Hur Panacea Skincare skalar upp sin verksamhet med Asana

”Många företag som gör bra ifrån sig i de tidiga skedena, särskilt de som har uppnått produkt–marknadspassform, saknar en stabil grund”, säger Terry Lee, grundare av Panacea Skincare, ett nytt koreanskt skönhetsinspirerat varumärke. ”Då börjar saker och ting falla sönder, oavsett om det gäller kommunikation eller samordning inom teamet.”

Terry, som är entreprenör i själen, är väl medveten om detta faktum.

Innan han grundade Panacea var Terry COO på MeUndies, där han var den sjunde anställde (numera finns det fler än 100 anställda), och han hjälpte till att öka företagets årliga intäkter från 5 miljoner USD till 50 miljoner USD. Vad var en viktig drivkraft för denna snabba tillväxt? Struktur, ett välanpassat team och effektiv kommunikation.

Terry har nu inlett en ny resa på Panacea och vet från sin tidigare erfarenhet av att bygga upp företag att det krävs mer än en innovativ idé och en produkt som passar marknaden för att lyckas. Vilket är det första verktyget han vänder sig till för att få hjälp? Asana.

”När man startar ett företag är det så mycket som pågår och resurserna är begränsade – tid, pengar, personal”, säger Terry. ”Man har många olika roller, så man behöver ett effektivt sätt att hålla reda på allt.”

Asana hjälper Panacea att organisera allt sitt arbete, hantera alla processer i verksamheten och hålla alla samordnade, så att de kan agera snabbt, växa och skala upp framgångsrikt. Och med en ambitiös vision för Panacea inför Terry många av de metoder som han vet kommer att skapa struktur inom företaget, så att de har allt de behöver för att lyckas redan från början.

Här är de tre viktigaste metoderna som Terry och hans team har infört sedan de startade Panacea (tips: de får lite hjälp från Asana 😉.)

Håll koll på varje detalj

Utifrån sin erfarenhet från MeUndies visste Terry att hans team behövde börja spåra allt på ett och samma ställe när de utvecklade idén och affärsplanen för Panacea. Det var då han vände sig till Asana. Asanas enkelhet och flexibilitet passar perfekt för deras behov, och det gör att de kan strukturera och organisera sitt arbete (projekt, att göra-listor, filer osv.) på det sätt som är mest användbart för deras verksamhet.

Vi använde faktiskt Asana för att lansera Panacea. Det var verkligen viktigt att vi spårade allt på ett och samma ställe när vi utvecklade verksamheten.”

De började med att skapa ett projekt och började sedan spåra allt i uppgifter när de utvecklade sin affärsplan och sitt företag – från juridiska dokument till produktutveckling och marknadsföringsaktiviteter. Även om teamet till en början inte var säkert på om de behövde spåra allt i Asana insåg de snabbt värdet – Asana höll allt centraliserat och organiserat – och bestämde sig för att använda plattformen.

Med en central plats för att lagra och spåra all information gav Asana Panacea-teamet den struktur de behövde för att hålla sig samordnade när de framgångsrikt genomförde sin soft launch i november 2017.

Omvandla diskussioner till genomförbart arbete

Efter att ha skapat en initial struktur inom verksamheten genom att spåra och organisera allt arbete och all information i Asana visste Terry, tack vare sin tid på MeUndies, att de behövde fastställa kommunikationsnormer. Dessa riktlinjer och metoder är viktiga för att bevara den struktur de har skapat, så att de snabbt kan växa med ett litet team.

”När man precis har kommit igång med tre personer, som vi gjorde, är det enkelt att kommunicera om arbetet eftersom man sitter bredvid varandra. Man behöver inte en massa inbyggd struktur eller arkitektur”, säger Terry. ”Men så fort ni blir fler än 6–8 personer blir kommunikationen mer komplex och ni måste vara medvetna om den.”

När ni blir fler än 6–8 personer blir kommunikationen mer komplex och ni måste vara medvetna om den.”

För att strukturera sin kommunikation vände sig Terry och teamet återigen till Asana. Nu, när diskussioner (personligen, via Slack eller via e-post) om nya produktidéer eller potentiella marknadsföringsinitiativ leder till punkter att göra, registreras de i Asana som uppgifter med tilldelade personer och slutdatum så att de kan spåras.

På så sätt blir det tydligt för alla vem som är ansvarig för varje arbetsmoment, vad som behöver göras och när det ska vara slutfört. Sedan, när teamet har frågor, feedback eller tankar att dela med sig av, kommenterar de den aktuella uppgiften för att hålla allt sammanlänkat, istället för att ropa över rummet: ”Du, har du den där?” eller ”Du, tänker du fixa den där?” Detta hjälper till att hålla teamkollegorna ansvariga, ser till att arbetet blir gjort och skapar ett arkiv som kan användas som referens vid framtida behov.

Teamet förlitar sig också i stor utsträckning på Asanas mobilapp för att registrera att göra-punkter och kontrollera arbetet när de inte sitter vid sina skrivbord. Eftersom allt arbete för Panacea spåras och hanteras i Asana kan de komma åt filer, kommentera uppgifter och hålla sig uppdaterade om framstegen oavsett var de befinner sig.

Skapa en standardprocess för introduktion av nya teammedlemmar

Även om Panaceas team för närvarande är litet har de ambitiösa rekryteringsplaner och håller på att utarbeta en grundlig och omfattande rekryteringsöversikt.

Men innan de tar in en mängd nya teammedlemmar skapar Terry och teamet en standardiserad introduktionsprocess som både rekryterande chefer och nya anställda ska följa. Detta ger inte bara introduktionsprocessen en struktur, utan ger också rekryteringscheferna möjlighet att ta ansvar för processen (i stället för personalavdelningen), och de nyanställda får den information de behöver för att lyckas i sin roll från första dagen. På MeUndies var detta en process som hjälpte Terry och teamet att växa snabbt och effektivt – och de hoppas på samma resultat på Panacea.

För att standardisera processen skapar Terry och teamet en projektmall för introduktion av nyanställda i Asana som cheferna kan använda. Den innehåller alla dokument och all information – HR-formulär, företagsriktlinjer, länkar till viktiga webbsidor och verktyg, enkäter osv. – som nyanställda behöver för att komma igång i sin nya roll på Panacea. På så sätt får varje nyanställd samma information och kan när som helst hänvisa till den i Asana.

”Det fina är att med ett verktyg som Asana har du flexibiliteten att skapa en process som den här, som både är effektiv (eftersom du inte behöver uppfinna hjulet på nytt varje gång) och ger rekryteringschefen ägarskap över introduktionen av den nya teammedlemmen”, säger Terry.

Kom ihåg att alltid föregå med gott exempel

Idag förlitar sig Terry och Panacea på den struktur de har byggt i Asana för att driva hela sin verksamhet – den är en del av allt de gör. ”Jag är övertygad om att man måste leda uppifrån och leva som man lär”, säger Terry. ”Vi är verkligen övertygade om att vi ska använda Asana och är de mest erfarna användarna i teamet. Vi vill föregå med gott exempel.”

Även om de fortfarande är ett litet team och precis har kommit igång vet de att de bara kan uppnå sina ambitiösa tillväxtplaner om de håller sig organiserade, samordnade och kommunicerar effektivt. För att göra det förlitar de sig på den struktur och de processer de har skapat med Asana.

Förutom att driva Panacea ger Terry också råd till andra nystartade företag i Los Angeles och hjälper dem att skapa förutsättningar för att lyckas på sikt. Vad är en av hans första rekommendationer? Följ upp och hantera allt för företaget i Asana.