Wie InVision neue Produkte 3x schneller mit Asana auf den Markt bringt

ROI

• Die Planungszeit für Markteinführungen wurde um 66 % reduziert
• Das Marketing-Team erledigt 21 % mehr Anfragen pro Quartal
• Das Designteam steigerte die Produktion kreativer Inhalte für Markteinführungen um 27 % pro Jahr

Wenn Sie jemals Lyft verwendet, mehrere Folgen einer Serie hintereinander auf Netflix gesehen oder in einer Airbnb-Unterkunft übernachtet haben, dann haben Sie eine App verwendet, die mit der digitalen Produktdesignplattform von InVision entwickelt wurde. Diese ermöglicht es Produktdesignern, ein besseres Benutzererlebnis zu schaffen. Da die Kunden von InVision führende Designer ihrer jeweiligen Branche sind, müssen die Produkteinführungen von InVision absolut einwandfrei verlaufen.

Als Mike Waecker 2015 als Senior Project Manager zum Marketing-Team von InVision kam, welches zu 100% ortsungebunden arbeitet, benutzten sie ein unhandliches Arbeitsverwaltungs-Tool. Dieses stellte dem Marketing-Team nicht die Koordinations- und Kollaborationsfunktionen zur Verfügung, die es benötigte, um Produkte effektiv auf den Markt zu bringen.

Damals wuchs InVision schnell und brachte Produkte immer häufiger auf den Markt, aber der damalige Markteinführungsprozess konnte nicht mit den Anforderungen des wachsenden Geschäfts mithalten. Ihr Produkt- und Marketing-Team standen vor folgenden Herausforderungen:

• Projektmanager verbrachten die meiste Zeit mit der Suche nach Informationen, der Beantwortung operativer Fragen und der Nachfrage nach dem Stand der Arbeit. Dadurch fehlte ihnen die Zeit, um Standardprozesse zu schaffen oder Prozesse zu optimieren.

• Es war fast unmöglich, Markteinführungspläne, Fortschritte und Details für ein multifunktionales Team von 40 Personen per Chat und E-Mail zu verfolgen und zu verwalten.

• Kritische Schritte und Fristen wurden vergessen, da es keine umfassende Sicht auf alle Einführungsaktivitäten gab, um das gesamte Team rund um die Uhr auf dem Laufenden zu halten. Das führte zu vielen Nachtschichten, damit die Markteinführung fristgerecht durchgeführt werden konnte.

Mike wusste, dass sie eine neue Lösung brauchten, um ihren Markteinführungsprozess zu optimieren, damit dieser dem rasanten Entwicklungstempo und dem Wachstum des Unternehmens gerecht wird.

„Durch die Verwendung von Projektvorlagen für Markteinführungen sind Produktmarketing-Manager nun in der Lage, ihre Pläne 66 % schneller zu erstellen und mehr Markteinführungen auf einmal zu verwalten.“

Die Suche nach der richtigen Lösung für erfolgreiche Markteinführungen

Das Marketing-Team benötigte ein Tool, das flexibel, intuitiv und leicht an die unterschiedlichen Workflows der Markteinführungspartner, die verschiedene Funktionen übernahmen, anpassbar war. Als erfahrener Projektmanager wusste Mike, dass er ein Tool benötigte, das einfach zu bedienen und anpassungsfähig war, damit es den verschiedenen Anforderungen des Produkteinführungsteams gerecht werden und von allen angenommen werden würde.

Asana bot dem Team und der Leitung die Möglichkeit, ihre Workflows anzupassen und die Markteinführungspläne in verschiedenen Ansichten zu visualisieren, damit sie die für sie wichtigsten Informationen im Blick behalten konnten. Mike war besonders angetan, Aufgabenabhängigkeiten und Asanas Zeitleisten-Funktion (eine Gantt-Diagramm-ähnliche Ansicht) zu nutzen, um Workflows zu visualisieren und Status-Meetings zu reduzieren. Asana gibt dem Team auch die Möglichkeit, Aufgaben über mehrere Projekte hinweg zu verfolgen, um sicherzustellen, dass verschiedene Teams die Arbeit nicht doppelt erledigen.

Erstellung eines Standardprozesses für Markteinführungen bei InVision

Durch die Erstellung von Entwürfen für Markteinführungsprojekte in Asana half Mike dem Marketing-Team, multifunktionalen Partnern und der Geschäftsleitung, zu visualisieren, wie sie ihren Markteinführungsprozess optimieren und skalieren konnten. Um sicherzustellen, dass alle die gleiche Herangehensweise im Umgang mit Asana hatten, erstellte Mike auch Standardkonventionen und Dokumentationen über die Verwendung von Asana für ihre Workflows. Außerdem führte er Schulungen darüber durch, „Wie man Aufgaben mit Asana erledigt.“

Schnellere Produkteinführungen fördern das Wachstum von InVision

Mit Asana haben die Marketing- und Produkt-Teams von InVision eine umfassende Sicht auf den gesamten Plan für jede Produkteinführung. Durch die Zusammenführung der gesamten Arbeit und Kommunikation an einem Ort sind Projektleiter in der Lage, Verantwortlichkeiten einfach zu verwalten, gefährdete Arbeitsvorgänge zu identifizieren und die Zusammenarbeit zwischen mehreren Teams zu verbessern.

„Mit Asana hat jeder Einsicht in den Plan und weiß, wie die Arbeit einer jeden Person mit der Markteinführung zusammenhängt, wer sonst noch dazu beiträgt und wer was erledigt. Dadurch ist die Zusammenarbeit einfacher – was entscheidend ist, wenn ein Unternehmen zu 100 % ortsungebunden arbeitet.“

Jetzt, da die gesamte Arbeit für Markteinführungen an einem Ort verwaltet wird, ist es dem Team gelungen, Standardprozesse zu schaffen und diese zu skalieren. Sie erledigen nun 21 % mehr Arbeit als zuvor. Dadurch erzielen ihre Produkteinführungen eine größere Wirkung, erzeugen mehr Interesse am frühzeitigen Zugang zu neuen Produkten, sorgen für mehr Aufrufe der Webseite, fördern die Produktnutzung und vieles mehr.

Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit führt zu besseren Ergebnissen

Das InVision-Team verfügt nun über mehr als 20 benutzerdefinierte Projektvorlagen, die es für seine Markteinführungspläne verwendet. Diese Vorlagen haben den Zeitaufwand für die Planung von Produkteinführungen um 66 % reduziert. Außerdem konnte das Team seine Prozesse auf der Grundlage früherer Erfolge und Erkenntnisse optimieren.