loanDepot explora los cambios en la industria hipotecaria con Asana

loanDepot revolucionó la industria hipotecaria con su plataforma de préstamos digitales. La empresa financió más de $500 mil millones en viviendas nuevas e hipotecas refinanciadas desde su lanzamiento en 2010 y ayudó a millones de clientes a alcanzar sus objetivos financieros y a obtener un hogar.

El equipo de Tecnología de Recursos Humanos y Nómina de loanDepot respalda a los aproximadamente 5000 empleados de loanDepot en más de 200 sucursales locales en los Estados Unidos. El equipo agiliza los flujos de trabajo de RR. HH., apoya a los socios comerciales de RR. HH. y ayuda a la empresa a abordar transiciones comerciales complejas, como salir a bolsa en 2021 y rediseñar la organización debido a los cambios en el mercado en 2022.

El equipo usa Asana para agilizar los procesos de RR. HH. y proporcionar al personal un acceso rápido a la información de manera segura y conforme a las normas. Con operaciones más fluidas, el personal de RR. HH. puede concentrarse en apoyar a los empleados en lugar de buscar datos o realizar trabajos manuales. Los equipos de loanDepot usan Asana como un espacio de trabajo central para colaborar de manera interdisciplinaria en la contratación, los beneficios, la nómina, la TI, el cumplimiento y el liderazgo. Gracias a estas eficiencias, RR. HH. puede abordar cada vez más proyectos y auditorías, así como implementar cambios complejos en el personal con claridad y confianza.

Almacenamiento de documentación e información en cumplimiento con la ley SOX

El equipo de Tecnología de Recursos Humanos y Nómina usaba muchas herramientas de gestión de proyectos diferentes para hacer su trabajo. Decidió centralizar el trabajo en una sola plataforma y optó por Asana porque era fácil de usar y altamente personalizable para respaldar a varios equipos y sus flujos de trabajo.

Mike Wartenberg, vicepresidente de Tecnología de Recursos Humanos y Nómina, también valoró la capacidad de Asana para brindar a los líderes y socios de diferentes departamentos una visión general de los cronogramas y las dependencias, además de proporcionar visibilidad para las auditorías y seguridad para el cumplimiento de la ley SOX. Según Mike, “Como empresa que cotiza en bolsa, debemos mostrar nuestras cadenas de aprobación para el cumplimiento de normas. Asana nos ayuda a hacerlo”. KPMG aprobó el uso de Asana por parte de loanDepot con el inicio de sesión único a través de Azure para obtener capas adicionales de autenticación y seguridad.

Transformación de loanDepot a través de equipos coordinados de recursos humanos

Actualmente, los programas de RR. HH. de loanDepot están centralizados en Asana, con automatizaciones, información fácil de consultar y pasos definidos para garantizar que los procesos se ejecuten correctamente. Todo esto permite al personal de RR. HH. ahorrar tiempo, dejar de trabajar en tareas manuales y centrarse en lo estratégico. 

Equipo de Tecnología de Recursos Humanos: gestión de solicitudes de RR. HH.

El equipo, que supervisa varias plataformas y sistemas, incluidos Asana y Workday (el sistema central de RR. HH. de loanDepot), usó Asana para gestionar la implementación del proyecto para los flujos de trabajo de autoservicio para las solicitudes y aprobaciones de RR. HH. Antes de Asana, el equipo usaba emails y aprobaciones verbales. Actualmente, tiene flujos de autoservicio para que los jefes envíen cambios en el trabajo a su equipo y soliciten personal, y para que los empleados actualicen la información en los sistemas de RR. HH., como la información sobre los beneficios.

Un proyecto de Asana funciona como un espacio de trabajo donde los equipos interdisciplinarios, como los de seguridad, contratación y nómina, pueden recibir y abordar las solicitudes entrantes. Cada solicitud tiene una tarea de Asana correspondiente, creada a partir de diferentes plantillas que se personalizan para los flujos de trabajo de los diferentes equipos. Las solicitudes avanzan en el tablero del proyecto, desde “nuevas” hasta “en curso” y “finalizadas”.

El equipo directivo tiene visibilidad general de todas las solicitudes de RR. HH. en curso. Dysiree Villalvazo, jefa de Tecnología de Recursos Humanos, dice: “Ahora podemos finalizar los proyectos mucho más rápido en Asana sin que alguien tenga que ocuparse de ellos a tiempo completo”.

Asana para auditorías

Una vez que loanDepot salió a la bolsa, la frecuencia de sus auditorías aumentó y estas se volvieron más exhaustivas. Asana ayuda al equipo a responder a las auditorías al almacenar registros históricos de quién finalizó las tareas, cuándo y cómo.

Por ejemplo, cuando Dysiree configura un nuevo grupo de seguridad en Workday, accede a la tarea de Asana de la solicitud para incluir las notas de la tarea, cargar capturas de pantalla y asignar subtareas. En la tarea se muestra un historial de quién en el equipo completó la aprobación, la configuración, la producción, etc. Más adelante, si para una auditoría se solicita información sobre ese grupo de seguridad, Dysiree puede usar la búsqueda avanzada de Asana para encontrar la tarea y responder rápidamente las preguntas.

Equipo de Operaciones de Recursos Humanos: implementación de proyectos de alta prioridad

El equipo de Operaciones de Recursos Humanos usa Asana para gestionar las operaciones de alta prioridad, como los cambios de personal, así como los procesos cotidianos, como la incorporación de empleados, las pruebas de cumplimiento y la organización de los recursos permanentes de los empleados.

El equipo de Operaciones de Recursos Humanos usa un proyecto de Asana para planificar y alinear internamente a los grupos, incluidos los líderes de negocios, las relaciones públicas corporativas, los socios comerciales de Recursos Humanos y una empresa de consultoría externa. El equipo diseñó un proceso integral en Asana, que incluía pasos para comunicarse con los empleados y dar seguimiento a los cambios relacionados con la nómina, el acceso al sistema con TI y las actualizaciones de datos en Workday.

Según David Magana, director de Operaciones de Recursos Humanos, “Necesitábamos un proceso que pudiéramos seguir y bien documentado para los proyectos de Recursos Humanos con muchas dependencias y pasos para diferentes jefes y empleados, y necesitábamos la confirmación de que los empleados habían recibido los mensajes correctos y que estábamos avanzando en nuestros planes de acuerdo con el cronograma. Decidimos que la herramienta ideal de trabajo era Asana”.

Secuenciar y automatizar en Asana para que los empleados se comuniquen a tiempo

Para comunicar los cambios en Recursos Humanos, cada empleado asociado tiene una tarea de Asana correspondiente donde se documenta toda la información única necesaria para comunicarse sobre los próximos cambios. Estos cambios se supervisarán a través de una serie de pasos representados por subtareas y se asignarán al personal de Recursos Humanos. Cuando el paso 1 de la secuencia se marca como finalizado (por ejemplo, una conversación con el jefe actual del empleado), las reglas de Asana asignan automáticamente el paso 2 al siguiente miembro del equipo de Recursos Humanos responsable, y así sucesivamente. Los pasos ponen en marcha acciones por parte de los equipos de Nómina y TI, mientras se comparten estratégicamente las comunicaciones a través de la empresa.

Organizar toda la información de los cambios en Asana ayuda a mitigar la respuesta porque los miembros del equipo de Recursos Humanos pueden ver la tarea de un empleado, comprender las complejidades de la situación y brindar asistencia individual al instante sin tener que buscar información. Según David, “Implementar este proceso en Asana nos ayudó a recuperar tiempo para las conexiones humanas y asegurarnos de que estábamos manejando los cambios lo mejor que podíamos desde la perspectiva de las relaciones con los empleados y el cumplimiento”.

Proporcionar supervisión de la gestión de cambios al equipo directivo y sincronizar los equipos de Recursos Humanos

Las diferentes etapas de las iniciativas están representadas por diferentes proyectos de Asana, todos conectados a un portafolio principal y un panel. El equipo directivo puede ver el progreso de la implementación en todas las divisiones, y los datos importantes se capturan en los campos personalizados de la tarea de cada empleado, así como la información, las comunicaciones y el progreso.

Tener una secuencia clara de pasos con notificaciones automatizadas ayudó a los equipos de Recursos Humanos a implementar los cambios de manera coordinada. “Algo que podría haber llevado un par de horas con nuestro proceso anterior: comunicar el estado y notificar a los equipos de Recursos Humanos cuándo ejecutar una tarea, ahora es instantáneo”, dice David. “Como los estados de finalización estaban en Asana, no era necesario consultarlos manualmente. Además, teníamos una idea clara de qué informar a los diferentes equipos y cumplimos con las tareas operativas a tiempo”.

Empoderar al personal de Recursos Humanos para respaldar a los empleados

loanDepot planea automatizar más flujos de trabajo de RR. HH. con Asana, desarrollar procesos adicionales de autoservicio e integrar Asana con los sistemas centrales de RR. HH. de loanDepot. El equipo de Nómina de Tecnología de Recursos Humanos continuará apoyando a los socios comerciales de Recursos Humanos al explorar nuevas eficiencias y optimizaciones en Asana a fin de crear una infraestructura óptima para ayudar al personal de Recursos Humanos a respaldar mejor a los empleados de loanDepot y, a su vez, ayudar a más clientes a perseguir sus sueños de ser propietarios de una vivienda.