Optimiza la oferta tecnológica de tu empresa con la planificación de recursos empresariales

Whitney VigeWhitney Vige
10 de enero de 2024
6 min de lectura
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Plantillas

Resumen

La planificación de recursos empresariales (ERP) es el proceso de fusionar el software y las aplicaciones de la empresa en una plataforma única y centralizada. Al consolidar tus soluciones tecnológicas, puedes reducir las ineficiencias de los procesos y reunir todo el trabajo de tu organización en un solo lugar. Coordina, colabora y comunica, sin necesidad de cambiar de herramienta. 

¿Cuántas aplicaciones usas en un día laboral promedio? Entre las aplicaciones de comunicación, las herramientas de colaboración y los sistemas de funciones específicas, la cantidad podría ser mayor de lo que crees. En la mayoría de las empresas pequeñas, los trabajadores hacen malabares con hasta seis aplicaciones por día. Para los trabajadores de empresas grandes, el número sube hasta nueve.

El hecho de tener que alternar entre aplicaciones suma trabajo. Las empresas con grandes ofertas tecnológicas sufren más ineficiencias comerciales y una menor productividad. Ahí es donde entra la planificación de recursos empresariales. 

¿Qué es la planificación de recursos empresariales?

La planificación de recursos empresariales (ERP) es el proceso de integrar todo el software de la empresa y las aplicaciones relacionadas con el negocio en una sola plataforma. Por ejemplo, la implementación de la planificación de recursos empresariales podría implicar fusionar en una ubicación centralizada el software de gestión de relaciones con los clientes, las tecnologías de gestión financiera, las herramientas de recursos humanos y otros sistemas de software de suma importancia para los negocios de una organización. Esto permite que los equipos accedan a las herramientas de la empresa en un solo lugar, lo que reduce las tareas manuales que demandan tiempo, y aumenta la visibilidad y la colaboración entre los equipos. 

Esto es lo que la planificación de recursos empresariales no hace: no reemplaza los sistemas de tu negocio. Cada departamento todavía puede usar sus herramientas preferidas, pero en lugar de funcionar de forma aislada, las herramientas ahora se encuentran en una ubicación compartida. Esto hace que sea más fácil para los equipos comunicarse entre los departamentos y ver qué trabajo se está haciendo a su alrededor.

No todos los sistemas de ERP están equipados para satisfacer las necesidades de negocios. Una solución de ERP es fusionar tus herramientas en una plataforma integral de gestión del trabajo como Asana, que se puede integrar con herramientas y sistemas empresariales clave como Slack, Zoom, Dropbox, Microsoft Teams, Google Workplace, Salesforce, Jira y más.

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¿Cómo funciona la planificación de recursos empresariales?

¿Alguna vez te detuviste a contar cuántos sistemas usa tu organización? La cantidad podría ser mayor de lo que piensas. Piensa en la última vez que necesitaste resolver un problema con una herramienta: ¿consideraste usar los sistemas que tenías o simplemente usar nuevas tecnologías para resolver el problema? A menudo, las empresas adoptan la tecnología sin evaluar las herramientas que ya tienen ni pensar en cómo trabajan juntas. El resultado es una oferta tecnológica grande, aislada y costosa.

Y no hay forma de evitarlo: cuantas más herramientas tengas, mayor será el costo para la productividad. Nuestra investigación reveló que alternar constantemente entre aplicaciones, como consecuencia de tener demasiadas herramientas que no funcionan juntas, conduce a que la información esté desconectada, se dupliquen procesos y haya menos eficiencia. Además, el hecho de tener que alternar entre aplicaciones está haciendo que los empleados trabajen más horas, lo que podría conducir a una mayor deserción de empleados y pérdida de productividad.

La planificación de recursos empresariales combate esto al consolidar todas las aplicaciones y herramientas comerciales existentes en una plataforma centralizada. Cuando todo está en un mismo lugar, cualquier persona de tu organización puede trabajar desde este sistema único e integral, sin importar en qué equipo se encuentre. El resultado son procesos de negocios optimizados, ineficiencias reducidas y una comunicación más fácil. Además, la planificación de recursos empresariales ayuda a tus empleados a comprender mejor cómo su trabajo se conecta con los objetivos generales de la organización, lo que aumenta el compromiso de los empleados y conduce a un trabajo de alto impacto. 

Ejemplo de planificación de recursos empresariales

Supongamos que tu equipo de ingeniería administra su flujo de trabajo en una herramienta específica de ingeniería, como Jira. Si bien la herramienta es perfecta para sus necesidades, tu equipo de negocios no usa Jira, lo que hace que la comunicación entre los equipos sea manual y difícil de seguir. Un sistema de ERP soluciona este problema al centralizar la comunicación en una sola plataforma. 

Dado que un sistema de ERP no reemplaza las herramientas existentes, tu equipo de ingeniería puede seguir usando Jira, y ahora, tu equipo de negocios puede conectarse y comunicarse de manera efectiva con ellos a través de la plataforma centralizada. Por ejemplo, Asana se integra con más de 260 herramientas, incluida Jira, lo que te permite fusionar las herramientas clave de tu empresa, simplificar tu oferta tecnológica y agilizar los flujos de trabajo entre diferentes departamentos. 

¿Cuáles son las ventajas de la planificación de recursos empresariales (ERP)? 

Cambiar de aplicación no es solo una pérdida de tiempo, también reduce significativamente la productividad. Nuestra investigación reveló que el 25 % de los trabajadores que usan más de 16 aplicaciones dijo que pierden mensajes y pasan por alto tareas (en comparación con el 8 % que usa entre 1 y 5 aplicaciones y el 15 % que usa entre 6 y 15). Además, el 23 % de estos trabajadores dijo que su capacidad de atención es menor debido al cambio entre aplicaciones.

Ahí es donde la planificación de recursos empresariales puede ayudar. Al consolidar la cantidad de herramientas que utiliza tu organización, puedes reducir el trabajo redundante, minimizar el cambio entre diferentes aplicaciones y simplificar la colaboración. Otras ventajas del sistema de ERP:

  • Agilizar los procesos de negocios. Al consolidar todas tus herramientas empresariales en una plataforma centralizada, puedes estandarizar y automatizar los procesos comerciales principales. Eso le da a tu equipo más tiempo para enfocarse en el trabajo de alto impacto. De hecho, las empresas pueden ganar 264 horas al año al mejorar los procesos de negocios. 

  • Conectar el trabajo de los empleados con los objetivos de la organización. A menudo, los empleados se sienten desconectados de los objetivos principales y no pueden conceptualizar cómo su trabajo se relaciona con los objetivos más amplios de la organización. Al dar seguimiento a los objetivos donde se realiza el trabajo, la planificación de recursos empresariales ayuda a los empleados a ver su trabajo en contexto para que puedan priorizar de manera efectiva las tareas que contribuyen a los objetivos importantes. 

  • Obtener visibilidad en tiempo real de proyectos y flujos de trabajo. Con un sistema de ERP, toda tu organización usa una plataforma centralizada, lo que brinda a los empleados una mayor visibilidad de en qué trabajan otros equipos y colegas y por qué son importantes esas tareas.

  • Combinar la recopilación de datos y la generación de informes. Cuando todo tu trabajo se realiza en el mismo lugar, puedes consultar fácilmente los datos de cualquier proyecto o equipo. En lugar de desglosar manualmente la información de varias fuentes, como hojas de cálculo y correos electrónicos, puedes usar herramientas de informes y paneles para acceder a los datos en tiempo real. 

  • Reducir los costos operativos. Combinar todas las herramientas tecnológicas no solo hace que el trabajo sea más fácil de realizar, sino que también ahorra dinero a la empresa. Con un sistema de ERP es más fácil auditar tus herramientas y eliminar la tecnología obsoleta o redundante, lo que reduce los costos operativos. Además, dado que con la ERP se logran procesos comerciales optimizados y una mayor productividad de los empleados, puedes minimizar las ineficiencias que, en última instancia, le cuestan tiempo y dinero a la empresa. 

  • Mejorar la colaboración entre equipos. Uno de los aspectos más desafiantes de la comunicación entre varios equipos es lograr la coordinación cuando se usan diferentes herramientas. La planificación de recursos empresariales resuelve esto al proporcionar una única plataforma de colaboración para todas las comunicaciones, sin importar en qué equipo te encuentres. 

  • Mejorar la seguridad. La seguridad de los datos es lo más importante para los líderes empresariales, y por una buena razón. Los ciberataques pueden tener consecuencias devastadoras para las empresas, incluidas las repercusiones financieras y la pérdida de confianza de los clientes. Al eliminar las herramientas deficientes y aprovechar una plataforma de gestión del trabajo segura, puedes proteger los datos y cumplir con los requisitos normativos. 

  • Aumentar la productividad y el enfoque en todo el equipo. Al agilizar los procesos de negocios y automatizar las tareas recurrentes, el sistema de ERP reduce el trabajo manual y permite a los equipos centrarse en el trabajo más importante. Además, consolidar tu oferta tecnológica tiene un impacto positivo en la concentración. Nuestra investigación descubrió que el 17 % de las personas en empresas dice que usar menos aplicaciones mejoraría su capacidad de atención.

  • Mejorar la visibilidad del equipo. Un sistema de ERP consolida el lugar donde se realiza el trabajo, brinda a los equipos una mayor visibilidad de lo que sucede a su alrededor y mantiene a todos informados sobre los objetivos de la organización y el progreso del proyecto.  

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¿A quién está dirigida la planificación de recursos empresariales? 

Cualquier empresa que utilice varias herramientas en todos los departamentos puede aprovechar la planificación de recursos empresariales. Si bien los sistemas de ERP son innegablemente útiles para las empresas más grandes con muchas soluciones tecnológicas, las pequeñas y nuevas empresas que utilizan herramientas diversas en todos los departamentos también pueden beneficiarse de fusionarlas en una fuente única de referencias. 

Estas son algunas señales de que tu empresa podría empezar a usar un sistema de ERP:

  • Tu empresa está creciendo y los procesos y las herramientas antiguos ya no satisfacen sus necesidades. 

  • Tienes una gran cantidad de soluciones tecnológicas diferentes en todos los departamentos, como Finanzas, Recursos Humanos, Gestión de la Cadena de Suministro, TI, Marketing y Gestión de Proyectos. 

  • Los sistemas actuales de tu organización no se integran entre sí. 

  • Tus empleados no entienden de qué forma su trabajo respalda los objetivos de la organización. 

  • Has visto un aumento en las inconsistencias de los procesos o en los datos incorrectos en los informes.

  • Tu empresa está experimentando una pérdida de productividad como resultado del uso de demasiadas herramientas y el cambio entre aplicaciones. 

  • Confías en sistemas obsoletos o deficientes para la comunicación y la colaboración, como hojas de cálculo y documentos. 

  • Tú o tu equipo dedican una gran cantidad de tiempo a tareas administrativas o manuales que podrían automatizarse.

Menos silos significa menos ineficiencias 

No importa cuán grande o pequeña sea tu empresa, cuantas más soluciones tecnológicas uses, más posibilidades tendrás de encontrar procesos redundantes e ineficiencias comerciales. La planificación de recursos empresariales optimiza tus operaciones comerciales al fusionar todas tus herramientas y aplicaciones en una ubicación única y centralizada.

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