打破 Business 版孤島的 6 個提示
摘要
最重要的 Business 版計劃是跨職能的，涉及各個部門。 但由於無意間形成的孤島，不同部門往往難以合作。 當每個團隊都有自己的工具和系統時，來自不同部門的團隊成員很難知道在哪裡以及如何進行協作。
為了更有效率、更敏捷，部門必須持續思考如何與其他團隊協作，以及如何防止形成孤島。
Business 版中的孤立是什麼？
Business 版中的孤立是指您的業務部門與公司其他部門孤立的情況。 當團隊開發自己的個人流程和工作流程時，往往會自然而然地形成孤島。 各部門自然會以不同的方式儲存資訊，這可能會使跨部門協作者難以獲得協作所需的資訊。
打破穀倉是鼓勵連結，並使員工能夠在整個公司以相同的方式進行溝通。
擺脫資訊孤島：最佳化組織架構，強化跨團隊協作
在本電子書中，您將學習如何最佳化組織架構，以防止資訊孤島，加快行動速度，並在變革中維持團隊步調一致。
為什麼會發生穀倉效應？
孤島通常是您使用的工具的功能表單，而非使用它們的人。 大多數工具都是以我們所謂的容器資料模型進行組織，這種模型控制著工具組織和儲存資訊的方式。 從本質上講，這些工具需要我們以一對一的關係來組織資訊。
什麼是容器資料模型？
在容器資料模型中，資訊流程僅存在於一處，而個別團隊成員有責任找到該資訊的位置。 儘管容器模型是組織和儲存資訊的最常見方式，但它不利於跨協作共用。 這是因為工作並不是在一對一的基礎上運作，而是一對多的關係。 這意味著跨協作工作中的一項資訊會連結到多個團隊，這些團隊在各種專案上有不同的目標。
孤島的症狀
如果您注意到協作團隊之間存在溝通不暢和持續的來回往返，這些可能是更大問題的跡象。 如果您不夠小心，穀倉效應可能會導致更嚴重的問題，例如：
不必要的狀態更新和會議：如果團隊無法存取所需的資訊，則始終需要與他人聯繫以獲取資訊。 這會導致更多會議，從而減少團隊成員花費在有助於實現 Business 版目標的重要工作上的時間。
重複工作：當跨協作團隊無法有效溝通時，兩個團隊就有可能執行相同的工作。 這是對時間、精力和資源的浪費，可能會讓您的公司付出高昂的代價。
團隊競爭：雖然一些友善的競爭有助於提高生產力，但不必要的競爭可能會導致團隊彼此對立。 這可能會導致緊張和衝突，從而形成充滿敵意的工作環境。
無法擴展的基礎：如果由於個別團隊流程而不斷出現障礙，很可能是部門式孤島造成了這個問題。 如果您希望擴展工作流程，團隊需要跨團隊協作並相互支持，以便兩個團隊對特定計劃有統一的願景。
打破穀倉效應的 6 種方法
打破穀倉效應是為了促進更有效的跨職能協作。 以下是六種不同的策略，可協助打破孤島，並鼓勵組織內部進行更多協作。
1. 採用透明的溝通表單
當每個團隊都使用自己的軟體時 (尤其是在容器資料模型中構建的軟體)，跨職能溝通幾乎是不可能的。
打破組織孤島的第一步是將整個企業的透明溝通表單標準化。 透過跨部門實施標準化技術或整合式 Business 版工具，您可以確保團隊成員瞭解在何處以及如何有效溝通。
若您尚未這麼做，請考慮推出全企業範圍的技術，以促進透明的溝通。 使用變更管理來教育您的團隊有關最佳作法以及如何在公司中有效使用它。
使用集中式工具記錄關鍵決策和情境專案資訊，可讓團隊成員在處理專案時快速參考。 無論您是推出新技術，還是將現有工具的流程標準化，都要確保您的團隊成員知道在哪裡可以找到所需的資訊，以及如何在需要時與其他團隊成員進行溝通。 透過建立即時對話和非同步溝通的流程，您可以減少會議時間並提高生產力。
同樣地，尋找將個別專案和任務與更大的、更全面的公司目標連結起來的技術。 透過分享更大的目標，可以防止個別團隊過度專注於自己的任務，而非大局目標。
2. 建立中央記錄系統
當每個團隊都有自己的工作方式時，資訊會分散在各種工具和文件中。 雜亂無章的專案可能會導致資訊孤島、溝通不良，以及浪費時間追蹤資訊。 防止這種情況發生的最簡單方法是建立一個有組織的中央記錄系統。
當您建立這個集中式記錄系統時，團隊就能回顧過去的專案，瞭解專案的進展情況、問題的解決方式，或某些決策的制定方式。 這讓他們有機會利用過去的專案來獲得靈感和預防。 首先建立您的中央記錄系統。 在此集中位置記錄與專案相關的任何類型的決策、討論或對話。 使用 Asana這類的工作管理工具有助於節省團隊時間，這樣他們就無需向團隊成員索取資訊，或花時間嘗試自行尋找資訊。 這使團隊成員能夠獨立尋找資訊，並使用過去的專案來獲得靈感，而無需與其他團隊成員聯繫。
擺脫資訊孤島：最佳化組織架構，強化跨團隊協作
在本電子書中，您將學習如何最佳化組織架構，以防止資訊孤島，加快行動速度，並在變革中維持團隊步調一致。
3. 將溝通做法標準化
為您的團隊建立標準做法，例如如何最好地進行會議、傳送訊息以及與其他團隊成員分享資訊。 當每個人都擁有相同的溝通架構時，團隊成員就能更輕鬆地相互理解。 一個很好的方法是為新專案建立溝通計劃。 溝通計劃概述了您的團隊將如何在專案期間如何進行溝通，包括如何以及何時與關鍵專案關係人分享資訊。 建立溝通計劃很簡單，您只需決定溝通方法、調整溝通頻率、確定主要專案關係人，並與團隊中的每個人分享您的溝通計劃。
4. 定義跨職能團隊成員將如何合作
有些專案 (例如產品發佈) 是一次性的跨職能計劃。 這些是有時間限制的專案，涉及多個部門共同合作完成工作。 雖然工作本身是跨職能的，但團隊通常更傳統、更孤立，因為工作是根據需要在特定期限前完成的工作類型進行劃分。 此時，定義團隊如何合作就極為重要，這樣那些更傳統的團隊就不會重新陷入孤島心態。
建立跨職能團隊是為了處理長期計劃或持續進行的流程。 如果您有需要頻繁跨職能互動的持續性計劃，例如交易部門或採購管理團隊，這些團隊就可以發揮作用。 跨職能團隊可以透過共同建立流程和工作流程來定義彼此協作的方式，從而輕鬆橋接資訊孤島。
5. 如果可能，請移除實體障礙
如果您的團隊在辦公室工作，請考慮移除任何可能阻礙臨時溝通的物理障礙。 這意味著採用開放式平面圖，並為協作時刻增加有意義的空間，例如會議室以外的公共空間。 這有助於在事情發生時促進更自然的溝通，並提供更有機的面對面互動。 您的隊友之間會更加自在，並在涉及重要工作事務時更願意自由交談。
6. 在工作之外花更多時間在一起
跨職能團隊成員如果能在工作之外花更多時間與彼此相處，就能更好地合作。 吃午餐、喝咖啡或定期散步，與團隊以外的協作者建立聯繫。 這將有助於加強跨部門的聯繫，並在團隊中建立社群感和友誼。
打破穀倉效應，建立更有效率的團隊
鼓勵團隊之間的跨職能協作，讓您更進一步建立更有效率的員工團隊。 為團隊成員創造機會，減少對專案管理來回切換的關注，而更多地關注實現目標所需的重要工作。
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