Deputy mejora la alineación en toda la empresa con Asana

La distribución y el seguimiento del tiempo pueden llevar horas y originar frustraciones entre los empleados. Es el motivo por el cual Deputy se ha vuelto un software indispensable para los negocios en todo el mundo. Deputy simplifica la planificación de los recursos humanos. Los empleados pueden crear fácilmente listas de trabajos asignados y dar seguimiento a las horas trabajadas. También se benefician al contar con una aplicación que les permite registrar las horas de trabajo y cambiar de turnos. Organizaciones de todos los tamaños, desde pymes a grandes empresas, usan Deputy, incluidas Amazon, Aesop, Nike, Messina y Reliant Healthcare.

Joseph Fuller es el director global del departamento de TI de Deputy. Supervisa los sistemas corporativos internos, la infraestructura y los servicios. Joseph y su equipo trabajan con todos los demás departamentos en Deputy y participan en la creación e implementación de soluciones de tecnología tanto para equipos internos como para los que trabajan con clientes externos.

La gestión de tecnología a gran escala puede resultar, en el mejor de los casos, complicada. Ahora, si además falta estandarización, las cosas se pueden volver caóticas. En Deputy, los equipos usaban diferentes herramientas para gestionar el trabajo, eso hacía que la información quedara aislada y que se perdieran datos. Todo derivó en malentendidos e ineficiencia dentro de la empresa. Los empleados también dedicaban un tiempo muy valioso a solicitar acceso a innumerables herramientas con las que necesitaban trabajar. A medida que la empresa fue creciendo, se volvió un gran desafío para el equipo de TI tener que gestionar todas estas herramientas y dar seguimiento a los accesos de los empleados.

Recursos tecnológicos de primer nivel

La solución de Joseph para este problema fue consolidar las herramientas de gestión del trabajo que se usaban en Deputy. Se utilizaría una sola herramienta en toda la empresa, que facilitase la colaboración y aumentase la transparencia en todo el negocio. No solo le haría la vida más fácil al equipo de TI, también ayudaría a que los empleados trabajasen con más eficiencia. Para asegurarse de elegir una herramienta que a los equipos de Deputy les encantase usar, Joseph organizó una encuesta con la que se consultaba a los empleados sobre sus preferencias. Basado en las respuestas, Joseph determinó que la herramienta nueva debía cumplir con lo siguiente:

• Ser fácil de usar para que los empleados pudieran incorporarla rápido y disfrutar de la experiencia.

• Permitir visibilidad en toda la organización para mejorar la alineación y la eficiencia.

• Brindar una fuente única de referencias para facilitar la colaboración.

• Contar con funciones personalizables que se adecuen a los diferentes equipos, flujos de trabajo y preferencias.

• Integrarse con otras herramientas como Jira, Slack, Dropbox y Google Suite.

Deputy eligió Asana porque cumplía con las necesidades de la empresa y ofrecía una mejor experiencia para los usuarios.

Asana es fácil de usar y, a la vez, muy potente en su interior. Pude notar inmediatamente cómo se verían favorecidos los empleados gracias a las opciones de personalización y a funciones como las de las plantillas. ”

Implementación de arriba abajo

Joseph planificó una implementación de Asana de arriba abajo y recibió el respaldo del gerente de Éxito del Cliente de Asana a cada paso de su recorrido. Primero, se capacitó al equipo para que supieran usar la plataforma. Incluyó dos sesiones intensivas organizadas por el gerente de Éxito del Cliente a la que asistieron los líderes de Deputy de todo el mundo. La capacitación se personalizó para que estuviese orientada específicamente al equipo ejecutivo y les brindara las habilidades necesarias para aprovechar la plataforma al máximo. Los líderes también tomaron lecciones del tipo “capacitar al capacitador” con el gerente de Éxito del Cliente para que pudiesen ayudar a su propio personal a usar la herramienta correctamente.

A continuación, Joseph y el gerente de Éxito del Cliente dirigieron su atención a los gerentes de capacitación. Después, Asana se lanzó a los demás empleados. Recibieron una capacitación básica y se los empoderó para que estructuraran su trabajo de la forma que les fuera más conveniente. Funcionó muy bien, ya que algunos empleados prefirieron las vistas de lista, mientras que otros optaron por trabajar con tableros Kanban. Esta flexibilidad derivó en la adopción rápida entre los equipos y les permitió colaborar de distintas maneras. En el caso de los equipos que colaboran con Ingeniería, como los de Experiencia del Cliente y Marketing, pueden usar la integración de Asana con Jira para estar sincronizados mientras trabajan con sus herramientas preferidas.

Asana ha mejorado la alineación en toda la empresa y aportó un mejor entendimiento entre los distintos equipos. También se redujeron mucho los pormenores del trabajo y los malentendidos en torno a las prioridades y los vencimientos. ”

Los beneficios de usar una herramienta de gestión del trabajo

Ahora Deputy usa Asana en toda la empresa, en todos los distintos departamentos:

• Marketing usa los formularios de Asana para incorporar solicitudes y gestionar todas las campañas de la plataforma. La colaboración dentro del equipo se ha simplificado.

• Atención al Cliente da seguimiento al desarrollo de artículos para el centro de ayuda de Deputy para garantizar que se cubran todos los temas de manera exhaustiva.

• Éxito del Cliente gestiona las implementaciones de los clientes con Asana para que las responsabilidades y los cronogramas queden claros.

• Finanzas y otros equipos corporativos confían en la plataforma para gestionar el trabajo recurrente, como los cierres de mes y los proyectos grandes.

• El equipo de PMO da seguimiento a grandes proyectos como los relacionados con el cumplimiento de las normas o las mudanzas de oficinas. Con las tareas de Asana se aseguran de que nada quede en el olvido.

• Ingeniería Corporativa planifica sus sprints mensuales y trimestrales en Asana, y gestiona proyectos, como los de implementación de Zendesk para el equipo de Atención al Cliente, en la herramienta.

En general, Asana ha generado una fuente única de referencias que aporta transparencia al trabajo que se realiza en toda la empresa y es útil para garantizar que todos los departamentos avancen en la misma dirección. El aumento de la visibilidad de los proyectos también mejoró la confianza, que es particularmente importante en el trabajo remoto donde el 59 % de los empleados trabajan de forma asincrónica.

Con Asana, los miembros de los equipos pueden ver fácilmente en qué trabaja cada uno, en tiempo real, y pueden saber cuándo estarán finalizados los trabajos. Cuando un trabajo se termina, lo único que tiene que hacer el empleado es marcar la tarea como finalizada y se notificará a las personas indicadas; sin necesidad de enviar emails. Esta posibilidad ha favorecido la eficiencia en la organización porque las responsabilidades y las fechas de entrega quedan claras.

Ha sido un gran alivio tener todo en un mismo lugar. Con Asana nos aseguramos de que todos rememos en la misma dirección. ”

El equipo ideal de TI

El éxito de la implementación de Asana ha derivado en que tanto Joseph como su equipo de TI hayan fortalecido su posición como colaboradores críticos para el negocio, quienes promueven la eficiencia en toda la empresa. El equipo recibe menos tickets de solicitud de asistencia para acceder a las herramientas o por datos que se pierden. Ahora tienen más tiempo para centrarse en proyectos estratégicos, como los de integraciones personalizadas para clientes de Deputy.

Con los cambios en el ámbito comercial que trajo la COVID-19, hoy es más importante que nunca que las empresas gestionen todo su trabajo en un mismo lugar. Asana garantiza que, sin importar dónde se encuentren los empleados de Deputy, todos remen en la misma dirección.