Carmeuse logra una gestión más inteligente de los RR. HH. con Asana

Estudio de caso de Asana - Carmeuse - Collage
  • Logo de Carmeuse
  • Sede central
    • Louvain-la-Neuve, Bélgica
  • Empleados
    • Aproximadamente 4700 empleados en todo el mundo

El impacto de Asana

  • Perfeccionaron la manera de colaborar y trabajar en proyectos para todo el personal global con un lugar único centralizado para la información.
  • Redujeron el trabajo manual administrativo al generar transparencia en torno a los OKR y a los pasos que siguen en cada caso.
  • Mejoraron la eficiencia laboral y aumentaron la visibilidad del progreso de los proyectos.

Carmeuse ha resistido el paso del tiempo. Es una organización sólida con 4700 integrantes, que opera a nivel mundial y que cuenta con competencias esenciales en minería, equipos y soluciones de ingeniería. Cuenta con 160 años de historia, fue construida basada en la confianza, la integridad y la colaboración. Además, tal como lo cuenta el gerente de proyectos de Recursos Humanos, Koen Trappeniers, “Uno de nuestros desafíos de negocios era madurar la forma en que se llevaban a cabo los trabajos colaborativos y los proyectos”.

Hay alrededor de 70 personas distribuidas en distintas partes del mundo que trabajan en RR. HH., principalmente se ubican en Norteamérica y en otros 10 países de Europa. Tanto Koen como Laurent Peeters (el director de RR. HH. de Grupos, para Desarrollo Organizacional) reconocieron que hay que adquirir eficiencia operativa para romper con el aislamiento en el trabajo y adoptar herramientas comunes. Además, la dependencia de las hojas de cálculo tradicionales ha creado una enorme cantidad de ‘pormenores del trabajo’. Una investigación del Índice de la anatomía del trabajo demuestra que dedicamos el 60 % del tiempo a la coordinación del trabajo, en vez de al trabajo calificado o a las tareas estratégicas para las que nos contrataron.

“A veces, dedicaba el 40 % de mi tiempo a las comunicaciones, las recomunicaciones, las comunicaciones de las comunicaciones y a emitir informes de los estados de los proyectos. Sabía perfectamente que algo había que cambiar”.
- Laurent Peeters, director de RR. HH. de Grupos - Desarrollo Organizativo

Una herramienta para mejorar la gestión del trabajo

Para modernizar la manera en que RR. HH. gestionaba el trabajo, Laurent y Koen decidieron mejorar la colaboración y evitar la duplicación del trabajo; algo que, según el Índice de la anatomía del trabajo cuesta 236 horas por empleado por año. Koen presentó cuatro herramientas para ser evaluadas en función de sus propias experiencias anteriores, y recomendó enfáticamente el uso de Asana.

“Asana es mucho más que una herramienta para gestión de proyectos o para colaboración, también es muy útil para la gestión del trabajo”.
- Koen Trappeniers, gerente de proyectos de RR. HH.

Comunicación simplificada con Asana

Laurent y Koen sabían que era importante incluir a los colegas del equipo de Informática para RR. HH. desde el principio para evitar trabajos aislados, lograr un entendimiento mutuo de los requisitos del negocio y ponerse de acuerdo en una herramienta única para garantizar el cumplimiento del trabajo.

Se inclinaban por una herramienta simple de adoptar, de modo que implementaron Asana rápidamente con un grupo inicial clave de 10 personas. Esto les permitió ver en qué medida tenía buena recepción y medir cómo llevar adelante el resto de la adopción. Tal como lo explicó Koen, “Empezamos con algo muy pequeño, casi de manera natural y lo dejamos crecer a medida que avanzábamos”.

Koen y Laurent después avanzaron para incluir a Asana en las prácticas de trabajo actuales para que tuviera mayor aceptación. “Inicialmente, nos centramos en las iniciativas conjuntas, para que se le pudiera dar seguimiento en Asana a todo lo que se derivara al directorio de revisión del proyecto y para que, además, se pudieran emitir informes también en Asana”, manifestó Laurent.

Carmeuse cree que implementó Asana en el momento justo. Cuando comenzó el confinamiento por COVID-19, ya estaban trabajando con Asana. Todos pudieron seguir trabajando y continuar conectados a pesar de estar en lugares separados.

La clave para el éxito

Una herramienta intuitiva

“Me gusta la vista de Lista, pero otros prefieren las vistas de Tablero o de Calendario”, dijo Koen. “Con un solo clic, Asana muestra diferentes maneras de ver los mismos datos y también muestra un cronograma con las dependencias”.

“Puedes empezar a usar Asana desde el minuto mismo en que inicias sesión. Todos destacaron que les resultó una herramienta atractiva y fácil de usar, lo que facilitó muchísimo la adopción”.
- Laurent Peeters, director de RR. HH. de Grupos - Desarrollo Organizativo

Una comunidad que prospera

Para extraerle todo el jugo, Carmeuse aprovechó los videos de capacitación de la Academia Asana. Koen añadió, “Me incliné por la Comunidad de Asana para encontrar ideas directamente de otras personas que ya trabajaban con la plataforma”.

Un líder exclusivo

“Koen ayudó a que el equipo conectara, usara y organizara el trabajo en Asana para que no se convirtiera solamente en ‘otra herramienta más’”, dijo Laurent. “En cuanto a la adopción, tener un promotor que nos ayudara con la implementación resultó ser la mejor decisión”.

Trabajar en lo que hace que el negocio crezca

La flexibilidad de Asana permitió que el equipo de RR. HH. gestionara todos los proyectos de las actividades globales para gestión de talentos, independientemente de que se tratara de iniciativas continuas o de proyectos que solamente se producirían una vez.

El equipo de RR. HH. usa Asana para dar seguimiento a los objetivos corporativos y a los OKRs. “Nos aporta visibilidad sobre cuándo vence algo, qué debe suceder y en qué estado se encuentra”, dijo Koen. “Las personas involucradas, y también nuestro equipo de directivos de RR. HH., reciben notificaciones cada vez que se finalizan las tareas clave o los logros. Así es como pueden controlar automáticamente lo que quieran.

“No podríamos haber logrado el nivel de concentración y rendimiento que alcanzamos el año pasado sin Asana”.
- Laurent Peeters, director de RR. HH. de Grupos - Desarrollo Organizativo

“También usamos Asana para gestionar un gran proyecto de retorno sobre la experiencia”, dijo Laurent. “Gestionamos las diferentes fases del proyecto: el análisis, la retención de algunas mejoras, configuraciones, testeos y la puesta en producción. Además, podíamos asignar acciones a los equipos con funciones diferentes y en distintas regiones para asegurarnos de tener las opiniones de todos”.

Todos los trimestres Carmeuse usa Asana para gestionar el siguiente lanzamiento para Enterprise Resource Planning Cloud de Oracle. Es el ERP de la empresa, con el que se automatizan los procesos administrativos y las actividades cotidianas. Carmeuse no podía darse el lujo de cometer un solo paso en falso. El proceso estrictamente incluía actividades que era obligatorio llevar a cabo y que, además, había que validar y aprobar dentro de un marco temporal específico. Por ejemplo, después de revisar los comunicados, había que analizar y probar cada función nueva antes de enviarla a producción. Además, el proceso se vuelve más complejo a medida que se requieren más pasos secuenciales, recursos y colaboración de otros departamentos. “Necesitábamos contar con un método sistemático y las plantillas de Asana nos dieron la estructura que esperábamos para hacer todo bien y a tiempo”, dijo Koen.

Estudio de caso de Asana - Carmeuse - El equipo

Desde el primer día Asana demostró que vale la pena

“Asana mejora la manera en que abordamos los proyectos. No se trata solamente de finalizar tareas, sino que es una manera de pensar sobre cómo volver más eficiente la forma de almacenar la información y que quede visible”, dijo Koen.

Laurent agregó, “Asana reduce el tiempo que dedicas a la interacción, a validar los documentos, a revalidarlos y a enviarlos”. En una época en que el Índice de la anatomía del trabajo demostró que el 87 % de los encuestados trabaja aproximadamente dos horas de más todos los días, se siente tan feliz como para exclamar: “¡Termino la semana antes gracias a Asana!”.

Asana une a la empresa

Laurent y Koen están muy entusiasmados con aprovechar las integraciones de Asana, especialmente la integración con Microsoft Teams para conectar las conversaciones con el trabajo concreto en Asana.

Además, ambos quieren ampliar la manera de trabajar con Asana en RR. HH. Ya están hablando sobre cómo se podrían fortalecer, con tareas recurrentes de Asana, los vínculos laborales en toda la empresa.

“Asana nos ayuda a explicar el estado de las cosas a quienes trabajan en el proyecto. Y nos sirve para convencer a otros participantes cuando necesitamos conseguir su aceptación. Todos tienen visibilidad de todo”.
- Laurent Peeters, director de RR. HH. de Grupos - Desarrollo Organizativo