Encuentra e informa sobre el trabajo

Ya sea que seas el gerente de proyecto que trata de identificar obstáculos o un individuo que se prepara para las revisiones reuniendo un registro de su trabajo, Asana mantiene todo tu trabajo en conjunto y te ayuda a encontrarle sentido rápidamente con la búsqueda.

¿Por qué usar Asana para buscar y dar informes sobre el trabajo?

  • Reunir información conjunta de documentos, emails, chat o reuniones es difícil y lleva mucho tiempo. Incluso cuando tengas toda la información que necesitas, aún necesitarás una forma de dividirla y analizarla para obtener información significativa.
  • Cuando tu trabajo no es accesible, tienes que continuar búsqueda inútil para darle seguimiento. ¿Qué sucede cuando nuevos empleados se unen a la empresa o empleados actuales la dejan?
  • Asana te ofrece un historial de búsqueda de trabajo que es accesible y fácil de ordenar.

Tu plan de juego de informes en Asana

Para encontrar trabajo y crear informes en Asana, sigue los siguientes los pasos. Luego continúa leyendo para obtener consejos sobre cómo usar la búsqueda y ejemplos de informes de búsqueda.

  1. Usa Asana como la fuente de la verdad de tu equipo. Si los proyectos y comunicaciones no están en Asana, puedes buscarlos de manera significativa. Haz que tu equipo tenga la costumbre de dar seguimiento al trabajo y las conversaciones que lo acompañan en Asana.
    • Consulta nuestros consejos para hacer que tu equipo participe.
  2. Da seguimiento a tu trabajo de forma que sea más fácil buscar. Te daremos alguno consejos en la siguiente sección.
  3. Aprende a usar Búsqueda avanzada. Nosotros te lo enseñaremos.
  4. Guarda búsquedas para acceder fácilmente a informes que ejecutas normalmente.

Sugerencias para hacer que el trabajo sea fácil de buscar

La manera en qué des seguimiento a tu trabajo en Asana depende de ti, pero hay formas de hacer las búsquedas más sencillas para que cualquiera pueda obtener resultados completos y organizados.

  • Da a todas las tareas nombres claros y procesables. Nombra una tarea “proyecto de blog del cliente” versus “blog” puede ayudar a refinar los resultados de tu búsqueda—especialmente si las tareas son copiadas de una plantilla.
  • Dale a todas las tareas, fechas de entrega, responsables, y póngalos en proyectos. Esto hace que sea mucho más fácil restringir su búsqueda.
  • Usa campos personalizados para categorizar tareas en proyectos por ciertos criterios.

Cómo buscar en Asana

Buscar en Asana es tan simple como escribir en la barra de búsqueda en barra superior. Obtendrás una lista de las tareas, proyectos y conversaciones correspondientes y que contengan tu término de búsqueda. La búsqueda es suficiente si estás intentando encontrar algo rápidamente en Asana.

Usa la búsqueda de la barra superior para encontrar cualquier trabajo al que le hayas dado seguimiento en Asana

No obstante, para refinar tus criterios de búsqueda y comenzar a crear informes necesitarás Búsqueda avanzada. Puedes buscar cualquier cosa, desde la fecha de finalización y el responsable campos personalizados y creador de la tarea (y más.) Obtendrá una lista de tareas, proyectos y conversaciones que coinciden con tus criterios.

Los informes de búsqueda avanzada son especialmente útiles para gerentes de proyecto, líderes de equipo y gerentes que tratan de obtener una imagen rápida y clara del ancho de banda, progreso o trabajo que esté en riesgo.

Crear informes de búsqueda avanzada

Para crear un reporte, haz click dentro de la barra de búsqueda, y selecciona Búsqueda Avanzada desde el menú desplegable. Desde aquí, puedes especificar sus criterios de búsqueda y/o términos (ten en cuenta que no siempre necesitas un término de búsqueda). Puedes usar los filtros que quieras. Consulta nuestro artículo de Ayuda para obtener instrucciones detalladas sobrecreación de Búsqueda avanzada.

Usa Búsqueda avanzada para seleccionar tus criterios de búsqueda

Una vez que hayas terminado de buscar guarda tu búsqueda al hacer click en la estrella del encabezado. De esa manera, podrás tener acceso a tu informe en cualquier momento desde la barra lateral. Los resultados de búsqueda siempre se actualizan automáticamente. Destaca las búsquedas para guardarlas en tu barra lateral y tener un acceso fácil

Ejemplos de búsquedas avanzadas que puedes ejecutar en Asana

Aquí hay algunos ejemplos de informes para crear:

  • Comprobando el ancho de banda—Busque tareas asignadas a un compañero de equipo y que tengan que ser entregadas la próxima semana para verificar rápidamente su ancho de banda.
  • Trabajo que necesita seguimiento—Busca tareas que hayas creado para otros y que estén incompletas.
  • Tareas en riesgo—Busca todas las tareas con una “prioridad alta” campo personalizado para entregarse hoy o mañana. Ideas para que los gerentes de proyectos puedan mantener el impulso de un proyecto.
  • Trabajo que he completado este trimestre—Busca tareas asignadas que se completaron en un rango de fechas específico. Ideal para que cualquiera pueda ver y probar sus contribuciones.
  • Progreso del proyecto—Busca tareas completadas en un proyecto determinado para ver qué sea ha logrado hasta el momento.

Al darle seguimiento a tu trabajo en Asana, puedes obtener información significativa sobre tú y las contribuciones de tu equipo de manera rápida.

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Tutoriales de Asana

Aprende lo básico en Asana en menos de 15 minutos con estos rápidos tutoriales

Tareas

Tareas Lessons

Dar seguimiento a todo tu trabajo

3 minutos

Mis tareas

Mis tareas Lessons

Siempre sabe qué hacer después

3 minutos

Proyectos

Proyectos Lessons

Trabajar con compañeros de equipo

3 minutos

Bandeja de entrada

Bandeja de entrada Lessons

Comunícate incluso más rápidamente

3 minutos

Puedes usar las tareas para dar seguimiento, colaborar y organizar todo tu trabajo.

Las tareas pueden ser pendientes, ideas, notas o recordatorios.

Asigna una tarea a un compañero de equipo o a ti mismo.

Presiona Tab+M para asignarte rápidamente una tarea.

Agrega una fecha de entrega para tener claro el plazo.

Agrega instrucciones y expectativas en el campo de descripción de la tarea.

Escribe @ para vincular a otras tareas, personas, conversaciones o proyectos.

Al @mencionar a alguien, se agregará como seguidor de la tarea.

Los seguidores reciben notificaciones cuando se agregan nuevos comentarios o archivos adjuntos.

Agrega como seguidor a la persona que necesite estar al tanto de la tarea.

En cualquier momento puede dejar de seguir la tarea para dejar de recibir las notificaciones de esta.

Agrega comentarios para hacer preguntas o actualizar a los seguidores.

Da me gusta a los comentarios para que los seguidores sepan que los leíste.

Agrega archivos importantes o Gifs irrelevantes como archivos adjuntos.

También puedes adjuntar archivos directamente desde Dropbox, Google Drive o Box.

Crea subtareas para desglosar las tareas en pasos más pequeños.

Una vez que hayas agregado una subtarea, presiona enter para agregar otra.

Las subtareas pueden tener todos los detalles que tienen las tareas normales.

Haz clic en el globo de comentarios para agregar comentarios o archivos adjuntos a la subtarea.

Puedes crear tareas desde cualquier pantalla gracias a la barra superior.

Cada tarea tiene un URL único para copiar y compartir fácilmente.

¡Felicidades! Parece que estás listo para la tarea.

¡Pasa al siguiente tutorial!

Siempre sabe qué hacer después con Mis tareas.

Mis tareas es una lista de cada tarea que te asignaron.

Hace que sea fácil gestionar tu trabajo.

Haz clic en la lista Mis tareas y comienza a escribir para agregar tareas.

Como en un documento de texto, agrega una nueva línea para cada nueva tarea o pega en cualquier lista.

Reenvía a x@mail.asana.com para convertir tus emails en tareas

Asana traducirá tu email en una tarea, incluidos los archivos adjuntos.

Las nuevas tareas aparecerán en la parte superior de tu lista en Nuevas tareas.

Las tareas que agregues en Mis tareas son privadas para ti.

Haz clic en hacer público para compartirlas con tu equipo.

Prioriza las tareas en Hoy, Próximo o Más tarde.

Haz clic en el punto azul junto a la tarea para ordenarla con rapidez.

Marca las tareas para las que tendrás tiempo como Hoy.

Los compañeros de equipo pueden ver tu lista Mis tareas para ver lo que haces.

Solo podrán ver las tareas que hagas públicas o que compartas en un proyecto (más acerca de los proyectos después).

Marca las tareas que se entreguen dentro de una semana como Próximo para que veas que se entregarán pronto.

En la fecha de entrega, la tarea se moverá de Próximo a Hoy.

Como por arte de magia.

Marca las tareas que se entregarán en más de una semana como Más Tarde.

Estarán fuera de tu camino hasta que se acerque la fecha de entrega.

Tus tareas se moverán de Más Tarde a Próximo una semana antes de entregarse.

Prioriza Mis tareas para siempre saber en qué hay que trabajar y el trabajo que vendrá después.

¡Ahora ya sabes cómo dar seguimiento y planear tu trabajo!

Siguiente, aprende cómo trabajar con tu equipo en Asana.

Trabaja en conjunto con grupos de tareas con los proyectos.

Los proyectos te ayudan a dar seguimiento y organizar los pasos dentro de un proceso o iniciativa.

Como en la planificación de un evento, el lanzamiento de un producto o en un calendario editorial.

Al igual que en Mis tareas, solo haz clic y comienza a escribir para agregar tareas a tu proyecto.

Si ya tienes tus pasos en un documento o email, pégalos en esa lista.

Agrega tareas a tu proyecto desde email.

Ve la dirección de email única de tu proyecto desde el menú desplegable del proyecto.

Agrega tus tareas a otros proyectos relacionados.

Se pueden incluir las tareas en varios proyectos.

Agrega secciones para organizar las tareas en un proyecto conformado por una lista.

Escribe : al final del título de las tareas para convertirla en una sección.

O bien agrega columnas para organizar las tareas en un proyecto conformado por tableros.

Arrastra y suelta las tareas de una columna a otra o dentro de la columna para reordenarlas.

Asigna tus tareas y establece fechas de entrega.

Nunca dejes pasar una fecha límite, gracias a tu calendario del proyecto.

Arrastra y suelta las tareas de tu calendario para cambiarles las fechas de entrega.

Agrega como miembros a todas las personas que deban estar al tanto de tu proyecto.

Los miembros del proyecto recibirán notificaciones sobre nuevas conversaciones, estados y tareas.

Publica conversaciones para hacer anuncios o comenzar debates.

Tu publicación se enviará a todos los miembros del proyecto.

Usa la función Progreso para ver cómo avanza tu proyecto.

Establece un estado del proyecto para actualizar a tu equipo sobre el progreso.

Se le recordará al encargado del proyecto que debe establecer un estado una vez por semana.

Abre y organiza los proyectos desde tu menú lateral.

Agrega los proyectos a favoritos para fijarlos en la parte superior de tu menú lateral

Haz clic en el botón de la estrella que está a la izquierda del nombre de tu proyecto para agregarlo a favoritos.

Crea nuevos proyectos desde cualquier pantalla con tu barra superior.

Ahora puedes hacer avanzar los proyectos con tu equipo.

Falta solo un tutorial más antes de comenzar con todo.

Comunícate y coordina más rápidamente con la Bandeja de entrada.

Revisa la Bandeja de entrada para leer y responder rápidamente tus últimas actualizaciones.

La Bandeja de entrada te notificará cuando tengas una tarea para entregar…

y cuando los compañeros de equipo actualicen las tareas, conversaciones y proyectos que sigues.

Abre y responde las actualizaciones sin salir de la Bandeja de entrada.

Haz clic en una actualización y tendrás todo el contexto que necesitas para responder.

Archiva las actualizaciones que estés listo para omitir.

Haz clic en la X que aparece a la derecha de una actualización para archivarla.

Abre el Archivo para mover las actualizaciones descartadas nuevamente a tu Bandeja de entrada.

Haz clic en la flecha que aparece a la derecha de una actualización archivada para moverla nuevamente a la Bandeja de entrada.

Deja de seguir las tareas o proyectos para dejar de recibir notificaciones sobre ellos.

En conclusión, tú tienes el control de las actualizaciones que recibes (o decides no recibir)

Cuando estés listo, puedes desactivar las notificaciones por email de Asana.

Puedes gestionar más fácilmente la mayor parte de la comunicación con tu equipo desde la Bandeja de entrada. Solo recuerda revisarla con frecuencia.

¡Felicitaciones! Ahora estás listo para tener un excelente día de trabajo con Asana.