Skapa en bra introduktionschecklista för nyanställda
Som nyanställd kan de första dagarna (eller veckorna) på ett nytt jobb vara besvärliga eller förvirrande, men en välorganiserad introduktionsupplevelse kan hjälpa till att minimera det.
För den som ansvarar för att välkomna alla nyanställda på personalavdelningen kräver en välorganiserad introduktionsupplevelse mycket arbete och planering i förväg. Från att ordna luncher till att hantera juridiskt pappersarbete kan det ibland kännas som att det krävs en organisatorisk mästare för att skapa en bra introduktionsprocess.
Som tur är har vi redan gjort det svåra arbetet åt dig. Vi har sammanställt en grundläggande checklista för introduktion som du kan bygga vidare på (och återanvända för varje nyanställd), samt några roliga idéer för att välkomna nyanställda. Vi visar dig också hur du skapar en återanvändbar introduktionsmall i Asana.
Så kör på, låt ditt inre lata barn koppla av lite.
Grunderna: vad en checklista för introduktion bör innehålla
En grundläggande checklista för introduktion kan hjälpa dig att spara tid genom att inte behöva tänka på allt du behöver göra med varje nyanställd, och att inte låta de viktigaste uppgifterna glömmas bort. Även om du kanske inte kan kopiera allt för varje nyanställd, kommer vissa saker – som att beställa utrustning eller lägga till någon i lönelistan – att förbli konsekventa.
Vad du ska göra | När | Varför? |
Beställ utrustning för nyanställda | Veckan innan den nyanställdes startdatum | På så sätt kan dina nyanställda ha allt de behöver (bärbar dator, kontorsnyckel, etc.) från första dagen. |
Skicka ett välkomstmeddelande via e-post | Veckan innan den nyanställdes startdatum | Låt dina anställda veta vad de kan förvänta sig den första arbetsdagen. |
Hjälp dem att slutföra alla formulär för personalavdelningen, förmåner och löner | Vecka 1 (förbered i förväg) | Skapa en lista över allt pappersarbete som behöver slutföras av nyanställda och hjälp dem att få det gjort under den första veckan. |
Visning av kontor och byggnad | Dag 1 | För det är viktigt att veta var toaletterna är (och nödutgångarna också). |
Schemalägg individuella möten med personer som de kommer att arbeta nära | Schemalägg dem innan de börjar för vecka 1 eller 2 | Ge nyanställda en chans att träffa sina nya medarbetare och deras roller samtidigt som du uppmuntrar dem att träffa teamet tidigt. |
Gå igenom företagspolicyer och dela referensdokument där det är möjligt | Vecka 1 | Beskriv tydligt allmänna, företagsomfattande policyer om betald ledighet, riktlinjer för personalavdelningen, värderingar, hur vi arbetar, evenemang, kommunikation, osv. |
Ge utbildning i vanliga verktyg | Vecka 1–2 | Även om vissa verktyg är funktionsspecifika bör du se till att anställda känner till standardprotokollet för företagsomfattande verktyg (t.ex. Asana eller Slack). |
Chefer: avsätt tid för funktionell utbildning | Vecka 1–2 | Se till att nyanställda inte lämnas utan uppföljning. Skapa gott om utrymme i deras chefs/mentors kalender för utbildning som är direkt relaterad till deras roll. |
Följ upp och se till att de känner sig bekväma och inte är förvirrade | Vecka 4 | Kontakta dem efter ungefär en månad och se till att det inte finns några kvarstående frågor eller problem. |
Ett varmt välkomnande: roliga idéer för att introducera nya anställda
Varje introduktionsprocess ser annorlunda ut, beroende på företagets storlek, kultur och andra faktorer. Varför inte passa på att visa upp företagets personlighet och verkligen välkomna de nya anställda? Ofta kan de här roliga små tilläggen göra den första arbetsdagen till något alldeles speciellt.
Nedan följer några ytterligare saker vi gör här på Asana som du kan använda i din introduktionsprocess:
Välkomna varje nyanställd med en gåva: Alla nyanställda på Asana får en liten gåva på sin första dag. En gåva behöver inte vara något stort. Något litet som en skrivbordsväxt, en t-shirt eller ett presentkort till kaféet på hörnet kan räcka långt för att få dem att känna sig som hemma.
Fira och introducera nyanställda: På första arbetsdagen bjuds företaget in till ett kort företagsomfattande möte där varje nyanställd presenterar sig. Det är ett utmärkt sätt för alla på kontoret att lära sig namnen på de nya kollegorna och få veta något om dem.
För samman gamla och nya: En gång i månaden bjuder vi in nyanställda att intervjua anställda som firar sina ”Asana-jubileum” för att utbyta berättelser och träffa varandra.
Hjälp nyanställda att lära känna ledarskapet: Vi anordnar en kvartalsvis frågestund med våra grundare för alla nyanställda. De äter middag hemma hos grundarna och lär känna dem i en avslappnad miljö.
Sätt ihop allt: från introduktionschecklista till mall
När du väl har en checklista för introduktion kan du spara den så att du kan återskapa processen för varje nyanställd. Det hjälper dig att lägga mindre tid på att återuppfinna hjulet och mer tid på att göra det som verkligen är viktigt: att hjälpa de nyanställda att komma igång!
Som nyanställd kan de första dagarna (eller veckorna) på ett nytt jobb vara lite pinsamma eller förvirrande, men en medveten och välorganiserad introduktionsupplevelse kan hjälpa till att minimera det.”
På Asana använder vi (naturligtvis) Asana för att introducera våra nyaste teamkollegor. Medan ett dokument fungerar bra för referenser och policyer, är ett Asana-projekt bättre lämpat för genomförbara uppgifter. Nyanställda kan se exakt vad de behöver slutföra och när, och sedan markera saker som slutförda när de är klara. Chefer och mentorer kan ange tydliga slutdatum, följa de nyanställdas förlopp eller svara på frågor direkt i uppgiften.
Vanligtvis har vi ett projekt för den nyanställda och ett projekt för arbetet bakom kulisserna för personalavdelningen och cheferna.
Asana Premium-användare kan till och med skapa ett projekt och spara det som en anpassad mall som teamet snabbt kan använda för projekt.
Skapa ett introduktionsprojekt eller en anpassad mall:
Skapa ett projekt som du använder som introduktionsmall. Ge projektet namnet ”[Namn] Introducering av nyanställd för personalavdelningen”. Gör en kopia av det här projektet för varje nyanställd och uppdatera projektnamnet med deras namn.
Dela upp uppgifter i avsnitt: Gruppera dem i kronologisk ordning, efter typ av uppgift eller på det sätt som är mest meningsfullt för teamet.
Lägg till uppgifter i varje avsnitt, till exempel ”Registrera dig för förmåner”, ”Registrera dig för vår pensionsfond”, ”Anslut företagets skrivare till din dator”. Ge tydliga instruktioner i uppgiftsbeskrivningen, bifoga nödvändiga filer eller länkar och använd @omnämningar för att hänvisa till andra uppgifter eller projekt. Tilldela uppgifter såsom ”Beställ dator” till någon på lämplig avdelning.
Använd mallen när en nyanställd börjar och redigera namnet så att det innehåller den nyanställdes namn. Lägg sedan till slutdatum för tidskänsliga uppgifter, till exempel att registrera sig för förmåner eller lön.
Överväg att skapa två projekt: ett för den nyanställda och ett för teamet bakom kulisserna som hjälper till att konfigurera den nyanställda. Lägg till den nyanställdas chef/mentor som projektföljare för båda.
Ge dina anställda en bra start
Introduktionsprocessen är mer än bara utbildning. Det är också en möjlighet att göra ett bra första intryck och, ännu viktigare, det har visat sig hjälpa företag att behålla anställda (det är verkligen ett ansvar!). Det är viktigt för alla på företaget, inte bara för den nyanställda, så det är viktigt att göra det rätt. Men oroa dig inte, du fixar det!
Skaffa vår mall för introduktion av nyanställda eller upptäck fler mallar för personalavdelningen och introduktion.
