Cómo el equipo digital de Asana usó la gestión del trabajo para renovar nuestra marca

Como director de Operaciones Digitales en Asana, estoy familiarizado con proyectos complejos que abarcan varios equipos y herramientas. Cuando decidimos lanzar una importante actualización de la marca digital en Asana.com, sabía que necesitábamos más que grandes ideas para tener éxito: necesitábamos una comunicación clara, una planificación precisa y una estrategia de ejecución sólida para lograrlo. 

Afortunadamente, contamos con las capacidades de Asana para apoyarnos en todo momento. Me complace compartir cómo aprovechamos nuestra propia plataforma para gestionar la iniciativa interdisciplinaria de principio a fin, y cómo puedes usarla para dar vida a tus grandes proyectos también.

Abordar los desafíos de la renovación de marca

Antes de sumergirse en la actualización de la marca, mi Equipo necesitaba tener claros los desafíos futuros y señalar cualquier riesgo que pudiera afectar nuestro éxito. Identificamos tres áreas clave:

• La estructura del sitio web: Asana.com utiliza un sistema de plantillas y componentes, lo que significa que todo en el sitio está interconectado. Si cambias un componente, como un banner de CTA, este cambia en todas las páginas donde se usa el componente, no solo en la página en la que estás trabajando. Debido a esto, no pudimos actualizar el sitio una página a la vez. Necesitábamos una forma de comprender cómo se usaba cada componente en diferentes páginas para planificar las actualizaciones de manera eficiente sin causar cambios no deseados.

• El cronograma del proyecto: nuestro equipo de marketing tenía una fecha límite estricta para lanzar una campaña de publicidad exterior, lo que significaba que nuestras actualizaciones tenían que alinearse con ese cronograma para crear una experiencia coherente para nuestros clientes.

• La naturaleza siempre activa del sitio web: nuestro equipo digital, y nuestros socios en otros equipos, confiaban en que el sitio estuviera en pleno funcionamiento en todo momento. Por lo tanto, no podíamos permitirnos “congelar” el sitio mientras hacíamos actualizaciones. Cada cambio tenía que hacerse de una manera que minimizara las interrupciones y mantuviera todo funcionando sin problemas.

“Mantener el sitio en funcionamiento, publicar actualizaciones en vivo y activar proyectos prioritarios al mismo tiempo fue un desafío interesante”, dice Rachel Rosin, directora de Experiencia Digital de Asana. “La visibilidad era muy importante, ya que todavía estábamos creando páginas mientras actualizábamos la marca”.

Con estos desafíos marcados, recurrimos a Asana para trazar un plan claro. 

Muchos de los proyectos que hacemos en nuestro día a día son predecibles. Pero este no era el caso. Necesitábamos crear procesos que pudieran ayudarnos a alcanzar nuestros objetivos de manera más rápida y eficiente. Usamos Asana para crear una solución personalizada para dar seguimiento a todo este trabajo. ”

Mitigar los riesgos a través de la visibilidad y la vinculación cruzada

Antes de comenzar a trabajar, necesitábamos tener una idea clara de todas las dependencias del proyecto, los posibles cuellos de botella y las tareas superpuestas para asegurarnos de que estábamos utilizando nuestros recursos de manera inteligente y minimizando los riesgos. 

Primero, configuramos un proyecto de Asana para que sirva como el centro principal para todas las tareas relacionadas con la actualización. Luego, creamos tareas individuales de Asana para dos categorías principales:

• Componentes específicos de la página que necesitaban actualizaciones (como un banner de CTA)

• Páginas individuales que necesitaban actualizaciones (como la página de inicio)

Para cada página, hicimos una lista de todos los componentes, como banners o botones, que formaban parte de esa página. Luego, vinculamos las tareas de los componentes en las tareas de la página correspondiente. Esto facilitó ver qué componentes se usaban en varias páginas, lo que nos ayudó a detectar posibles problemas desde el principio y decidir qué páginas priorizar.

Como explica Rachel: “Al vincular los componentes con las páginas correspondientes, pudimos ver cuáles se usaban más. Eso nos ayudó a ver las actualizaciones que tendrían el mayor impacto”.

“Asana nos ayudó a visualizar cómo serían esos primeros lotes y a gestionar el trabajo y las dependencias”, agrega. “Eso nos ayudó a mantenernos realmente enfocados en dónde estábamos dentro de este gran proyecto”.

Planificación y priorización con campos personalizados 

Si bien la configuración inicial de nuestro proyecto nos dio una mejor idea de qué páginas tenía más sentido actualizar desde una perspectiva de componentes, también queríamos centrarnos en las páginas que tendrían el mayor impacto una vez actualizadas. Para nosotros, eso significaba las páginas con el mayor tráfico. 

Para lograrlo, usamos los campos personalizados de Asana para etiquetar las tareas con dos puntos clave: 

• Tráfico de la página: etiquetamos cada página con su nivel de tráfico: muy alto, alto, medio o bajo.

• Huella del componente: marcamos en cuántas páginas aparecía cada componente, con etiquetas como alta, media o baja.

Esto nos permitió ordenar las tareas en función de las actualizaciones que tendrían el mayor impacto, para poder priorizar las páginas más importantes primero.

A partir de ahí, decidimos adoptar un enfoque por fases, implementando actualizaciones en secuencias que agrupaban páginas similares. Al agrupar páginas con componentes similares, pudimos concentrar nuestros esfuerzos, lo que facilitó las fases posteriores, ya que la mayor parte de nuestra biblioteca de componentes ya estaba actualizada.

Alinear equipos interdisciplinarios para una colaboración efectiva

Una vez que tuvimos el plan y el cronograma definidos, llegó el momento de comenzar a trabajar. Al igual que con muchos proyectos de transformación digital, esto requirió una colaboración fluida entre varios equipos, incluidos los de marketing, diseño, ingeniería, marketing de productos y localización. 

Asana nos ayudó a coordinar estos equipos de dos maneras principales: al proporcionar una fuente central de referencias a través de nuestro proyecto de actualización y al facilitar la colaboración interdisciplinaria con el alojamiento de tareas en varios proyectos.

“Asana nos dio una fuente única de referencias donde todo se daba seguimiento y se actualizaba a medida que las cosas cambiaban”, dice Rachel. “También nos ayudó a ver cómo encajaban todas las tareas más pequeñas para hacer realidad el proyecto más grande”.

Mantener todas las tareas relacionadas con la actualización en un proyecto maestro creó un espacio central para las actualizaciones, el seguimiento del estado y una comunicación clara. Luego, para mantener a cada equipo enfocado en sus tareas específicas mientras se mantenía conectado al proyecto más grande, recurrimos a la función de alojamiento de tareas en varios proyectos de Asana, que permitió a cada equipo organizar y dar seguimiento a las tareas en sus propios proyectos sin necesidad de duplicarlas.

Por ejemplo, el jefe de proyecto del cambio de marca necesitaba visibilidad completa de cada parte del proyecto. Sin embargo, nuestros socios en el equipo de ingeniería solo necesitaban visibilidad de las tareas específicas relacionadas con su trabajo. Con el alojamiento de tareas en varios proyectos, el equipo de Ingeniería pudo agregar estas tareas a sus propios proyectos, mantener su trabajo organizado y, al mismo tiempo, esas mismas tareas también permanecieron visibles en el proyecto maestro. Esto mantuvo a todos alineados y dio a los equipos individuales la flexibilidad de trabajar como querían sin duplicar esfuerzos.

“Cuando se trataba de hacer el trabajo, el alojamiento de tareas en varios proyectos fue un punto de inflexión”, dice Rachel. “Nos permitió mantenernos conectados y dar seguimiento al progreso sin repetir el trabajo”. 

Mantenerse al día con la vista de cronograma

Una vez que comenzamos a trabajar, confiamos en la vista de cronograma de Asana para dar seguimiento a nuestro progreso. Esto nos dio una visión general de todo lo que sucedía en el proyecto, desde los cronogramas de los sprints hasta los lanzamientos por lotes. También proporcionó una visión clara de cuándo comenzaba, se detenía y se superponía el trabajo, lo que nos facilitó la detección de posibles cuellos de botella o problemas de exceso de capacidad. 

Al ver el cronograma del proyecto, Rachel pudo ver rápidamente si alguien tenía demasiado trabajo o si había demasiado trabajo en un solo sprint. Esta visibilidad facilitó tener conversaciones de compromiso importantes y cambiar el trabajo según fuera necesario. Además, nos ayudó a mantener un ritmo constante de actualizaciones durante todo el año, al equilibrar los entregables a corto plazo con los objetivos a largo plazo.

“Cuando llegó el momento de tener esas conversaciones de compromiso, la función de cronograma realmente ayudó”, dice Rachel. “Hizo que fuera fácil detectar cuándo la carga de trabajo se estaba volviendo excesiva”. 

Impulsa el impacto en tu organización

Gestionar proyectos complejos como la actualización de una marca puede ser un desafío, y tener la plataforma de gestión de proyectos adecuada puede marcar la diferencia. Al usar las funciones de Asana, pudimos ofrecer exactamente lo que el Business necesitaba: implementar nuestra nueva marca en páginas clave en un cronograma ajustado. Lanzamos el sitio web renovado junto con nuestra campaña de marca, sin dejar de hacer importantes mejoras en nuestras plataformas tecnológicas en el camino.

Asana nos brindó la visibilidad, la flexibilidad y el control que necesitábamos para mantener a todos alineados, avanzar con el proyecto y lograr resultados significativos.

Si tienes una empresa innovadora, estás haciendo cosas que la gente nunca había hecho antes. Asana puede adaptarse para respaldar eso. ”

Ya sea que estés gestionando tareas rutinarias o abordando proyectos que requieren un pensamiento innovador, Asana proporciona un marco flexible que puede adaptarse a tus necesidades.