Asana 如何使用工作管理來實現更順暢的創意生產

對於 Asana 創意營運負責人 Tara Vajra 而言，創意生產是一種緊密的平衡行為。 她的角色要求她不斷地將現有資源與新的請求和更大的行銷目標進行比較。 這在一家全球性公司尤其棘手，她需要生產跨文化的資產，並與世界各地的專案關係人合作。

Vajra 表示：「我們的任務是弄清楚如何有效地確定工作範圍、分流請求，並在大型專案之間安排臨時任務。」 「作為一個全球團隊，我們需要做一些在不同地區引起共鳴並與行銷策略保持一致的事情。 這是一種微妙的平衡，而找到這種和諧可能是最具挑戰性的部分。」

儘管面臨這些挑戰，Vajra 和她的團隊仍設計了一種方法來簡化營運，確保專案既有影響力又有創意。 瞭解 Asana 如何將創意工作的多面向性轉化為簡化、連貫的旅程。

瞭解行銷規劃的實際運作

藉助 Asana，行銷團隊可以在一處位置連結工作、將流程標準化並將工作流程自動化。

觀看示範

創意製作的挑戰

創意生產本質上很複雜，需要團隊協調資源、管理專案關係人的輸入，並提供引起全球受眾共鳴的引人注目的內容。

為此，您需要與總體行銷策略保持一致，同時在不同工具之間進行脫節的溝溝通。 內部團隊與外部合作夥伴之間的協調可能很快就會成為一場後勤噩夢，充滿誤解和延誤。 最重要的是，您需要在各種創意資產中維持一致的品牌語言和美感。

如果您沒有合適的支援，這將是一個令人難以應付的陷阱清單。 但這也是一個完美的例子，說明像 Asana 這樣配備自動化和AI 功能的軟體，如何消除日常任務的繁瑣工作。

Asana 的藝術總監 Morgan Keys 描述了她在加入 Asana 之前所經歷的痛苦過程。

「根據我以往的經驗，每個人都有不同的、互不相關的專案管理系統。」Keys 解釋道。 「創意製作人可能會保留試算表以追蹤專案進度。 然後，作為一名設計師，我在個人筆記應用程式中有一個待辦清單，並保留某些未讀的電子郵件，以記住重要的行動項目。 這樣的工作方式是如此脫節和混亂，我很驚訝我們竟然能完成任何事情。」

Asana 簡化創意製作的 6 種方式

1. 使用表單自動化接收請求

對於許多企業公司而言，團隊會透過電子郵件、會議或其他斷開連線的工具提交新的創意請求。 這最多只會讓人頭痛。 最壞的情況是，這會拖累生產，耗費更多資金，並浪費您才華橫溢的創意團隊的時間。

在 Asana 中，品牌創意團隊使用自訂表單來收集請求。 這有助於他們預先收集所需的每一項資訊，包括：

• 他們需要何種創意支援

• 截止日期

• 目標受眾

• 專案範疇

• 透過RACI列出專案關係人及其職責的清單

• 設計規格

每當有人提交此表單的回覆時，它都會自動匯入 Asana 專案，團隊可以在其中審查請求、排定優先順序和指派資源。

2. 可自訂專案範本

當她準備好啟動新計劃時，Vajra 會建立一個新的Asana 專案來啟動工作。 但她不必從頭開始。 相反，她使用預先建立的專案範本，在其中指定資訊的標籤和儲存方式。

常見專案類型的範本可簡化設定和啟動，讓團隊能夠直接深入創意流程。 例如，她使用標籤 (Asana 稱之為自訂欄位) 來顯示專案狀態、誰被指派到工作，以及工作與哪個全球行銷計劃保持一致。 這有助於專案關係人快速瞭解工作進度以及負責人。

如果您管理的是影片或製作時間軸，還可以使用拍攝排程範本在同一個 Asana 專案中規劃場景、指派工作人員並追蹤製作天數。

3. 內部和外部團隊之間的協作

大型組織通常依賴外部機構將其部分創意工作外包。 但與公司網路之外的其他人合作也有其挑戰。 首先，您要如何確保資訊安全？ 另一方面，使用電子郵件討論串或其他傳統溝通平台既耗時又效率低下。

但有了 Asana，從溝通到實際工作的所有內容都可以在一處安全地完成。 透過將外部合作夥伴作為訪客新增至工作空間，Asana 的創意團隊可以透過專屬專案與他們合作。 這些專案可作為集中式協作空間，內部團隊和外部機構可以在其中無縫互動、分享回饋和監控相依性，確保專案按時完成且在預算內。

我們已將流程與溢出機構整合，因此如果我們確定他們將處理特定專案，我們可以直接在 Asana 中啟動，而無需透過其他工具進行大量交接。”

4. 自動化工作流程

利用 Asana 強大的自動化工具，Vajra 和團隊大幅減少了花在重複性任務上的時間。 從根據專案類型自動指派任務到簡化核准，自動化使團隊能夠外包重複性任務，並為他們提供更多發揮創意的空間。

例如，在 Asana 中，他們可以透過設計一個自動設定截止日期、指派審查任務並在需要介入時提醒經理的工作流程，來建立更簡單的審查流程。 結合其核准工作流程，可確保專案快速準確地推進。

5. 單一集中的事實來源

Asana 與 Figma、Adobe Creative Cloud 和 Google Suite 等創意工具的整合，使其成為尋求集中管理工作流程和溝通的創意團隊的強大工具。

他們可以直接將任何資產附加至 Asana 任務，而無需在單獨的對話中將文件傳送給每個個別專案關係人。 這樣，專案關係人就能即時存取，並在平台內提供回饋。 

與領先的設計工具和雲端儲存解決方案整合，使 Asana 成為所有創意資產的單一事實來源，從而促進輕鬆存取，並確保所有材料的品牌一致性。

6. 資源管理

嘗試確定創意專案所需的確切資源是一項棘手的平衡行為。 誰有餘裕，他們什麼時候有空？ 我們是否需要外部工具和機構，以及這些成本是多少？

試圖在試算表等靜態工具中追蹤這一點意味著您需要手動更新並持續與您的工作夥伴分享這些更新。 Asana 的創意團隊透過使用 Asana的工作負荷和專案集功能，節省了無數時間和麻煩。 這使他們能夠以鳥瞰式檢視查看正在進行和即將進行的專案，從而將創意人才和資源有效分配到最需要的地方。

當收到新請求時，創意團隊只需在 Asana 中查看其工作負荷儀表板即可。 他們可以快速查看誰正在進行什麼工作，現在和未來，並確定誰可能有空進行其他任務。 同樣，他們可以使用預算專案來確定他們必須分配給新工作的資金，並相應地確定優先順序。

創意製作，重新構想

駕馭創意生產的複雜性，尤其是在全球範圍內，不僅需要才能和遠見，還需要正確的工具來簡化流程並加強協作。 

Tara Vajra 和她在 Asana 的團隊展現了將 Asana 這樣的智慧型、適應性強的軟體整合到創意營運中的方式，可以將潛在的混亂轉化為精心編排的生產力交響曲。 

透過將日常任務自動化、促進跨境無縫溝通並維護統一的事實來源，Asana 使創意團隊能夠專注於他們最擅長的事情：生產創新且有影響力的創意資產。