Outreach optimiza los flujos de trabajo y mejora la seguridad con Asana

A veces, es importante darnos a nosotros mismos un poco de lo que damos a los demás. La plataforma de gestión de ventas Outreach, que se especializa en ayudar a sus clientes corporativos a optimizar los ciclos de ventas y a crear equipos altamente productivos, se dio cuenta también de que necesitaba optimizar sus procesos, específicamente para los flujos de trabajo internos.

Con sede en Washington y oficinas internacionales en Londres y Praga, Outreach había crecido a tal punto que los flujos de trabajo internos empezaron a salirse de control. Cada empleado usaba herramientas diferentes, desde plataformas de gestión de trabajo hasta hojas de cálculo y aplicaciones para tomar notas. Los equipos luchaban por definir el alcance de los proyectos, cumplir con los plazos y alinearse con los objetivos comunes. Además de todo esto, el departamento de TI trataba de gestionar una gran cantidad de herramientas y los riesgos de seguridad asociados, al mismo tiempo que buscaba simplificar la forma en que gestionaban los distintos permisos.

Carley McGee, gerenta de proyectos y programas de TI, comprendió rápidamente que necesitaban tomar medidas. Carley dirige las principales implementaciones de TI de la empresa y ejecuta el programa de adquisición de software de Outreach. Su equipo, que está conformado por siete personas, atiende a los más de 600 empleados de la empresa, y todos ellos le hicieron la misma pregunta: “¿cuál es la mejor herramienta para gestionar mi trabajo?”.

Además de los posibles problemas de seguridad, los flujos de trabajo fragmentados crearon un entorno en el que sucedía lo siguiente:

• Resultaba difícil para los ejecutivos tener una visión general de alto nivel del trabajo. Los equipos tenían problemas para presentar informes sobre su trabajo y no tenían un archivo organizado del trabajo ni de las decisiones tomadas.

• Los detalles del proyecto muchas veces se perdían ante tanta confusión y muchas otras se pasaban emails por alto debido a que el trabajo no se gestionaba en un solo lugar.

• La gestión de recursos resultaba un juego de adivinanzas ya que nadie tenía una visibilidad real de los próximos trabajos para poder planificar la disponibilidad futura.

Según el Índice de la anatomía del trabajo, el 64 % de las organizaciones que usan software para la gestión del trabajo dicen que su empresa está preparada para ser eficiente en contraposición al 27 % de las firmas que no cuentan con un sistema para gestionar su trabajo. Carley quería asegurarse de que Outreach estuviera en el lado correcto de esta división y se propuso encontrar una solución que fuera ágil, segura e intuitiva para todos. Y por sobre todas las cosas, tenía que ser una herramienta que los empleados realmente usaran.

En búsqueda de sencillez, seguridad y flexibilidad

Carley necesitaba una plataforma con fuertes medidas de seguridad, que considerara especialmente las regulaciones vigentes, como el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) de la UE y la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA). Cuando un empleado dejaba la empresa, Outreach tenía que poder transferir los datos a un colega de forma ordenada, y cuando los equipos internos trabajaban con terceros, la empresa necesitaba poder controlar fácilmente los niveles de acceso de los colaboradores.

Como primer paso, Carley y su equipo analizaron las herramientas a las que se habían suscrito otros equipos de Outreach. El departamento técnico usaba una plataforma de gestión de proyectos que les funcionaba muy bien e inicialmente, el equipo de Carley consideró extenderla para que la usaran otros equipos de la empresa. Pero su interfaz era complicada y su implementación en toda la empresa habría agotado los recursos. Finalmente, Outreach optó por mantener la herramienta existente para el departamento técnico y eligió Asana para implementar en el resto de la empresa debido a que era sencilla de usar y se adaptaba a una gran variedad de casos de uso. La empresa simplemente integró Asana con Jira, la herramienta que usaba el departamento técnico, para que los equipos pudieran mantenerse informados sobre el progreso de los demás y pudieran compartir información entre plataformas, para que la misma no quedara aislada.

Con Asana, el equipo de TI de Outreach ahora tiene la flexibilidad de agregar licencias adicionales a medida que crece la empresa. También puede integrar Asana con Okta, su herramienta para la gestión segura de identidades. Los especialistas en marketing pueden dar acceso limitado a los contratistas que trabajan en sus campañas y las múltiples certificaciones de seguridad de Asana le brindan tranquilidad al equipo cuando se trata de mantener la privacidad y seguridad de la información.

Cualquier empresa que cuente con varias certificaciones de seguridad y demuestre que se toma en serio la seguridad significa mucho para nosotros. ”

Los usuarios avanzados lideran la adopción en toda la empresa

Outreach comenzó con un poco más de 100 licencias de Asana. Sin embargo, en tan solo uno o dos meses, su uso se disparó.

A medida que se incorporan nuevos empleados a la empresa, Carley los agrega a Asana a través de la integración de Okta. Adicionalmente, creó un proyecto de incorporación llamado “Conceptos básicos de Asana” desde una plantilla para que los empleados que necesitan ayuda para comenzar puedan aprender a usar la plataforma de forma dinámica. Los usuarios avanzados y los especialistas en Asana, la mayoría de los cuales son gerentes de proyectos de diferentes equipos de Outreach, establecieron un canal de Slack para compartir las mejores prácticas y responder las consultas de los recién llegados.

Suele ser difícil convencer a los ejecutivos para que adopten cambios en el flujo de trabajo. Afortunadamente, al momento de la implementación, uno de los usuarios avanzados de Asana se encontraba a cargo de las operaciones de ventas. Durante las reuniones ejecutivas semanales, presentaba el trabajo de su equipo con la función Portafolios. Todos sus proyectos estaban incorporados y actualizados en Asana, por lo que no tuvo que hacer esfuerzos adicionales para encontrar los logros del equipo o realizar actualizaciones de estado. Logró demostrar lo fácil que era para los ejecutivos obtener mayor visibilidad con Asana, lo que convenció a otros miembros de la organización a que se unieran a la plataforma.

Una característica de Asana que a Carley le encanta es el informe integrado acerca del uso e inicios de sesión, ya que le permite visualizar fácilmente si los empleados usan realmente la plataforma. También le permite dar seguimiento a cuán rentable es a medida que aumenta el número de usuarios de Asana de Outreach.

La adopción de la plataforma por parte de los equipos se sintió como si hubiera ocurrido de la noche a la mañana. En cuestión de un mes o dos, todos los empleados solicitaron acceso a Asana. Fue un crecimiento bastante rápido. ”

Desde la planificación del trabajo de alto nivel hasta el seguimiento de los objetivos individuales

Con un diseño flexible, Asana ayuda a los equipos de Outreach a gestionar sus flujos de trabajo:

• El equipo de Marketing realiza campañas, colabora con contratistas y gestiona eventos externos.

• El equipo de Operaciones de Ventas recibe las solicitudes, gestiona las actualizaciones del sistema y define los próximos trabajos.

• El equipo de Gestión de Ventas usa Asana para su planificación anual. También usa los informes para rendir cuentas sobre el desarrollo profesional durante las reuniones individuales.

• Varios equipos también usan la herramienta para gestionar objetivos y resultados clave (OKR).

El equipo de Recursos Humanos ya no hace un seguimiento de toda la información en hojas de cálculo. Ahora usa las automatizaciones que crearon en Asana para gestionar la incorporación de nuevos empleados. Luego de cada contratación, el equipo de reclutamiento notifica a RR. HH. a través de un proyecto que contiene varias tareas, como enviar un kit de bienvenida a los nuevos empleados, para gestionar todo el proceso de incorporación. Mediante esta automatización, el equipo de RR. HH. logró eliminar dos pasos que requieren una doble entrada de información.

Además de las funciones estándar para gestión de trabajo de Asana, como proyectos, tareas y fechas de entrega, los equipos de Outreach tienen sus propias funciones favoritas. El equipo de analíticas usa los Formularios para gestionar las solicitudes entrantes, donde pueden capturar la información que necesitan antes de organizar la cola de solicitudes pendientes. A los equipos también les encanta usar las Reglas para automatizar el trabajo y ahorrar tiempo, y los Portafolios, donde pueden obtener una vista detallada del estado de los proyectos.

El uso de Asana en toda la empresa ha generado un mayor nivel de responsabilidad entre los gerentes y sus empleados. Existe una comunicación más ágil y ha aumentado la visibilidad del trabajo. Esto ha sido un gran beneficio para la empresa en 2020, especialmente ahora que los equipos de Outreach trabajan de forma remota. Con respecto al área de TI, Carey y su equipo ahora dedican menos tiempo a la gestión de aplicaciones y pueden administrar los riesgos de seguridad con mayor facilidad.

Gestión de TI sin fricciones con Asana

Hoy en día, nada se pasa por alto en Outreach. Los equipos son más proactivos gracias a los recordatorios sobre las fechas de comienzo y vencimientos de los proyectos. Con un flujo de trabajo impecable, la empresa puede brindar un mejor servicio a sus clientes y continuar optimizando los ciclos de ventas en todo el mundo con una eficiencia renovada.

Antes de que contáramos con una buena herramienta de gestión de proyectos en los equipos de TI y de Seguridad, teníamos que esforzarnos mucho para obtener actualizaciones sobre los proyectos y comprender qué estaba sucediendo. Asana nos ha ayudado enormemente a simplificar dicho proceso. ”