Stand.earth 透過 Asana 推動環境大使和募款工作

去年，超過 60 億個星巴克杯被丟棄，紡織業使用了超過 3,780 億公升的水，遊輪在歐洲沿海排放的硫氧化物幾乎是歐洲所有汽車的 10 倍。 這些對環境的影響是巨大的，但同時也是一個巨大的機會。 Stand.earth是一個非營利環境大使機構，旨在賦予企業和政府權力，並鼓勵其將環境放在首位。 對他們來說，咖啡杯、遊輪和牛仔褲等事物代表著改變產業並盡可能減少個人和企業對環境影響的機會。 他們致力於提高意識，以便每個人都能做出更明智、更永續的選擇。

所有非營利組織的工作中，很大一部分是募款。 在 Stand.earth，他們近 80% 的募款投入量都集中在基金會。 Stand.earth 的發展總監 Stephen Danner 負責監督其資助團隊，該團隊負責撰寫提案和簡報，以確保組織獲得資助和資金。 這是一個時間緊迫且注重細節的流程，需要團隊同時處理申請期限、合規性需求以及冗長的必要文件清單。 作為一個中型非營利組織，在與規模是其 10 倍的大型組織競爭資金時，他們必須在期限前提交申請，並使用最具說服力的敘事、財務和視覺故事。 但隨著越來越多人加入團隊，以及越來越多的專案和資金機會出現，他們在以下方面遇到困難：

• 讓團隊中的每個人維持資訊同步，因為資訊分散在各處

• 按時交付提案，以滿足嚴格的資助期限

• 回應緊急機會和非正式請求，這些工作使得每月 15 多份正式提交的工作量變得更加繁重，因為詳細資料發生遺漏

因此，他們需要實施集中化工作管理系統，為整個組織奠定基礎，以實現可擴展的成長。

尋找一個工具，以便更有效地協作

Stand.earth 的領導團隊認為，組織正在同時使用太多專案管理工具，需要一種一致的方式來共同合作。 除了這種挫折感之外，團隊在沒有事實來源的情況下，也缺乏當責和所有權。 這影響了內部文化，因為隊友沒有按照團隊領導者的期望進行後續追蹤，團隊開始出現信任受損的初步跡象。

我們需要將工作集中到一個平台工具中，因為每個團隊都在使用不同的工具，這導致溝通不暢和效率低下。”

將整個組織集中在單一工具上是一項重大任務，但也會對規劃、協作和士氣產生重大的積極影響。 Stephen 從收集每個團隊的需求和要求開始，以便他們有一套清晰的評估標準。 三十五個項目的清單涵蓋所有內容：專案管理功能、成本、整合和自動化、不同的專案檢視以及訪客存取權限。

接著，他們收集了團隊的推薦，並審查了 15 種不同的可能性。 在評估每一個工具後，Asana 脫穎而出。 它符合團隊所需的所有標準，其簡單性和介面贏得了人們的青睞。 除了 Asana 的功能之外，他們還能獲得 Asana 的非營利組織折扣。

在他們準備實施 Asana 時，Stephen 為員工整理了訓練材料，以便瞭解如何使用 Asana，其中包括一段錄製的訓練影片，現在每個人都必須觀看。 Stephen 還分享了額外資源，例如Asana 文章和影片。 最後，為了幫助新員工到職並開始工作，他們將Asana 培訓納入新員工到職流程。

改進流程，以推動更多資金

藉助 Asana，Stand.earth 簡化了整個組織的工作流程。 涉及許多會議和交付項目、複雜時間軸管理以及極大工作量的工作，現在對整個團隊來說更容易管理。

Stephen 和他的團隊現在在 Asana 中管理他們的端到端資助管理流程。 藉助Salesforce 整合，他們能夠確保始終與捐贈者保持聯繫，從而維持高捐贈者滿意度，並實現更大的資金成長。 使用範本專案，Stephen 可以確保所有交付項目都符合規定。 最後，他們的團隊會議進展更快，因為他們能夠透過團隊行事曆檢視查看每個人的責任和期限。

在使用 Asana 之前，Stephen 遇到的一個痛點是需要集中式溝通管道，以協助他的團隊瞭解該將注意力集中於何處，以及哪些是優先事項。 現在，他與直接下屬在 Asana 中制定為期三個月的工作計劃，並為人力資源部門和其他主管建立了一個範本供其使用。 因此，每個人都更加注重成果，對預期結果有明晰的瞭解，並知道自己負責的事務。 透過減少對微小行政細節的關注，Stand.earth 的員工可以進行更多策略性的對話。 除了有空間進行策略性思考，每個人還能夠自主掌握工作，成為專案經理。

現在，我們團隊更能做到權責分明，因此我們可以在整個組織中進行更具策略性的對話，而不僅僅是專注於如何避免遺漏各項細枝末節。”

現在，Stephen 和他的團隊還能使用 Asana，與外部合作夥伴 (例如承包商或設計師) 無縫接軌地進行協作。 Stephen 可以使用 Asana 的隱私和訪客功能引入外部協作者，而無需任何額外的文書工作，也不再依賴電子郵件和共用文件。 Asana 免除了與引導外部合作夥伴相關的管理任務，以及擔心某人可能會看到不該看到的內容的額外功夫，從而為他節省時間。

由於我們藉助 Asana 提高了營運效率，因此減輕了整個組織的壓力，並在團隊成員之間建立了信任。我們在工作中獲得了更多樂趣。”

當責能帶來成長，以及更健康的地球

Asana 不僅幫助 Stand.earth 和 Stephen 的團隊提高了責任感，更加注重成果，更加以期限為導向，而且還讓他們能夠找到 10% 更多的新潛在客戶，因為他們的流程得以簡化，且資訊得以集中。 有了這些資助潛在客戶，他們的資金在短短一年內增加了 17%，因為他們的投資者參與度和潛在客戶招攬團隊更加協調。 他們能夠跟進並培養關係，而不只是試圖維持現狀。

從 Stephen 和他的團隊的日常工作中縮小範圍，他們正在爭取資金，以便對環境產生巨大影響。 透過任務和行事曆等小事，在基礎層面提供明晰度，他們就能夠進行重大變革。 正如我們生活中的小細節對環境有巨大影響，從咖啡杯到牛仔褲，Stephen 及其團隊的日常工作對 Stand.earth 如何實現其使命有巨大影響。

藉助 Asana，我們能夠找出多 10% 的新資助機會，並實現 17% 的資金增長，因為我們的工作更加集中、協調和高效。”