募款是所有非營利組織工作的重要組成部分。 在 Stand.earth ，他們近 80% 的募款投入量都集中在基金會。 Stand.earth 的發展總監 Stephen Danner 負責監督其資助團隊，該團隊負責撰寫提案和簡報，以確保組織獲得資助和資金。 這是一個時間緊迫且注重細節的流程，需要團隊同時處理申請期限、合規需求以及冗長的必要文件清單。 作為一個中型非營利組織，在與規模是其 10 倍的大型組織競爭資金時，他們必須在期限前提交申請，並使用最具說服力的敘事、財務和視覺故事。 但隨著越來越多的人加入團隊，以及越來越多的專案和資金機會出現，他們在以下方面遇到困難：

• 讓團隊中的每個人維持資訊同步，因為資訊分散在各處

• 按時交付提案，以滿足嚴格的資助期限

• 回應緊急機會和非正式請求，這些工作使得每月超過 15 份正式提交的工作量變得更加繁重，因為詳細資料發生遺漏

因此，他們需要實施集中化工作管理系統，為整個組織的可擴展成長奠定基礎。

尋找一個工具，以便更有效地協作

Stand.earth 的領導團隊認為，組織使用的專案管理工具過多，需要一種一致的方式來協作。 除了這種挫折感之外，團隊還因缺乏事實來源而缺乏當責和所有權。 這影響了內部文化，因為隊友沒有按照團隊領導者的期望進行後續追蹤，團隊也開始出現信任受損的初步跡象。

我們需要將工作集中在一個平台工具中，因為每個團隊都使用不同的工具，導致溝通不暢且效率低下。

將整個組織集中在單一工具上是一項重大任務，但也會對規劃、協作和士氣產生重大的積極影響。 Stephen 從收集每個團隊的需求和要求開始，以便他們有一套清晰的評估標準。 這份包含 35 個項目的清單涵蓋所有內容：專案管理功能、成本、整合和自動化、不同的專案檢視以及訪客存取權限。

接著，他們收集團隊的推薦，並審查了 15 種不同的可能性。 在評估每一個工具後，Asana 脫穎而出。 它符合團隊所需的所有標準，其簡單性和介面贏得了人們的青睞。 除了 Asana 的功能之外，他們還獲得了 Asana的非營利組織折扣。

在他們準備實施 Asana 時，Stephen 為員工整理了訓練材料，以便瞭解如何使用 Asana，其中包括一段錄製的訓練影片，現在每個人都必須觀看。 Stephen 還分享了額外資源，像是Asana 文章和影片。 最後，為了幫助新員工到職並快速上手，他們將Asana 培訓納入新員工到職流程。

改進流程，以推動更多資金

藉助 Asana，Stand.earth 簡化了整個組織的工作流程。 現在，整個團隊可以更輕鬆地管理涉及許多會議和交付項目、複雜時間軸管理以及極大工作量的工作。

Stephen 和他的團隊現在在 Asana 中管理他們的端到端資助管理流程。 藉助Salesforce 整合，他們能夠確保始終與捐贈者保持聯繫，從而維持捐贈者的高度滿意度，並實現更大的資金成長。 此外，藉助範本專案，Stephen 可以確保所有交付項目都符合規定。 最後，他們的團隊會議進行得更快，因為他們能夠透過團隊行事曆檢視查看每個人的責任和期限。

在使用 Asana 之前，Stephen 遇到的一個痛點是需要集中式溝通管道，以便他的團隊知道該將注意力集中於何處，以及哪些是優先事項。 現在，他與直接下屬在 Asana 中制定三個月的工作計劃，並為人力資源部門和其他主管建立了一個範本供其使用。 因此，每個人都更加注重成果，對預期結果有明晰（度），並知道自己負責的事項。 Stand.earth 的員工減少了對微小行政細節的關注，因此可以進行更多策略性的對話。 除了有空間進行策略性思考，每個人也都能夠自主掌握工作，成為專案經理。

我們現在的團隊當責程度更高，因此可以在整個組織中進行更具策略性的對話，而不必專注於避免遺漏任何細節。

現在，Stephen 和他的團隊還能使用 Asana，與外部合作夥伴 (例如承包商或設計師) 無縫接軌地進行協作。 Stephen 可以使用 Asana 的隱私和訪客功能 引入外部協作者，而無需依賴電子郵件和共用文件，也無需任何額外的文書作業。 Asana 免除了與引導外部合作夥伴相關的行政任務，以及擔心有人可能會看到不該看到的內容的額外功夫，從而為他節省時間。

自從我們藉助 Asana 改善營運效率以來，整個組織的壓力有所減輕，團隊成員之間也建立了信任。 我們在工作中也更加樂在其中。

當當責帶來成長，以及更健康的地球

Asana 不僅幫助 Stand.earth 和 Stephen 的團隊更加各負其責、以結果為導向，並且以期限為導向，還讓他們能夠找到 10% 更多的新潛在客戶，因為他們的流程已經精簡，且資訊已經集中。 憑藉這些潛在資助者，他們的資金在短短一年內增加了 17%，因為他們的投資者參與度和潛在資助者招攬團隊更加協調。 他們能夠追蹤並培養關係，而非只是勉強維持。

從 Stephen 和他的團隊的日常工作中抽離出來，他們正在爭取資金，以便對環境產生巨大影響。 透過任務和行事曆等小事，在基礎層面提供明晰度，他們就能夠進行重大變革。 正如我們生活中的小細節 (從咖啡杯到牛仔褲) 對環境有巨大影響一樣，Stephen 和其團隊的日常工作也對 Stand.earth 如何實現其使命有巨大影響。

藉助 Asana，我們能夠識別 10% 更多的新潛在資助對象，並實現 17% 的資金成長，因為我們的工作更加集中、協調且高效。