Quora rationalise son processus de suivi des bugs avec Asana

Quora est une plateforme en ligne dédiée au partage de connaissances. Elle permet à plusieurs utilisateurs de se rassembler pour tenter d’obtenir des réponses à une question qui les intéresse. Sur Quora, chacun peut communiquer sur des faits ou exprimer son opinion, tout dépend de l’objet de la discussion. Qu’il s’agisse d’informations utiles à apprendre en dix minutes ou de pistes pour utiliser Asana au mieux, vous trouverez probablement la réponse à vos questions sur Quora.

Cependant, rassembler les gens du monde entier autour de ce concept n’est pas tâche aisée. Pour Elynn Lee, chef de produit de l’équipe chargée de l’internationalisation, il fallait notamment rendre Quora accessible dans 23 nouvelles langues pour mieux répondre aux besoins des utilisateurs partout dans le monde. Pour ce faire, les équipes de développement produit de Quora ont conçu un processus de déploiement continu, avec pour objectif de lancer de nouvelles options et fonctionnalités à intervalles réguliers. Mais malheureusement, leur système de suivi des bugs ne parvenait plus à suivre la cadence.

Auparavant, la gestion du processus de suivi des bugs était assurée par l’équipe de développement produit grâce à un outil interne. Le problème ? Les flux de travail étaient cloisonnés, nuisant à la visibilité du projet :

• L’équipe Quora dans son ensemble était encouragée à signaler les bugs, mais seules certaines personnes de l’équipe de développement produit pouvaient accéder à l’outil de suivi des bugs.

• Seules les équipes responsables du code accédaient automatiquement à l’outil de suivi des bugs, tandis que les autres équipes devaient en faire la demande, ce qui multipliait les tâches manuelles.

• La gestion de toutes les questions complémentaires s’effectuait par e-mail ou sur Slack, et la transmission des informations prenait bien trop de temps.

• Pour gérer leur système, les ingénieurs de Quora devaient créer des fonctionnalités personnalisées afin d’adapter le système de suivi des bugs à leur équipe.

• Les développeurs produit devaient quant à eux gérer un formulaire de suivi distinct pour chaque équipe.

Persuadée qu’il existait une meilleure solution, Elynn a donc pris les rênes d’un nouveau projet ambitieux : faire le lien entre tous les services de l’entreprise et trouver un système accessible à tous.

Quelle solution pour améliorer le signalement et le suivi des bugs ?

Elynn s’est mise à la recherche d’un outil adapté, qui permettrait à l’entreprise de suivre et gérer ses processus de signalement des bugs. Elle a commencé par recueillir des informations précieuses auprès des autres équipes de développement produit pour veiller à ce que le nouvel outil prenne en charge les fonctionnalités qu’elles appréciaient dans leurs systèmes actuels. Il fallait également résoudre certains problèmes majeurs, notamment éviter de choisir un outil qui demanderait à l’équipe plateforme produit de Quora de fournir des efforts constants dans plusieurs domaines : gestion, personnalisation et hiérarchisation des tâches. Elynn s’est ensuite adressée à des collègues aux responsabilités totalement différentes (issus des équipes juridique, financière, produit…) pour déterminer leurs attentes quant au système de suivi des bugs.

Nous étions à la recherche d’une plateforme qui nous permette d’assurer le suivi des bugs et de gérer nos projets. Un vrai défi que beaucoup pensaient impossible à relever… jusqu’à la découverte d’Asana.”

L’équipe de Quora avait besoin d’un outil proposant les avantages suivants :

• Une plateforme qui centralise la gestion de projet, de façon à clarifier les responsabilités et la progression pour les parties prenantes des différents services, mais aussi pour éviter les oublis.

• Un seul et même canal standardisé pour signaler les bugs aux équipes de développement produit, afin de trier et de gérer l’ensemble des signalements au même endroit.

• Une solution capable de recueillir les métadonnées des tâches pour faciliter l’acheminement et le tri des signalements.

• Un système évolutif et personnalisable pour éviter de faire appel systématiquement aux équipes d’ingénierie.

L’équipe chargée de l’internationalisation dirigée par Elynn utilisait déjà Asana. La chef de produit était donc convaincue que les demandes de Quora étaient certes ambitieuses, mais parfaitement réalisables. En outre, toutes les équipes (et pas uniquement celle d’ingénierie) étaient en mesure d’adopter Asana sans difficulté, à la différence d’outils concurrents à la prise en main plus complexe. Autre détail qui répondait aux critères personnels d’Elynn, la plateforme pouvait être utilisée par tous les membres de l’entreprise, pas uniquement par les équipes produit et d’ingénierie.

Quelles sont les autres activités menées à bien par Quora sur Asana ?

Gagner en visibilité sur le processus de suivi des bugs de Quora n’était qu’un début pour Elynn. Elle savait également que les équipes qui utiliseraient cette plateforme centralisée de gestion du travail bénéficieraient de nombreux avantages, notamment la possibilité de suivre l’ensemble de leurs activités au même endroit.

Asana savait s’adapter à toutes les équipes, sans exception. Elynn a donc étendu son utilisation à d’autres usages, avec un objectif affiché : suivre tous les projets trimestriels de Quora sur la plateforme. En effet, auparavant, chaque équipe se servait de son propre outil de gestion du travail (en l’occurrence Asana pour l’équipe d’Elynn) afin de suivre et gérer ses activités.

Chaque équipe suivait ses activités à un endroit différent, ce qui rendait quasiment impossible le suivi des projets en cours ou des dernières mises à jour sur l’état d’avancement du travail.”

Avec les Portefeuilles, les équipes peuvent désormais suivre les activités liées à plusieurs projets à la fois et bénéficient d’une vue d’ensemble sur les rapports de progression de toutes les initiatives. En outre, les chefs d’équipe peuvent élaborer des rapports d’avancement hebdomadaires en seulement quelques clics, grâce aux fonctionnalités dédiées disponibles sur Asana. Les membres de l’entreprise peuvent ensuite visualiser tous les rapports d’une équipe donnée au sein d’un portefeuille.

Comment organisez-vous le déploiement d’Asana à l’échelle de l’entreprise ?

Pour aider Quora à adopter Asana, Elynn a préconisé une approche sur deux axes :

• Suivi des bugs : Elynn a commencé par créer un document destiné à établir de nouvelles conventions pour le suivi des bugs sur Asana. Elle s’est donc associée à l’équipe responsable de la gestion des bugs, constituée d’un ingénieur de chaque équipe. Le document final répond à toutes les questions éventuelles que pourraient se poser les membres d’équipe de Quora (comment signaler un bug et le catégoriser, que faire lorsqu’une tâche de signalement vous est attribuée…). Cette approche permet à chacun de prendre en charge immédiatement le suivi des bugs sur Asana, en toute sérénité.

• Gestion des projets et portefeuilles : Elynn souhaitait aussi intégrer la gestion des portefeuilles aux méthodes de Quora afin d’obtenir davantage de visibilité sur le statut de chaque projet. Pour faire adopter les Portefeuilles par l’équipe, Elynn s’est appuyée sur son expérience d’Asana et a créé des exemples de processus. Le but ? Expliquer aux équipes comment utiliser Asana au mieux pour la gestion des projets et portefeuilles. Chaque chef d’équipe a créé un portefeuille pour son groupe, et les chefs de projet ont été encouragés à ajouter des projets à leur portefeuille d’équipe. Désormais, les équipes ont pour objectif de suivre toutes les informations qui leur semblent pertinentes au sein des projets. Une seule obligation : les chefs de projet doivent communiquer des mises à jour hebdomadaires aux chefs d’équipe pour leur donner une vue d’ensemble sur le statut de chaque projet d’un portefeuille.

En tant qu’habituée d’Asana, j’en ai fait la promotion, car je savais que c’était non seulement la bonne solution pour le suivi des tâches de chaque individu, mais aussi pour la collaboration d’équipe et la gestion du travail.”

Responsable d’une plateforme faisant figure de base de connaissances en ligne, l’équipe Quora ne s’est pas arrêtée en si bon chemin et a poursuivi son adoption d’Asana. Elynn a aussi créé un canal Slack interne pour répondre aux questions ponctuelles et donner à ses collègues un endroit où échanger des astuces et conseils sur Asana. Enfin, l’équipe ne serait pas ce qu’elle est si elle ne partageait pas elle-même ses connaissances avec les autres. Ainsi, les utilisateurs de Quora (employés ou simples internautes curieux) ont accès à un espace Asana dédié, sur lequel il est possible d’échanger des conseils, des captures d’écran et de découvrir les bonnes pratiques à adopter.

Comment Quora utilise-t-elle Asana à l’heure actuelle ?

L’équipe Quora a bien évolué depuis l’époque où elle travaillait en vase clos et ne bénéficiait que d’une visibilité partielle. Aujourd’hui, elle gère toutes ses tâches exploitables sur Asana et les chefs d’équipe communiquent chaque semaine des rapports d’avancement. Les portefeuilles contenant les tâches et projets d’équipe sont accessibles à toute l’entreprise, de façon à ce que les collaborateurs des différents services de Quora puissent suivre la progression des projets.

Le concept est simple : chaque projet sur lequel travaille une équipe a son propre rapport de projet. Les chefs d’équipe produisent des rapports d’avancement hebdomadaires, que nous communiquons à toute l’entreprise par l’intermédiaire des Portefeuilles.”

En outre, le processus de suivi des bugs s’exécute entièrement sur Asana. Ainsi, chacun au sein de Quora peut aisément signaler de nouveaux bugs depuis un seul et même formulaire, relié à un projet unique. Il suffit de sélectionner l’équipe concernée par le bug dans un menu déroulant. Pour finir, les règles Asana avertissent l’équipe concernée de la présence d’un nouveau bug. Les tâches sont donc triées plus rapidement et plus efficacement.

Pour plus de visibilité sur leur processus de suivi des bugs, les ingénieurs de Quora ont créé une API personnalisée avec Asana. Cette dernière ajoute la personne ayant répondu au formulaire aux collaborateurs de la tâche, ce qui s’avère bien pratique pour la tenir informée de la suite des événements, répondre à toute nouvelle question et l’avertir de la résolution du bug.

Avant Asana, nous utilisions plusieurs outils différents et avions bien du mal à bénéficier d’une bonne visibilité sur le travail des équipes et de l’entreprise en général. Aujourd’hui, toutes nos activités sont regroupées sur Asana. Ce gain de visibilité a vraiment tout changé pour notre équipe.”

Quel avenir pour Quora ?

Forte de cette visibilité et coordination interne, Quora souhaite donner les mêmes opportunités à ses utilisateurs. La plateforme a récemment lancé Quora Spaces (les espaces Quora), qui permettent aux utilisateurs de créer des contenus Quora personnalisés à propos d’un thème ou sujet particulier. Elynn et son équipe fournissent tous les efforts possibles afin de rendre Spaces disponible dans un maximum de langues et donc accessible au plus grand nombre. Parmi les espaces populaires, citons notamment Simplify Your Life, Machine Learning ou encore Straight From the Source.