InVision lance ses campagnes 3 fois plus vite avec Asana

À tous les coups, votre application ou logiciel coup de cœur est le fruit du travail d’InVision. Cette plateforme de conception de produits numériques aide les équipes de grandes entreprises comme Netflix, Amazon ou IBM à proposer des expériences clients conviviales et engageantes qui soutiennent leurs activités. InVision cible les meilleurs designers au monde ; ses campagnes marketing doivent donc être aussi irréprochables que captivantes.

En 2015, Mike Waecker rejoint l’équipe marketing d’InVision en tant que chef de projet senior. L’équipe travaillait alors totalement à distance et utilisait un outil de gestion du travail assez peu satisfaisant. Ce dernier manquait de convivialité et ne proposait pas la flexibilité attendue pour mettre en œuvre les processus des différentes campagnes et simplifier la communication.

Le résultat ? Des campagnes chaotiques, stressantes et plus longues à exécuter, pour plusieurs raisons :

• Les responsabilités et les échéances n’étaient pas claires, et les informations étaient éparpillées sur plusieurs outils. Achever les tâches en temps et en heure était devenu un combat quotidien.

• Les informations de contexte et les décisions importantes étaient souvent perdues dans de longues chaînes d’e-mails et dans une myriade de chaînes Slack difficiles à retrouver.

• Les directeurs de campagne passaient plus de temps à répondre aux questions des membres de l’équipe et des parties prenantes qu’à faire avancer le travail.

Mike ne pouvait pas se résoudre à abandonner l’idée qu’il existait un outil plus performant pour gérer les campagnes.

À la recherche d’une meilleure solution de gestion des campagnes

Après avoir testé quelques outils de gestion du travail, Mike a découvert Asana : une solution flexible, intuitive et personnalisable. Chaque projet propose plusieurs vues (Liste, Tableau, Calendrier et Chronologie) pour que chacun affiche ses tâches sous la forme qui lui convient le mieux. Asana réunissait tous les éléments dont Mike et son équipe avaient besoin.

Chez InVision, toute personne impliquée dans une campagne peut personnaliser sa vue de projet pour accéder aux informations clés qui lui permettront d’accomplir correctement son travail : dirigeants, chefs d’équipes, directeurs de campagne, designers, rédacteurs…”

Adoption d’Asana et élaboration des processus de campagne

Pour convaincre le reste de l’équipe marketing et la direction d’utiliser Asana, Mike a créé des exemples de projets de campagne. Chacun était ainsi en mesure de visualiser le gain de temps et la fluidité apportés par un outil capable de centraliser l’ensemble des informations liées à l’exécution des campagnes. Pour s’assurer de l’adoption d’Asana par toutes les équipes, Mike a collaboré avec l’équipe de la réussite client d’Asana ; ensemble, ils ont documenté la gestion des processus opérationnels d’InVision sur Asana. Enfin, Mike a créé des formations pour apprendre à ses pairs à accomplir leur travail sur Asana, toujours dans l’objectif de faciliter l’adoption de la plateforme. Désormais, InVision ne peut pas imaginer exécuter une campagne sans Asana.

Asana nous a permis de réduire le temps de planification de 66 %, et de passer de 40 à 200 campagnes par trimestre.”

Passage de 40 à 200 campagnes par trimestre

Depuis que la gestion des campagnes s’effectue sur Asana, l’équipe bénéficie d’une vue centralisée sur chaque plan de campagne et suit l’évolution du travail à chaque étape. Les directeurs de campagne ne passent plus leur temps à répondre aux multiples questions de leurs collaborateurs sur tous les sujets : état d’avancement des activités, responsables ou échéances des tâches, entre autres. Désormais, chacun peut se concentrer sur la gestion des campagnes… dont le nombre a même bondi de 17 % !

Asana nous a permis de standardiser l’organisation de nos projets, d’établir des priorités et d’accomplir notre travail. Résultat, nous lançons désormais nos campagnes 3 fois plus vite.”

InVision est parvenu à standardiser et optimiser ses processus courants en créant une vingtaine de modèles de campagne sur Asana. L’équipe a ainsi pu réduire de 66 % le temps passé à créer des plans de projet, pour finalement lancer 200 campagnes par trimestre, contre seulement 40 avant l’adoption d’Asana. L’équipe peut désormais gérer plus souvent des campagnes de plus grande ampleur, et ainsi augmenter le trafic Web, gagner des prospects et renforcer l’utilisation de ses produits. Le résultat ? Une hausse de son chiffre d’affaires.