Depuis sa création il y a 20 ans, Awin n'a cessé de gagner en popularité. Mais même avec ce parcours, l'équipe n'était pas prête pour la forte accélération provoquée par la pandémie de COVID-19. Les projets sont devenus plus importants, plus complexes et les échéances plus serrées. Le cloisonnement des services, qui s'appuyaient sur des feuilles de calcul et les e-mails pour collaborer, n'était plus efficace. Ce modèle ne se prêtait pas non plus à la vision qu’Awin avait de son avenir, un monde où une semaine de travail de quatre jours était viable. Dans le but d'optimiser les processus et d'adopter des méthodes de travail qui permettraient de tester une semaine de travail de 32 heures, Awin s'est mise en quête d'un outil de gestion du travail unique à utiliser dans toute l'entreprise.

Recherche de la plateforme adéquate pour gérer le travail

Awin employait déjà des outils de gestion du travail. Les différents services recouraient chacun à leurs propres outils pour gérer leurs activités. Cependant, cela créait des silos et rendait la collaboration entre les services difficile. Awin avait donc besoin d'une plateforme à même de simplifier l'organisation de ses activités et de s'intégrer aux systèmes qui fonctionnaient déjà pour l'entreprise, comme Microsoft Teams et Jira. À cette époque, Asana était déjà utilisé par 30 collaborateurs de l'équipe marketing. Alexandra Bietz, responsable principale du marketing, était une grande fan de la plateforme et en a fait l'éloge auprès de toute l'entreprise. Le soutien de l’équipe marketing a contribué à mettre Asana en bonne position, mais la plateforme n’a été choisie qu’après avoir testé et évalué d’autres outils.

Asana s'est imposé comme une évidence en raison de son interface intuitive et conviviale et de la transparence totale qu'il apporterait au travail dans l'ensemble de l'entreprise.

Tester Asana avec les campagnes Black Friday

Pour convaincre l'ensemble de l'entreprise d'adopter Asana, Awin a voulu apporter la preuve de son efficacité au travers d'exemples concrets. L'entreprise a testé la plateforme avec son équipe commerciale allemande, qui a utilisé exclusivement Asana pour gérer les campagnes menées en amont du Black Friday. Journée très importante dans le commerce de détail, la préparation du Black Friday implique beaucoup de communication, de négociation et de coordination. L'équipe commerciale a géré tout cela efficacement sur Asana et a fait part de commentaires très positifs sur son expérience.

Pendant le Black Friday, les équipes peuvent traiter jusqu'à 600 tâches en même temps. Cette capacité à communiquer directement au sein des tâches et à visualiser leur progression en parallèle est un avantage majeur.

Felix Witte, directeur du développement commercial et de la stratégie d'entreprise chez AWIN AG

Pari réussi pour Awin, qui a ensuite déployé Asana dans toute l'entreprise. Grâce à sa facilité d’utilisation, Asana a été facilement adoptée par la plupart des collaborateurs. Les collaborateurs plus férus de technologie ont immédiatement commencé à utiliser les fonctionnalités d’automatisation d’Asana, telles que les Règles, ainsi que les fonctionnalités de mise à jour de statut. Ceux qui ont trouvé l'utilisation d'Asana plus difficile ont commencé par des listes de tâches basiques pour s'habituer à une nouvelle façon de travailler. L’équipe de la réussite client d’Asana a fourni une assistance complémentaire en montrant aux employés ce qu’ils pouvaient faire exactement sur la plateforme. Quels que soient les niveaux d'adoption, la transparence a considérablement augmenté chez Awin, ce qui s'est immédiatement fait sentir dans toute l'entreprise.

Aujourd’hui, Felix Witte, responsable du développement d’entreprise et de la stratégie chez Awin, est l’un des plus grands champions d’Asana. Selon Felix, aucune autre plateforme n'a été introduite et adoptée aussi rapidement qu'Asana. « Asana propose beaucoup de petites choses qui, une fois combinées, apportent une grande valeur ajoutée », explique Felix. L’un des aspects qu’apprécie le plus Felix sur Asana est qu’il n’est plus nécessaire d’enregistrer les comptes rendus de réunion, car les collaborateurs se voient attribuer leurs tâches sur-le-champ.

Jusqu'à présent, aucune autre plateforme n'a été introduite et adoptée aussi rapidement qu'Asana. Au début, j'ai dû faire preuve de persuasion, mais aujourd'hui, mes collègues sont devenus encore plus grands champions d'Asana que moi.

Felix Witte, directeur du développement commercial et de la stratégie d'entreprise chez AWIN AG

Efficacité accrue et semaine de quatre jours

L'automatisation et les gains d'efficacité apportés par Asana ont permis à Awin de tester la semaine de quatre jours. Ce changement enthousiasmant a motivé les collaborateurs à mieux structurer leur travail sur la plateforme. Le résultat ? Le travail est plus rationalisé et les ressources sont utilisées plus efficacement.

Voici quelques-uns des processus qui se sont améliorés avec Asana :

• Les équipes marketing internationales ne travaillent plus en vase clos et collaborent facilement entre elles. Les équipes peuvent rendre compte au-delà de la direction locale, ce qui simplifie la coordination des campagnes mondiales et le partage des connaissances.

• Les projets internationaux qui impliquent de multiples parties prenantes sont beaucoup plus faciles à gérer. Par exemple, Awin Access est une nouvelle offre de produits pour les petites boutiques en ligne. Le lancement de ce projet a impliqué différentes équipes internationales, avec des centaines de sous-tâches réparties entre elles. Asana a facilité la gestion de ce projet.

• Les nouvelles offres d'Awin et de ses partenaires sont facilement communiquées sur Asana. Pas besoin d’envoyer des e-mails aux quatre coins du monde ou d’utiliser des feuilles de calcul compliquées, car tout le monde peut voir ce qui est pertinent pour lui sur Asana.

• La création de rapports est désormais automatisée et simplifiée. Les équipes comme le service de développement et de stratégie de Felix n’ont plus à rechercher chaque mois les mêmes données pour les rapports. Les demandes sont automatisées et les données sont traitées sans que personne n'ait à lever le petit doigt.

Dans l'ensemble, la transparence accrue offerte par Asana a été un énorme avantage pour Awin. Le fait de pouvoir consulter les plans de projet de bout en bout et de visualiser les tâches qui dépendent les unes des autres a permis aux collaborateurs de mieux gérer leur travail et leurs ressources. Il est désormais plus facile pour les équipes internationales de communiquer et la coordination entre les services s’est considérablement améliorée.

Tout est plus clair depuis que nous n'avons plus à faire le yo-yo entre nos activités et nos e-mails. Les acteurs impliqués dans le projet en cours peuvent suivre leur travail sur Asana, sans plus avoir à se perdre parmi les innombrables colonnes et lignes des feuilles de calcul.

Felix Witte, directeur du développement commercial et de la stratégie d'entreprise, AWIN AG

Regard vers l'avenir

Awin a maintenant commencé à utiliser Asana pour définir les objectifs et les résultats clés (OKR). Grâce à ce projet lancé par Felix et son équipe, l'ensemble de l'entreprise peut désormais voir en quoi son travail contribue à la réalisation d'objectifs plus ambitieux. Les OKR sont devenus un outil de gestion essentiel et les dirigeants d'Awin continueront d'explorer comment les utiliser, ainsi qu'Asana plus généralement, pour continuer à donner aux équipes les moyens de se dépasser.