如何透過 5 個簡單步驟掌握組織規劃

每個組織都是一個複雜的拼圖，不同的專案、任務和目標分散在不同的團隊和部門。 單獨來看，這些部分可能看起來脫節，但當它們放在一起時，就會形成一幅成功的圖畫。 

組織規劃對於協調這些元素至關重要，方法是規劃公司的高階目標，並將其與個別任務連結起來。 此流程使您能夠瞭解每項工作的位置，從而瞭解其對高階組織目標的貢獻，並確保所有投入量都朝著同一個方向前進。 一起來看看它是如何完成的。 

什麼是組織規劃？

組織規劃是定義公司總體目標並規劃實現這些目標所需的策略和戰術步驟的過程，使日常活動與公司的長期願景保持一致。

組織規劃流程涉及定義公司的宗旨、建立明確的目標，以及制定將這些目標轉化為現實的計劃。 組織規劃的結果是一個組織計劃，這是一個結構化的行動計劃，概述了組織及其員工為實現既定目標而將執行的具體任務。  

組織規劃的各個階段是什麼？

組織規劃是一個多步驟的流程，分為四個不同階段，每個階段都著重於組織策略和營運的不同方面。 

組織規劃的四個階段是： 

• 策略規劃：概述組織的長期目標和目的。 此階段涉及對公司的策略目標、使命、願景和宗旨進行全盤考慮，確保目標與組織的總體方向保持一致。 

• 戰術規劃：制定實現公司目標的具體策略。 通常，這涉及概述與較宏大的公司目標一致的短期目標。 

• 營運規劃：將重點轉移到支援戰術計劃的日常營運。 此階段涉及詳細資料，包括特定任務、工作流程和指派，以確保日常活動與策略目標相連結。 

• 應變規劃：針對可能會干擾進度的意外情況和事件進行規劃和準備。 在此階段，您應針對潛在的中斷情況 (例如供應鏈中斷或市場狀況突然變化) 制定備案和應對策略。 

建立組織計劃：五個步驟流程 

制定有效的組織計劃需要將組織規劃流程的前三個階段 (策略、戰術和營運規劃) 分解為可行動的步驟。 

以下是您可以採取的方法： 

1. 制定策略計劃

若要制定策略計劃，請先召集組織的高階經理和部門主管。 接著，評估公司目前的狀況以及您希望實現的目標，以制定高階策略目標。 

審視組織的使命和願景宣言、進行 SWOT 分析以及衡量關鍵領域的績效，都是您可以用來瞭解公司機會並設定這些商業目標的技巧。 請記住，您的策略計劃應概述具有時限、可實現且與公司使命和價值觀一致的大局SMART 目標。 

2. 將您的計劃轉化為戰術步驟

制定策略計劃後，就可以將長期目標分解為更易於管理的短期目標。 這通常涉及讓中階經理參與其中，並設定與高階目標相符的部門目標。 此步驟應包括制定清晰的時間軸、里程碑和績效指標，以便您可以有效地追蹤進度並根據需要進行調整。  

此步驟通常涉及啟動與您的策略目標一致的新計劃。 假設您在策略計劃中設定的高階目標是「在未來三年內將整體市場佔有率提高 15%」。 您可以將該目標分解為短期目標，例如「在未來 12 個月內推出新產品系列」或「在下一季將客戶參與度提高 20%」。 透過將計劃轉化為可行動的步驟，以支持更大的目標，您就能為組織建立一個明確的藍圖，並確保每個人都朝著共同的目標努力。 

3. 規劃您的日常營運

將策略計劃分解為戰術步驟後，下一步是將這些步驟轉化為日常行動，從而更加精細化。 這可能涉及建立與您的短期目標一致的高階專案，為各個團隊和部門建立工作排程，並向個別員工發送任務指派。 

讓我們回到前面的範例。 如果您的短期目標是「在下一季將客戶參與度提高 20%」，您的日常營運可能包括為銷售團隊安排定期培訓課程、制定行銷策略以增強客戶互動，以及指派特定團隊成員制定參與度策略。 這種詳細的規劃可確保您的日常活動與實現短期目標保持一致，最終意味著實現您的策略目標。 

4. 傳達並實施您的計劃

一旦您制定了整個計劃，從高階策略目標到支持這些目標的日常活動，下一步就是將計劃傳達給您的組織。 

首先，請召開全員會議，向組織介紹您的願景和策略計劃，然後發送全公司訊息，清楚概述您的高階目標，並詳細說明實現這些目標所需的短期目標。 在此步驟中，您的經理應傳達其團隊成員負責的個別任務，並說明其團隊的工作如何與公司目標相關聯。 

5. 監控並視需要調整您的計劃 

您的工作不會因為您已制定並實施計劃而結束。 即時監控進度非常重要，這樣您就可以解決可能出現的任何阻礙。 您應定期審查您的短期設定基準，以瞭解您是否正在成功追蹤您的總體目標，並在必要時進行調整。

讓我們回到前面的範例。 在這種情況下，您的高階目標是「在未來三年內將整體市場佔有率提高 15%」。 為了實現這一目標，您設定了一個短期目標：「在下一季將客戶參與度提高 20%」。 審查後，您可能會發現由於新數位平台上的客戶互動低於預期，您無法追蹤此目標。 

為了與您的目標重新調整，您需要調整您的計劃。 這可能意味著設定新的短期目標，以改善數位平台上的使用者體驗，或提供更具吸引力的線上內容。 針對即時挑戰調整策略，可讓您朝著實現長期目標的方向前進。

組織規劃的最佳作法

覺得力不從心嗎？ 以下是確保組織規劃流程順利且成功的重點摘要：

• 使您的目標與公司的願景和使命保持一致

• 使用策略規劃範本啟動您的規劃流程，以減少前期工作

• 建立可行動且有時間範圍的計劃

• 將長期目標分解為可實現的短期目標

• 將個別任務對應至短期目標

• 即時調整您的計劃以應對挑戰 

• 利用科技簡化規劃和進度追蹤流程

• 向專案關係人清楚傳達您的計劃

• 定期審查並完善您的計劃 

運用 Asana 進行組織規劃

告別脫節的規劃流程。 藉助 Asana 這樣的工作管理平台，您可以輕鬆將團隊的個人工作與組織的目標連結起來，確保每個專案都與組織目標保持一致，並即時追蹤目標進度。 最終結果是一個完美的已完成拼圖，每一塊都在其位置上。 

組織規劃常見問題

對於組織規劃還有疑問嗎？ 我們會提供解答。

為什麼組織規劃很重要？

組織規劃為您的公司提供藍圖，概述您的總體目標以及實現這些目標所採取的策略步驟。 透過使部門、團隊和個人的投入量與共同目標保持一致，組織規劃可建立一致性、提高明晰度，並使公司能夠實現其目標。 

科技在組織規劃中的作用是什麼？

組織規劃涉及規劃策略性、高階組織目標，並將其與短期目標和個人日常任務連結起來。 利用工作管理平台等技術，組織可以利用將日常任務與策略目標連結起來的功能，並提供即時進度追蹤。 這些功能簡化了組織規劃，並使其更有效率。 

組織規劃的常見範例有哪些？

雖然組織規劃通常是指總體組織目標背後的策略，但也可以指公司特定子集合中的規劃。 常見的組織規劃類型包括：

• 勞動力發展規劃，涉及員工培訓和職業發展，以及長期人員配置和人力資源目標。 

• 財務和預算規劃，著重於日常財務管理以及長期財務規劃。 

• 擴張規劃，其中涉及 Business 版成長和市場擴張的策略。

• 產品和服務規劃，專注於公司產品和服務的開發和管理。