Awin passe à une semaine de travail de 4 jours grâce à Asana

Awin est la plus grande plateforme technologique de marketing d’affiliation au monde. Basée à Berlin, l’entreprise aide les annonceurs et les éditeurs à s’associer pour stimuler les ventes. Les services sont suivis et payés sur la plateforme, ce qui permet de sécuriser les interactions entre les deux parties. Le modèle Business fonctionne si bien qu’Awin compte 15 200 clients publicitaires internationaux, plus de 211 000 partenaires d’édition et des clients dans plus de 180 pays. L’entreprise compte plus de 1 100 employés et environ 870 d’entre eux utilisent actuellement Asana pour gérer leur travail. Voici comment tout cela a commencé.

Depuis sa création il y a 20 ans, Awin n’a cessé de gagner en popularité. Mais malgré ces résultats, l’équipe n’était pas prête pour l’accélération rapide provoquée par la pandémie de COVID-19. Les projets sont devenus plus importants, plus complexes et les échéances plus serrées. Les services cloisonnés qui s’appuyaient sur des feuilles de calcul et des e-mails pour collaborer n’étaient plus efficaces. Ce modèle ne se prêtait pas non plus à la vision qu’Awin avait de son avenir, un monde où la semaine de travail de quatre jours était envisageable. Dans le but d’optimiser les processus et d’adopter des méthodes de travail qui permettraient de tester une semaine de travail de 32 heures, Awin s’est mis à la recherche d’un outil de gestion du travail unique à utiliser dans toute l’entreprise.

À la recherche de la bonne plateforme pour gérer le travail

Awin n’était pas étranger aux outils de gestion du travail. Les différents services utilisaient différents outils pour gérer leur travail. Cependant, cela créait des silos et rendait difficile la collaboration entre les services. Awin avait donc besoin d’une plateforme à même de simplifier l’organisation de ses activités et de s’intégrer aux systèmes qui fonctionnaient déjà pour l’entreprise, comme Microsoft Teams et Jira. À l’époque, Asana était déjà utilisé par 30 employés de l’équipe marketing. Alexandra Bietz, responsable marketing senior, était une grande fan de la plateforme et en a fait l’éloge auprès de toute l’entreprise. Le soutien de l’équipe marketing a contribué à mettre Asana en bonne position, mais la plateforme n’a été choisie qu’après avoir testé et évalué d’autres outils.

Asana s’est imposé comme le choix privilégié en raison de son interface intuitive et conviviale et de la transparence totale qu’il offrirait au travail dans l’ensemble de l’entreprise.

Tester Asana avec les campagnes Black Friday

Pour convaincre l’ensemble de l’entreprise d’adopter Asana, l’équipe marketing a voulu apporter la preuve de son efficacité au travers d’exemples concrets. L’entreprise a piloté la plateforme avec son équipe commerciale allemande qui a utilisé exclusivement Asana pour gérer les campagnes menant au Black Friday. Journée importante dans le commerce de détail, le Black Friday implique beaucoup de communication, de négociation et de coordination. L’équipe commerciale a géré tout cela efficacement sur Asana et a fait des retours très positifs sur son expérience.

Pendant le Black Friday, les équipes peuvent traiter jusqu’à 600 tâches en même temps. Cette capacité à communiquer directement au sein des tâches et à visualiser leur progression en parallèle est un avantage majeur.”

Pari réussi pour Awin, qui a ensuite déployé Asana dans toute l’entreprise. La facilité d’utilisation d’Asana a permis à la plupart des employés de l’adopter sans difficulté. Les employés les plus férus de technologie ont immédiatement commencé à utiliser les fonctionnalités d’automatisation d’Asana, comme les règles et les mises à jour de statut. Ceux qui avaient plus de mal à utiliser Asana ont commencé par des listes de tâches simples pour s’habituer à cette nouvelle façon de travailler. L’équipe de réussite client d’Asana a également apporté son aide en montrant aux utilisateurs ce qu’ils pouvaient faire exactement sur la plateforme. Quels que soient les niveaux d’adoption, Awin a constaté une nette amélioration de la transparence, immédiatement ressentie dans toute l’entreprise.

Felix Witte, directeur du développement et de la stratégie d’entreprise chez Awin, est aujourd’hui l’un des plus grands champions d’Asana. Selon Felix, aucune autre plateforme n’a été introduite et adoptée aussi rapidement qu’Asana. « Asana propose de nombreuses petites fonctionnalités qui, une fois réunies, apportent une grande valeur ajoutée », explique Felix. L’un des aspects préférés de Felix concernant Asana est que les comptes rendus de réunion n’ont plus besoin d’être enregistrés, car les employés se voient attribuer leurs tâches sur-le-champ.

Jusqu’à présent, aucune autre plateforme n’a été introduite et adoptée aussi rapidement qu’Asana. Au début, j’ai dû faire preuve de persuasion, mais aujourd’hui, mes collègues sont devenus encore plus grands champions d’Asana que moi.”

Efficacité accrue et semaine de quatre jours

Les gains d’automatisation et d’efficacité apportés par Asana ont permis à Awin de tester la semaine de quatre jours. Ce changement a motivé les employés à mieux structurer leur travail sur la plateforme. Résultat ? Le travail est plus rationalisé et les ressources sont utilisées plus efficacement.

Voici quelques-uns des processus qui se sont améliorés avec Asana :

• Les équipes marketing internationales ne sont plus cloisonnées et collaborent facilement entre elles. Les équipes peuvent rendre des comptes au-delà de la direction locale, ce qui simplifie la coordination des campagnes mondiales et le partage des connaissances.

• Les projets internationaux impliquant plusieurs parties prenantes sont beaucoup plus faciles à gérer. Awin Access, par exemple, est une nouvelle offre de produits pour les petites boutiques en ligne. Le lancement de ce projet a impliqué différentes équipes internationales avec des centaines de sous-tâches à gérer. Asana a facilité la gestion de ce projet.

• Les nouvelles offres d’Awin et de ses partenaires sont facilement communiquées sur Asana. Pas besoin d’envoyer des e-mails aux quatre coins du monde ou d’utiliser des feuilles de calcul compliquées, car chacun peut voir ce qui le concerne sur Asana.

• Les rapports sont désormais automatisés et simplifiés. Les équipes comme le service de développement et de stratégie de Felix n’ont plus à rechercher les mêmes données pour les rapports chaque mois. Les demandes sont automatisées et les processus de données s’exécutent sans que personne n’ait à lever le petit doigt.

Dans l’ensemble, la transparence accrue offerte par Asana a été une énorme victoire pour Awin. Pouvoir consulter les plans de projet de bout en bout et visualiser les tâches dépendantes les unes des autres a permis aux employés de mieux gérer leur travail et leurs ressources. Les équipes internationales communiquent désormais plus facilement, et la coordination entre les services s’est considérablement améliorée.

Tout est plus clair depuis que nous n’avons plus à faire le yo-yo entre nos activités et nos e-mails. Les acteurs impliqués dans le projet en cours peuvent suivre leur travail sur Asana, sans plus avoir à se perdre parmi les innombrables colonnes et lignes des feuilles de calcul.”

Perspectives d’avenir

Awin a maintenant commencé à utiliser Asana pour définir des objectifs et résultats clés (OKR). Un projet lancé par Felix et son équipe, qui permet désormais à l’ensemble de l’entreprise de visualiser la façon dont le travail de chacun contribue à l’atteinte des objectifs généraux. Les OKR sont devenus un outil de gestion essentiel et les dirigeants d’Awin continueront d’explorer comment les utiliser, ainsi qu’Asana plus généralement, pour permettre aux équipes de donner le meilleur d’elles-mêmes.