En perfekt process: hantera kreativa förfrågningar effektivt

För många marknadsföringsteam kan kreativ produktion – processen att skriva, designa och producera alla landningssidor, e-postmeddelanden och videor som kunderna ser – kännas komplicerad. Förfrågningar kommer från alla håll via e-post, Slack eller korta konversationer i korridoren. Viktig information, såsom projektspecifikationer, tidslinjer och kreativa krav, är ofta ofullständig, om den inte saknas helt. Och när det gäller att hantera feedback och godkännanden för kreativt arbete blir bilden bara ännu mer suddig.

Utan en tydlig och effektiv process för kreativ projekthantering får du en kaotisk arbetsmiljö som saktar ner teamet och gör det svårare för copywriters och designers att göra det de är bäst på: att skapa enastående arbete som gläder och engagerar din målgrupp. Lyckligtvis finns det ett sätt att hantera och spåra kreativ produktion i alla dina marknadsföringskampanjer, evenemang och lanseringar utan att något glöms bort. Här är fyra idéer för att göra din kreativa produktionsprocess perfekt så att dina teammedlemmar kan arbeta tillsammans utan problem.

1. Centralisera dina kreativa förfrågningar

När kreativa förfrågningar kommer in från alla håll kan det bli knepigt att hålla reda på allt. Det beror på att du till slut lägger mycket tid på att sammanställa information för att skapa en central referenskälla i stället för att leverera det kreativa arbetet. Tänk om du kunde börja varje dag med en tydlig bild av allt designarbete som begärs av andra team och dela upp arbetet efter prioritet, slutdatum och projektomfattning?

Det kan du göra genom att centralisera din kreativa produktionsprocess. (Vårt kreativa team använder naturligtvis Asana.) Genom att utse en plats för alla inkommande kreativa förfrågningar behöver du bara kontrollera en plats för allt arbete som behöver slutföras – i stället för att hantera e-post, Slack och personliga synkroniseringar för att få en överblick över allt.

Asana-tips: Skapa snabbt ett projekt för att hantera kreativa förfrågningar, från intag till leverans, med vår mall.

Genom att hantera alla dina förfrågningar i ett Asana-projekt vet intressenterna var de ska leta för att gå vidare med kreativt arbete: marknadsföringschefer kan begära kreativa tillgångar för sina digitala kampanjer, evenemang och blogginnehåll. Designers och copywriters vet var de kan hitta nya projektuppdrag eller statusuppdateringar. Och viktigast av allt, kreativa ledare och producenter har en enda, tydlig vy över allt arbete som sker i deras team vid en viss tidpunkt.

2. Samla in viktig information i förväg

För att säkerställa att dina designer och copywriters har tillräckligt med information för att komma igång med det kreativa arbetet är det viktigt att ha en sammanfattning på plats. Solida kreativa sammanfattningar eller projektsammanfattningar kan vara ett kreativt teams bästa vän, och att skapa en standardversion hjälper alla att komma överens och hålla sig uppdaterade under hela produktionsprocessen.

Beroende på teamets specifika behov kommer varje kreativ sammanfattning att ha några små variationer. En kreativ sammanfattning bör åtminstone tydligt definiera de marknadsföringsmål som arbetet uppnår, sätta förväntningar kring omfattning och deadliner och klargöra vem som granskar och godkänner. Dessutom bör din kreativa sammanfattning innehålla alla designspecifikationer, såsom leveransformat, storlek och andra nödvändiga element. Genom att samla in alla dessa detaljer i förväg – vid tidpunkten för förfrågan – kan ditt team börja med kreativ produktion tidigare.

Asana-tips: Du kan effektivisera processen ytterligare genom att använda ett formulär i Asana för din kreativa sammanfattning. När någon skickar in ett formulär skapas automatiskt en uppgift i projektet för kreativa förfrågningar.

3. Kommunicera processen

Om du etablerar en kreativ produktionsprocess och den aldrig kommuniceras, var det då någonsin en process alls? Om vi bortser från de filosofiska aspekterna är det viktigt att internt kommunicera hur ditt kreativa team hanterar förfrågningar för att få den kreativa produktionsprocessen att fungera. Om dina teamkollegor inte vet var de ska skicka kreativa förfrågningar eller hur den kreativa projekthanteringsprocessen fungerar, kommer de att fortsätta att använda ad hoc-metoder som e-post och förbipasserande frågor.

Ett sätt att se till att teammedlemmarna följer processen är att klargöra att kreativa förfrågningar som skickas in på andra sätt inte kommer att prioriteras. Det är också viktigt att tydligt kommunicera vilken information – mål, specifikationer, exempel – som förväntas med varje förfrågan.

Asana-tips: Bjud in tvärfunktionella teamkollegor till ditt projekt för kreativa förfrågningar i Asana och skapa en konversation för att berätta hur processen fungerar.

4. Effektivisera granskningar och godkännanden

Du har prioriterat och tilldelat alla kreativa förfrågningar, dina designer och copywriters arbetar med alla leveranser, och det är hela din produktionsprocess, eller hur? Inte riktigt. Om du inte träffar mitt i prick med de första utkasten, innebär produktionen av kvalitetstillgångar iterativa omgångar av feedback från intressenter. Tyvärr är det också den del av den kreativa produktionsprocessen som kan bli en flaskhals.

Om du hanterar feedback från flera intressenter kan det snabbt bli en huvudvärk att spåra vilka tillgångar som är redo för granskning eller vilka ändringar som har hög prioritet (jämfört med de som bara är trevliga att ha). Som tur är gör Asana processen enklare genom att göra det enkelt att spåra godkännandefasen för varje leverans i ditt projekt för kreativa förfrågningar med hjälp av anpassade fält. Och med kvalitetskontroll är det enklare än någonsin att få handlingsbar feedback på visuella tillgångar.

Asana-tips: Lägg till det Asana-skapade anpassade fältet Godkännandefas i ditt projekt för kreativa förfrågningar så att intressenter automatiskt får en avisering när något är redo för granskning.

Redaktörens anmärkning: Vi har gjort några förbättringar av vår funktion för godkännanden sedan vi publicerade det här inlägget. Kolla in för de senaste uppdateringarna.

Iterera och finslipa

När du börjar lansera din kreativa produktionsprocess i Asana kan du få feedback om hur den fungerar för dina teamkollegor och upprepa den vid behov. Finjustera när du stöter på friktionspunkter och teamets behov förändras. När processen väl fungerar bra kan du kopiera den för andra jobbförfrågningar, till exempel webbutveckling eller reklamartiklar. Du behöver inte uppfinna hjulet på nytt varje gång.

Är du på jakt efter ett sätt att hantera dina kreativa förfrågningar? Se hur Asana kan hjälpa till i dag.