Pero para que The Education Trust–West pueda ser el impulsor de los estudiantes, también necesita un impulsor para su trabajo. Aquí entra en escena Elizabeth Calmeyer, gerenta de Operaciones y Talento en Ed Trust–West. Elizabeth gestiona sus operaciones de reclutamiento e implementaciones de software, así como las necesidades de su sucursal, desde traslados de oficinas hasta reuniones del personal. Es mucho trabajo para cualquiera, especialmente sin un sistema unificado para mantenerlo todo organizado.

De los desafíos al cambio

Según el Índice de la anatomía del trabajo, casi la mitad de los trabajadores de Estados Unidos tienen dificultades para entender cómo su trabajo contribuye a la misión. Las organizaciones sin fines de lucro impulsadas por una misión, como The Education Trust–West, necesitan especialmente tener objetivos, estrategias y tácticas claros, no solo para cumplir con esas misiones, sino también para ayudar a su equipo a ver cómo forman parte de la solución. Antes de Asana, Education Trust–West tenía dificultades con lo siguiente:

• Colaboración entre equipos. Los traspasos desorganizados hacían que los líderes tuvieran que supervisar todo un proceso de principio a fin y reducían la confianza.

• Procesos no registrados o engorrosos. El trabajo se duplicaba o quedaba desactualizado, y se dedicaba demasiado tiempo a repetir tareas rutinarias.

• Una herramienta de gestión del trabajo poco intuitiva. La interfaz poco atractiva y la curva de aprendizaje empinada hicieron que las necesidades de gestión de proyectos de muchos empleados no se satisficieran.

• Cronogramas poco claros. Los cronogramas de los empleados y las fechas clave de toda la organización no eran visibles para todos, lo que provocaba problemas y una planificación deficiente.

Aunque el equipo de Education Trust–West contaba con una herramienta de gestión del trabajo, simplemente no estaba funcionando. Necesitaban una mejor solución.

Mejor colaboración sin tener que adaptarse

Cuando Elizabeth comenzó a trabajar en The Education Trust–West, la organización acababa de seleccionar una herramienta de gestión del trabajo, con la que ella ayudó a incorporar al equipo. A pesar de algunos avances iniciales para ayudar a que todos estuvieran alineados, estos no pudieron compensar los crecientes problemas cotidianos.

“No quería cambiar de herramienta, especialmente porque acababa de incorporar a mi equipo. Sin embargo, seguía dándoles explicaciones complicadas a las personas sobre cómo hacer las cosas y pensaba que no debería ser así”, dice Elizabeth. Luego, se unió a un grupo piloto interno para encontrar una mejor solución de gestión del trabajo para la organización.

Probamos varias herramientas, pero el grupo seguía rechazándolas. O no eran intuitivas o no coincidían con nuestros modelos mentales. Con Asana, pudimos adaptarla a nuestro trabajo, en lugar de hacerlo al revés.

Cuando el equipo probó Asana, varias cosas les llamaron la atención, entre ellas:

• Fue fácil comenzar a usar la versión de prueba.

• Podían adaptar Asana a su estilo de trabajo, en lugar de tener que adaptarse a un sistema rígido.

• Una reducción en la cantidad de emails gracias a tareas claras y conversaciones más sencillas en contexto.

• Era visualmente atractiva, lo que hacía que fuera más emocionante empezar a usarla y colaborar.

Incorporar al equipo

Una vez que el equipo piloto de The Education Trust tomó la decisión de usar Asana, Elizabeth lideró la implementación en la oficina de Ed Trust–West. Mientras buscaba recursos que la ayudaran a hacerlo, se enteró de una capacitación de Asana Together en San Francisco, a la que asistió.

“Presté mucha atención a cómo el equipo de Asana nos capacitó en el evento, lo que me sirvió como modelo para capacitar a nuestro personal”. Luego, llegó el momento de transmitir sus aprendizajes a su equipo. “Creé un proyecto de evento e hice que todos los presentes crearan tareas y agregaran secciones. Pudieron ver cómo se integrarían los planes y cómo encajaban sus piezas”.

Elizabeth comenzó a usar Asana para organizar reuniones, mostrando los proyectos para que todos pudieran ver la agenda y dar seguimiento al trabajo durante la reunión. Para seguir mejorando el proceso de aprendizaje, The Education Trust también trabajó con un jefe de Éxito del Cliente (CSM) de Asana, quien los ayudó a crear más proyectos, diseñar procesos y descubrir las mejores prácticas.

Cómo crear los mejores manuales de estrategias

Con la ayuda de un CSM y un equipo que ya se incorporó, The Education Trust ahora confía en Asana para gestionar muchísimos proyectos y procesos:

• Solicitudes de trabajo: en lugar de responder a todo lo que llega por email o en conversaciones, el equipo de Elizabeth usa las tareas de solicitud y establece tareas recurrentes para el trabajo que realizan con regularidad en la oficina.

• Agendas de reuniones: compartir la agenda de antemano y abrirla durante una reunión hace que las conversaciones sean más productivas. Elizabeth puede registrar mejor el trabajo de seguimiento y las ideas que surgen.

• Envío de oportunidades para dar charlas: tan pronto como alguien se entera de una oportunidad para dar una charla, puede completar un formulario y proporcionar toda la información que Elizabeth necesita para tomar medidas al respecto. Se acabaron las idas y vueltas con las ideas de último minuto.

• Reclutamiento: Con las plantillas de proyectos, Elizabeth puede iniciar nuevos puestos en unos pocos clics y dejar claras las responsabilidades de todos para que los candidatos tengan una experiencia fluida.

• Incorporación de empleados nuevos: con una plantilla de proyecto de incorporación de empleados nuevos, los empleados nuevos pueden generar un impacto más rápido y los gerentes tienen la certeza de que cuentan con la información más actualizada.

Un 10 en el trabajo y en las comunidades a las que sirven

Desde que adoptó Asana, Education Trust–West dejó atrás todas sus herramientas anteriores, los documentos abrumadores de varias páginas y las extensas hojas de cálculo.

Nos deshicimos de nuestro documento de incorporación de ocho páginas. Los empleados comienzan con más satisfacción, con la información actualizada que necesitan.

Asana también ha ayudado a “generar más confianza y transparencia”, explica Elizabeth. “Ahora aplicamos el principio de asegurarnos de que haya un encargado claro para cada tarea, de modo que el trabajo realmente se haga”.

Education Trust–West también ha mejorado su trabajo estratégico. Este año, pudieron planificar, dar seguimiento y ejecutar sus iniciativas de accesibilidad económica de la educación superior con cronogramas integrales y una forma simplificada de comunicar las novedades, al tiempo que redujeron los emails y las reuniones. Uno de estos logros fue usar Asana para gestionar la planificación de la Cumbre sobre la Asequibilidad de la Educación Superior en California. Este evento reunió a casi 600 profesionales y educadores para identificar oportunidades para aumentar el acceso a la ayuda financiera para los estudiantes de California y demostró que el equipo de Education Trust–West está listo para organizar más eventos.

Si bien todo esto es excelente para Education Trust–West, los verdaderos beneficiarios son los estudiantes y las familias a las que sirven, que ahora pueden esperar más recursos y una mejor defensa de sus intereses. En última instancia, eso significa que los estudiantes y los defensores de la educación cuentan con las herramientas de defensa necesarias para garantizar que las escuelas y los distritos de California trabajen para satisfacer las necesidades de nuestros estudiantes de color, de bajos ingresos y que están aprendiendo inglés.