徹底解決問題：4 個組織規劃挑戰及其解決方案
動員整個組織並非易事。 流程通常涉及許多專案關係人和工作流程，而團隊則獨立使用自己的工具和協作方法。 因此，嘗試執行您的商業計劃可能會讓人覺得像在轉動一艘巨型油輪——緩慢、笨拙且效率低下。
但也不必如此。 我們深入探討了四個常見的組織規劃挑戰，以便您為每個挑戰找到正確的解決方案。 這意味著不再有混亂和困惑。 相反，即使您需要轉型以滿足不斷變化的 Business 版需求，您也可以讓每個團隊保持一致。
轉型企業專案管理的 3 種方法
觀看即時示範和問答環節，幫助您簡化目標設定、加速年度規劃，並將團隊接收策略性工作的方式自動化。
1. 很難跨部門協調計劃
如今的員工比 12 年前多了 50% 的協作，但公司仍難以實現其計劃。 事實上，儘管員工的協作程度比以往任何時候都高，但48%的組織未能實現至少一半的策略目標。
根據 The Work Innovation Lab的研究，關鍵的罪魁禍首是協作過度，即花費太多時間在狀態更新、參加會議以及回覆電子郵件和訊息上。 當領導者過度強調協作，認為越多總是越好時，就會發生協作過度。 因此，他們忽略了協調的重要性，而協調可以讓團隊使用預先定義的架構和工作方式獨立工作。
組織規劃需要大量協調。 團隊可以無限期地開會和討論計劃，但如果沒有結構化的流程，就無法實現任何目標。 因此，如果您發現很難在整個 Business 版中實施策略計劃，請尋找建立更多結構的方法。 以下是可以著手進行之處：
解決方案
建立預先定義的規劃流程。 制定逐步指南，說明領導者應如何在年度規劃期間建立和分享計劃，包括會議、預算請求、取得核准和跨團隊溝通計劃等關鍵步驟。 預先定義的流程有助於團隊在規劃期間勾選每個方框，而不會錯過任何關鍵步驟。
圍繞目標進行組織。 目標就像北極星，引導員工做出選擇，例如應優先執行哪些專案，以及如何分配團隊資源。 當您清楚地傳達目標時，您的領導團隊就無需花費大量時間和投入量來引導員工朝著正確的方向前進。 相反，每個人都知道什麼對 Business 版很重要，以及他們應該專注於什麼。 許多公司使用目標與關鍵結果 (OKR)來實現這一目標。 OKR 遵循這種簡單但靈活的格式：「我將根據 (關鍵結果) 來衡量 (目標)。」
集中協調。 當團隊使用不同的工具和流程來完成工作時，規劃會變得更加複雜。 專案關係人不僅需要協調時間軸和相依性，還需要花費額外的時間來分享和尋找資訊，這是導致延誤和溝通不暢的完美配方。 相反，將每個團隊的工作整合到一個協作平台中。 這樣做可以讓所有職能部門在一處位置進行溝通、檢視計劃和追蹤工作，從而簡化規劃流程。
案例研究：Asana 中的目標
2. 您無法快速轉型以滿足不斷變化的 Business 版需求
Business 版充滿未知數。 很難預測金融市場何時會發生變化、競爭對手何時會改變其策略，或其他不可預見的風險何時會威脅到您的計劃。 組織規劃的重要一環是能夠在意外發生時進行調整。 儘管60% 的公司認為在過去十年中，適應性變得更加重要，但只有43% 的員工表示他們的組織擅長管理變革。
幸運的是，不必如此。 雖然調整商業策略並不容易，但這些策略可以幫助團隊順利且快速地滿足不斷變化的業務需求。
解決方案
建立預先定義的接收和變更請求流程。 年度規劃每年只進行一次。 在這段期間，新的請求和計劃會陸續出現，您需要一個流程來評估這些新想法，並根據現有目標確定其優先順序。 建立標準化的接收流程有助於您的公司保持彈性，並在全年進行調整。 透過釐清每個新請求的後續步驟和所有者，團隊可以更快地採取行動並做出更好的決策。
建立清晰的決策結構。 當變革發生時，有人需要決定如何向前推進。 提前規劃並建立一個流程，說明應該如何、何時以及由誰做出決策。 其中一個選項是RAPID® 架構，它為重大決策確定了五個關鍵角色：建議、同意、執行、輸入和決策。 我們建議您對所有重大選擇使用一個通用架構，以便每個人都遵循相同的步驟並做出高品質的選擇。
建立靈活的專案和流程。 靈活性對於滿足不斷變化的 Business 版需求至關重要。 與其使用靜態文件和溝通工具來建立計劃，不如將其納入單一協作平台。 這樣，如果您需要改變方法，就可以輕鬆地在整個組織中更新和溝通流程。 例如，假設您需要使用代理商來提升創意生產力。 如果您的創意生產流程已經存在於一個工作管理平台中，您可以快速更新整個公司的交接、自動化和所有者。
3. 您沒有可靠的資料來追蹤目標績效
良好的資料對於確保 Business 版目標進展順利至關重要。 否則，您將無法知道何時需要轉移資源或在過程中調整策略。 儘管可靠分析的重要性，但超過 80% 的公司仍依賴過時的資料進行決策。 根據 Dimensional Research 的研究，近九成的公司表示，他們無法從傳統系統中提取即時深入解析，以做出明智的 Business 版決策。
缺乏即時資料會使公司策略面臨風險。 但這些策略可以幫助您收集更強大的分析，從而更快地做出更好的決策。
解決方案
集中管理目標和工作追蹤。 監控目標進度需要您瞭解哪些任務和里程碑已完成、哪些已逾期，以及哪些即將到來。 當團隊在不同位置追蹤工作時 (或他們根本不追蹤工作)，幾乎不可能做到這一點。 相反，使用工作管理平台可讓您在一處位置擷取每個任務、里程碑、相依性和截止日期，從而輕鬆提取報告並分析您的進度。
連結您的分析工具。 The Work Innovation Lab 的研究顯示，當所有員工都使用相同的工作管理軟體來報告和追蹤進度時，他們感覺非常有效率的可能性會增加 60%。 與其在不同的分析工具之間跳轉，不如選擇一個與Salesforce和Tableau等應用程式整合的工作管理平台。 這樣，您就可以充分利用多個強大的分析平台，同時仍能將資料集中在一處。
4. 难以在不同團隊之間分配資源
每個計劃都需要資源才能順利進行。 但如果沒有對團隊正在進行的工作進行全盤深入解析，就很難為最關鍵的業務計劃配備人員，並確保工作進展順利。 儘管可視度很重要，但ProSymmetry 的一份報告發現，41% 的受訪者在可用資源的可視度方面遇到困難。
當團隊沒有在每個計劃中準確記錄人員正在進行的工作以及進行的時間時，就會缺乏可視度。 相反地，他們依賴於與經理和領導者的來回溝通來確定可用性，這絕非精確的科學。 因此，很難準確預測即將推出的計劃可用的資源，更不用說瞭解目前的團隊工作量了。 這是一個大問題，研究表明，資源管理不善的最大原因是缺乏充分的預測和工作量規劃。
如果您在資源管理方面遇到困難，這些策略可以幫助您全面了解整個組織的資源，從而確保最重要的計劃有適當的人員配置。
解決方案
追蹤工作所需時間。 這對於建立準確的資源配置計劃至關重要。 使用時間追蹤功能或應用程式來記錄不同類型工作的時間需求，例如建立新的網頁功能或起草提案。 有了這些資料，您就可以衡量實際時間軸與組織計劃中初始估計的比較，並相應地調整資源。
監控團隊的工作負荷。 若要有效分配資源，您需要一目了然地瞭解團隊目前和未來的工作內容。 建立一個系統，記錄每個人的工作內容以及即將到來的新專案。 這就是工作管理軟體可以真正發揮作用的地方。 由於所有工作都記錄在一處，因此工作管理平台可提供團隊人員配置以及整個 Business 版中可用資源的完整檢視。 因此，您可以快速轉移工作負荷，並優先處理最具影響力的工作。
簡化您的組織規劃流程
組織規劃不必如此困難。 瞭解 Asana 如何協助您全面瞭解工作狀態，以便快速做出正確的決策。
轉型企業專案管理的 3 種方法
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