La eficiente recaudación de fondos de Wikimedia con Asana

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  • Logo de Wikimedia Foundation
  • Ubicación
    • Un equipo 100 % remoto
  • Recaudación de fondos
    • Realiza campañas en línea en 30 países, en 20 idiomas y con 6 millones de donantes
  • Crédito de imagen
    • Wikipedia English Fundraiser 2020
      Wikimedia Foundation
      CC BY-SA 4.0

El impacto de Asana

  • El equipo maximizó su eficiencia al aumentar su capacidad gracias a una mejor planificación.
  • Se estableció una duración promedio para campañas estándar con el objetivo de mejorar la coordinación y la asignación de recursos.
  • Se ahorró tiempo valioso al reducir la cantidad de reuniones de actualización de estado.

La Fundación Wikimedia es la poderosa organización sin fines de lucro que aloja a Wikipedia. Están firmemente comprometidos en usar los esfuerzos y las donaciones de los voluntarios para forjar un futuro en el que todos en el mundo puedan acceder libremente a información confiable y neutral. Wikipedia es uno de los 10 sitios web más visitados en Internet, y es el único de la lista que está gestionado por una organización sin fines de lucro.

Las donaciones de los seis millones de miembros de la comunidad de Wikipedia mantienen en funcionamiento las operaciones de la fundación y de los sitios web de conocimiento gratuitos, incluidos Wikipedia y Wikimedia Commons. Thea Skaff es la gerenta sénior de campañas globales para recaudación de fondos y gestiona la logística y el calendario de las campañas internacionales de donaciones en línea para un equipo que trabaja completamente remoto. El banner de su sitio web y las campañas por email animan a los usuarios de Wikipedia a donar unos pocos dólares a la vez a gran escala.

Al realizar campañas en hasta 30 países y en 20 idiomas, se superponen muchas acciones y hay mucho trabajo ejecutándose al mismo tiempo. Para que todo salga bien, se necesita una gestión de proyectos compleja en múltiples zonas horarias. Al principio, el equipo de recaudación de fondos en línea gestionaba este proyecto gigantesco usando solamente hojas de cálculo. Sin embargo, este sistema tenía problemas:

  • La planificación de proyectos en hojas de cálculo no era dinámica y no funcionaba correctamente para las campañas internacionales rotativas.
  • Debido a la falta de herramientas de planificación estándar para las campañas, los equipos no sabían cuánto tiempo tardarían en lanzar una campaña y no podían prepararse con recursos suficientes.
  • Trabajar en diferentes zonas horarias era todo un desafío dado que no contaban con un lugar para comunicarse de forma asincrónica que también estuviera vinculado a los planes del proyecto.

Estas dificultades provocaron un efecto dominó que comprometió la eficiencia de la organización. Cuando Thea descubrió que el equipo de Comunicaciones de la Fundación había comenzado a usar Asana a través del programa de Asana para organizaciones sin fines de lucro, comenzó a considerar esta solución para su propio equipo.

“Dado que el equipo de Recaudación de fondos en línea ejecuta una gran cantidad de campañas, tenemos constantemente un gran volumen de trabajo. Para nosotros era prioridad implementar una solución rápidamente”.—Thea Skaff, gerenta sénior de campañas globales para recaudación de fondos

Gran variedad de funciones y naturalmente flexible

El equipo necesitaba una herramienta con una gran variedad de funciones para poder apoyar un calendario con muchas campañas. Pero también debía integrarse bien con sus otras herramientas y adaptarse fácilmente a sus flujos de trabajo. Lograr que las personas adoptaran la plataforma fue fundamental; no serviría de nada que fuera una herramienta extraordinaria si nadie la iba a usar.

Thea y su colega Moska Shaver, especialista en campañas por email del equipo de Recaudación de fondos en línea, eligieron Asana para un programa piloto en gran parte por su interfaz intuitiva y por su flexibilidad. Les gustó la capacidad de cambiar entre varias vistas de proyectos como Calendario, Listas y Tableros, ya que los diferentes equipos necesitaban visualizar diferentes niveles de información. La función de codificación por colores de Asana se ha convertido en una de las favoritas del equipo, ya que les permite comprender proyectos complejos de un vistazo. Con los campos personalizados de Asana, pueden agregar (y filtrar) tareas que son críticas para la misión y configurar su trabajo de una manera que tenga sentido para el proyecto en cuestión.

Captura de pantalla del proyecto de Wikimedia Foundation en vista de Lista de Asana

La ayuda visual acelera la adopción

Para lograr una transición sin inconvenientes, primero transfirieron el proceso actual de las hojas de cálculo del equipo a los proyectos en Asana. Luego, Thea se comunicó con los líderes de equipo para pedirles sus requisitos de flujo de trabajo e ideas generales sobre la gestión de proyectos antes de incorporar sus ideas al flujo de trabajo de Asana.

Durante los 6 meses de prueba el equipo pudo familiarizarse con la plataforma. El momento más revelador llegó cuando se dieron cuenta de que Asana no era solo un lugar donde podían dar seguimiento a todo el trabajo, también era un espacio para visualizar claramente las relaciones entre todos los proyectos. Cuando codificaron los países y los idiomas por colores, pudieron ver rápidamente cómo se superponían las campañas y obtuvieron inmediatamente una visión global de todo el trabajo. El sorprendente diseño de Asana, acompañado de señales visuales para una mejor comprensión del alcance del proyecto y el estado, fue un factor clave para la adopción de la plataforma.

“El equipo se dio cuenta rápidamente de que esto era exactamente lo que necesitábamos. Finalizamos el programa piloto antes de lo esperado. Todos estaban de acuerdo: ‘Ya no podemos usar las hojas de cálculo’, y así fue como sucedió”.

Los colaboradores ven exactamente lo que necesitan saber

El equipo de Recaudación de fondos en línea ahora gestiona todo el trabajo de las campañas globales para la recaudación de fondos en línea en Asana. Cada campaña, generalmente banners o emails, se representa como una tarea de Asana. Estas tareas están organizadas en proyectos de Asana y las diversas campañas se agrupan para obtener una vista integral del trabajo.

Al hacer clic en una tarea, como por ejemplo una campaña de banner en Francia, se muestra información detallada como el procesamiento de pagos, la duración y el idioma. Para el equipo directivo y para los compañeros de otros departamentos, la descripción general de la tarea puede ser suficiente. Sin embargo, la información detallada es esencial para los equipos de Producción, Tecnología y Relaciones con los donantes, quienes confían en esta información importante para desempeñar sus funciones. Además, las tareas pueden estar alojadas en más de un proyecto, lo que ayuda a los equipos interdisciplinarios a evitar la duplicación del trabajo.

Para las campañas por email, el equipo puede visualizar el mes y el país de la implementación en la vista de Cronograma, codificados por colores según los criterios geográficos. De esa manera, pueden identificar fácilmente cuando la campaña de Francia puede superponerse con la de Japón, por ejemplo. Al hacer clic en los detalles, pueden ver información exacta sobre el calendario del lanzamiento y el tamaño del segmento, por lo que el equipo de Relaciones con los donantes puede sincronizar la tarea con su Calendario de Google para saber inmediatamente cuándo se enviarán 20 000 emails (el sistema les brinda información para que puedan responder cualquier consulta que puedan tener los donantes). El equipo de Producción, encargado de crear y traducir estos emails, también se beneficia de ese nivel de detalle.

Captura de pantalla de Wikimedia Foundation del proyecto en vista de Cronograma de Asana

Calendarios y programas claros para los lanzamientos

Ahora que el equipo usa Asana, crear cronogramas para campañas es muy sencillo. Ahora todos tienen una clara percepción de los plazos de ejecución para cada tipo de campaña y un formato visual mucho más detallado de la gran cantidad de información relevante para las decisiones de planificación importantes. La visibilidad mejorada de las tareas, los responsables y los plazos redujo el estrés, mitigó los riesgos, mejoró la comunicación y aumentó la capacidad de todo el equipo.

Cuando comenzó la pandemia por COVID-19, la Fundación tuvo que repensar completamente su modelo de recaudación de fondos y considerar cuidadosamente el enfoque más apropiado. Debieron reescribir la copia de llamamiento y cambiar los cronogramas de todas las campañas. Básicamente, tuvieron que volver a crear todo el calendario de producción. Realizar todos estos cambios en hojas de cálculo habría sido muy difícil. Afortunadamente, Asana fue un gran apoyo durante todo el proceso.

Gracias a Asana, el equipo pudo eliminar las reuniones de estado del calendario, liberar tiempo para trabajar en proyectos importantes y reducir la cantidad de horas extra que debían trabajar los involucrados globales (muy temprano por la mañana o muy tarde por la noche) debido a la diferencia horaria. Sin dudas, un logro muy importante para la energía y la moral de los empleados.

“Gracias a Asana, las personas ya no se sienten tan perdidas. Ya no necesitan preguntar: ‘¿Esto es para el martes?’. Si los planes cambian rápidamente, el equipo está al tanto y todo está claramente documentado. No es necesario esperar a una reunión o una conversación. Puedes visualizarlo todo en un solo lugar”.

Motivos para celebrar

Otros equipos de recaudación de fondos de Wikimedia están siguiendo los pasos del equipo de Recaudación de fondos en línea y están adoptando Asana. El equipo espera expandir el uso de la plataforma para obtener una visión aún más integral de todo el departamento de recaudación de fondos.

“Mi deseo para el próximo año es que todo se consolide en un calendario único para que podamos decir: ‘Estas son todas las actividades de recaudación de fondos que tenemos, en un solo lugar’”.

Este año, Wikipedia está celebrando el vigésimo aniversario del sitio web. La Fundación Wikimedia y los entusiastas de Wikipedia de todo el mundo han aprovechado la oportunidad para honrar a las personas que hacen posible este proyecto. Con el apoyo constante de Asana, la Fundación Wikimedia avanza cada vez más rápido hacia un futuro más brillante y lleno de información para todos.