Cómo Asana usa la gestión del trabajo en la planificación organizacional
Resumen
Rita Khayat es experta en la gestión de programas complejos para toda la empresa. Como jefa de PMO de Estrategia y Operaciones de Asana, Khayat es responsable de mantener los objetivos críticos para el negocio en el buen camino. Lo hace con procesos claros, más de 20 años de experiencia y una habilidad especial para usar Asana en todo su potencial.
El equipo de Khayat es responsable de cuatro áreas de negocios principales dentro de la organización de CIO:
Planificación estratégica y ejecución
Gestión de programas y proyectos
Gestión operativa y gestión de cambios
Liderazgo y desarrollo organizacional
Juntas, estas responsabilidades abarcan muchos equipos diferentes y requieren un alto nivel de coordinación interdisciplinaria. Por ejemplo, el equipo de Khayat organizó recientemente una actualización de la estrategia de producto de Asana, una iniciativa que requirió aportes de ingeniería, investigación y desarrollo, marketing, diseño y más.
¿Quieres saber cómo lo hizo su Equipo? Estos son los secretos de Khayat para alcanzar los objetivos de Business y mantener el trabajo importante al día.
Proporcionar visibilidad en todos los niveles
El rol de Khayat requiere que coordine tanto con equipos individuales como con ejecutivos de la alta dirección. Eso significa que necesita ver el trabajo de dos maneras diferentes: (1) una vista detallada para ayudar a los líderes de equipo a gestionar sus hojas de ruta y recursos, y (2) una vista general para ayudar a los ejecutivos a comprender el progreso de un vistazo. “La gobernanza es crucial, lo que implica proporcionar visibilidad a las personas adecuadas en el momento correcto”, señala Khayat. “Las partes interesadas requieren diferentes niveles de detalle según su función”.
¿Su secreto? Los portafolios de Asana, que le permiten agrupar proyectos relacionados (y otros portafolios) en un centro de comando central. Esto ayuda a las partes interesadas a dar seguimiento al progreso hacia los objetivos y supervisar el estado de las iniciativas clave en un solo lugar. Por ejemplo, Khayat creó un portafolio de “centro de liderazgo” para mantener informado a Saket Srivastava, director de Sistemas de Información de Asana, sobre las actividades dentro de la organización de CIO. Desde este centro general, Srivastava puede monitorear rápidamente el progreso y el impacto de cada programa en los objetivos de la empresa. “En mis conversaciones con Saket, mi trabajo es proporcionar la visibilidad que requiere para garantizar que nuestra ejecución se alinee con nuestros planes”, explica Khayat. “Si surge algún problema, necesita visibilidad inmediata para tomar decisiones informadas”.
Las partes interesadas que necesitan un análisis más detallado pueden profundizar en los portafolios de equipos individuales dentro del centro de liderazgo. Allí pueden ver iniciativas específicas del equipo y comprender cómo se alinean con los objetivos más amplios de la empresa. También pueden dar seguimiento a los hitos, los entregables, las responsabilidades, los cronogramas y el impacto comercial en cada proyecto en el que su equipo está trabajando. Como resultado, todos pueden comprender el panorama completo de las actividades del programa en curso y su relevancia para los objetivos estratégicos generales.
Estandarización de las mejores prácticas
Según Khayat, la estructura y la organización son esenciales para mantener el negocio funcionando sin problemas. Los equipos necesitan procesos claros y estandarizados para poder comenzar a trabajar de la manera correcta en todo momento. Su herramienta de referencia para la estandarización son las plantillas de Asana, guías listas para usar que describen todos los pasos necesarios para iniciar un nuevo proyecto.
“Cuando comenzamos la ejecución, confiamos en un enfoque estructurado basado en estas plantillas”, explica Khayat. “Esto garantiza que las mejores prácticas se integren desde el principio, lo que nos permite adaptar el proceso para satisfacer las demandas únicas de cada proyecto”. El equipo de Khayat utiliza plantillas que enumeran todos los entregables necesarios para finalizar un proyecto, incluidas las dependencias y los responsables de las tareas. Este sistema les ayuda a comenzar a trabajar al instante y asignar tareas de forma automática a las personas adecuadas, en el momento correcto.
El equipo de Khayat también aprovecha las funciones de estandarización de flujos de trabajo de Asana para crear procesos consistentes e informes uniformes en toda la organización, sin mucho trabajo manual. Asana permite a los líderes crear, ver y editar flujos de trabajo en un solo lugar y luego aplicar esos flujos de trabajo en muchos proyectos diferentes. Por ejemplo, pueden especificar secciones de proyectos, agregar campos personalizados, aplicar reglas y usar plantillas de tareas, lo que garantiza la coherencia y la eficiencia en las prácticas de gestión de proyectos.
Adaptarse al cambio
Khayat sabe que en los negocios, el cambio es un hecho. Es por eso que su equipo crea un proceso claro de toma de decisiones en cada proyecto. Cuando se necesita un cambio, como un ajuste en el alcance, el cronograma o el costo de un proyecto, hay responsables de la toma de decisiones predefinidos que pueden ayudar a trazar el camino a seguir.
“Tenemos un comité directivo para cada proyecto o programa”, explica Khayat. “Son responsables de tomar la decisión final cada vez que se propone un cambio”. Por ejemplo, una iniciativa reciente de producto de Asana incluyó formularios para recopilar propuestas de cambio. Si se necesitaba una decisión, el formulario asignaba automáticamente una tarea a la persona adecuada en el comité directivo para tomar esa decisión.
Los proyectos y programas en la organización de Khayat también incluyen un enfoque sistemático para documentar decisiones e identificar riesgos. Y gracias al uso de plantillas por parte del equipo, pueden estandarizar esta estructura en toda la organización, lo que garantiza coherencia y claridad en la forma en que los equipos manejan los cambios y los riesgos del proyecto.
Seguimiento del rendimiento
Para el departamento de Tecnología Empresarial y TI de Asana, es esencial contar con informes sólidos para garantizar que los equipos cumplan con sus objetivos. Al supervisar continuamente el rendimiento de las iniciativas clave de Business, Khayat puede ayudar a los equipos a corregir el rumbo y ajustar los recursos para realizar el trabajo a tiempo.
Por ejemplo, el equipo de Khayat usa un panel de Asana para supervisar la resolución de los tickets de soporte. Esta herramienta les permite ver un desglose de los informes de incidentes dentro de un período de tiempo determinado, para que los líderes puedan verificar rápidamente si los proyectos avanzan según lo planeado. Y para un análisis más detallado, el equipo de Khayat utiliza una integración de Tableau. “Esta integración nos permite crear paneles sofisticados en Tableau que extraen datos directamente de Asana”, dice Khayat, quien destaca la capacidad de realizar evaluaciones exhaustivas para impulsar la toma de decisiones y el perfeccionamiento de la estrategia.
Asignación de recursos entre equipos
Alcanzar los objetivos se reduce a un ingrediente importante: la mano de obra. Es por eso que el equipo de Khayat prioriza la planificación de recursos para evitar el exceso de trabajo y garantizar que todos dediquen su tiempo a lo que es importante. Para hacerlo, necesitan visibilidad de la carga de trabajo de cada equipo, ahora y en el futuro.
La función de planificación de la capacidad productiva de Asana es la clave de Khayat para desbloquear esta visibilidad. Con la planificación de la capacidad productiva, los líderes pueden mirar hacia el futuro y ver qué hay en la agenda de su equipo. Luego, pueden asignar el trabajo para el próximo mes en función de la capacidad total de cada individuo. Incluso puedes ver en qué proyectos está trabajando cada persona, el porcentaje de tiempo que ocupan esos proyectos y quién está sobreasignado. Y si se necesita un cambio, los líderes pueden arrastrar y soltar fácilmente las tareas de una persona a otra.
El equipo de Khayat tiene diferentes vistas para ver la capacidad productiva en diferentes niveles. Por ejemplo, tienen una vista general de todo el departamento. “Para alguien como yo, hay una vista general que cubre todo el departamento y proporciona visibilidad en toda la organización del CIO”, explica Khayat. “Además, tenemos vistas más específicas para cada equipo, lo que permite a los líderes acceder a un desglose detallado de la capacidad productiva de su equipo y los proyectos en curso”. Cuando un líder realiza un cambio a nivel de equipo, también se refleja en la vista general, por lo que no es necesario duplicar el trabajo.
Planifica para el éxito con Asana
Al capturar todo el trabajo en Asana, el equipo de Khayat tiene visibilidad total de toda la organización de CIO, incluidas las hojas de ruta, las cargas de trabajo, el progreso de los objetivos y más. Con ese análisis de datos, pueden mantener el negocio en el camino correcto para cumplir con los objetivos críticos, más rápido.
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