L’équipe RP de HubSpot APAC centralise la gestion des programmes pour gagner en efficacité avec Asana

HubSpot est une plateforme de croissance de premier plan comprenant des logiciels de marketing, de vente et de service client, ainsi qu’un puissant CRM gratuit. Plus de 60 500 clients dans plus de 100 pays utilisent les logiciels, les services et l’assistance primés de HubSpot pour transformer la façon dont ils attirent, impliquent et enchantent leurs clients.

Lorsqu’Elissa Hudson est devenue responsable des relations presse de HubSpot pour la région APAC en 2018, un travail colossal l’attendait. Basée à Sydney, en Australie, et travaillant au sein de l’équipe marketing régionale, elle est chargée de développer la notoriété de la marque HubSpot en favorisant la couverture médiatique dans les pays clés de l’APAC.

Suivi manuel des tâches : un véritable cauchemar administratif

Travaillant avec trois agences de relations presse, ainsi qu’avec des collègues basés sur différents continents, et rendant compte directement au directeur régional à Singapour, Elissa jonglait avec un grand nombre de tâches dans différents fuseaux horaires. Elle pouvait travailler à tout moment sur plus de 30 sujets médiatiques différents, chacun d’entre eux étant assorti de nombreuses tâches, telles que l’obtention de citations de porte-parole, la rédaction de contenu, la fourniture d’images, la liaison avec les différentes parties prenantes, etc.

Entre notes sur papier pour les tâches quotidiennes et feuilles de calcul pour la gestion des projets, le système de suivi manuel était loin d’être idéal et causait d’importants problèmes :

• Des actions importantes et des tâches à accomplir concernant les placements médias passaient à travers les mailles du filet, entrainant ainsi des occasions manquées.

• Le travail des agences était ralenti parce que les tâches n’étaient pas accomplies assez rapidement.

• Aucun moyen de suivre l’évolution de chaque placement média, ce qui rendait difficile la prévision de la réalisation des objectifs de couverture chaque mois.

Du chaos à une gestion centralisée

L’équipe avait besoin d’un outil capable de gérer de manière transparente les projets en cours, les tâches personnelles et la collaboration avec les responsables. Les tâches devaient être indépendantes pour ne pas être négligées, mais il fallait également un système qui permette d’avoir une vue d’ensemble de la progression des projets.

Asana offrait une interface intuitive et facile à utiliser, une application mobile pour la planification en déplacement et une intégration avec deux outils essentiels au travail de l’équipe : Gmail et Slack. Plus important encore, Asana a permis de standardiser les processus et de regrouper les tâches dans des projets et des tableaux spécifiques. Cela a permis de faciliter l’exécution des tâches et de suivre efficacement l’évolution de la situation dans chaque région.

Une efficacité accrue et une meilleure visibilité

Grâce à Asana, le quotidien de l’équipe est aujourd’hui radicalement différent. Pour Elissa, tout commence par son trajet matinal, où elle peut facilement planifier et hiérarchiser sa journée grâce à l’application mobile Asana. L’intégration de Gmail et de Slack lui permet de transformer les demandes de ses collègues à l’étranger en tâches exploitables, et les éléments qui nécessitent l’intervention d’un responsable peuvent être facilement attribués et ajoutés à leur agenda individuel.

Lorsqu’il s’agit de travailler sur des opportunités médiatiques, l’équipe tire pleinement parti de l’affichage des projets Asana en vue Tableau. Toutes les opportunités sont codées par couleur et par région, et classées en fonction de leur stade de développement. L’équipe peut facilement visualiser les projets en cours et y ajouter des sous-tâches pour s’assurer que les petites étapes ne passent pas entre les mailles du filet et ne retardent pas leur progression.

La visualisation aide également Elissa et les membres de son équipe à comprendre comment ils se situent par rapport à leurs objectifs. Alors qu’auparavant l’équipe devait s’appuyer sur des feuilles de calcul, elle peut désormais voir rapidement à quelle étape se trouve chaque opportunité. Elle peut ainsi facilement prédire le degré de développement d’un article particulier ou la date de mise en ligne d’un placement, ce qui permet une planification et une prévision de couverture plus précises. Si une lacune est identifiée dans le pipeline de couverture, l’équipe peut prendre les choses en main et proposer des articles de manière proactive pour s’assurer qu’ils atteignent les objectifs fixés.

Une mise à l’échelle simplifiée

Elissa développe son équipe interne afin d’accroître la couverture médiatique dans leurs régions clés et elle utilisera Asana comme base d’intégration et de collaboration. Sa première embauche sera un professionnel des relations presse qui dirigera la région Asie. Ce dernier sera directement rattaché à Elissa, et Asana servira de lien entre leur travail afin qu’ils puissent facilement collaborer d’un bureau et d’un fuseau horaire à l’autre.

Une visibilité totale sur les projets et les processus conduira également à un processus d’intégration en douceur permettant à Elissa et à son équipe grandissante de continuer à développer HubSpot dans la région APAC.