Quora est une plateforme en ligne dédiée au partage de connaissances. Elle permet à plusieurs utilisateurs de se rassembler pour tenter d'obtenir des réponses à une question qui les intéresse. Sur Quora, chacun peut communiquer sur des faits ou exprimer son opinion, tout dépend de l'objet de la discussion. Qu'il s'agisse d'informations utiles à apprendre en dix minutes ou de pistes pour utiliser Asana au mieux, vous trouverez probablement la réponse à vos questions sur Quora.

Cependant, rassembler les gens du monde entier autour du partage de connaissances ne va pas non plus sans difficultés. Pour Elynn Lee, chef de produit de l'équipe d'internationalisation, cela s'est notamment traduit par la nécessité de rendre Quora accessible dans 23 langues supplémentaires pour mieux répondre aux besoins de la communauté mondiale. Pour ce faire, les équipes de développement produit de Quora ont conçu un processus de mise en œuvre continue visant à sortir régulièrement de nouvelles options et fonctionnalités. Mais malheureusement, leur système de suivi des bugs ne parvenait plus à suivre la cadence.

Par le passé, le processus de suivi des bugs était contrôlé par l'équipe de développement produit, qui le gérait grâce à un outil interne. Le problème ? Leur outil entraînait le cloisonnement des flux de travail et avait un impact négatif sur la visibilité de projet, pour les raisons suivantes :

• Tous les membres de l'équipe Quora étaient encouragés à signaler des bugs, mais seuls certains membres de l'équipe de développement produit avaient accès à l'outil de suivi des bugs.

• Seules les équipes responsables du code avaient automatiquement accès à l'outil de suivi des bugs, tandis que les autres équipes devaient en faire la demande, d'où de nombreuses tâches manuelles supplémentaires.

• La gestion de toutes les questions complémentaires s'effectuait par e-mail ou sur Slack, et la transmission des informations prenait bien trop de temps.

• Pour gérer leur système, les ingénieurs de Quora devaient créer des fonctionnalités personnalisées afin d'adapter le système de suivi des bugs à leur équipe.

• Les développeurs produit devaient quant à eux gérer un formulaire de suivi distinct pour chaque équipe.

Persuadée qu'il existait une meilleure solution, Elynn a donc pris les rênes d'un nouveau projet ambitieux : relier tous les services de l'entreprise et trouver un système accessible à tous.

Quelle solution pour améliorer le signalement et le suivi des bugs ?

Elynn s'est mise à la recherche d'un outil adapté, qui permettrait à l'entreprise de suivre et gérer ses processus de signalement des bugs. Elle a commencé par recueillir des informations précieuses auprès des autres équipes de développement produit pour veiller à ce que le nouvel outil prenne en charge les fonctionnalités qu’elles appréciaient dans leurs systèmes actuels. Il fallait également résoudre certains problèmes majeurs, notamment éviter de choisir un outil qui demanderait à l’équipe plateforme produit de Quora de fournir des efforts constants dans plusieurs domaines : gestion, personnalisation et hiérarchisation des tâches. Elynn s'est ensuite adressée à des collègues aux responsabilités totalement différentes (issus des équipes juridique, financière, produit…) pour déterminer leurs attentes quant au système de suivi des bugs.

Nous étions à la recherche d'une plateforme qui nous permette d'assurer le suivi des bugs et de gérer nos projets. Un vrai défi que beaucoup pensaient impossible à relever… jusqu’à la découverte d’Asana.

 Elynn Lee, chef de produit, Quora

Pour cet outil, l'équipe Quora a formulé les besoins suivants :

• Une plateforme qui centralise la gestion de projet, de façon à clarifier les responsabilités et la progression pour les parties prenantes interfonctionnelles, mais aussi pour éviter les oublis.

• Un seul et même canal standardisé pour signaler les bugs aux équipes de développement produit, afin de trier et de gérer l'ensemble des signalements au même endroit.

• Une solution destinée à recueillir les métadonnées des tâches pour faciliter l'acheminement et le tri des signalements de bugs.

• Un système évolutif et personnalisable sans devoir faire appel aux équipes d'ingénierie.

L’équipe d’internationalisation d’Elynn utilisait déjà Asana et Elynn était donc convaincue que, bien qu’ambitieuses, les demandes de Quora étaient parfaitement réalisables. En outre, toutes les équipes (et non pas seulement les ingénieurs) étaient en mesure d'adopter Asana sans difficulté, à la différence de ses concurrents moins faciles à prendre en main. Encore un détail qui répondait aux critères personnels d’Elynn : l’outil choisi pouvait être utilisé par tous au sein de l’entreprise, et pas uniquement par les équipes produit et d’ingénierie.

Quelles sont les autres activités menées à bien par Quora sur Asana ?

Gagner en visibilité sur le processus de suivi des bugs de Quora n’était que le début pour Elynn. Elle savait également que les équipes bénéficieraient grandement de l'utilisation d'une plateforme centralisée de gestion du travail, qui leur permettrait de suivre toutes leurs activités au même endroit.

Asana étant adapté à toutes les équipes et non pas seulement à l’ingénierie, Elynn a organisé son déploiement pour d’autres usages, avec un objectif affiché : suivre tous les projets trimestriels de Quora sur Asana. Auparavant, chaque équipe se servait de son propre outil de gestion du travail (en l’occurrence Asana pour l’équipe d’Elynn) afin de suivre et gérer ses activités.

Chaque équipe suivait ses activités à un endroit différent, ce qui rendait quasiment impossible le suivi des projets en cours ou des dernières mises à jour sur l’état d’avancement du travail.

 Elynn Lee, chef de produit, Quora

Avec les Portefeuilles, les équipes peuvent désormais suivre les activités liées à plusieurs projets à la fois et bénéficient d’une vue d’ensemble sur les rapports de progression de toutes les initiatives. En outre, les chefs d'équipe peuvent élaborer des rapports d'avancement hebdomadaires en seulement quelques clics, grâce aux fonctionnalités dédiées disponibles sur Asana. Les membres de l’entreprise peuvent ensuite visualiser tous les rapports d’une équipe donnée au sein d’un portefeuille.

Comment organisez-vous le déploiement d'Asana à l'échelle de l'entreprise ?

Pour aider Quora à adopter Asana, Elynn a préconisé une approche sur deux axes :

• Suivi des bugs : Elynn a commencé par créer un document destiné à établir de nouvelles conventions pour le suivi des bugs sur Asana. Elle s'est donc associée à l'équipe responsable de la gestion des bugs, constituée d'un ingénieur de chaque équipe. Le document final répond à toutes les questions éventuelles que pourraient se poser les membres de l'équipe de Quora (comment signaler un bug et le catégoriser, que faire lorsqu'une tâche de signalement vous est attribuée…). Cette approche permet à chacun de prendre en charge immédiatement le suivi des bugs sur Asana, en toute sérénité.

• Gestion des projets et portefeuilles : Elynn souhaitait aussi intégrer la gestion des portefeuilles aux méthodes de Quora afin d’obtenir davantage de visibilité sur le statut de chaque projet. Pour faire adopter les Portefeuilles par l'équipe, Elynn s'est appuyée sur son expérience d'Asana et a créé des exemples de processus. Le but ? Expliquer aux équipes comment utiliser Asana au mieux pour la gestion des projets et portefeuilles. Chaque chef d’équipe a créé un portefeuille pour son équipe, et les chefs de projet ont été encouragés à ajouter des projets au portefeuille de leur équipe. Désormais, les équipes ont pour objectif de suivre toutes les informations qui leur semblent pertinentes au sein des projets. Une seule obligation : les chefs de projet doivent communiquer des mises à jour hebdomadaires aux chefs d’équipe pour leur donner une vue d’ensemble sur le statut de chaque projet d’un portefeuille.

En tant qu’habituée d’Asana, j’en ai fait la promotion, car je savais que c’était non seulement la bonne solution pour le suivi des tâches de chaque individu, mais aussi pour la collaboration d’équipe et la gestion du travail.

 Elynn Lee, chef de produit, Quora

Responsable d’une plateforme faisant office de base de connaissances en ligne, l’équipe Quora ne s’est pas arrêtée là dans son processus d’implémentation d’Asana. Elynn a aussi créé un canal Slack interne pour répondre aux questions ponctuelles et donner aux membres de l'équipe un espace où se rassembler afin d'échanger des astuces et conseils sur Asana. Enfin, l’équipe Quora ne serait pas ce qu’elle est si elle ne partageait pas ses connaissances sur Quora. Ainsi, les utilisateurs de Quora (collaborateurs ou simples internautes curieux) ont accès à un espace Asana dédié, sur lequel il est possible d'échanger des conseils, des captures d'écran et de découvrir les bonnes pratiques à adopter.

Comment Quora utilise-t-elle Asana à l'heure actuelle ?

L'équipe Quora a bien évolué depuis l'époque où elle travaillait en vase clos et ne bénéficiait que d'une visibilité partielle. Aujourd'hui, elle gère toutes ses tâches exploitables sur Asana et les chefs d'équipe communiquent chaque semaine des rapports d'avancement. Les portefeuilles contenant les tâches et projets d'équipe sont accessibles à toute l'entreprise, de façon à ce que les collaborateurs des différents services de Quora puissent suivre la progression des projets.

Le concept est simple : chaque projet sur lequel travaille une équipe a son propre rapport de projet Asana. Les chefs d'équipe produisent des rapports d'avancement hebdomadaires, que nous communiquons à toute l'entreprise par l'intermédiaire des Portefeuilles.

 Elynn Lee, chef de produit, Quora

En outre, le processus de suivi des bugs s'exécute entièrement sur Asana. Ainsi, chaque membre de l'équipe Quora peut aisément signaler de nouveaux bugs depuis un seul et même Formulaire, relié à un projet unique. Il suffit de sélectionner l'équipe concernée par le bug dans un menu déroulant. Pour finir, les règles Asana avertissent l'équipe concernée de la présence d'un nouveau bug. Les tâches sont donc triées plus rapidement et plus efficacement.

Pour plus de visibilité sur leur processus de suivi des bugs, les ingénieurs de Quora ont créé une API personnalisée avec Asana, qui ajoute la personne ayant soumis le formulaire en tant que collaborateur à la tâche. Cette dernière ajoute la personne ayant répondu au Formulaire aux collaborateurs de la tâche, ce qui s'avère bien pratique pour la tenir informée de la suite des événements, répondre à toute nouvelle question et l'avertir de la résolution du bug.

Avant Asana, nous utilisions plusieurs outils différents et avions bien du mal à bénéficier d'une bonne visibilité sur le travail des équipes et de l'entreprise en général. Aujourd'hui, toutes nos activités sont regroupées sur Asana. Ce gain de visibilité a vraiment tout changé pour notre équipe.

 Elynn Lee, chef de produit, Quora

Quel avenir pour Quora ?

Forte de cette visibilité et coordination interne, Quora souhaite donner les mêmes opportunités à ses utilisateurs. La plateforme a récemment lancé Quora Spaces (les espaces Quora), qui permettent aux utilisateurs de créer des contenus Quora personnalisés à propos d'un thème ou sujet particulier. Elynn et son équipe s'attèlent à rendre Spaces disponible dans autant de langues que possible pour que tous les utilisateurs de Quora puissent créer un espace. Parmi les espaces populaires, citons notamment Simplify Your Life, Machine Learning ou encore Straight From the Source.