Hur Panacea Skincare skalar upp sin verksamhet med Asana

"Många företag som gör bra ifrån sig i de tidiga stadierna, särskilt de som har uppnått produktmarknadspassform, har ingen solid grund", säger Terry Lee, grundare av Panacea Skincare, ett nytt koreanskt skönhetsinspirerat varumärke. "Så saker och ting börjar falla sönder, oavsett om det är kommunikation eller anpassning inom teamet."

Terry är en företagare i hjärtat och det är ett faktum som han känner väl till.

Innan han grundade Panacea var Terry operativ chef för MeUndies där han var anställd nummer sju (det finns nu över 100 anställda) och hjälpte till att öka företagets årliga intäkter från 5 miljoner USD till 50 miljoner USD. En viktig drivkraft för den snabba tillväxten? Struktur, teamanpassning och effektiv kommunikation.

Nu när han är på en ny resa på Panacea vet Terry från sin tidigare erfarenhet av att bygga företag att det krävs mer än en innovativ idé och en produktmarknad för att lyckas. Det första verktyget han använder för att få hjälp? Asana.

"När du startar ett företag händer det så mycket och resurserna är begränsade – tid, pengar, människor", säger Terry. "Du har många olika roller, så du behöver ett effektivt sätt att hålla reda på allt."

Asana hjälper Panacea att organisera allt sitt arbete, hantera varje process för Business och hålla sig samordnade så att de kan agera snabbt, växa och skala framgångsrikt. Och med en ambitiös vision för Panacea implementerar Terry många av de metoder som han vet kommer att skapa struktur inom företaget, så att de har allt de behöver för att lyckas redan från början.

Här är de tre främsta metoderna som Terry och hans team har implementerat sedan starten av Panacea (tips: de inkluderar lite hjälp från Asana 😉.)

Håll koll på varje detalj

Baserat på sin erfarenhet på MeUndies visste Terry att hans team behövde börja spåra allt på ett ställe när de utvecklade idén och affärsplanen för Panacea. Det var då han vände sig till Asana. Asanas enkelhet och flexibilitet är perfekt för deras behov, och det gör det möjligt för dem att strukturera och organisera sitt arbete (projekt, att göra-listor, filer osv.) på det sätt som är mest användbart för deras Business.

Vi använde faktiskt Asana för att lansera Panacea. Det var verkligen viktigt att vi spårade allt på ett och samma ställe när vi utvecklade Business.”

De började med att skapa ett projekt och började sedan spåra allt i uppgifter när de utvecklade sin affärsplan och sitt företag – från juridiskt pappersarbete till produktutveckling och marknadsföringsaktiviteter. Även om teamet inte var säkert på om de behövde spåra allt i Asana till en början, såg de snabbt värdet – det höll allt centraliserat och organiserat – och de bestämde sig för att använda det.

Med en central plats för att lagra och spåra all information gav Asana Panacea-teamet den struktur de behövde för att hålla sig samordnade när de framgångsrikt genomförde sin mjuka lansering i november 2017.

Omvandla diskussioner till genomförbart arbete

Efter att ha skapat den inledande strukturen inom verksamheten genom att spåra och organisera allt arbete och all information i Asana visste Terry från sin tid på MeUndies att de behövde definiera kommunikationsnormer. Dessa riktlinjer och metoder är viktiga för att hålla strukturen de byggt intakt så att de kan skala snabbt med ett litet team.

"När man precis har kommit igång med tre personer, som vi gjorde, är det enkelt att kommunicera om arbetet eftersom man sitter bredvid varandra. Man behöver inte en massa inbyggd struktur eller arkitektur", säger Terry. ”Men så fort man blir fler än 6–8 personer blir kommunikationen mer komplex och man måste vara medveten om det.”

När ni blir fler än 6–8 personer blir kommunikationen mer komplex och ni måste vara medvetna om det.”

Terry och teamet vände sig återigen till Asana för att strukturera kommunikationen. När diskussioner (personligen, i Slack eller via e-post) om nya produktidéer eller potentiella marknadsföringsinitiativ leder till att göra-punkter, registreras de i Asana som uppgifter med tilldelade personer och slutdatum så att de kan spåras.

På så sätt är det tydligt för alla vem som är ansvarig för varje arbetsuppgift, vad som behöver göras och när det behöver göras. Om teamet har frågor, feedback eller tankar att dela med sig av kommenterar de motsvarande uppgiften för att hålla allt sammanlänkat istället för att skrika över rummet: "Hej, har du det där, eller kommer du att få det gjort?" Detta hjälper till att hålla teamkollegor ansvariga, säkerställer att arbetet blir gjort och skapar ett arkiv att referera till för framtida behov.

Teamet förlitar sig också mycket på Asana-mobilappen för att registrera uppgifter och kontrollera arbetet när de är borta från sina skrivbord. Eftersom allt arbete för Panacea spåras och hanteras i Asana kan de komma åt filer, kommentera uppgifter och hålla sig uppdaterade om förloppet oavsett var de befinner sig.

Skapa en standardprocess för introduktion av nya teammedlemmar

Panaceas team är för närvarande litet, men de har aggressiva anställningsplaner och bygger en grundlig och omfattande färdplan för anställningar.

Innan de tar in en massa nya teammedlemmar skapar Terry och teamet en standardiserad introduktionsprocess som både rekryterande chefer och nyanställda kan följa. Det ger inte bara introduktionsprocessen struktur, utan det ger också anställningscheferna möjlighet att äga processen (i stället för personalavdelningen), och deras nya anställda har den information de behöver för att lyckas i sin roll från dag ett. På MeUndies var det en process som hjälpte Terry och teamet att skala snabbt och effektivt – och de hoppas på samma resultat på Panacea.

För att standardisera processen skapar Terry och teamet en projektmall för introduktion av nyanställda i Asana som chefer kan använda. Den innehåller alla dokument och all information – HR-formulär, företagspolicyer, länkar till viktiga webbsidor och verktyg, undersökningar osv. – som nyanställda behöver för att komma igång i sin nya roll på Panacea. På så sätt får varje nyanställd samma information och kan hänvisa till den när som helst i Asana.

"Det fina är att med ett verktyg som Asana har du flexibiliteten att skapa en process som både är effektiv (eftersom du inte behöver uppfinna hjulet på nytt varje gång) och ger rekryteringschefen ägarskap över introduktionen av den nya teammedlemmen", säger Terry.

Kom ihåg att alltid föregå med gott exempel

Idag förlitar sig Terry och Panacea på strukturen de har byggt i Asana för att driva hela verksamheten – den är inbäddad i allt de gör. "Jag är en stor anhängare av att man måste leda från toppen, och man måste leva som man lär", säger Terry. ”Vi är verkligen engagerade i att använda Asana och är superanvändarna i teamet. Vi vill vara ett bra exempel.”

Även om de fortfarande är ett litet team och precis har kommit igång, vet de att de bara kan uppnå sina ambitiösa tillväxtplaner om de håller sig organiserade, samordnade och kommunicerar effektivt. För att göra det förlitar de sig på strukturen och processerna som de har byggt med Asana.

Förutom att driva Panacea ger Terry också råd till andra nystartade företag i Los Angeles och hjälper dem att skapa förutsättningar för att lyckas på sikt. En av hans första rekommendationer? Spåra och hantera allt för ditt Business i Asana.