilisé par tous au sein de l’entreprise, et pas uniquement par les équipes produit et d’ingénierie.

Quelles sont les autres activités réalisables sur Asana par Quora ?

Gagner en visibilité sur le processus de suivi des bugs de Quora n’était que le début pour Elynn. Elle savait également que les équipes bénéficieraient grandement de l’utilisation d’une plateforme centralisée de gestion du travail, qui leur permettrait de suivre toutes leurs activités au même endroit.

Asana étant adapté à toutes les équipes et non pas seulement à l’ingénierie, Elynn a organisé son déploiement pour d’autres usages, avec un objectif affiché : suivre tous les projets trimestriels de Quora sur Asana. Auparavant, chaque équipe se servait de son propre outil de gestion du travail (en l’occurrence Asana pour l’équipe d’Elynn) afin de suivre et gérer ses activités.

« Chaque équipe suivait ses activités à un endroit différent, ce qui rendait quasiment impossible le suivi des projets en cours ou l’obtention des dernières informations concernant l’avancement du travail. » — Elynn Lee, chef de produit, Quora

Avec les Portefeuilles, les équipes peuvent désormais suivre les activités de plusieurs projets à la fois et bénéficient d’une vue d’ensemble sur les rapports de progression de toutes les initiatives. En outre, les chefs d’équipe peuvent élaborer des rapports d’avancement hebdomadaires en seulement quelques clics, grâce aux fonctionnalités dédiées d’Asana. Les membres de l’entreprise peuvent ensuite visualiser tous les rapports d’avancement d’une équipe à l’échelle des portefeuilles.

Comment organisez-vous le déploiement d’Asana à l’échelle de l’entreprise ?

Pour aider Quora à adopter Asana, Elynn a préconisé une approche sur deux axes :

  • Suivi des bugs : Elynn a commencé par créer un document destiné à établir de nouvelles conventions pour le suivi des bugs sur Asana. Dans ce but, elle s’est associée à l’équipe responsable de la gestion des bugs, constituée d’un ingénieur de chaque équipe. Le document final répond à toutes les questions éventuelles que pourraient se poser les membres d’équipe Quora : comment signaler un bug, comment le catégoriser, que faire lorsqu’une tâche de signalement vous est attribuée… Cette approche permet à chacun d’assurer immédiatement et en toute sérénité le suivi des bugs sur Asana.
  • Gestion des projets et portefeuilles : Elynn avait aussi déterminé qu’il lui fallait incorporer la gestion des portefeuilles chez Quora afin d’améliorer la visibilité sur le statut de chacun des projets. Pour déployer les Portefeuilles auprès de l’équipe Quora, Elynn a mis à profit son expérience sur Asana et créé des exemples de processus visant à expliquer aux équipes comment utiliser Asana au mieux dans la gestion des projets et portefeuilles. Chaque chef d’équipe a créé un portefeuille pour son équipe, les chefs de projet étant encouragés à ajouter des projets à leur portefeuille d’équipe. Les équipes sont également incitées à suivre toutes les informations souhaitées au sein des projets. Une seule obligation : les chefs de projet doivent communiquer des mises à jour hebdomadaires afin que les chefs d’équipe aient une vue d’ensemble sur le statut de chaque projet à l’échelle du portefeuille.

« En tant qu’habituée d’Asana, j’en ai fait la promotion, car je savais que c’était non seulement la bonne solution pour le suivi individuel, mais aussi pour la collaboration d’équipe et la gestion du travail. » — Elynn Lee, chef de produit, Quora

Responsable d’une plateforme faisant office de base de connaissances en ligne, l’équipe Quora ne s’est pas arrêtée là dans son processus d’implémentation d’Asana. Elynn a aussi créé un canal Slack interne pour répondre aux questions ponctuelles et donner aux membres d’équipe un espace où se rassembler afin d’échanger des astuces et conseils sur Asana. Enfin, l’équipe Quora ne serait pas ce qu’elle est si elle ne partageait pas ses connaissances sur Quora. C’est pourquoi les utilisateurs de Quora (employés ou simples internautes curieux) ont accès à un espace Asana dédié au partage de conseils, captures d’écran et bonnes pratiques à adopter.

Quel usage fait Quora d’Asana à l’heure actuelle ?

L’équipe Quora a bien évolué depuis l’époque où elle travaillait en vase clos et ne bénéficiait que d’une visibilité partielle. De nos jours, toutes ses tâches concrètes se trouvent sur Asana et les chefs d’équipe communiquent des rapports de progression chaque semaine. Les portefeuilles contenant les tâches et projets d’équipe sont accessibles à toute l’entreprise, de façon à ce que les collaborateurs des différents services de Quora puissent suivre la progression des projets.

« Le concept est simple : chaque projet sur lequel travaille une équipe dispose de son propre rapport de projet associé. Les chefs d’équipe rédigent des rapports de progression hebdomadaires que nous communiquons à toute l’entreprise par l’intermédiaire des Portefeuilles. » — Elynn Lee, chef de produit, Quora

De plus, le processus de suivi des bugs se déroule entièrement sur Asana. Ainsi, chacun au sein de Quora peut aisément signaler de nouveaux bugs depuis un seul et même formulaire, relié à un projet unique. Il suffit de sélectionner l’équipe concernée par le bug dans un menu déroulant. Pour finir, les règles Asana avertissent l’équipe en question de la présence d’un nouveau bug. Les tâches sont donc triées plus rapidement et plus efficacement.

Pour plus de visibilité sur leur processus de suivi des bug, les ingénieurs de Quora ont créé une API personnalisée avec Asana, qui ajoute la personne à l’origine de l’envoi du formulaire en tant que collaborateur à la tâche. Un moyen pratique de tenir cette personne au courant de la suite des événements, répondre à des questions complémentaires et l’informer de la résolution du bug.

« Avant Asana, il nous était très difficile d’avoir une bonne visibilité sur le travail des équipes et de l’entreprise en général, puisque nous utilisions plusieurs outils différents. Aujourd’hui, toutes nos activités sont regroupées sur Asana. Cette visibilité a vraiment tout changé pour notre équipe. » — Elynn Lee, chef de produit, Quora

Quel avenir pour Quora ?

Forte de cette visibilité et coordination interne, Quora souhaite donner les mêmes opportunités à ses utilisateurs. La plateforme a récemment lancé Quora Spaces (les espaces Quora), qui permettent aux utilisateurs de créer des contenus Quora sélectionnés à propos d’un thème ou sujet particulier. Elynn et son équipe s’attèlent à rendre Spaces disponible dans autant de langues que possible pour que tous les utilisateurs de Quora puissent créer un espace. Parmi les espaces populaires, citons notamment Simplify Your Life, Machine Learning et Straight From the Source.