El Índice de la anatomía del trabajo indica que los gerentes pierden el 62 % de sus jornadas laborales en “pormenores del trabajo”. Con la responsabilidad de la eficiencia operativa, Sjoerd aprovechó los conocimientos tecnológicos de la empresa para evitar problemas de gestión a medida que el negocio crecía. Principalmente, la empresa necesitaba la capacidad de estandarizar las formas de trabajo a medida que se incorporaban nuevas adquisiciones, así como saber cómo mejorar continuamente para aumentar la eficiencia operativa con el tiempo. 

“Elegimos Asana porque permitía a los usuarios configurar flujos de trabajo y gestionar sus cargas de trabajo sin necesidad de tener conocimientos técnicos”, explicó Sjoerd. “Y con la posibilidad de agregar tareas a varios proyectos, podemos combinar tareas de todos los departamentos en un resumen general del proyecto, para tener siempre una visión general de toda la información que necesitamos”. 

Comenzar a usar Asana es muy fácil

Aprovechando las API de Asana, Sjoerd automatizó la migración. Y, al empoderar a los demás, logró la aceptación cultural necesaria para que el cambio se mantuviera. “Pasamos dos semanas con el equipo de gestión de campañas para identificar los proyectos activos, pero Migrator.xyz nos evitó tener que transferir el trabajo manualmente a Asana”, dijo Sjoerd. “Creamos un servicio de asistencia para brindar soporte técnico, pero dejamos que los gerentes decidieran cuál era la mejor manera de involucrar a sus equipos e implementar Asana. Fue muy útil que Asana tuviera una interfaz tan fácil de usar; hizo que la transición fuera realmente sencilla”. 

La gestión simplificada del trabajo aporta claridad

Los equipos más grandes y los mayores volúmenes de trabajo ponían a Leads.io en riesgo de tener silos operativos, lo que podría afectar negativamente a la empresa. Según el Índice de la anatomía del trabajo, el 22 % de los empleados no cumplen con las fechas límite debido a la incertidumbre sobre las prioridades, mientras que se pierden 129 horas al año en trabajos duplicados.

Al ofrecer mayor claridad y transparencia sobre el trabajo de cada persona, Asana brindó una fuente única que permitió a Leads.io mantener el control de la empresa a medida que crecía. Sjoerd explicó: “Para generar leads para un cliente, es posible que tengamos que crear varias páginas de destino, y cada página se considera un proyecto individual. Las opciones de Portafolio en Asana nos ayudan a estructurar estos proyectos independientes y a realizar un seguimiento del estado actual de la campaña de cada cliente.

“Vinculamos tareas en varios proyectos para que, cuando marquemos una acción como finalizada, por ejemplo, trabajar en nuevos elementos creativos, el estado se actualice en todos los proyectos en los que esté incluida esa tarea. Además, Mis tareas es una forma muy práctica de asegurarnos de que nuestro personal conozca sus prioridades, pueda organizar su flujo de trabajo diario y asignar tareas a otras personas”.

Los cambios también eliminaron la necesidad de reuniones sobre los “pormenores del trabajo”, una actividad en la que, según el Índice de la anatomía del trabajo, se pierden 129 horas al año. Como explicó Sjoerd, “Con Asana, simplemente ya no tenemos ciertas reuniones. Nuestros gerentes no tienen que dedicar una hora cada mañana a establecer prioridades, y no tenemos una gran reunión para compartir actualizaciones sobre el estado de las campañas: cualquiera puede consultar Asana en cualquier momento. Es una forma mucho más eficiente de trabajar”.

Al eliminar los largos emails grupales, Asana ha simplificado nuestra gestión del trabajo.

Sjoerd Knol, director general de Procesos, Leads.io

Los análisis de datos inteligentes permiten mejoras continuas

Extraer datos manualmente para aprender de proyectos anteriores le costaría a Leads.io más de lo que generaba el proyecto. Esto hacía que la empresa funcionara a ciegas, sin poder ver dónde o cómo optimizar el rendimiento. Sin embargo, Asana también aporta claridad a los procesos, lo que, según el Índice de la anatomía del trabajo, podría ahorrar 257 horas al año.

Al poder extraer datos sobre el desempeño operativo, Leads.io finalmente tuvo acceso a información estratégica sostenible que determina dónde las mejoras continuas tendrían el mayor impacto. “El mayor beneficio que nos ha brindado Asana son las mejores tasas de ocupación”, explicó Sjoerd. “Al integrar Asana con nuestra herramienta de inteligencia empresarial, Tableau, podemos ver cuánto trabajo se realiza, cuánto tiempo se tarda en prepararlo y finalizarlo, y cuánto dura cada etapa del proceso y por qué. Nos permite tener un control mucho mejor de cada departamento porque podemos ver cómo evoluciona su carga de trabajo, semana a semana, mes a mes, año a año, para identificar los momentos de mayor actividad y saber cuándo contratar personal de apoyo adicional”.

Asana redujo nuestro tiempo de configuración del producto en un 35 %, incluida la aprobación del cliente.

Sjoerd Knol, director general de Procesos, Leads.io

Los flujos de trabajo estandarizados definen las expectativas por adelantado

Aunque es una forma eficaz de crecer, una estrategia de “comprar y construir” podría agregar una complejidad operativa innecesaria, a menos que Leads.io implementara una forma de trabajar coherente en todas las adquisiciones. Asana ofreció una forma sencilla de poner a todos en sintonía rápidamente, lo que, según el Índice de la anatomía del trabajo, puede ahorrar 5,4 horas por semana.

“Asana estandarizó nuestros procesos y los hizo fáciles de seguir”, dijo Sjoerd. “Las personas simplemente copian la plantilla en su campaña para clientes, que contiene todas las tareas que deben finalizarse y permite asignar el trabajo a otras personas. Todo el proyecto está claramente organizado y todos saben qué se espera de ellos.

“Y como configuramos nuestras plantillas como una gran lista de verificación de acciones que deben finalizarse, ya no necesitamos redactar procedimientos operativos estándar: todo está integrado en el flujo de trabajo”.

Antes, un jefe de campaña tardaba al menos dos horas en finalizar los planes de producto. Con Asana, se hace en un segundo.

Sjoerd Knol, director general de Procesos, Leads.io

Acelerar la trayectoria de crecimiento

Leads.io, que ya es un actor importante, genera más de 5 millones de leads al año para 2600 clientes en todo el mundo. Sin embargo, la empresa sigue trabajando arduamente para alcanzar su objetivo de convertirse en el líder mundial en generación de leads, expandiéndose mucho más allá de sus actuales 250 especialistas y 11 oficinas internacionales para ayudar a más empresas a llegar a sus audiencias y obtener el mejor retorno de la inversión posible de sus leads.

Aprovechar las capacidades de Asana es clave para este crecimiento futuro. “Cuando trabajamos en la estrategia de una campaña entre diferentes departamentos, lleva tiempo obtener manualmente la información correcta en el lugar correcto para llegar a las conclusiones correctas”, explicó Sjoerd. “Pero si conectamos las API de Asana con nuestros sistemas existentes, como nuestra herramienta de rendimiento de marketing de desarrollo propio BERT, el Portal del Cliente y Google Workspace, evitamos la duplicación de esfuerzos y mejoramos la calidad de nuestros datos, ya que los campos personalizados se completan automáticamente. 

“También podemos hacer más cuando vinculamos tareas de varios proyectos. Por ejemplo, si aplicamos reglas automatizadas para asegurarnos de que las tareas nuevas que se agreguen a una plantilla se extraigan del back-end. Esto no solo ahorra más esfuerzo manual, sino que también evita que cualquier parte nueva del proceso se pierda u olvide a medida que crecemos.

“En última instancia, Asana nos ofrece una mejor manera de alcanzar nuestra visión del éxito”.